Vervanging meubilair en realiseren kabelmanagement

Onderwerp Vervanging meubilair...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Vervanging meubilair en realiseren kabelmanagement

Onderwerp Vervanging meubilair en realiseren kabelmanagement
ProgrammaA. Organisatie
ForumHamerstuk
Portefeuillehouder O.W. Bosch
Inlichtingen bij B. Cornielje
0575 587264 b.cornielje@zutphen.nl
Soort bevoegdheidBudgetrecht
BeleidsvrijheidRuim
Programmabegrotingswijziging2015-26
Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

een krediet van totaal € 250.000,-- beschikbaar te stellen, voor de vervanging van kantoormeubilair en de realisering van kabelmanagement, met als dekking de Reserve vervanging Inventaris.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Het kantoormeubilair is circa 16 jaar oud en voldoet niet meer aan de wensen en eisen van deze moderne, digitale tijd. Hoewel de meeste bureau's verstelbaar zijn, is die verstelbaarheid niet een twee drie te verwezenlijken. De ingrepen die moeten gebeuren zijn dusdanig ingrijpend dat die in de praktijk niet gebeuren. Met als gevolg dat medewerkers ARBO onverantwoord bezig zijn en klachten ontwikkelen.

De ontwikkelingen met betrekking tot de reorganisatie "Zutphen Vooruit", met vaste, tijdelijke en hybride teams, worden nu aangegrepen om de medewerkers het juiste gereedschap te geven om hun werk goed te kunnen uitvoeren. We denken hierbij niet alleen aan eenvoudig volledig verstelbare sta- en zitbureau's en bureaustoelen, maar ook aan de herinrichting van bijvoorbeeld de kantine met aantrekkelijke (werk)plekken waar (informeel) overleg gevoerd kan worden, binnen het concept van "Zutphen Vooruit". Tevens wordt de herinrichting aangegrepen om het cleandesk principe in te voeren en de wirwar van snoeren en kabels weg te werken (kabelmanagement).

De idee is de realisatie over een of meer jaren uit te smeren, te beginnen op 1 november 2015 met de herinrichting van de kantine tot multifunctionele verblijf- en werkruimte.

Vervolgens wordt per Team gekeken naar de inrichtingsbehoeften.

Om het geheel binnen de financiële perken te houden, alsmede met in achtnemning van de duurzaamheids afspraken, wordt de focus gericht op het "second life" vlak. Enkele gemeenten zijn ons op dat gebied voorgegaan.

Beoogd effect

Een aan de tijd aangepaste werkomgeving, waar het voor de medewerkers goed toeven en werken is

Argumenten

1. Het kantoormeubilair voldoet niet meer aan de wensen en eisen van deze tijd

Het huidige kantoormeubilair is groot en onhandelbaar. Ook de verstelbaarheid laat te wensen over. De reorganisatie "Zutphen Vooruit" vereist een andere manier van werken, waarbij goed gereedschap meer dan ondersteunend is.

2. Voor de vervanging zijn financiële middelen beschikbaar in de "Reserve vervanging Inventaris"

De raad dient die middelen ter beschikking te stellen.

Kanttekeningen

1. Het kantoormeubilair ziet er nog goed uit

Het kantoormeubilair stamt uit de tijd (1999) dat het Stadhuis werd opgeleverd. Inmiddels is het meubilair dus 16 jaar oud. In die tijd moest het meubilair fors en groot zijn om de PC's van die tijd goed kwijt te kunnen naast alle analoge stukken. Tegenwoordig gaat steeds meer digitaal, en nemen de beeldschermen en PC's steeds minder ruimte in. Ook de analoge stukken verdwijnen langzaam maar zeker van de buro's.

Kleinere en flexibelere bureau's zijn een must om in deze tijd het werk goed te kunnen doen.

Risico’s

Geen. Het voorstel verkleint juist de risico's op uitval van medewerkers, omdat het meubilair wordt aangepast aan de wensen van de medewerkers

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

De uitvoering van de voorgestelde herinrichting past naadloos in het "Zutphen Vooruit" traject. Ook de communicatie loopt gelijk op met "Zutphen Vooruit"

Rapportage/evaluatie

Rapportage over de voortgang loopt mee in de voortgangsrapportage van "Zutphen Vooruit"

Financiën

De investering ad € 250.000,-- wordt afgeschreven in 10 jaar. De verwachting is dat in 2015 de eerste €30.000 geïnvesteerd wordt en in 2016 het restant van € 220.000. Het eerste jaar (2015) wordt er nog geen rente berekend. Vanaf 2016 wordt een rentepercentage van 3,2% gehanteerd over het geïnvesteerde bedrag per 1 januari van het jaar.

Er vanuit gaande dat het krediet per 31-12-2016 wordt afgesloten zijn de kapitaallasten voor de komende jaar als volgt:

2016: € 25.960,00

2017: € 32.200,00

2018: € 31.400,00

2019: € 30.600,00

De kapitaallasten worden ten laste van de reserve vervanging inventaris gebracht. De stand van de reserve vervanging inventaris bedraagt op basis van de begrote bedragen in 2015 per heden €317.000,00

Bijlagen

Begrotingswijziging

Bijlagen

67132 rh Besluit 2015_BW_00198
67132 Begr. wijz. 2015-26 Vervanging meubilair en realiseren kabelmanagement

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2015-0135

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 8 september 2015 met nummer 67132;



b e s l u i t :

een krediet van totaal € 250.000,-- beschikbaar te stellen, voor de vervanging van kantoormeubilair en de realisering van kabelmanagement, met als dekking de Reserve vervanging Inventaris.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter,de griffier,

Technisch Blok 5 oktober 2015 (20:00 - 21:00)


Toelichting griffie:
Dit raadsvoorstel ligt voor om het meubilair van werknemers van de gemeente te vervangen en kabelmanagement te realiseren. Vervanging van het 16 jaar oude meubilair komt de gezondheid van de medewerkers ten goede en het past bij de voorgestelde moderne werksfeer zoals in Zutphen Vooruit is vastgelegd. Daarnaast kan de veelvoud aan snoeren en kabels op bureaus worden teruggedrongen. Voorgesteld wordt om deze ingreep - geschat op €250.000 - in tien jaar financieel af te schrijven en te dekken uit de reserve 'Vervanging Inventaris'. De raad is het bevoegde orgaan om de bijbehorende begrotingswijziging goed te keuren.
Raadsadviseur: M. van Riet Paap

Verslag van de vergadering

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering.

2. Algemeen spreekrecht

Er zijn geen insprekers.

3. Actieve informatievoorziening

Het college deelt mee dat vandaag 86 vluchtelingen zijn opgevangen in de Hanzehal in het kader van crisis/noodopvang. Deze zijn afkomstig uit een crisisopvang in De Bilt. Het college heeft waardering voor de warme overdracht die door de collega's vanuit De Bilt is verzorgd. Ook in Zutphen is de opvang goed voorbereid door inzet van medewerkers en vrijwilligers. De opvang ziet er zeer bevredigend uit gezien het gegeven dat deze maar voor drie dagen is.

Het college verwijst tevens naar een brief van minister Blok waarover in de pers is bericht. In deze brief wordt aangegeven welk rijksvastgoed eventueel beschikbaar is voor de opvang van vluchtelingen en asielzoekers. In een bijlage wordt het vastgoed weergegeven waarnaar gekeken zou kunnen worden. Daar zijn ook panden in Zutphen bij. Daarin worden genoemd twee adressen van de oude jeugdgevangenis en het voormalige pand van de Raad voor de Kinderbescherming aan de Nieuwstad. Het college geeft aan ook nagevraagd te hebben hoe het zit met de locatie van de voormalige VWA aan De Stoven. Naast deze lijst is een andere optie het onderzoek naar beschikbaarheid van het terrein van GGNet voor de langere termijn.

Het college maakt van de gelegenheid gebruik om alle aanwezigen op te roepen a.s. donderdagochtend 8.30 uur te verzamelen voor de rechtbank. Er zijn ook nog plaatsen beschikbaar in de bus naar Den Haag, dus wie hiervoor belangstelling heeft kan zich nog aanmelden.

4. Aankondiging moties en amendementen

Hier wordt geen gebruik van gemaakt.

5. Toezeggingenlijsten

5a. Toezeggingenlijst Forum 5 oktober 2015

De Stadspartij vraag hoe het staat met toezegging 14-18.

Het college antwoordt inmiddels opdracht te hebben gegeven voor onderzoek naar verzelfstandiging van de musea. De uitkomsten worden verwacht eind november.

De VVD verzoekt naar aanleiding van toezeggingen 15-01 en 15-02 (Presentatie risicomanagement) om vanwege de risico's die zijn vermeld in de strategische agenda 2016 en de burap 2015 volgende week de systematiek van het risicomanagement te ontvangen, om op basis daarvan de discussie te kunnen voeren.

Het college zegt toe het instrumentarium met de informatie over de burap en de strategische agenda te zullen verstrekken. De toezegging voor de toelichting blijft staan.

De VVD meldt dat het hen niet alleen om het instrumentarium gaat, maar ook om de wijze waarop dit wordt gehanteerd.

 

5b. Toezeggingenlijst Raad 5 oktober 2015

D66 vraagt naar aanleiding van toezegging 2015-14 (gemeentelijke financiën) hoe de stand van zaken is en of al bekend is hoe dit uitvalt.

Het college meldt dat naar aanleiding van de cijfers uit de BUIG 2016 de geraamde tekorten naar beneden kunnen worden bijgesteld. Het gaat dan om een bedrag van 2 miljoen euro. Tegelijkertijd zijn overigens veel gemeenten juist slechter af. De gemeente Zutphen is aangesloten bij het initiatief van de gemeente Gouda, waarbij aan de regering wordt aangegeven dat gemeenten veel moeite hebben met de grote schommelingen van de budgetten. Een en ander wordt verder uitgewerkt in een memo ten behoeve van de behandeling van de strategische agenda volgende week.

 

6. Vermoedelijke hamerstukken

6a. Vervanging meubilair en realiseren kabelmanagement

De PvdA merkt op dat 16 jaar een lange afschrijvingstermijn is. Niettemin vraagt men of het meubilair echt aan vervanging toe is en zo ja, of het vrijkomende meubilair dan kan worden gebruikt voor bijvoorbeeld de Zutphense uitdaging.

Het college geeft aan dat er al een nieuwe bestemming voor het oude meubilair is. Voor de vervanging van oud meubilair is een interessante markt. Het college geeft hiermee mede invulling aan de circulaire economie.

Het CDA vraagt dit helder te communiceren.

Het college zegt dat dit duidelijk in het voorstel staat. In deze tijd waarin een enorme wissel op de inzet van medewerkers wordt getrokken is het van belang na 16 jaar te investeren in goed meubilair. Dat is een heldere boodschap waar het college voor staat en waarbij niet eens voor nieuw wordt gegaan.

Conclusie:Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6b. Ontslag Forumlid dhr. P. Reeuwijk en benoeming Forumlid mevr. M.T.E. Westerik

Geen opmerkingen.

Conclusie: Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6c. Vaststellen bestemmingsplan "Marspoortstraat 5-11"

De PvdA geeft aan vernomen te hebben dat er plannen zijn voor vestiging van een horecagelegenheid in het voormalige bankgebouw op de hoek van de Marspoortstraat. De vraag is of dit niet gaat concurreren met de woonfunctie.

Het college zegt bij een verzoek om bestemmingswijziging de afweging op dat moment te maken. Er zijn inmiddels enige ervaringen met wijzigingen naar horecabestemming en daar komen nogal wat eisen bij kijken, zoals bijvoorbeeld ten aanzien van geluid. Dit is mede afhankelijk van het type horecabedrijf. Daar is niet op voorhand bezwaar tegen. Dit hoeft verder geen beletsel te zijn voor het nu voorliggende plan.

Conclusie: Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6d. Bekrachtiging geheimhouding anterieure overeenkomst bij het bestemmingsplan "Marspoortstraat 5-11"

Geen opmerkingen.

Conclusie: Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6e. Vaststellen bestemmingsplan "Lochemseweg 21 en 22a"

Geen opmerkingen.

Conclusie: Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6f. Bekrachtiging geheimhouding anterieure overeenkomst bij het bestemmingsplan "Lochemseweg 21 en 22a"

Geen opmerkingen.

Conclusie: Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6g. Deelneming in Stichting Achterhoek Toerisme

Geen opmerkingen.

Conclusie: Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6h. Gemeentelijk coördinatiebesluit programma Rivier in de Stad

Geen opmerkingen.

Conclusie: Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6i. Krediet beschikbaar stellen voor behoud werkgelegenheid

De voorzitter meldt dat in het presidium is besloten dit onderwerp als bespreekstuk te agenderen in de raad. De voorzitter vraagt de indiener van het verzoek, de Stadspartij, om de vragen die er bij de fractie leven duidelijk te maken.

De Stadspartij geeft aan inhoudelijk meer informatie te willen over de besteding van het budget. Wat gaat de betreffende persoon precies doen voor het geld.

Het college reageert dat de vraagstelling wellicht wordt ingegeven door de beperkte berichtgeving die hierover heeft plaatsgevonden in de krant. In de eerste plaats dient het college het altijd te melden als er uitgaven worden gedaan waarvoor nog geen krediet is. Het college moest in deze situatie snel handelen, omdat het maar 1 week de tijd had gekregen om te reageren. Dat dit later zou worden verlengd naar drie weken was toen nog niet bekend. Er is toen onmiddellijk een projectleider ingehuurd en daarnaast iemand die de weg kent in Den Haag. Op dit moment kan nog niet worden overzien welke kosten hier nog meer mee gemoeid zijn. Er kan echter ook niet langer worden gewacht. Vandaar dat wordt gevraagd om 30.000 euro beschikbaar te stellen, zodat het college ruimte heeft om te handelen. Waarschijnlijk is niet het volledige bedrag nodig. Het college wijst erop dat als de reserve al ergens voor bedoeld is geweest, dat dat dan voor dit soort activiteiten is. Het gaat om de reserve justitiediensten/stimulering werkgelegenheid.

Conclusie: Voldoende besproken, verder debat in de raad.

6j. Toelating van de heer Brouwer als raadslid gedurende de eerste periode van ontslag wegens ziekte van de heer Remmers

Geen opmerkingen.

Conclusie: Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

7. Lijst ingekomen stukken Raad 5 oktober 2015

Geen opmerkingen.

8. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 5 oktober 2015

Geen opmerkingen.

9. Vaststellen forumverslag(en)

9a. Forumverslag 21-09-2015

Geen opmerkingen. Het verslag wordt vastgesteld.

10. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering en herinnert alle aanwezigen aan de oproep om voor de rechtbank te staan a.s. donderdag om 8.30 uur.


Advies

Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad


Raad 5 oktober 2015 (21:30 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 5 oktober 2015

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl