Pagina delen

Voortgangsrapportage over het raadsvoorstel 'Effectuering verbetermaatregelen Het Plein 2016 en verder'

Inhoud

Bijlagen

Behandeld in Forum van 27 maart 2017 Naar boven

Toelichting griffie

In 2016 heeft de raad budget beschikbaar gesteld voor een aantal verbetermaatregelen om de organisatie van Het Plein weer op orde te krijgen (plan van aanpak 'Het Plein op orde'). Daarbij is afgesproken dat de raad zou worden geïnformeerd over de effectuering van die verbetermaatregelen. Aan het presidium is gemeld dat voor de monitoring en rapportage van de verbetermaatregelen een 'stoplichtenmethodiek' wordt ontwikkeld en dat deze vorm en systematiek van rapporteren aan het Forum zou worden voorgelegd voor een reactie. De fase van het bespreken van de opzet van de voortgangsrapportage heeft niet plaatsgevonden. Inmiddels is is er een voortgangsrapportage opgesteld welke is aangeboden aan het Forum.

Voor de besluitvorming over het plan van aanpak 'Plein op orde' was er ook al sprake van verbetermaatregelen bij het Plein. Ook over deze maatregelen wordt gerapporteerd in de voortgangsrapportage.

Voorts is door de Rekenkamercommissie voor de gemeenten Berkelland, Bronckhorst, Lochem en Montferland (RC BBLM) recentelijk een onderzoek uitgevoerd naar Het Plein (Het Plein is een Gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Zutphen en Lochem) met als vraagstelling of het bestuurlijk model van de GR Het Plein de raad voldoende sturingsmogelijkheden geeft om zijn controlerende taak adequaat uit te kunnen voeren. Het eindrapport (“Gemeenschappelijk geregeld?”) van dit onderzoek is onder andere aangeboden aan de raad van Zutphen die het college om een reactie heeft gevraagd op het rapport (lijst Ingekomen stukken d.d. 13-03-2017). Het presidium heeft besloten om het college te verzoeken de raad ook hierover te informeren. In bijgevoegd memo (Raadsbrief Ontwikkelingen Participatiewet) wordt kort ingegaan op het rapport van de Rekenkamercommissie. Het college krijgt in het Forum gelegenheid om de fracties aanvullend te informeren.

Er is voor gekozen om 90 min. in te plannen voor de bespreking van beide onderwerpen die volgordelijk worden besproken waarbij wordt gestart met het onderwerp 'verbetermaatregelen Het Plein'. Naast inhoudelijke bespreking van de voortgangsrapportage wordt het Forum ook gevraagd om een mening te geven over de opzet van de voortgangsrapportage (stoplichtenmethodiek).

Raadsadviseur: H Nijkamp

Datum 27-03-2017 Tijd 19:00 - 20:30
Zaal
Commissiekamer
Behandeling
Informerend
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
G.J.H. Pelgrim
Griffier
H Nijkamp
Aanwezig namens Naam
BurgerbelangA.IJ. Pepers
SPM.J. ten Broeke
D66G.I. Timmer
PvdAM.M.M. Moester
GroenLinksM.T.E. Westerik
StadspartijJ. Boersbroek
VVDB. van der Veen
CDAK.M. Warmoltz
ChristenUnieA. Oldenkamp
BewustZWA.W. Jansen
Lijst van VlietF. van Vliet

Verslag van de vergadering

De voorzitter opent de vergadering en meldt dat voor de behandeling van de onderwerpen 'Voortgangsrapportage verbetermaatregelen Het Plein' en 'onderzoek Rekenkamercommissie BBLM naar functioneren Het Plein' een blok van 90 minuten is gereserveerd. De voortgangsrapportage zal als eerste worden behandeld. Er heeft zich één inspreker gemeld, dhr. Derksen namens de Cliëntenraad (CR). De inspreker krijgt als eerste het woord.

De inspreker meldt dat de CR gesprekken heeft gevoerd met een aantal mensen van Het Plein over onder andere de aanpak van jongeren (2GetThere, die geen toegang krijgt tot Het Plein), de Poortprogramma's (er is geen plek meer voor de CR binnen dat programma), de procedure met betrekking tot voorliggende voorzieningen (de uitnodigingsbrief aan cliënten voor een gesprek over voorliggende voorzieningen was onvoldoende duidelijk en klantvriendelijk) en de bestandsanalyse. De CR heeft een advies uitgebracht aan het bestuur. Deze is als bijlage bij het verslag gevoegd.

Het college geeft in reactie aan dat er sprake was van een 'hobbelige' start tussen Het Plein en 2GetThere. Beiden moesten aan elkaar wennen. Het punt was welke jongeren in aanmerking komen voor 2GetThere en in hoeverre privacygegevens van jongeren gedeeld mochten worden. Inmiddels is er een goed gesprek geweest tussen 2GetThere en Het Plein en de verwachting is dat de samenwerking nu beter zal gaan. 

De SP heeft begrepen dat het gaat om tegengestelde belangen en niet om het wennen aan elkaar. Inzet van Het Plein is immers dat de jongeren een baan krijgen omdat dit beter is voor de (uitstroom)cijfers.

Het college licht toe dat Het Plein zich dient te houden aan de door de raad gestelde kaders en die zijn soms anders dan de wens van de jongeren. In de visie Participatiewet wil het college deze kaders graag tegen het licht houden. Het klopt dat de CR geen plaats meer heeft binnen de Poortprogramma's zijn gezet. De CR heeft echter wel mogelijkheden om zich op een andere manier zichtbaar te maken (via nieuwsbrieven bijvoorbeeld). 

De ChristenUnie informeert wat dan de positie is van de CR en vraagt een toezegging dat wordt nagedacht over een goed zichtbare plek voor de CR.

Het college geeft aan dat de CR zichtbaar, toegankelijk, aanspreekbaar en laagdrempelig dient te zijn volgens de kaders van het DB van Het Plein. Er zal worden uitgezocht hoe het zit met de opmerking van de inspreker dat de vergaderruimtes niet meer beschikbaar zijn voor de CR. Toegezegd wordt dat wordt nagedacht over een goede zichtbaarheid en het Forum zal hierover schriftelijk worden geïnformeerd. Structurele problemen met betrekking tot voorliggende voorzieningen zijn niet bekend. Over taalgebruik in brieven is eerder een motie ingediend en aangenomen en dit wordt via het plan van aanpak verbeterd. De in het advies genoemde competenties van het personeel en assessment zullen worden besproken in het DB evenals het inrichtingsvoorstel over het toezicht door het AB (bemensing door onafhankelijke personen). 

 

De Voortgangsrapportage

De VVD spreekt van een inzichtelijke rapportage die gemakkelijk te begrijpen is en een vlot beeld geeft. Gevraagd wordt of gaandeweg ook iets te zeggen valt over verbetering van resultaten en de beleefde dienstverlening door Het Plein.

D66 informeert naar de effecten van de verbeterstappen op de organisatie (is de organisatie minder 'verwaarloosd' dan die was?)? Een soort  maandrapportage (conform het voorbeeld in het plan van aanpak) met cijfers over in- en uitstroom wordt gemist. 

Burgerbelang vindt de rapportage goed leesbaar. Er is aangegeven dat het enkele jaren duurt voordat effecten zullen worden bereikt; hoe gaat dat worden gemonitord want er zou een nieuw informatiesysteem operationeel zijn vanaf februari jl. ten behoeve van onder andere heldere verslaggeving. Inzicht wordt gemist in de mate waarin Het Plein afwijkt van prestaties ten opzichte van vergelijkbare organisaties. Tot slot wordt een toelichting gevraagd op de rol en inrichting van het AB en het DB.

GroenLinks vindt de rapportage goed leesbaar maar vindt het onderdeel Opleiding onderbelicht in de rapportage. Komt dat ergens terug?

De SP vraagt een toelichting op de nieuwe aanpak van jongeren in relatie tot 2GetThere en of de directeur a.i. (dhr. Noppen) de afgesproken opdracht heeft voltooid. De wijze van rapporteren is akkoord.

De ChristenUnie refereert aan een systeem dat zorgt voor een betere match tussen de arbeidsmarkt en arbeidsgemeente. Er zijn signalen van ondernemers dat Het Plein moeilijk te benaderen is en dat die match nog moeilijk te maken is. Is er overleg geweest met ondernemers over de vraag waar zij behoefte aan hebben en is die match vanaf medio april 2017 wel te maken?

De PvdA vraagt hoe medewerkers in het veranderingsproces staan. 

Het CDA vraagt of volledig duidelijk is wie in de kaartenbak zitten en wat die cliënten nodig hebben (is de informatie toegankelijk?).

BewustZW wijst erop dat in een eerder Forum in 2016 is aangegeven dat dhr. Noppen tot 1 juli 2017 zou blijven als directeur a.i. van Het Plein. Hij is voortijdig vertrokken. Is er sprake van een vertrouwensbreuk en hoe zit het met contractuele verplichtingen en kosten jegens de heer Noppen?

De Lijst van Vliet informeert of er functioneringsgesprekken zijn gevoerd, wat de mening is van de OR en hoe het zit met de rechtspositie van het GO van de GR Delta.

De Stadspartij heeft geen aanvullende vragen.

Het college licht toe dat over het vertrek van dhr. Noppen een mail is verstuurd aan de fractievoorzitters. Er is een nieuwe fase aangebroken met betrekking tot de verbetermaatregelen bij Het Plein en implementatie daarvan vraagt een ander type leider. 

D66 vraagt of dit een onverwachte wending is? In een gesprek van D66 met dhr. Noppen medio maart bleek niets van een spoedig vertrek en is aangegeven dat nog geen procedure was opgestart voor het werven van een nieuwe directeur na 1 juli 2017. 

Het college spreekt niet van een onverwachte wending. De nieuwe fase vraagt een investering in verbetering van de samenwerking, opleiding en houding en gedrag en dat vraagt een ander type leiding. Conform bepalingen in het contract kon snel afscheid worden genomen van elkaar. 

D66 informeert of er gesprekken zijn gevoerd met dhr. Noppen over een vertrek?

De VVD maakt bezwaar tegen het gesprek op dit niveau. Het is niet gepast om hier te spreken over de inzet van individuele personen.

Door D66 wordt geantwoord dat de vragen en onduidelijkheid voortkomen uit een tekstpassage in het rapport van de Rekenkamercommissie BBLM over de continuïteit van het management bij Het Plein. Dit staat haaks op de wisseling van de directie.  

De SP vraagt wie op dit moment op de stoel van de directie zit bij Het Plein.

Het college antwoordt dat dit de heer Kamphuis is samen met het MT. Er zijn geen zorgen over de continuïteit van uitvoering maar wel over houding, gedrag, interne samenwerking, cultuur, e.d. Het college refereert vervolgens aan de inbreng van fracties over het monitoren van het effect van de verbetermaatregelen op de organisatie zelf en op de prestaties die de organisatie levert. De genoemde info wordt opgenomen in de bestuursrapportage waarin tevens wordt ingegaan op cijfers over instroom en uitstroom. Bezien zal worden of het onderwerp 'bejegening' hier ook in kan worden betrokken. De voortgangsrapportage is niet het juiste instrument om hierover te rapporteren.  

De VVD heeft er begrip voor dat de gevraagde info er nu nog niet is maar zou dat op termijn wel opgenomen willen zien in de voortgangsrapportage. 

Het college is geen voorstander van het versturen van maandrapportages aan de raad. Het college dient de raad te informeren via bestuursrapportages. In het DB zal worden besproken welke info wordt opgenomen in de bestuursrapportage. De wensen vanuit de raad zullen daarbij worden meegenomen.

De ChristenUnie pleit voor een vast format voor de bestuursrapportage.

GroenLinks geeft aan dat in het verleden al afspraken zijn gemaakt over het opstellen van prestatie-indicatoren e.d.

Het college vervolgt en licht toe dat het DB bestaat uit de wethouders Werk&Inkomen uit Lochem en Zutphen en de wethouder Financiën uit Zutphen. Het AB bestaat uit vier wethouders uit de gem. Zutphen en drie wethouders uit de gem. Lochem. Dit is voorgeschreven in de WGR.

Burgerbelang vraagt of er ook een extern deskundige zit in het DB.

Het college geeft aan dat een extern deskundige adviseur is van het DB.

De ChristenUnie informeert of nog verder wordt nagedacht over de vorm van toezicht houden.

College geeft aan dat dit nog wordt besproken in het DB.

De ChristenUnie spreekt van een weeffout in deze vorm van toezicht en zal met een motie komen hierover. 

Het college verzoekt te wachten met een dergelijke motie totdat het bestuurlijk arrangement tussen Zutphen en Lochem hierover gereed is. Daarin wordt opgenomen wie welke rol heeft op welk moment en hoe die wordt ingevuld. Het Forum wordt daarover in juni as. geïnformeerd.

BewustZW vindt dat de ChristenUnie een punt heeft. 

Het College vervolgt dat de voortgangsrapportage met name ingaat op primaire processen en niet op investering in opleiding, houding en gedrag, e.d. In bijlage B staat wel een toelichting over deskundigheidsbevordering. Dit is vertraagd en bezien wordt of hier versneld vorm en inhoud aan kan worden geven. Over deze aspecten bestaat zorg bij het college.

GroenLinks vindt deze aspecten belangrijk en vraagt wanneer hierover iets wordt teruggekoppeld.

Het college zegt toe het Forum hierover eind april schriftelijk nader te informeren. Verder wordt gemeld dat de aanpak van jongeren niet hetzelfde is als de aanpak bij 2GetThere. Het Plein heeft een eigen aanpak voor jongeren maar er is wel sprake van afstemming en samenwerking. In de voortgangsrapportage staan geen ervaringen van andere partijen zoals 2GetThere. Er is wel een voortgangsrapportage van specifiek 2GetThere aangeboden aan de raad.

D66 vraagt een nadere toelichting op het beleid rondom jongeren, specifiek de samenwerking tussen het RMC en Het Plein. 

Het college meldt een gesprek te hebben gevoerd over die samenwerking en zal het Forum daarover nader schriftelijk informeren.

De VVD constateert dat op onderdelen om aanvullende informatie wordt gevraagd door het Forum. Er wordt gepleit voor een 'gebundelde' bespreking. Wat is daarvoor een natuurlijk moment?

Het college geeft aan dat de bestuursrapportage van Het Plein in juni verschijnt. Deze wordt verwerkt in de bestuursrapportage van de gemeente. Het Forum dient wel akkoord te gaan met het verwerken van de toezeggingen in de bestuursrapportage. De door de CU genoemde problematiek bij matching heeft de aandacht en wordt aan gewerkt om dit te verbeteren. Voor de medewerkers (genoemd door PvdA) is het een zware tijd en de druk op de organisatie is groot. Dit leidt tot spanningen en een hoog ziekteverzuim. Over de kaartenbak (genoemd door CDA) wordt aangegeven dat die niet is 'gelabeld'. Door het goed leren kennen van klanten hoopt Het Plein beter aan voorkant te kunnen opereren. Functioneringsgesprekken (genoemd door Lijst Van Vliet) worden gevoerd.

GroenLinks vraagt een nadere toelichting op de uitspraak over de zware tijd voor het personeel in relatie tot de continuïteit van management.

Het college licht toe dat de continuïteit van de uitvoering van 'Plein op orde', het welzijn van medewerkers en de output van Het Plein belangrijk zijn. Onderwerp van gesprek is de verhouding tussen het aantal mensen met een contract bij Het Plein en het aantal externen die er met name zijn onder leidinggevenden. Het MT van Het Plein heeft het DB gevraagd om een directeur voor een langere periode hetgeen voor rust zorgt.  

De voorzitter concludeert dat het onderwerp voldoende is besproken. De volgende toezeggingen zijn gedaan:

1. Het Forum wordt schriftelijk geïnformeerd over de plek/zichtbaarheid van de CR en de ondersteuning van de CR.

2. In de bestuursrapportage van Het Plein wordt naast de 'vaste gegevens' over output en kpi's ook gerapporteerd over de effecten van de uitvoering van de verbeterplannen (o.a. vertaald in cijfers over ziekteverzuim). Hierover wordt in de volgende voortgangsrapportage aan de raad gerapporteerd aan de raad.

3. Het college informeert het Forum eind april schriftelijk over de aanpak met betrekking tot opleiding van personeel en bejegening.

4. Het college informeert het Forum schriftelijk over de samenwerking tussen RMC en Het Plein met betrekking tot jongeren.

Burgerbelang geeft aan ook inzicht te hebben gevraagd in vergelijkbare cijfers van andere organisaties.

Het college geeft aan dat het DB voornemens is om ook te gaan benchmarken en de uitkomsten daarvan zullen waarschijnlijk worden opgenomen in de bestuursrapportage.

De voorzitter sluit dit onderdeel van het Forum.

 

 

 

 

 

Bijlagen

Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad

Behandeld in