Pagina delen

Vaststellen van het controleprotocol voor de accountantscontrole op de Jaarrekeningen 2014 en 2015

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

vast te stellen:

  1. het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2014 en 2015
  2. voor het boekjaar 2014 en 2015 uit te gaan van de wettelijke minimum vereisten
  3. voor het boekjaar 2014 en 2015 de hoogte van de rapporteringstolerantie te bepalen op € 50.000

Een en ander conform bijgevoegd concept-protocol en normenkader.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

De accountant moet een oordeel geven over de rechtmatigheid van de gemeentelijke jaarrekeningen. Dit oordeel komt naast het oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening.

De controle op rechtmatigheid betreft het nagaan of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot

stand zijn gekomen. Rechtmatig wil zeggen in overeenstemming met wet- en regelgeving en met

de begroting. De raad moet de hierboven bedoelde wet- en regelgeving vast leggen in een normenkader ten behoeve van de controlerend accountant. Dit normenkader voor 2014 en 2015 wordt hierbij aangeboden. Om een oordeel te kunnen geven omtrent de rechtmatigheid moet de accountant ook de beschikking hebben over een controleprotocol. Dit protocol treft u eveneens hierbij aan. 

Enige jaren geleden is in overleg met de Auditcommissie er voor gekozen het protocol niet meer jaarlijks vast te laten stellen maar voor een periode van twee jaren, in casu 2014 en 2015. Indien nodig zal het normenkader wel jaarlijks worden geactualiseerd.

 

Het voorliggende protocol is wat betreft de opzet gelijk aan het protocol zoals de afgelopen jaren is gehanteerd.

 

Beoogd effect

Kaders stellen voor het onderzoek van de accountant naar de rechtmatigheid van de jaarrekening 2014 en 2015.

 

Argumenten

1. De omvang van de accountantscontrole en de rol van de gemeenteraad (controleprotocol)

In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) is vastgelegd wat de controle

minimaal behelst. In de Verordening op grond van artikel 213 van de Gemeentewet (‘controle-verordening gemeente Zutphen 2005’) vastgesteld door de raad  d.d. 30 mei 2005, zijn bepalingen te vinden die betrekking hebben op de rol van de gemeenteraad ten aanzien van de accountant en de mogelijkheden om daarin keuzes te maken. Dit resulteert in het volgende overzicht:

De gemeenteraad benoemt de accountant en is de formele opdrachtgever voor de controle.

De raad stelt een normenkader vast, waaraan de accountant toetst.

De raad stelt een controleprotocol vast, waarin naast het normenkader zijn opgenomen:

- de goedkeuringstoleranties

- de rapporteringstoleranties

 

Het normenkader is een overzicht met daarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de interne regels en verordeningen, op basis waarvan de accountant de uitvoering door het college toetst (de reikwijdte). Het betreffende overzicht is de bijlage “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole 2014 en 2015 gemeente Zutphen”. Eveneens als in voorgaande jaren wordt de financiële rechtmatigheid beperkt tot recht, hoogte en duur.

Het concept-controleprotocol en normenkader is met de accountant besproken.

 

2. Wettelijke minimum eisen als goedkeuringstolerantie vaststellen

Wettelijk zijn er minimum eisen waaraan voldaan moet worden. Wij kiezen voor deze minimale eisen geheel conform hetgeen landelijk gebruikelijk is.

De goedkeuringstolerantie houdt in: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. Het percentage wordt toegepast op het totaal aan bruto-lasten (inclusief mutaties met reserves). De wettelijke minimumeisen die hiervoor gelden zijn:

Strekking van de controleverklaring:

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaar-
rekening (% lasten)

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Op basis van de begroting 2014 van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1,329 miljoen en een totaal aan onzekerheden van circa € 3,987 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De percentages worden toegepast op het totaal aan bruto-exploitatielasten (inclusief toevoegingen aan  reserves, afgerond € 132.884.000).

Voor het begrotingsjaar 2015 wordt uitgegaan van het totaal aan bruto-exploitatielasten (inclusief toevoegingen aan  reserves) zoals opgenomen in de begroting. Uw raad heeft de mogelijkheid om deze percentages naar beneden bij te stellen. Hogere percentages zijn niet toegestaan. Wij stellen u voor de goedkeuringstolerantie vast te stellen conform de wettelijke minimumeisen zoals vastgelegd in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden.

 

Kanttekeningen

Als bij de controle door de accountant blijkt dat niet of onvoldoende is voldaan aan de eisen die het controleprotocol en het normenkader stelt kan dit leiden tot extra- /  herstelwerkzaamheden. Dit kan weer leiden tot vertraging in de afwikkeling van het proces van de jaarrekening.  

Rapportage/evaluatie

Om te voldoen aan de eisen van rechtmatigheid kan het zijn dat gehanteerde handelwijzen/werkmethoden aangepast moet worden. Het kan zelfs zo ver gaan dat één of meerdere verordeningen aangepast moeten worden. In voorkomende gevallen zal de raad  hiervoor een voorstel worden gedaan.

 

Bijlagen

-Concept-controleprotocol 2014 en 2015

-Normenkader: Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole 2014 en 2015 gemeente Zutphen

Bijlagen

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2014-0158

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 30 oktober 2014 met nummer 44773



b e s l u i t :

- het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2014 en 2015 vast te stellen;

- voor het boekjaar 2014 en 2015 uit te gaan van de wettelijke minimum vereisten;

- voor het boekjaar 2014 en 2015 de hoogte van de rapporteringstolerantie te bepalen op € 50.000,--.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Technisch Blok 17 november 2014 (20:00 - 21:00) Naar boven

Toelichting griffie

Raadsadviseur: G Pletzers

 
Datum 17-11-2014 Tijd 20:00 - 21:00
Zaal
Commissiekamer
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
H.W. Hissink
Griffier
G.J.J.M. Pletzers
Aanwezig namens Naam
BurgerbelangR.C.M. Sueters en M.G.S. Siemes
SPM.J. ten Broeke en H.M.H. Giesen
D66A.S.R. Dijk
PvdAM.M.M. Moester
GroenLinksL. Luesink
StadspartijJ. Boersbroek en J.G.A La Rose
VVDB. van der Veen en H.M.J. Siebelink
CDAM.K. van Straten en K.M. Warmoltz
ChristenUnieR.A. Klein Bennink
Fractie JansenT. Marks

Verslag van de vergadering

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom.

2. Algemeen spreekrecht

Er hebben zich twee insprekers aangemeld.

Als eerste neemt mevrouw Van Til het woord (zie de bijlage voor de inspreekreactie).

Zij vraag aandacht voor mogelijke onjuistheden in de Notitie gebiedsexploitaties 2014-2.

De voorzitter geeft aan dat mevrouw Van Til op het verkeerde moment inspreekt. De notitie gebiedsexploitaties werd besproken in het Forum van 3 november 2014.

D66 vraagt inspreker wat zij met haar reactie wil bereiken.

Inspreker antwoordt dat het college de raad beter moet informeren.

Burgerbelang vraagt het college wat er met de inbreng van inspreker zou moeten gebeuren.

Het college is van mening dat de raad vanavond vragen kan stellen over dit onderwerp. De Notitie gebiedsexploitaties Zutphen 2014-2 staat geagendeerd bij agendapunt 7.

Vervolgens neemt de heer Derks (voorzitter Wijkraad De Hoven) het woord (zie de bijlage voor de inspreekreactie).

De PvdA vraagt of er ambtelijk overleg is geweest.

Inspreker geeft aan dat er is gesproken wijkwethouder Gründemann en dat hij wist dat de wijkraad  tegen afsluiting van de Baankstraat is.

D66 vraagt de wijkraad of er een ander standpunt (van de wijkraad) denkbaar is.

Inspreker antwoordt ontkennend. De Baankstraat mag niet afgesloten worden.

De Stadspartij stelt dat er in het vorige Technisch Blok ook over dit onderwerp gesproken is en begrijpt de behoefte van de wijkraad aan goede communicatie.

Het CDA vraagt of de wijkraad bereid is tot concessies.

Inspreker benadrukt dat het echt belangrijk is dat bewoners uit de wijk kunnen komen.

3. Actieve informatievoorziening

Er is geen actieve informatievoorziening door het college.

4. Aankondiging moties en amendementen

Hier wordt geen gebruik van gemaakt.

5. Toezeggingenlijsten

5a. Toezeggingenlijst Forum 17 november 2014

Geen vragen/opmerkingen.

5b. Toezeggingenlijst Raad 17 november 2014

De Stadspartij is van oordeel dat beantwoording van schriftelijk vragen te lang op zich laat wachten. Termijnen worden overschreden en vragenstellers worden niet geïnformeerd over de (reden van de) vertraging.

Het college geeft aan haar best te doen. Vertragingsberichten worden wel verzonden.

De Stadspartij vindt dat er lacherig wordt gedaan over het onderwerp en acht dit niet passend in de nieuwe bestuurscultuur.

Het college geeft aan de klacht van de Stadspartij serieus te nemen en aan verbetering van de situatie te zullen werken.

6. Vermoedelijke hamerstukken

6a. Verordening organisatie en werkgeverschap griffie gemeente Zutphen 2014

De voorzitter vraagt of er fracties vragen willen stellen. Er zijn geen vragen.

Advies: Voorstel kan door als hamerstuk naar de raad.

6b. Vaststellen van het controleprotocol voor de accountantscontrole op de Jaarrekeningen 2014 en 2015

De voorzitter vraagt of er fracties vragen willen stellen. Er zijn geen vragen.

Advies: Voorstel kan door als hamerstuk naar de raad.

7. Collegevoorstel Zienswijze op het ontwerp provinciaal inpassingsplan rondweg N345 De Hoven

De voorzitter vraagt welke fracties willen reageren.

De VVD staat niet afwijzend tegenover de brief van het college aan de provincie over het Voorontwerp-Inpassingsplan. De VVD wil een goede oplossing voor de wijk en bepleit een goede ontsluiting.

De PvdA vindt dat de ontsluiting via de Baankstraat mogelijk moet blijven en wil graag meer informatie over het ‘geluidsreducerend reliëf’ waar in de brief over gesproken wordt.

Het CDA is van mening dat het college het maximaal haalbare voorstelt en hoopt dat de aansluiting op de Cortenoeversebrug adequaat zal zijn. Vooropstaat dat de wijk goed ontsloten moet blijven. De Baankstraat moet in verband hiermee zoveel mogelijk open blijven.

De Stadspartij vindt dat vooral hulpdiensten altijd in de wijk moeten kunnen komen. De Stadspartij vraagt het college of de provincie de investering in een directe verbinding tussen de N345 en de N348 op het talud van de Cortenoeversebrug wellicht te hoog vindt. Die verbinding is zeer belangrijk en moet er beslist komen. Tenslotte mist de Stadspartij de variant van een tunnel in de brief.

D66 vraagt het college waarom het bezwaarlijk is als de Baankstraat openblijft.

Burgerbelang vraagt het college bij de provincie aan te geven dat de Baankstraat niet afgesloten wordt. Verder vraagt Burgerbelang hoe reëel de plannen zijn voor een parkachtige zone tussen de Teuge en de rondweg. Het betreft hier geen gemeentegrond.

Het college geeft aan dat zij een goede ontsluiting van de wijk belangrijk vindt. Ook heeft zij de ervaring opgedaan dat de provincie constructief meedenkt. Het college antwoordt erop te vertrouwen dat de grond voor de parkachtige zone tezijnertijd aangekocht kan worden. De vormgeving van de verbinding naar de Cortenoeversebrug en de opzet en van het ‘geluidsreducerend reliëf' moeten nog onderzocht worden.  De eventuele aanleg van het reliëf zal bij voorkeur tegelijk met de bouw van de rondweg geschieden.

Het college zegt toe dat de brief aan de provincie aangepast zal worden in het licht van de discussie die met het Forum gevoerd is.

De voorzitter concludeert dat dit agendapunt voldoende besproken is.

8. Memo met nadere toelichting over proces rond azan

De SP geeft aan dat het memo meer duidelijkheid schept. Wel is van belang om de afspraak met de moskee goed vast te leggen en meer draagvlak te verkrijgen onder de omwonenden.

De Stadspartij vraagt om opname van duur en geluidssterkte van de Azan in de APV. Hoe kun je anders handhaven?

De VVD geeft aan dat het memo meer begrip geeft voor de gang van zaken. Verwondering blijft over het feit dat de gemeente samen met de moskee de brief aan omwonenden heeft gestuurd. De VVD vraagt het college hoe omwonenden de zekerheid geboden kan worden dat het bij deze uitbreiding blijft.

D66 geeft aan in te stemmen met het besluit over uitbreiding van de Azan en blij te zijn dat er niet gekozen is voor regeling in de APV. Mochten afspraken niet worden nagekomen dat moeten partijen met elkaar in gesprek gaan.

Het college geeft aan heel bewust voor de rol van facilitator gekozen te hebben. Voorop stond dat partijen met elkaar in gesprek zouden gaan. Dat biedt de beste garantie voor goed samenleven. Het college erkent dat het achteraf bezien beter geweest ware om het gesprek met omwonenden aan te gaan voordat de brief aan omwonenden verzonden werd.

De voorzitter concludeert dat dit agendapunt voldoende besproken is.

9. Lijst ingekomen stukken Raad 17 november 2014

Hier zijn geen vragen/opmerkingen over.

10. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 17 november 2014

De Stadspartij heeft een vraag over het Memo over de Hanzehof (stuk 07). De Stadspartij wil graag weten of de rekening van de LA-groep ook betaald wordt uit het bedrag dat uitgetrokken wordt voor de exploitatie.

Het college geeft aan het antwoord niet te weten. De Stadspartij kan deze vraag opnieuw stellen in het Forum waarin het betreffende memo geagendeerd wordt.

11. Vaststellen forumverslag(en)

11a. Forumverslag 03-11-2014

Het verslag wordt vastgesteld.

12. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun komst.

Bijlagen

Advies

Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad

Behandeld in Raad 17 november 2014 (21:30 - 23:00) Naar boven

 
Datum 17-11-2014 Tijd 21:30 - 23:00
Zaal
Raadzaal
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
J.A. Gerritsen
Griffier
G.A.J. Winters

Verslag van de vergadering

Bijlagen

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend