Pagina delen

Vaststellen van het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2019 en 2020 van de gemeente Zutphen

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

1. het “Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2019 en 2020 van de gemeente Zutphen” (inclusief Normenkader) vast te stellen.
2. voor het boekjaar 2019 en 2020 uit te gaan van de wettelijke minimum vereisten.
3. voor het boekjaar 2019 en 2020 de hoogte van de rapporteringstolerantie te bepalen op € 50.000.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Door de accountant wordt bij de jaarrekening een controleverklaring verstrekt waarin zowel over de getrouwheid als de rechtmatigheid een oordeel wordt opgenomen.

De controle op rechtmatigheid betreft het nagaan of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot

stand zijn gekomen. Het gaat er om dat beoordeeld kan worden of gehandeld is in overeenstemming met externe wet- en regelgeving, eigen gemeentelijke verordeningen en de begroting. Evenals in voorgaande jaren wordt de financiële rechtmatigheid beperkt tot recht, hoogte en duur. Om een oordeel te kunnen geven omtrent de rechtmatigheid moet de accountant de beschikking hebben over een vastgesteld controleprotocol, inclusief normenkader.

Het normenkader is een overzicht met daarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de interne regels en verordeningen, op basis waarvan de accountant de uitvoering door het college toetst (de reikwijdte). Het normenkader maakt als bijlage onderdeel uit van het voorliggende controleprotocol.

De afgelopen jaren heeft de gemeente een goedkeurende controleverklaring ontvangen voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid.

Enige jaren geleden is in overleg met de Auditcommissie er voor gekozen het protocol niet meer jaarlijks vast te laten stellen maar voor een periode van twee jaren. Het Controleprotocol 2018 bestreek een periode van 1 boekjaar (2018). Hiervoor was gekozen omdat dit exact aansloot op het toenmalige contract met de accountant dat liep tot en met het boekjaar 2018. Ingaande 2019 is sprake van een nieuw contract met de accountant en wordt voorgesteld het Controleprotocol weer voor een periode van 2 boekjaren vast te stellen.

Het voorliggende protocol en normenkader is wat betreft de opzet gelijk aan het protocol zoals de afgelopen jaren is gehanteerd.

Beoogd effect

Kaders stellen voor het onderzoek van de accountant naar de rechtmatigheid van de jaarrekening 2019 en 2020.

Argumenten

1. Een controleprotocol (inclusief normenkader) voor de accountantscontrole moet er zijn.
Om een oordeel te kunnen geven omtrent de rechtmatigheid moet de accountant de beschikking hebben over een vastgesteld controleprotocol. Bijgaand concept-controleprotocol 2019 en 2020 is inhoudelijk gelijk aan het controleprotocol van 2018. Het overzicht van relevante wet en regelgeving (Normenkader) is geactualiseerd en behoort als bijlage bij het Controleprotocol.

2. Er zijn wettelijke minimum eisen betreffende de goedkeuringstolerantie.
Wettelijk zijn er minimumeisen waaraan voldaan moet worden. In het concept-controleprotocol wordt uitgegaan van deze minimum goedkeuringstolerantie volgens onderstaande tabel:

 

Strekking van de accountantsverklaring:

Goedkeuringstolerantie

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening (% lasten)

≤ 1%

>1%<3%

-

≥ 3%

Onzekerheden in de controle (% lasten)

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

Op basis van de primaire begroting 2019 van onze gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1,792 miljoen en een totaal aan onzekerheden van circa € 5,376 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De percentages worden toegepast op het totaal aan bruto-exploitatielasten (inclusief toevoegingen aan reserves, afgerond € 179.195.000). Voorgesteld wordt voor het boekjaar 2019 en 2020 uit te gaan van vermelde minimum percentages.

Uw raad heeft de bevoegdheid om deze percentages naar beneden bij te stellen. Hogere percentages zijn wettelijk niet toegestaan.

3. De hoogte van de rapporteringstolerantie bepalen op € 50.000 is reëel.
De rapporteringstolerantie houdt in: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Voorgesteld wordt voor zowel 2019 als 2020 dit bedrag evenals voorgaande jaren op € 50.000 te bepalen. Dit houdt in dat de accountant elke fout of onzekerheid ten aanzien van lasten, baten en balansmutaties groter dan dit bedrag rapporteert in zijn Verslag van bevindingen.

Kanttekeningen

Als bij de controle door de accountant blijkt dat niet of onvoldoende is voldaan aan de eisen die het controleprotocol en het normenkader stelt kan dit leiden tot extra-, herstelwerkzaamheden.

Er kunnen na vaststelling van het Controleprotocol en normenkader nog wijzigingen zijn in wet- en regelgeving die ook van toepassing zijn op financiële beheershandelingen in 2019 en 2020. Als tijdens de controle door de accountant blijkt dat het normenkader niet meer actueel is, kan dit er toe leiden dat de accountant verzoekt het normenkader te actualiseren.

Dit kan leiden tot vertraging in de afwikkeling van het proces van de jaarrekening.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Het concept-Controleprotocol is behandeld in de Auditcommissie van 24 oktober 2019. De Auditcommissie heeft aangegeven zich te kunnen vinden in dit protocol. Het protocol en het normenkader zullen leiden tot een gerichte opdracht aan de accountant.

Bijlagen

- Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2019 en 2020 van de gemeente Zutphen
- Normenkader 2019 (bijlage bij Controleprotocol)

Bijlagen

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2019-0124

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 12 november 2019 met nummer 150768



b e s l u i t :

1. het “Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2019 en 2020 van de gemeente Zutphen” (inclusief Normenkader) vast te stellen
2. voor het boekjaar 2019 en 2020 uit te gaan van de wettelijke minimum vereisten
3. voor het boekjaar 2019 en 2020 de hoogte van de rapporteringstolerantie te bepalen op € 50.000

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Technisch Blok 2 december 2019 Naar boven

Toelichting griffie

Door de accountant wordt bij de jaarrekening een controleverklaring verstrekt waarin zowel over de getrouwheid als de rechtmatigheid een oordeel wordt opgenomen. De controle op rechtmatigheid betreft het nagaan of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat er om dat beoordeeld kan worden of gehandeld is in overeenstemming met externe wet- en regelgeving, eigen gemeentelijke verordeningen en de begroting.

Om een oordeel te kunnen geven omtrent de rechtmatigheid moet de accountant de beschikking hebben over een vastgesteld controleprotocol, inclusief normenkader. Het normenkader is een overzicht met daarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de interne regels en verordeningen, op basis waarvan de accountant de uitvoering door het college toetst (de reikwijdte). Het normenkader maakt als bijlage onderdeel uit van het voorliggende controleprotocol.

Het college stelt de raad onder andere voor het “Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2019 en 2020 van de gemeente Zutphen” vast te stellen en voor het boekjaar 2019 en 2020 de hoogte van de rapporteringstolerantie te bepalen op € 50.000.

De auditcommissie heeft kennis genomen van het controleprotocol (22/10/2019). Ze geeft een positief advies; het controleprotocol is in lijn met het door de raad vastgestelde Programma van Eisen ten behoeve van aanbesteding accountantsdiensten vanaf boekjaar 2019 (17/12/2018).

Raadsadviseur: B.M. Duizer

 
Datum 02-12-2019 Tijd 21:00 - 22:00
Zaal
Shrewsburykamer
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
D. Logemann
Griffier
B.M. Duizer
Aanwezig namens Naam
GroenLinksM Dolfing
SPM de Ridder
PvdAM.M.M. Moester
BurgerbelangE Yildirim
D66H. Brouwer
VVDH. Hissink
CDAG.H. Brunsveld
StadspartijB Vink
BewustZWA. Verwoort
ChristenUnieR.A. Klein Bennink

Verslag van de vergadering

1. Opening

Voorzitter: De vergadering is geopend, welkom allemaal. We hebben een groot aantal stukken op de agenda, waarvan de inschatting is dat het vooral hamerstukken in de raad betreft. Enkele stukken zijn vanavond voor een (korte) bespreking geagendeerd.

2. Algemeen spreekrecht

Voorzitter: Graag eerst uw aandacht voor de inspreker. Het woord is aan de heer Athmer.

Zie voor de bijdrage van de heer Athmer de bijlage bij het verslag.

Voorzitter: Dank u wel meneer Athmer. Zijn er vragen voor de inspreker?

PvdA: Zijn er in Nederland bedrijven die werken met open deuren-beleid?

Inspreker: MamaLoes Babysjop werkt op deze manier. En in 2021 opent een Greyston bakkerij in Amsterdam op basis van hetzelfde concept.

SP: Bedankt voor dit mooie betoog. Wat ik me afvraag is wat de rol van de raad hierin kan zijn?

Inspreker: Ik bedoel niet direct dat de gemeente als bedrijfseigenaar op deze manier aan de slag moet gaan. De gemeente kan echter wel sturen en stimuleren. Bijvoorbeeld door hindernissen in regelgeving weg te nemen, bedrijven uit te nodigen naar Zutphen te komen en te faciliteren.

GroenLinks: Heeft u al ondernemers uit Zutphen gesproken?

Inspreker: Nog niet. Wel ken ik enkele bedrijven, groot en klein, die open staan voor het idee.

D66: Kunnen we dit puur aan de ondernemers overlaten?

Inspreker: Dat kan. Het kost alleen meer tijd en je bent als gemeente afhankelijk van initiatieven van anderen.

Voorzitter: De inspreker heeft verzocht om een eigenstandig Forum over dit onderwerp. Hoe denken de fracties daarover?

GroenLinks en VVD: We kunnen het aan de fracties zelf overlaten initiatief te nemen.

PvdA: Wij denken dat het thema zich goed leent voor een Forumavond.

D66: Wanneer we een forum organiseren, zou het goed zijn voor een bredere opzet te kiezen. Daarbij denk ik aan basisbanen, waar de Wetenschappelijk Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) over heeft gerapporteerd, en het idee van een basisinkomen.

Voorzitter: Ik constateer dat de meningen verdeeld zijn en stel voor dat we het verzoek om een forum over dit onderwerp voorleggen aan het Presidium. Zij kunnen bepalen of het forum er moet komen en welke vorm en welke breedte wenselijk is.

Bedankt voor uw bijdrage meneer Athmer, u kunt weer plaatsnemen op de publieke tribune.

3. Actieve informatievoorziening vanuit het college

Geen informatie.

4. Aankondiging moties en amendementen

GroenLinks: Wij hebben twee moties in voorbereiding. De eerste is een motie over Grondstoffenrijk Zutphen, de tweede gaat over huis aan huis bladen en reclamefolders. We zijn van plan de moties op 16 december in te dienen en we zullen nog bezien of we vragen om directe behandeling en besluitvorming. Het uitgangspunt is dat andere fracties voldoende tijd krijgen zich een oordeel te vormen over de moties.

5. Toezeggingenlijsten

5a Toezeggingenlijst Forum 2 december 2019

Geen opmerkingen.

5b Toezeggingenlijst Raad 2 december 2019

BewustZW: Hoe staat het met de toezegging over het maaibeleid bij trapveldjes (nummer 2019-16)?

Voorzitter: In de lijst ter inzage liggende stukken is het beloofde memo opgenomen (memo nr. 1).

GroenLinks: Is bekend wanneer het voor eind november aangekondigde memo over de pilot inburgering beschikbaar komt (nummer 2019-15)?

College: Dat zal ik voor u nagaan.

D66: De toezegging over het plan van aanpak invulling en uitvoering aanbevelingen Rekenkameronderzoek ‘Taken op afstand dichtbij’ (2018-07), hoe staat het daarmee?

College: Ook dit zullen we voor u uitzoeken.

6. Vermoedelijke hamerstukken

6a Verordening Werkgeverscommissie gemeente Zutphen 2020

VVD: Onze fractie heeft vragen bij dit voorstel. We hebben behoefte aan een Forum.

CDA: Wat is uw vraag? Ik ben hier namens de Werkgeverscommissie om vragen te beantwoorden over dit onderwerp.

VVD: Op dit moment is me niet helemaal helder wat vanuit de fractie is bedoeld. Het gaat om artikel 2, lid 5 van de verordening.

Voorzitter: Ik stel voor dat u probeert in bilateraal overleg de vraag scherp te krijgen, zodat deze kan worden beantwoord. Het voorstel gaat vooralsnog als hamerstuk door naar de raad.

6b Eerste Wijzigingsverordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Zutphen 2019

Voorzitter: Dit voorstel kan als hamerstuk door naar de raad.

6c Vaststelling Algemene subsidieverordening gemeente Zutphen 2019

BewustZW: We willen dit onderwerp graag als bespreekpunt op de agenda van de raad. Dat geldt ook voor de agendapunten 6d en 6e.

Voorzitter: We laten de Agendacommissie weten dat de fractie van BewustZW heeft gevraagd van dit onderwerp een bespreekpunt te maken in de raad.

6d Vaststelling belastingverordeningen gemeente Zutphen 2020

Voorzitter: We laten de Agendacommissie weten dat de fractie van BewustZW heeft gevraagd van dit onderwerp een bespreekpunt te maken in de raad.

6e Aansluiting van de gemeenschappelijke regelingen ODA, PlusOV en Tribuut bij werkgeversvereniging

Voorzitter: We laten de Agendacommissie weten dat de fractie van BewustZW heeft gevraagd van dit onderwerp een bespreekpunt te maken in de raad.

6f Vaststellen van het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2019 en 2020 van de gemeente Zutphen

Voorzitter: Dit voorstel kan als hamerstuk door naar de raad.

7 Herbeoordeling reserves

BewustZW: Eén van de subsidies was bedoeld voor glasvezel. In Warnsveld is glasvezel inmiddels aangelegd, is dat in de gehele gemeente inmiddels gebeurd?

College: Alleen het surplus, het geld dat over is na de aanleg van glasvezel in de hele gemeente, zetten we over naar de algemene reserve.

8 Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente Zutphen 2020

Voorzitter: Ik constateer dat er geen vragen zijn over dit voorstel en dat het door kan naar de raad.

9 Lijst ingekomen stukken Raad 16 december 2019

SP: De inhoud van de brief van wijkteam de zuidwijken over de Uitwijk (rubriek C, nummer 01) vinden wij verontrustend. Wat doet het college hieraan?

College: We zijn bezig uit te zoeken hoe het precies zit. Er zitten een aantal aannames in de brief die helaas niet juist zijn. Het college komt nog met een schriftelijke reactie.

10 Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 2 december 2019

GroenLinks: Over het Vispoortplein/ de voormalige meisjesvakschool (collegestuk nummer 3) willen we graag een Forum.

Voorzitter: We laten de Agendacommissie weten dat de fractie van GroenLinks heeft gevraagd dit onderwerp in een Forum te bespreken.

11 Overzicht van nog te agenderen onderwerpen in forum en raad van 22 november 2019

GroenLinks: We zien op de lijst dat het college is gevraagd een memo over de voortgang en realisatie van ideeën uit het Blauwboek op te stellen. Voor onze fractie is dat niet voldoende, we willen dit onderwerp graag bespreken in een Forum.

Voorzitter: We laten de Agendacommissie weten dat de fractie van GroenLinks heeft gevraagd dit onderwerp in een Forum te bespreken. Het ligt voor de hand het onderwerp te agenderen wanneer het memo van het college is ontvangen.

12 Vaststellen forumverslag(en)

12a Forumverslag 07-11-2019

Het Forumverslag van 7 november 2019 wordt vastgesteld.

12b Forumverslag 14-11-2019

Het Forumverslag van 14 november 2019 wordt vastgesteld.

13 Sluiting

Voorzitter: Dank voor uw bijdrage, de vergadering is gesloten.

Bijlagen

Advies

Voldoende besproken. Vermoedelijk hamerstuk in de raad

Behandeld in Raad 16 december 2019 Naar boven

 
Datum 16-12-2019 Tijd 19:30 - 23:00
Zaal
Burgerzaal
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
A. Vermeulen
Griffier
G.A.J. Winters

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.

Bijlagen

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend