Vaststellen van het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2017

Onderwerp

Vaststellen van het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2017

Programma

Algemene dekkingsmiddelen

Forum

Hamerstuk

Portefeuillehouder

O Bosch

Inlichtingen bij

Wim van der Veen
0575587212 W.vanderVeen@zutphen.nl

Soort bevoegdheid

Kaderstellend

Beleidsvrijheid

Beperkt

Programmabegrotingswijziging

Nee

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

1. Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2017 vast te stellen.

2. Voor het boekjaar 2017 uit te gaan van de wettelijke minimum vereisten.

3. Voor het boekjaar 2017 de hoogte van de rapporteringstolerantie te bepalen op € 50.000.

Een en ander conform bijgevoegd concept-protocol en normenkader.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Door de accountant wordt bij de jaarrekening een controleverklaring verstrekt waarin zowel over de getrouwheid als de rechtmatigheid een oordeel wordt opgenomen.

De controle op rechtmatigheid betreft het nagaan of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot

stand zijn gekomen. Het gaat er om dat beoordeeld kan worden of gehandeld is in overeenstemming met externe wet- en regelgeving, eigen gemeentelijke verordeningen en de begroting. Evenals in voorgaande jaren wordt de financiële rechtmatigheid beperkt tot recht, hoogte en duur. Om een oordeel te kunnen geven omtrent de rechtmatigheid moet de accountant de beschikking hebben over een vastgesteld controleprotocol, inclusief normenkader.

Het normenkader is een overzicht met daarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de interne regels en verordeningen, op basis waarvan de accountant de uitvoering door het college toetst (de reikwijdte). Het normenkader maakt als bijlage onderdeel uit van het voorliggende controleprotocol.

De afgelopen jaren heeft de gemeente een goedkeurende controleverklaring ontvangen voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid.

Enige jaren geleden is in overleg met de Auditcommissie er voor gekozen het protocol niet meer jaarlijks vast te laten stellen maar voor een periode van twee jaren. In afwijking hiervan bestrijkt het voorliggende protocol een periode van 1 boekjaar (2017). Hiervoor is gekozen omdat dit exact aansluit op het huidige contract met de accountant dat loopt tot en met het boekjaar 2017. Het voorliggende protocol en normenkader is wat betreft de opzet gelijk aan het protocol zoals de afgelopen jaren is gehanteerd.

Beoogd effect

Kaders stellen voor het onderzoek van de accountant naar de rechtmatigheid van de jaarrekening 2017.

Argumenten

1. Een controleprotocol (inclusief normenkader) voor de accountantscontrole moet er zijn

Om een oordeel te kunnen geven omtrent de rechtmatigheid moet de accountant de beschikking hebben over een vastgesteld controleprotocol. Bijgaand concept-controleprotocol 2017 is inhoudelijk gelijk aan het controleprotocol van 2016. Het overzicht van relevante wet en regelgeving (Normenkader) is geactualiseerd en behoort als bijlage bij het Controleprotocol.

2. Er zijn wettelijke minimum eisen betreffende de goedkeuringstolerantie

Wettelijk zijn er minimumeisen waaraan voldaan moet worden. In het concept-controleprotocol wordt uitgegaan van deze minimum goedkeuringstolerantie volgens onderstaande tabel:

	Strekking van de accountantsverklaring:
Goedkeuringstolerantie	Goed-keurend		Beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
Fouten in de jaarrekening (% lasten)	≤ 1%	>1%<3%		-	≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)	≤ 3%	>3%<10%		≥ 10%	-

Op basis van de primaire begroting 2017 van onze gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1,670 miljoen en een totaal aan onzekerheden van circa € 5,009 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De percentages worden toegepast op het totaal aan bruto-exploitatielasten (inclusief toevoegingen aan reserves, afgerond € 166.972.000). Voorgesteld wordt voor het boekjaar 2017 uit te gaan van vermelde minimum percentages.

Uw raad heeft de bevoegdheid om deze percentages naar beneden bij te stellen. Hogere percentages zijn wettelijk niet toegestaan.

3. De hoogte van de rapporteringstolerantie bepalen op € 50.000 is reëel

De rapporteringstolerantie houdt in: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voort­vloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Voorgesteld wordt voor 2017 dit bedrag evenals voorgaande jaren op € 50.000 te bepalen. Dit houdt in dat de accountant elke fout of onzekerheid ten aanzien van lasten, baten en balansmutaties groter dan dit bedrag rapporteert in zijn Verslag van bevindingen.

Kanttekeningen

Als bij de controle door de accountant blijkt dat niet of onvoldoende is voldaan aan de eisen die het controleprotocol en het normenkader stelt kan dit leiden tot extra-, herstelwerkzaamheden.

Er kunnen na vaststelling van het Controleprotocol en normenkader nog wijzigingen zijn in wet- en regelgeving die ook van toepassing zijn op financiële beheershandelingen in 2017. Als tijdens de controle door de accountant blijkt dat het normenkader niet meer actueel is, kan dit er toe leiden dat de accountant verzoekt het normenkader te actualiseren.

Dit kan leiden tot vertraging in de afwikkeling van het proces van de jaarrekening.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Het concept-Controleprotocol is behandeld in de Auditcommissie van 10 oktober 2017. De Auditcommissie heeft aangegeven zich te kunnen vinden in dit protocol. Het protocol en het normenkader zullen leiden tot een gerichte opdracht aan de accountant.

Bijlagen

- Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2017

- Normenkader 2017 (bijlage bij Controleprotocol)

Ontwerp

Besluit

De raad van de gemeente zutphen,

gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 24 oktober 2017 met nummer 111664

b e s l u i t :

1. Het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2017 vast te stellen.

2. Voor het boekjaar 2017 uit te gaan van de wettelijke minimum vereisten.

3. Voor het boekjaar 2017 de hoogte van de rapporteringstolerantie te bepalen op € 50.000.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:

de voorzitter, de griffier,