Vernieuwing functioneren van de raad - keuzes inzake uit te werken richtingen
- Onderwerp
- Vernieuwing functioneren van de raad - keuzes inzake uit te werken richtingen
- Programma
- 01. Bestuur
- Forum
- Hamerstuk
- Portefeuillehouder
- A. Vermeulen
- Inlichtingen bij
- Griffie
0575-587980 griffie@zutphen.nl
- Soort bevoegdheid
- Kaderstellend
- Beleidsvrijheid
- Ruim
- Programmabegrotingswijziging
- Nee
Het presidium stelt voor :
In de periode tot aan de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2018 te experimenteren met c.q onderzoek te doen naar:
- de vergaderlocatie en -opstelling van de raadzaal;
- een agenda-commissie;
- de kwaliteit van het debat;
- de invulling van communicatie rondom raad;
- de herpositionering van Forum- en raadsvergaderingen;
en in te stemmen met het eventueel afwijken van het RvO in de periode tot de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2018, daar waar dit in het kader van de bovenstaande experimenten nodig mocht zijn.
Inhoud
Inleiding/aanleiding
Op zaterdag 28 oktober 2017 heeft een bijeenkomst over mogelijke vernieuwingen over het functioneren en de werkwijze van de raad plaatsgevonden. Het doel van deze bijeenkomst was te komen tot een rijke inventarisatie van ideeën over mogelijke vernieuwingen voor het functioneren van de raad. Bij de bijeenkomst waren raads-, collegeleden en ambtenaren op gelijkwaardige wijze betrokken.
Het uitgangspunt van de bijeenkomst was het waarderen van wat nu goed gaat en te kijken waar verdere verbetering en groei mogelijk is. Gedurende de dag heeft de externe begeleiding een eerste rode lijn geprobeerd te onderkennen. In het bijgevoegde rapport is alle geleverde inbreng gecategoriseerd en zijn daarbij suggesties/adviezen opgesteld ten behoeve van een mogelijk vervolg.
Hieronder worden voorstellen gedaan om concreet richting te geven aan uit te werken inbreng.
Beoogd effect
Een geactualiseerde werkwijze van de raad.
Onderzoek en experimenten
Om te beoordelen of voorgestelde vernieuwingen een daadwerkelijke verbetering zijn zal in de periode tot aan de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2018 worden geëxperimenteerd met c.q onderzoek worden gedaan naar:
De vergaderlocatie en -opstelling van de raadzaal
De huidige opstelling in de raadzaal bemoeilijkt het onderlinge contact tussen de leden. Ook het overzicht voor de voorzitter en de griffier zijn niet optimaal. De positionering van het college recht tegenover de raad is een 'conflictopstelling' en het idee bestaat dat deze zaken niet bijdragen aan een goed debat. Daarnaast is de ruimte voor geïnteresseerd publiek beperkt en zit de pers tussen het publiek.
Het idee is om te experimenteren met een ronde of ovale opstelling in de Burgerzaal en het college een plek buiten de kring te geven. Voor het publiek is dan meer ruimte beschikbaar en de pers kan een eigen plek krijgen. Ook zal de wens om te experimenteren met het uitzenden van vergaderingen via internet worden meegenomen bij dit experiment.
Een agenda-commissie
Momenteel stelt het Presidium de agenda's voor de volgende vergadercyclus vast voorafgaand aan de vergaderavond. Door deze planning kunnen de uitkomsten van de vergaderavond niet worden meegewogen bij het vaststellen van de agenda's. Wanneer op de donderdag van de vergaderweek een aparte agenda-commissie samenkomt is deze informatie wel beschikbaar en kan deze worden gewogen bij het vaststellen van de agenda's. Een agenda-commissie kan bestaan uit twee leden van de oppositie, twee leden van de coalitie en de griffie. Het idee is om deze agenda-commissie de volgende taken te geven:
- vaststellen van agenda's;
- stukken beoordelen op hun relevantie;
- actief aan de slag gaan met het bevorderen van de juiste momenten en de wijze van betrokkenheid van de raad, mede in het licht van de strategische raadsagenda;
- bevorderen van transparantie van processen;
- adviseren over de kwaliteit van de aangeleverde stukken met daarbij de bevoegdheid om stukken terug te verwijzen;
- werken aan richtinggevende beoordelingscriteria om de adviserende taak in te vullen, waarbij de vier criteria uit pagina 10 van het als bijlage opgenomen rapport over wanneer iets politiek relevant is dienen te worden betrokken.
De kwaliteit van het debat
De intentie is om de kwaliteit van debatten te bevorderen door:
- het college te verzoeken om voorstellen als dilemma's voor te leggen, danwel meerdere scenario's op te nemen;
- meer flexibiliteit toe te staan in de te hanteren vergaderstructuur door de voorzitter, als hij inschat dat dit bijdraagt het (komen tot een goed) debat;
- interactie met de samenleving te verhogen door bijvoorbeeld deskundigen uit te nodigen in vergaderingen en bijeenkomsten van de raad.
De invulling van communicatie rondom de raad
De griffie verzoeken een voorstel op te stellen voor een mogelijk takenpakket van een communicatieadviseur voor de raad. Daarbij moet in ieder geval gedacht worden aan het inzetten en monitoren van social media
De herpositionering van Forum- en raadsvergaderingen
Het doel is om meer te focussen op goede processen bij politiek relevante onderwerpen en het politieke debat (meer) in de raadsvergadering te laten plaatsvinden. Door het anders invullen van de beschikbare vergadertijd -minder tijd besteden aan andere onderwerpen-, wordt de benodigde ruimte vrijgemaakt om te experimenteren. In de processen rond deze politiek relevante onderwerpen kan meer tijd worden ingeruimd voor contacten met de samenleving en informatiegaring als raad. Daarbij kunnen dan andersoortige en vernieuwende werkvormen worden ingezet.
Door van begin af aan raad, college, organisatie en maatschappelijke partners samen de koers te laten afstemmen, kan ieder zijn rol goed vervullen. Duidelijkheid over ieders rol komt een vruchtbare samenwerking ten goede en zorgt ervoor dat maatschappelijke opgaven beter kunnen worden gerealiseerd.
De griffie wordt gevraagd om samen met de secretaris in de experimenteerperiode met nader uitgewerkte maatwerkvoorstellen te komen om dergelijke politiek relevante onderwerpen te behandelen.
Argumenten
Maatschappelijke ontwikkelingen gaan door en de verwachtingen van het functioneren van de lokale volksvertegenwoordiging moeten daarin meegaan.
1.1 een periode van experimenteren in te gaan tot aan de verkiezingen in maart 2018
Om te kunnen beoordelen of de geuite vernieuwingswensen in de praktijk realiseerbaar zijn en bijdragen aan de beoogde doelen is een experimenteerperiode gewenst.
1.2 Goed gastheerschap
Wijziging van de locatie waar de raadsvergadering wordt gehouden en herinrichting van de raadszaal, met een ronde/ovale opstelling en live streaming, zal naar verwachting tot meer interactie (contact, gesprek, discussie) tussen raadsleden in de raadsvergadering leiden, en zal dienstbaar zijn aan een goed gastheerschap.
2.1 Agendacommissie
Door een agendacommissie (los van het Presidium) in te stellen die zich enkel met de agenda’s bezighoudt en vergaderstukken aan de hand van objectieve beoordelingscriteria beoordeelt op relevantie en inhoud (houden vergaderstukken dilemma’s in waarover in de raad het debat kan worden gevoerd, zijn belangen en tegenstellingen voldoende duidelijk geformuleerd zodat het gesprek de juiste richting op gaat). Zo kan de kwaliteit van de vergaderstukken worden verhoogd.
3.1 Kwaliteit debat
Politieke stellingname over dilemma's en keuzescenario’s die in raadsvoorstellen worden voorgelegd faciliteren een goed politiek debat. Belangrijke randvoorwaarde is daarom dat het format van raadsvoorstellen hiertoe gewijzigd wordt.
Door het verhogen van de kwaliteit van het politieke debat worden de bijeenkomsten voor alle betrokkenen aantrekkelijker. De fracties worden meer uitgedaagd om hun politieke standpunt te laten horen en tussen hun woordvoerders zal meer onderlinge discussie van politieke aard ontstaan. Voor het publiek en pers is het dan interessanter om te luisteren. De griffie wordt gevraagd om samen met de gemeentesecretaris de hiertoe benodigde aanpassing van het format van raadsvoorstellen op te pakken.
4.1 de invulling van communicatie rondom raad;
Door voor de raad eigen capaciteit voor communicatieadvies op te nemen, zal de interactie van de raad met de samenleving kunnen worden verhoogd en kan de raad zich naar buiten toe nadrukkelijker positioneren.
5.1 Herpositionering van Forum en raadsvergaderingen
Voorstellen over een andere invulling van de beschikbare vergadertijd/andersoortige cyclus, waaronder een vroegere raadsvergadering, waardoor de toegankelijkheid ervan wordt verhoogd. Meer ruimte voor goed debat bij vroeger aanvangen van de raadsvergadering.
Tevens kan dan flexibeler worden omgegaan met vergaderdata door vergaderingen te laten uitvallen indien blijkt dat het niet nodig is en zo alleen inhoudelijk kwalitatieve vergaderingen worden gehouden.
Kanttekeningen
Afwijken van het Reglement van Orde
Pas na de periode van experimenten zullen de benodigde aanpassingen van het Reglement van Orde worden opgepakt. In de periode tot deze wijzigingen zijn verwerkt wordt mogelijk afgeweken van dit reglement.
Uiteraard moet ook beoordeeld worden in hoeverre de ideeën wettelijk, praktisch en financieel haalbaar zijn.
Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering
Wanneer is ingestemd met het uitwerken van de gekozen richting zullen de benodigde vervolgacties worden opgesteld en concrete zaken ter besluitvorming afzonderlijk worden voorgelegd.
Rapportage/evaluatie
De voortgang kan in het Presidium worden besproken en geëvalueerd.
Financiën
In afzonderlijke voorstellen zullen de benodigde financiën voor structurele aanpassingen worden meegenomen. De in de experimenteerperiode te maken kosten voor zaken als inhuur van meubilair e.d. worden zoveel mogelijk uit reguliere budgetten gedekt, maar leiden mogelijk tot overschrijdingen.
Stukken die ter inzage liggen
Geen.
Ontwerp
Besluit
De raad van de gemeente zutphen,
gelezen het voorstel van het presidium van 4 december 2017 met nummer
b e s l u i t :
In de periode tot aan de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2018 te experimenteren met c.q onderzoek te doen naar:
- de vergaderlocatie en -opstelling van de raadzaal;
- een agenda-commissie;
- de kwaliteit van het debat;
- de invulling van communicatie rondom raad;
- de herpositionering van Forum- en raadsvergaderingen;
en in te stemmen met het eventueel afwijken van het RvO in de periode tot de gemeenteraadsverkiezingen in maart 2018, daar waar dit in het kader van de bovenstaande experimenten nodig mocht zijn.
Aldus besloten in de openbare vergadering van
de raad van de gemeente zutphen,
gehouden op:
de voorzitter, de griffier,
Behandeld in Technisch Blok 18 december 2017 (20:30 - 21:00) Naar boven
Toelichting griffie
De afgelopen periode heeft de raad een traject doorlopen waarbij vernieuwingsvoorstellen zijn geïnventariseerd met betrekking tot het functioneren van de raad. Eind oktober 2017 heeft hierover een bijeenkomst plaatsgevonden tussen raadsleden, collegeleden en ambtenaren. Het uitgangspunt van de bijeenkomst was het waarderen van wat nu goed gaat en te kijken waar verdere verbetering en groei mogelijk is.
Naar aanleiding van dit proces en de bijeenkomst in oktober hebben de externe begeleiders een advies voor een concept 'Ontwikkelagenda' opgesteld. Dit concept is besproken in de fracties en in het presidium en heeft geleid tot het voorliggende raadsvoorstel. Om te beoordelen of de voorgestelde ideeën voor vernieuwingen een daadwerkelijke verbetering zijn, zal in de periode tot aan de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2018 worden geëxperimenteerd met c.q onderzoek worden gedaan naar een aantal van deze ideeën.
Na de periode van experimenteren, zullen structurele wijzigingen leiden tot een aanpassing van het Reglement van Orde.
De raad wordt gevraagd in te stemmen met de voorgestelde experimenten.
Raadsadviseur: H Nijkamp
Aanwezig namens | Naam |
---|---|
Burgerbelang | E. van Beek - van Heerde en H.J.M Verschure |
SP | E. Müller |
D66 | C.A. Lammers |
PvdA | |
GroenLinks | A.J.A. Putker |
Stadspartij | C.R.L. van Toor |
VVD | H. Hissink |
CDA | G.H. Brunsveld |
ChristenUnie | J.J. Veenstra |
BewustZW | |
Lijst van Vliet | |
Fractie Pepers en Verwoort |
- Portefeuillehouder(s)
- O Bosch, C Pennings-Hanemaaijer, R Sueters
- Pers
- nee
- Publiek
- 8 personen
- Insprekers
- nee
Verslag van de vergadering
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom.
2. Algemeen spreekrecht
Er wordt geen gebruik gemaakt van het algemeen spreekrecht.
3. Aankondiging moties en amendementen
Er worden geen moties en amendementen aangekondigd.
4. Toezeggingenlijsten
4a. Toezeggingenlijst Forum 18 december 2017
De Stadspartij verwijst naar toezegging 17-09. Vòòr 1 december zou het college een reactie toesturen naar aanleiding van de uitkomsten van het locatieonderzoek Wilhelminafontein. De Stadspartij heeft deze reactie nog niet gezien en informeert hiernaar. Het College verwijst naar de berichtgeving vorige week dat sprake is van enige vertraging wat deze reactie betreft. In genoemd bericht is tevens aangegeven dat het College hier begin januari 2018 op terug zal komen.
Het CDA heeft in het Presidium meerdere malen gevraagd om een memo over doelbelasting. Dit is enkele keren toegezegd, maar nog niet geëffectueerd. Spreker wil deze toezegging graag toegevoegd zien aan de lijst van toezeggingen. Het College zegt toe dat het memo in januari 2018 aan de raad wordt gestuurd.
4b. Toezeggingenlijst Raad 18 december 2017
Geen vragen of opmerkingen.
5. Vermoedelijke hamerstukken
Er bestaat geen behoefte om op onderstaande voorstellen te reageren. De voorstellen worden als hamerstuk doorgeleid naar de Raad.
5a. Vernieuwing functioneren van de raad - keuzes inzake uit te werken richtingen
5b. Budgetoverheveling focustraject 2017-2018
5c. Renovatie sportzaal De Mene
5d. Bestemmingsplan Keucheniusstraat 26
5e. Wijziging tarieventabel Wegsleepverordening Zutphen 2003
5f. Vaststelling belastingverordeningen gemeente Zutphen 2018
6. Lijst ingekomen stukken Raad 18 december 2017
De voorzitter stelt vast dat er geen behoefte bestaat om in te gaan op de lijst ingekomen stukken.
7. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 18 december 2017
De voorzitter stelt vast dat er geen behoefte bestaat om in te gaan op de lijst ter inzage liggende stukken.
8. Forumverslag 04-12-2017
Wordt conform vastgesteld.
9. Sluiting
Advies
Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad
Behandeld in Raad 18 december 2017 (21:30 - 23:00) Naar boven
Verslag van de vergadering
Zie de bijlage.
Besluit
Aangenomen
Geen amendementen ingediend
Gerelateerde links
Via onderstaande links kunt u meer informatie vinden over dit onderwerp.