Verordening elektronische kennisgeving Zutphen 2014

Onderwerp Verordening elektronische...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Verordening elektronische kennisgeving Zutphen 2014

Onderwerp Verordening elektronische kennisgeving Zutphen 2014
Programma01. Bestuur
ForumHamerstuk
Portefeuillehouder J.A. Gerritsen
Inlichtingen bij M. Brinker / W. Luchies
06 22222924 m.brinker@zutphen.nl
Soort bevoegdheidKaderstellend
BeleidsvrijheidBeperkt
ProgrammabegrotingswijzigingNee
Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

de Verordening elektronische kennisgeving Zutphen 2014 conform bijlage vast te stellen.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Naar aanleiding van de bezuinigingsopgave heeft de gemeenteraad voorgesteld om de wijze van publiceren van gemeentenieuws opnieuw te bezien en andere mogelijkheden te verkennen, waarmee een structurele bezuiniging van € 26.500,-- gerealiseerd kan worden. Op de realisatie van deze bezuiniging wordt ingegaan onder het kopje ‘Financiën’. De projectgroep heeft een voorstel gemaakt, dat onder meer inhoudt dat de gemeentepagina in de Koerier in de huidige vorm afgeschaft wordt. Daarnaast is een voorstel geschreven om een moderniseringsslag maken en over te stappen op digitale vormen van communicatie via de gemeentelijke website. Het plan daarbij is om in een huis-aan-huis blad de onderwerpen wel wekelijks kort te benoemen en voor de inhoud te verwijzen naar de website van de gemeente.

Beoogd effect

Realiseren van de bezuiningsopgave voor dit onderwerp zoals in de KernTakenDiscussie (KTD) is geformuleerd (maatregel 1-11). Daarnaast het op peil houden en waar mogelijk verbeteren van de informatievoorziening voor de klanten van onze gemeente inzake het gemeentenieuws. 

Argumenten

1. Digitalisering van het gemeentenieuws past binnen de landelijke ontwikkelingen.

Sinds 1 juli 2009 is de Wet elektronische bekendmaking van toepassing. In deze wet is vastgelegd dat gemeenten een elektronisch gemeenteblad moeten uitgeven. Het uitgeven van een elektronisch gemeenteblad is met ingang van 1 januari 2014 verplicht. In dit gemeenteblad moeten vanaf 1 januari 2014 ten minste alle algemeen verbindende voorschriften bekend gemaakt worden. Daarnaast kunnen ook besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht in het elektronisch gemeenteblad worden gepubliceerd. Het medium dat gekozen is voor het plaatsen van álle ‘officiële wettelijke vereiste bekendmakingen is de Gemeenschappelijke Voorziening Officiële Publicaties (hierna: GVOP). Dit medium kan ook gebruikt worden voor het bekendmaken van andere kennisgevingen.

De tendens is dat steeds meer gemeenten vooruitlopend op deze wettelijke plicht kiezen voor een elektronisch gemeenteblad in plaats van plaatsing van de bekendmakingen in een huis-aan-huisblad. Ook vanuit de Rijksoverheid wordt voor steeds meer bekendmakingen digitale bekendmaking als officieel kanaal gebruikt. Zo wordt het Staatsblad alleen nog digitaal uitgegeven en moeten verkeersbesluiten vanaf 1 januari 2013 bekend gemaakt worden in de digitale Staatscourant in plaats van in een huis-aan-huisblad. 

2. We geven inhoud aan de maatregel zoals in de KernTakenDiscussie bepaald is.

In het document ‘Kerntakendiscussie. Voorstel aan de gemeenteraad: Versoberen en gericht investereren’ dat op 31 mei 2011 door  u is vastgesteld, is inzake het Gemeentenieuws de volgende passage opgenomen: “De gemeentepagina in de Koerier willen we in zijn huidige vorm afschaffen. Ook daar willen we een moderniseringsslag maken en overstappen op digitale vormen van communicatie via de gemeentelijke website. Het plan is om in de Koerier de onderwerpen wekelijks wel kort te benoemen en voor de inhoud te verwijzen naar de website van de gemeente.” Met dit voorstel wordt invulling gegeven aan deze maatregel uit de KernTakenDiscussie.

3. De gemeenteberichten worden toegankelijker

Met het elektronisch bekendmaken van besluiten groeien de transparantie en toegankelijkheid van overheidsinformatie voor de inwoners van Zutphen. Ook is het plaatsonafhankelijk te raadplegen. Elektronisch bekendmaken past daarom prima in het streven om onze dienstverlening verder te digitaliseren. De elektronische publicaties zijn snel, kosteloos te ontvangen en op elk gewenst moment te raadplegen. De toegankelijkheid wordt verder vergroot doordat de GVOP een zoekmachine en een archieffunctie bevat. Verder wordt de regelingenbank (met gemeentelijke verordeningen) geïntegreerd en is er een attenderingsservice die burgers in staat stelt om desgewenst via e-mail op de hoogte te worden gesteld van bekendmaking in zijn of haar directe omgeving.

4. Voor het elektronisch bekendmaken van (ontwerp)besluiten is een aanvullende juridische basis nodig

Ontwerpbesluiten en besluiten die gericht zijn tot een of meer belanghebbenden die niet kunnen worden toegezonden, kunnen niet zondermeer in een elektronisch gemeenteblad bekend gemaakt worden. Plaatsing van deze besluiten in een elektronisch gemeenteblad is alleen mogelijk als er ook een wettelijk voorschrift is die dat mogelijk maakt. Dit is recent bevestigd door de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. Dat maakt dat vaststelling van een verordening elektronische kennisgeving nodig is. Na vaststelling van de verordening kunnen bekendmakingen van (ontwerp)besluiten en algemeen verbindende voorschriften rechtsgeldig plaatsvinden via elektronische bekendmaking.

5. Met de vaststelling van de verordening wordt tevens een beperkte wijziging in de Bouwverordening Zutphen 2005 doorgevoerd

In hoofdstuk 9 van de Bouwverordening Zutphen is in de bepalingen 4.2.3 en 4.3.2 opgenomen dat de datum en het tijdstip van de vergaderingen van het gemandateerd overleg en de commissie ruimtelijke kwaliteit bekend gemaakt worden in het huis-aan-huisblad. In de verordening is opgenomen dat deze bepaling gewijzigd wordt zodat ook deze bekendmaking via de elektronische weg kan.

Kanttekeningen

1. Niet alle publicaties vallen onder deze werkwijze

De meeste bekendmakingen zoals wij die kennen (via de publicatie in Gemeentenieuws) worden vanaf 1 januari 2014 digitaal bekend gemaakt. Er zijn enkele uitzonderingen. Zo zijn er wettelijke bepalingen waarin kennisgeving in een dag-, nieuws- of huis-aan-huisblad imperatief (dwingend) is voorgeschreven. In dergelijke gevallen is publicatie in een elektronisch gemeenteblad niet verboden maar is het slechts een aanvullende wijze van kennisgeving. Een voorbeeld hiervan is artikel 1.9 van het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer (maatwerkvoorschriften). Hier wordt aan voldaan.

Daarnaast kunnen er afwijkende publicatieverplichtingen zijn die uitsluitend publiceren in een elektronisch gemeenteblad  niet mogelijk maken dan wel verplichtingen om via een ander kanaal te publiceren. Het gaat hierbij onder andere om bepaalde meldingen op grond van de Wet bodembescherming, bepaalde ruimtelijke besluiten die verplicht op ruimtelijkeplannen.nl moeten worden bekendgemaakt en verkeersbesluiten die vanaf 1 januari 2013 verplicht in de Staatscourant moeten worden bekendgemaakt.

2. Bij calamiteiten wordt afgeweken van digitale bekendmaking.

In het geval van een eventuele calamiteit is in artikel 4 van de verordening vastgelegd dat het college in

bijzondere omstandigheden kan bepalen dat de bekendmaking van besluiten als bedoeld in artikel 3 ook op andere geschikte wijze geschiedt. 

Uitvoering/Communicatie/Vervolgtraject

Gelet op de wettelijke plicht wordt op 1 januari 2014 gestart met het elektronisch bekendmaken van algemeen verbindende voorschriften. Gelijktijdig wordt gestart met het bij wijze van proef elektronisch bekendmaken van (ontwerp)besluiten.

Nadat de verordening is vastgesteld, treedt deze op 1 februari 2014 in werking. Per die datum wordt overgegaan op het elektronisch bekendmaken van (ontwerp)besluiten en is de elektronische bekendmaking de rechtsgeldige (officiële) bekendmaking. Ook worden vanaf die datum de overige bekendmakingen via de elektronische weg geplaatst. Om de inwoners van Zutphen te laten wennen aan de nieuwe publicatievorm, wordt een overgangsperiode van 3 maanden in acht genomen. Tijdens deze 3 maanden worden de bekendmakingen zowel in het huis-aan-huisblad als in het elektronische blad geplaatst. Tevens zal er extra aandacht besteed worden aan het elektronische gemeenteblad. Voor de communicatie (zowel intern als extern) is een kort communicatieplan opgesteld. Dit communicatieplan vindt u in bijlage 4.

Voor het publiceren van Gemeentenieuws in de Zutphense Koerier is een contract gesloten met Wegener. Dit contract is tijdelijk, in afwachting van een nieuwe aanbesteding, verlengd. Volgend jaar wordt het publiceren van de gemeentepagina in een huis-aan-huisblad opnieuw aanbesteed. 

Rapportage/evaluatie

Een jaar na het starten van het digitaal aanbieden van het gemeentenieuws een evaluatie over de gerealiseerde kostenbesparing, op de interne werking en op mogelijke reacties van lezers en gebruikers van gemeentenieuws. 

Financiën

In het KTD-besluit is door de raad besloten tot een structurele besparing van € 26.500 per jaar op publicatiekosten. (In de Keuzenota was in de periode daarvoor  € 20.000,- bezuinigd op publicatiekosten). Vanaf 2014 is het budget € 24.800,- per jaar, waarvan €19.700,-  per jaar bedoeld om de herkenbare aankondigingen in een krant te plaatsen en € 5.100,- voor fotografie (algemeen).

Door digitaal publiceren van foto’s veranderen de fotografiekosten niet. 

In de tussentijd is digitaal publiceren niet alleen een Raadsbesluit in het licht van KTD gebleken, maar ook een wettelijke verplichting. Die wettelijke verplichting en het systeem dat daar ter beschikking voor staat (GVOP, bij de gemeente Zutphen via GOVUnited), kost € 10.500,- per jaar. Dit betekent dat er voor de aankondigingen in een huis-aan-huis blad niet €19.700,-  per jaar beschikbaar is maar € 9.400,-  per jaar.

Uit de voorgesprekken met media-leveranciers van huis-aan-huisbladen blijkt dit mogelijk tot een financiële aanpassing te moeten leiden. Dit zal blijken uit het te volgen aanbestedingstraject begin 2014 en zal indien noodzakelijk worden meegenomen in de Burap I in 2014. De mogelijk structurele lasten moeten worden opgenomen in de begroting van 2015. 

Wat betreft de raadpleeg-PC geldt het volgende. De incidentele kosten worden betaald uit het beschikbaar gestelde i-KTD budget, te weten € 5000,- . Voor de onderhoudskosten wordt in samenwerking met Team Loket en griffie een voorstel gedaan, omdat de raadpleeg-PC ook voor andere doeleinden ingezet kan worden.

 

Stukken die ter inzage liggen

Het collegevoorstel (inclusief de daarin genoemde bijlagen).

Bijlagen

12890 Verordening

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2014-0010

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 30 december 2013 met nummer 12890;


overwegende, dat het noodzakelijk is om regels te stellen voor de elektronische bekendmaking en ter inzage legging van (ontwerp)besluiten en beleidsvoornemens alsmede andere mededelingen van bestuursorganen van de gemeente Zutphen;

gelet op artikel 2:14 Algemene wet bestuursrecht en artikel 149 Gemeentewet;


b e s l u i t :

de Verordening elektronische kennisgeving Zutphen 2014 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter,de griffier,

Technisch Blok 27 januari 2014 (20:00 - 21:00)


Toelichting griffie:
Per 1 januari 2014 is de gemeente op grond van de Gemeentewet wettelijk verplicht om algemeen verbindende voorschriften elektronisch bekend te maken. Dit moet in een verordening worden geregeld. De gemeente zal gebruik gaan maken van een elektronisch gemeenteblad waarin vooral allerhande berichten die bestemd zijn voor het publiek geplaatst gaan worden. Een hele reeks besluiten zullen behalve op elektronische wijze ook nog op de oude manier bekend gemaakt blijven worden. Op grond van de Gemeentewet is de raad bevoegd om verordeningen vast te stellen.
Raadsadviseur: G Pletzers

Verslag van de vergadering

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering en meldt de aanwezigheid van een doventolk in opleiding.

2. Algemeen spreekrecht

Er zijn geen insprekers.

3. Actieve informatievoorziening

Het college meldt een dagvaarding te hebben ontvangen inzake De Teuge. De gemeente en Vitens zijn gedaagd door de bewoners. Op 26 februari dient de zaak bij de rechtbank.

Het college meldt voorts dat de aanbesteding voor het zwembad is gegund aan het bedrijf. Op 7 februari vindt de ondertekening plaats.

De PvdA vraagt wat het betekent dat de gemeente is gedagvaard.

Het college geeft aan dat er een procedurebehandeling plaatsvindt en dat daarna bekeken wordt hoe dit verder gaat.

Burgerbelang verwijst naar eerdere mededelingen van het college dat de planning voor het zwembad is uitgelopen. In hoeverre verhoudt deze ontwikkeling zich tot de planning?

Het college licht toe dat het project nu uit de planning loopt. Het zwembad en de nieuwbouw zijn opgenomen in de kerntakendiscussie, waarbij het exploitatietekort moet worden teruggebracht. De realisatie hiervan wordt later dan oorspronkelijk gepland. Daar is dekking voor bedacht, maar de gemeente loopt een tekort op ten opzichte van de planning in de kerntakendiscussie.

Burgerbelang vraagt om de raad binnenkort mee te nemen in de gevolgen hiervan.

Het college zegt toe via een memo voor verduidelijking te zorgen.

4. Aankondiging moties en amendementen

Hier wordt geen gebruik van gemaakt.

5. Toezeggingenlijsten

a. Toezeggingenlijst Forum 27 januari 2014

De PvdA verwijst naar een toezegging dat de lijsten opgeschoond zouden worden.

De griffier licht toe dat de lijsten zijn bijgewerkt tot 16 januari. De opschoning heeft plaatsgevonden. Het resultaat is dat van de toezeggingenlijst nog 11 toezeggingen zijn overgebleven. Van de nu voorliggende lijst zijn de toezeggingen 13-20 en 13-31 afgehandeld.

b. Toezeggingenlijst Raad 27 januari 2014

De griffier licht toe dat alle 9 toezeggingen nog openstaan. Alle schriftelijke vragen van 2013 zijn inmiddels afgedaan. Er staat er nog 1 uit 2014 open en er is een nieuwe bijgekomen.

Er zijn verder geen vragen over de toezeggingenlijst.

6 Programmabegroting Sociaal Domein Zutphen

Burgerbelang verwijst naar eerdere behandeling van dit onderwerp in de raad. Daarin is aangegeven dat de raad grote moeite had met het voorstel van destijds om vooruitlopend op de decentralisaties geld beschikbaar te stellen, dat er aandacht moet zijn voor kostenbeheersing, geen budgetoverschrijdingen en dat de lasten gelijk moeten zijn aan de baten. Tevens zijn opmerkingen gemaakt over de grondslag voor de verdeelsleutel. Hoe komt het verschil tussen Lochem en Zutphen tot uitdrukking? Hoe staat de gemeente Zutphen tegenover de brief van de VNG aan de minister? Burgerbelang is van mening dat de onzekerheid nog steeds erg groot is en dat slechts in grove lijnen bekend is wat er op de gemeente afkomt en stelt daarom voor dit voorstel nog aan te houden.

De PvdA vraagt of voorkomen kan worden dat de behandeling van een onderwerp zoals het Sociaal Domein in twee gelijktijdige forumvergaderingen aan de orde is.

Burgerbelang licht toe dat dit in het presidium is behandeld. Het kan zijn dat in de afzonderlijke forumvergaderingen zaken aan de orde zijn die met elkaar in verband staan, maar deze komen dan later bij behandeling in de raad weer bij elkaar.

De PvdA concludeert uit het voorstel dat er sprake is van efficiënter werken en vermindering van fte. Wat voor invloed heeft dit op de mensen die gebruikmaken van Het Plein? De fractie staat grotendeels achter de voorstellen. Het werk moet immers gebeuren en daar moet geld voor beschikbaar zijn.

Burgerbelang wijst erop dat het hier gaat om het beschikbaar stellen van € 500.000,- meer dan oorspronkelijk geraamd.

Het college antwoordt dat het college de VNG brief heeft ondersteund. Het college geeft verder aan dat de decentralisaties zullen worden uitgevoerd met het geld dat de gemeente hiervoor van het rijk krijgt. Dat laat echter onverlet dat er ook kosten gemaakt moeten worden voor het programmabureau. De gemeente moet zich voorbereiden en die voorbereiding kost geld. Het geld dat het rijk beschikbaar stelt is hiervoor niet toereikend. De raad heeft eerder al geld beschikbaar gesteld. Een deel van het geld is toegevoegd aan de reserve. Dit wordt met dit voorstel beschikbaar gesteld als uitvoeringsbudget.

Verder is inderdaad een aantal zaken nog onzeker. De Jeugdwet is er nog niet en over de Awbz en Wmo is nog discussie. Dit neemt niet weg dat de gemeente zich wel moet voorbereiden. De gemeente kan niet anders dan erop koersen dat dit op 1 januari 2015 kan worden uitgevoerd. Over de behandeling van onderwerpen in de verschillende forumvergaderingen geeft het college aan dat in de andere forumvergadering een presentatie plaatsvindt die gaat over het algemeen beleidskader. In het Technisch Blok gaat het over de kosten van het projectbureau. De door de PvdA aangehaalde bezuiniging van 3 fte heeft betrekking op Het Plein en heeft geen relatie met het programmabureau. De verdeelsleutel tussen Zutphen en Lochem is 65-35. Dit is gerelateerd aan het aantal cliënten, inwoners en ureninzet. Deze verdeelsleutel wordt ook bij de kosten voor het programmabureau gehanteerd.

Burgerbelang geeft aan liever eerst pas op de plaats te maken in verband met de onzekerheid. Tevens ziet men onvoldoende impulsen om de organisatie binnen de perken te houden.

Het CDA merkt op dat er een groot verschil zit in de bedragen uit Den Haag  en datgene dat nodig wordt geacht om de invoering te kunnen voorbereiden. Hoe kan het dat dit verschil zo groot is?

Het college geeft aan dat bij de herstructurering nog veel taken onbekend zijn. De complexiteit van dit geheel vraagt extra kennis. De kosten die nu worden gemaakt zijn minimaal de kosten die nodig zijn, daar zit geen ballast in. Tevens wordt in het oog gehouden dat de kennis in de eigen organisatie beschikbaar blijft.

GroenLinks maakt zich zorgen dat het bedrag nu niet groot genoeg is. De fractie is van oordeel dat een goede voorbereiding van groot belang is om de uitvoering straks goed neer te kunnen zetten. Liever zet men in deze fase een tandje erbij.

Burgerbelang zegt dat de ervaring leert dat organisaties in ontwikkeling fors uitpakken en groter worden. Omdat nu nog onvoldoende inzichtelijk is, pleit Burgerbelang ervoor hier behoedzaam en strak op in te zetten en binnen het budget te blijven. De fractie wacht liever de meicirculaire af.

Het college deelt de zorg om ervoor te waken dat een organisatie wordt neergezet die een eigen leven gaat leiden. Dat is de reden dat dit een tijdelijke organisatie is. Deze bestaat alleen zolang de gemeente bezig is met de transities. Op het moment dat dit in de organisatie is geborgd houdt deze op te bestaan. Er is dus niet het risico van een blijvende organisatie.

De voorzitter vraagt of het voorstel voldoende besproken is en door kan voor behandeling in de raad. SP en ChristenUnie nemen dit mee naar de fractie, overige fracties akkoord.

7. Vermoedelijke hamerstukken

7a. Herallocatie Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing (ISV) bodem- en geluidmiddelen

De SP vraagt waarom de gemeente mee moet betalen aan de bodemsanering van de P+R. Volgens hen is hier het principe de vervuiler betaalt van toepassing en is de NS de eigenaar van de grond.

Het college geeft aan hierop terug te komen.

Het stuk gaat nog niet door voor besluitvorming in de raad.

7b. Vaststellen Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Zutphen 2014

Geen opmerkingen.
Advies: vermoedelijk hamerstuk in de raad.

7c. Verordening naamgeving en nummering (adressen)

Geen opmerkingen.
Advies: vermoedelijk hamerstuk in de raad.

7d. Vaststelling wijzigingsverordening op de Legesverordening 2014

Geen opmerkingen.
Advies: vermoedelijk hamerstuk in de raad.

7e. Verordening elektronische kennisgeving Zutphen 2014

De ChristenUnie merkt op dat er nog best veel mensen zijn die niet om kunnen gaan met digitale media, met name ouderen. Die krijgen de informatie dan niet. Hoe gaan we daar mee om?

De SP merkt op dat de elektronische berichten nu niet echt een blad zijn, maar meer een zoekmachine.

Het college licht toe dat de bezuinigingen op gemeentelijke publicaties voortvloeien uit de kerntakendiscussie. In het punt van beperking van mensen in het gebruik van digitale media is voorzien, doordat in de gedrukte media een melding zal worden geplaatst. Hierin wordt doorverwezen naar de digitale media voor meer informatie. Voor mensen die hier niet mee uit de voeten kunnen wordt een digitale zuil in het gemeentehuis geplaatst. Komt men hier niet uit dan worden ze geholpen

Advies: vermoedelijk hamerstuk in de raad.

8. Lijst ingekomen stukken Raad 27 januari 2014

Het CDA wil graag op de hoogte worden gehouden van de voortgang van brief A3.

9. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 27 januari 2014

Geen opmerkingen.

10. Vaststellen forumverslag(en)

10a. Forumverslag 19-12-2013

Vastgesteld.

10b. Forumverslag 13-01-2014

Vastgesteld, met inachtneming van wijziging van de naam M. Hissink in H.W. Hissink.

11. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering.


Advies

Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad


Raad 27 januari 2014 (21:30 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 27 januari 2014

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl