Vernieuwing functioneren van de raad - keuzes inzake uit te werken richtingen

Onderwerp

Vernieuwing functioneren van de raad - keuzes inzake uit te werken richtingen

Programma

01. Bestuur

Forum

Hamerstuk

Portefeuillehouder

A. Vermeulen

Inlichtingen bij

Griffie
0575-587980 griffie@zutphen.nl

Soort bevoegdheid

Kaderstellend

Beleidsvrijheid

Ruim

Programmabegrotingswijziging

Nee

Het presidium stelt voor :

In de periode tot aan de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2018 te experimenteren met c.q onderzoek te doen naar:

1. de vergaderlocatie en -opstelling van de raadzaal;
2. een agenda-commissie;
3. de kwaliteit van het debat;
4. de invulling van communicatie rondom raad;
5. de herpositionering van Forum- en raadsvergaderingen;

en in te stemmen met het eventueel afwijken van het RvO in de periode tot de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2018, daar waar dit in het kader van de bovenstaande experimenten nodig mocht zijn.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Op zaterdag 28 oktober 2017 heeft een bijeenkomst over mogelijke vernieuwingen over het functioneren en de werkwijze van de raad plaatsgevonden. Het doel van deze bijeenkomst was  te komen tot een rijke inventarisatie van ideeën over mogelijke vernieuwingen voor het functioneren van de raad. Bij de bijeenkomst waren raads-, collegeleden en ambtenaren op gelijkwaardige wijze betrokken.

Het uitgangspunt van de bijeenkomst was het waarderen van wat nu goed gaat en te kijken waar verdere verbetering en groei mogelijk is. Gedurende de dag heeft de externe begeleiding een eerste rode lijn geprobeerd te onderkennen. In het bijgevoegde rapport is alle geleverde inbreng gecategoriseerd en zijn daarbij suggesties/adviezen opgesteld ten behoeve van een mogelijk vervolg.

Hieronder worden voorstellen gedaan om concreet richting te geven aan uit te werken inbreng.

Beoogd effect

Een geactualiseerde werkwijze van de raad.

Onderzoek en experimenten

Om te beoordelen of voorgestelde vernieuwingen een daadwerkelijke verbetering zijn zal in de periode tot aan de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2018 worden geëxperimenteerd met c.q onderzoek worden gedaan naar:

De vergaderlocatie en -opstelling van de raadzaal

De huidige opstelling in de raadzaal bemoeilijkt het onderlinge contact tussen de leden. Ook het overzicht voor de voorzitter en de griffier zijn niet optimaal. De positionering van het college recht tegenover de raad is een 'conflictopstelling' en het idee bestaat dat deze zaken niet bijdragen aan een goed debat. Daarnaast is de ruimte voor geïnteresseerd publiek beperkt en zit de pers tussen het publiek.
Het idee is om te experimenteren met een ronde of ovale opstelling in de Burgerzaal en het college een plek buiten de kring te geven. Voor het publiek is dan meer ruimte beschikbaar en de pers kan een eigen plek krijgen. Ook zal de wens om te experimenteren met het uitzenden van vergaderingen via internet worden meegenomen bij dit experiment.

Een agenda-commissie

Momenteel stelt het Presidium de agenda's voor de volgende vergadercyclus vast voorafgaand aan de vergaderavond. Door deze planning kunnen de uitkomsten van de vergaderavond niet worden meegewogen bij het vaststellen van de agenda's. Wanneer op de donderdag van de vergaderweek een aparte agenda-commissie samenkomt is deze informatie wel beschikbaar en kan deze worden gewogen bij het vaststellen van de agenda's. Een agenda-commissie kan bestaan uit twee leden van de oppositie, twee leden van de coalitie en de griffie. Het idee is om deze agenda-commissie de volgende taken te geven: 

1. vaststellen van agenda's;
2. stukken beoordelen op hun relevantie;
3. actief aan de slag gaan met het bevorderen van de juiste momenten en de wijze van betrokkenheid van de raad, mede in het licht van de strategische raadsagenda;
4. bevorderen van transparantie van processen;
5. adviseren over de kwaliteit van de aangeleverde stukken met daarbij de bevoegdheid om stukken terug te verwijzen;
6. werken aan richtinggevende beoordelingscriteria om de adviserende taak in te vullen, waarbij de vier criteria uit pagina 10 van het als bijlage opgenomen rapport over wanneer iets politiek relevant is dienen te worden betrokken.

De kwaliteit van het debat

De intentie is om de kwaliteit van debatten te bevorderen door:

1. het college te verzoeken om voorstellen als dilemma's voor te leggen, danwel meerdere scenario's op te nemen;
2. meer flexibiliteit toe te staan in de te hanteren vergaderstructuur door de voorzitter, als hij inschat dat dit bijdraagt het (komen tot een goed) debat;
3. interactie met de samenleving te verhogen door bijvoorbeeld deskundigen uit te nodigen in vergaderingen en bijeenkomsten van de raad.

De invulling van communicatie rondom de raad

De griffie verzoeken een voorstel op te stellen voor een mogelijk takenpakket van een communicatieadviseur voor de raad. Daarbij moet in ieder geval gedacht worden aan het inzetten en monitoren van social media

De herpositionering van Forum- en raadsvergaderingen

Het doel is om meer te focussen op goede processen bij politiek relevante onderwerpen en het politieke debat (meer) in de raadsvergadering te laten plaatsvinden. Door het anders invullen van de beschikbare vergadertijd -minder tijd besteden aan andere onderwerpen-, wordt de benodigde ruimte vrijgemaakt om te experimenteren. In de processen rond deze politiek relevante onderwerpen kan meer tijd worden ingeruimd voor contacten met de samenleving en informatiegaring als raad. Daarbij kunnen dan andersoortige en vernieuwende werkvormen worden ingezet.

Door van begin af aan raad, college, organisatie en maatschappelijke partners samen de koers te laten afstemmen, kan ieder zijn rol goed vervullen. Duidelijkheid over ieders rol komt een vruchtbare samenwerking ten goede en zorgt ervoor dat maatschappelijke opgaven beter kunnen worden gerealiseerd.

De griffie wordt gevraagd om samen met de secretaris in de experimenteerperiode met nader uitgewerkte maatwerkvoorstellen te komen om dergelijke politiek relevante onderwerpen te behandelen.

Argumenten

Maatschappelijke ontwikkelingen gaan door en de verwachtingen van het functioneren van de lokale volksvertegenwoordiging moeten daarin meegaan.

1.1 een periode van experimenteren in te gaan tot aan de verkiezingen in maart 2018

Om te kunnen beoordelen of de geuite vernieuwingswensen in de praktijk realiseerbaar zijn en bijdragen aan de beoogde doelen is een experimenteerperiode gewenst.

1.2 Goed gastheerschap

Wijziging van de locatie waar de raadsvergadering wordt gehouden en herinrichting van de raadszaal, met een ronde/ovale opstelling en live streaming, zal naar verwachting tot meer interactie (contact, gesprek, discussie) tussen raadsleden in de raadsvergadering leiden, en zal dienstbaar zijn aan een goed gastheerschap.

2.1 Agendacommissie

Door een agendacommissie (los van het Presidium) in te stellen die zich enkel met de agenda’s bezighoudt en vergaderstukken aan de hand van objectieve beoordelingscriteria beoordeelt op relevantie en inhoud (houden vergaderstukken dilemma’s in waarover in de raad het debat kan worden gevoerd, zijn belangen en tegenstellingen voldoende duidelijk geformuleerd zodat het gesprek de juiste richting op gaat). Zo kan de kwaliteit van de vergaderstukken worden verhoogd.

3.1 Kwaliteit debat

Politieke stellingname over dilemma's en keuzescenario’s die in raadsvoorstellen worden voorgelegd faciliteren een goed politiek debat. Belangrijke  randvoorwaarde is daarom dat het format van raadsvoorstellen hiertoe gewijzigd wordt.

Door het verhogen van de kwaliteit van het politieke debat worden de bijeenkomsten voor alle betrokkenen aantrekkelijker. De fracties worden meer uitgedaagd om hun politieke standpunt te laten horen en tussen hun woordvoerders zal meer onderlinge discussie van politieke aard ontstaan. Voor het publiek en pers is het dan interessanter om te luisteren. De griffie wordt gevraagd om samen met de gemeentesecretaris de hiertoe benodigde aanpassing van het format van raadsvoorstellen op te pakken.

4.1 de invulling van communicatie rondom raad;

Door voor de raad eigen capaciteit voor communicatieadvies op te nemen, zal de interactie van de raad met de samenleving kunnen worden verhoogd en kan de raad zich naar buiten toe nadrukkelijker positioneren.

5.1 Herpositionering van Forum en raadsvergaderingen

Voorstellen over een andere invulling van de beschikbare vergadertijd/andersoortige cyclus, waaronder een vroegere raadsvergadering, waardoor de toegankelijkheid ervan wordt verhoogd. Meer ruimte voor goed debat bij vroeger aanvangen van de raadsvergadering.

Tevens kan dan flexibeler worden omgegaan met vergaderdata door vergaderingen te laten uitvallen indien blijkt dat het niet nodig is en zo alleen inhoudelijk kwalitatieve vergaderingen worden gehouden.

Kanttekeningen

Afwijken van het Reglement van Orde

Pas na de periode van experimenten zullen de benodigde aanpassingen van het Reglement van Orde worden opgepakt. In de periode tot deze wijzigingen zijn verwerkt wordt mogelijk afgeweken van dit reglement.

Uiteraard moet ook beoordeeld worden in hoeverre de ideeën wettelijk, praktisch en financieel haalbaar zijn.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Wanneer is ingestemd met het uitwerken van de gekozen richting zullen de benodigde vervolgacties worden opgesteld en concrete zaken ter besluitvorming afzonderlijk worden voorgelegd.

Rapportage/evaluatie

De voortgang kan in het Presidium worden besproken en geëvalueerd.

Financiën

In afzonderlijke voorstellen zullen de benodigde financiën voor structurele aanpassingen worden meegenomen. De in de experimenteerperiode te maken kosten voor zaken als inhuur van meubilair e.d. worden zoveel mogelijk uit reguliere budgetten gedekt, maar leiden mogelijk tot overschrijdingen.

Stukken die ter inzage liggen

Geen.

Ontwerp

Besluit

De raad van de gemeente zutphen,

gelezen het voorstel van het presidium van 4 december 2017 met nummer

b e s l u i t :

In de periode tot aan de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2018 te experimenteren met c.q onderzoek te doen naar:

1. de vergaderlocatie en -opstelling van de raadzaal;
2. een agenda-commissie;
3. de kwaliteit van het debat;
4. de invulling van communicatie rondom raad;
5. de herpositionering van Forum- en raadsvergaderingen;

en in te stemmen met het eventueel afwijken van het RvO in de periode tot de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2018, daar waar dit in het kader van de bovenstaande experimenten nodig mocht zijn.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:

de voorzitter, de griffier,