Transformatieproof subsidiebeleid

Onderwerp Transformatieproof...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Transformatieproof subsidiebeleid

Onderwerp Transformatieproof subsidiebeleid
Portefeuillehouder P Withagen
Inlichtingen bij Henrike Aarnink
7988 H.Aarnink@zutphen.nl

Inhoud

Zie de bijlagen.

Bijlagen

Presentatie Nieuw subsidiebeleid in co-creatie
Uitnodigingsbrief forumbijeenkomst Nieuw subsidiebeleid in co-creatie - verzendlijst
Uitnodigingsbrief forumbijeenkomst Nieuw subsidiebeleid in co-creatie

Forum van 25 september 2017


Toelichting griffie:

Het huidige subsidiebeleid lijkt niet optimaal bij te dragen aan de strategische doelen van de gemeente. Daarom wordt gekeken naar mogelijkheden om het beleid te vernieuwen, zodat dit beter aansluit bij deze strategische doelen.

In een inleidende presentatie van zo’n 15 minuten wordt het Forum geïnformeerd over de opbrengst van het voortraject. Dit voortraject bestond onder meer uit 3 bijeenkomsten / thematafels.
Na deze presentatie wordt vervolgens met vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en inwoners in subgroepen een kwartier informeel van gedachten gewisseld.

Daarna volgt een plenaire discussie over de opbrengst van dit voortraject en eventuele zaken die zijn opgekomen in het informele deel. De vragen/discussiepunten die in het voortraject omhoog zijn gekomen en in de presentatie zijn getoond worden daarbij (aangevuld met opbrengst uit het informele deel) ter ondersteuning van het gesprek op een scherm vertoond.

Het gaat daarbij o.a. om:

  1. Hoe kunnen inwoners, instellingen en de gemeente hun krachten bundelen met het oog op het versterken van de sociaal economische kracht van Zutphen?
  2. Hoe kan hernieuwd subsidiebeleid hier aan bij dragen?
  3. Wat is daar voor nodig (informatie-uitwisseling, bijeenkomsten, afspraken)?

Het is niet de verwachting of het doel dat op deze avond een eenduidig beeld zal ontstaan, maar wel dat inzichtelijker wordt hoe betrokkenen elkaar kunnen versterken.

Na deze bijeenkomst gaat het college de geleverde inbreng verwerken om uiteindelijk een voorstel voor een nieuw ingericht subsidiebeleid aan de raad voor te kunnen leggen.

In de Burgerzaal zal een alternatieve vergaderopstelling worden klaargezet. De projectleider zal door de voorzitter de zaal in worden gestuurd om de aanwezigen bij het gesprek te betrekken.


Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Datum: 25-09-2017
Tijd: 19:30 - 21:00
Zaal: Burgerzaal
Behandeling: Adviserend
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: A. van Dijk
Griffier: G.A.J. Winters

Aanwezig namensNaam
BurgerbelangE. van Beek - van Heerde
SPG.J.N. Müller
D66W.M. Voorham
PvdA
GroenLinksS. Uenk
StadspartijJ. Boersbroek
VVDH. Hissink
CDAG.H. Brunsveld
ChristenUnieR.A. Klein Bennink
BewustZW
Lijst van Vliet
Fractie Pepers en Verwoort

Portefeuillehouder(s): P Withagen
Pers: ja
Publiek: 28 personen
Insprekers: nee

Verslag van de vergadering

Opening

Wethouder Withagen, Forumleden, inwoners en vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen zijn welkom geheten door de voorzitter. Het doel van deze bijeenkomst is om informatie te vergaren voor een definitief voorstel aangaande het hernieuwde subsidiebeleid. Met het hernieuwde subsidiebeleid dient beter aangesloten te worden bij de door het College en de Raad opgestelde speerpunten. In mei, juni en juli 2017 zijn in het kader van dit traject drie thematafelbijeenkomsten georganiseerd. Allen georganiseerd door projectleider Mirte Loeffen (RadarAdvies) en haar collega Annelies Romme (Seinpost Adviesbureau). Mirte Loeffen is gespreksleider van deze avond.

De gespreksleider geeft aan dat tijdens deze bijeenkomst via een interactieve werkwijze gesproken wordt over nieuw subsidiebeleid. Samen wordt gekeken naar het subsidiebeleid in het algemeen en de rol van de gemeenteraad daarbij in het bijzonder. Alvorens de inhoud in te duiken is het filmpje ‘Wereld in transitie’ getoond. De kern van deze film over pinguïns op Antartica is dat de werkelijkheid constant aan verandering onderhevig is en daarmee ook de optimaal te bewandelen route. Een proces van trial en error is nodig om het gewenste doel te bereiken . Een zelfde iteratief proces is doorlopen om tot hernieuwd subsidiebeleid te komen. Stapsgewijs is gewerkt aan nieuwe routes waarbij de regiegroep (bestaande uit de ambtelijk opdrachtgever, de controller, de communicatiemedewerker, de twee externe adviseurs en een ondersteuner) op basis van voortschrijdend inzicht steeds opnieuw de route heeft bepaald.

Het doel van deze avond is tweedelig:

  1. Enerzijds raken de aanwezigen geïnformeerd over het doorlopen proces en de belangrijkste uitkomsten.
  2. Anderzijds wordt er voortgebouwd aan hernieuwd subsidiebeleid op basis van co-creëren: en met elkaar de route uitstippelen naar hoe transformatieproof subsidiebeleid er uit moet zien in het algemeen en de rol van de gemeenteraad daarbij in het bijzonder. Een verschuiving van een representatieve, naar een participatieve democratie is één van de dromen die tijdens dit traject zijn geuit.

Programma

  1. Warming-up
  2. Informeren
  3. Co-creëren/kennismaken
  4. Afsluiting en vervolg

1. Warming-up

De aanwezigen kregen de opdracht om zich naar elkaar toe te draaien en met elkaar uit te wisselen wat hen drijft of motiveert in hun huidige rol. Na vijf minuten zijn enkele verhalen plenair uitgewisseld.

Stadspartij: Evenementen krijgen nu vaak jaarlijkse subsidies. Dit zorgt elk jaar voor onzekerheid wat plannen en promoten lastiger maakt. Behoefte is er aan een pro-actief handelen van de ambtenarij om zaken mogelijk te maken rondom cultuur. Jaarlijks terugkerende evenementen zouden op structurele basis subsidie moeten krijgen. Met de huidige werkwijze is er elk jaar onzekerheid. Dit maakt het lastig om activiteiten te plannen en promoten. Een duurzame constructie in de financiering van terugkerende evenementen wordt op prijs gesteld.

Bewoner centrum Zutphen: Co-creatie kan en gaat voorbij aan een vraag en antwoordspel tussen inwoners en de gemeente. Met de leertafel voor de kermis in Zutphen wordt hier ervaring mee opgedaan. Inwoners, ondernemers, gemeente, veiligheid en kermisexploitanten evalueren de kermis en bedenken samen oplossingen voor knelpunten. Dit levert minder licht, minder geluidsoverlast en meer politie op waardoor de kermis door steeds meer mensen gewaardeerd gaat worden.

Projectleider 2GetThere: In de gemeente Zutphen is behoefte aan meer en structureler aanbod voor jongeren. Voor hen dient structureel meer georganiseerd te worden.

Geconstateerd wordt dat de overkoepelende drijfveer is dat deze aanwezigen gaan voor de Zutphense samenleving en deze willen verbeteren.

2. Informeren

Opdrachtbeschrijving

Het doel van de korte presentatie is om aanwezigen te informeren over het doorlopen proces om vervolgens tijdens het co-creatie gedeelte voort te kunnen borduren op dat wat voorafgaand aan deze avond is bedacht. De aanleiding voor het hernieuwde subsidiebeleid is de behoefte om met het subsidiebeleid een bijdragen te leveren aan en te sturen op de strategie om de sociaal economische kracht van Zutphenaren te versterken. De centrale vraag daarbij is in hoeverre de huidige manieren van subsidiëren passend is bij wat we beogen. Om deze vraag te beantwoorden en handvatten voor oplossingen te verzamelen zijn vijf producten opgeleverd:

  • Staalkaart: Wat gaat er om in subsidies in de gemeente Zutphen en hoe lopen subsidiestromen?
  • Monitorinstrument: Hebben subsidiestromen het beoogde effect? En meten we met de huidige monitorinstrumenten wat we willen weten?
  • Afwegingskader: Kernelementen/kernkwaliteiten van te voren meegeven aan initiatieven/partijen die een subsidieaanvraag willen doen.
  • Proces: Hoe kunnen we het hernieuwde subsidiebeleid op een duurzame manier inrichten?
  • Aanbevelingen: Concrete aanbevelingen aan de hand van de vier voorgaande producten en het doorlopen proces.

Het proces

Om tot hernieuwd subsidiebeleid te komen is een proces doorlopen met verschillende overlegstructuren en stakeholders.

  • Opdrachtgever: Wethouder Patricia Withagen en Adjunct-directeur Henrike Aarnink
  • Stuurgroep: Bestaande uit de ambtelijk opdrachtgever, de controller, een communicatiemedewerker, de externe projectleider en een ondersteuner die samen sturing hebben gegeven aan het proces.
  • Projectteams: rondom de vijf producten zijn projectteams geformeerd bestaande uit ambtenaren die betrokken zijn, of feeling hebben met het betreffende onderwerp.
  • Thematafels: Er zijn drie thematafels georganiseerd waarbij ambtenaren, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en inwoners bij aanwezig waren.

Resultaten: algemeen

De resultaten van het proces om tot hernieuwd subsidiebeleid te komen zijn geordend aan de hand van de droom, de huidige situatie en de weg van droom naar werkelijkheid. Indicatoren die onder de droom, huidige situatie en de weg van droom naar werkelijkheid hangen die gedurende het proces zijn opgehaald, zijn in een tabel getoond. Enkele punten zijn tijdens de presentatie uitgelicht.

  • Vertrouwen: Vertrouwen tussen maatschappelijke instellingen, inwoners én gemeente, maar ook in het proces van co-creëren. Tijdens de eerste thematafel kwam enig wantrouwen naar voren: ‘is het weer zo ver dat wij als inwoners iets mogen zeggen over een project in de projectcarrousel’? Duidelijk is ook dat vertrouwen moet groeien. Dit kan door samen aan de slag te gaan en ervaringen op te bouwen.
  • Co-creatie: Wens om echt samen beleid te maken en samen invulling te geven aan de strategische doelen. Er wordt momenteel al ervaring opgedaan met hybride teams. Wel roept dit ook nog vragen op. Hoe verhoudt co-creatie zich bijvoorbeeld tot de P&C-cyclus?
  • Sturen op outcome in plaats van op datgene wat we subsidiëren. Om dit te kunnen bereiken is het belangrijk dat gewenste resultaten scherper gedefinieerd en geoperationaliseerd worden.
  • Coalitievorming op thema: De droom is geuit om in plaats van individuele partijen te subsidiëren, thema’s of maatschappelijke vraagstukken te subsidiëren. Alle instellingen die iets (denken te kunnen) doen op dit thema dienen samen een plan te maken.
  • Participatieve democratie: Tijdens een van de thematafels wordt de vragen gesteld wat de gemeenteraad doet, waarvoor ze benaderd kunnen worden en hoe de gemeenteraad een rol kan spelen in het hele proces. Deze Forum bijeenkomst is specifiek gericht op dit vraagstuk.

Resultaten: de producten

De staalkaart toont waar subsidies naar toe gaan en biedt handvatten voor een gesprek of men van mening is dat de huidige verhoudingen naar wens zijn. Zo wordt duidelijk dat 2/3 van de subsidies structureel zijn, 30% gaat naar projecten, 3% naar waardering (kleine zaken die bijdragen aan de leefbaarheid) en 2% naar innovatie.
De vraag wordt gesteld of structurele subsidiëring met name wordt gedaan uit gewoonte of ook nagedacht wordt of deze partijen nog voldoen aan de criteria die zijn opgesteld? Wordt hier elk jaar op getoetst? De gespreksleider geeft aan dat het daarom juist ook belangrijk is om ook bij structurele subsidies expliciet te maken welk deel bijvoorbeeld innovatiegelden zijn.

Met het monitorinstrument wordt gemeten of datgene wat beoogd wordt ook bereikt wordt. Dit monitorinstrument bestaat uit een effectenkaart en storytelling. Op de effectenkaart staan de indicatoren waar informatie over gewenst is met daarachter de monitor waarin de betreffende informatie te vinden is. Met storystelling worden verhalen uit de samenleving opgehaald.

De processchets geeft weer welk proces doorlopen dient te worden voor een duurzaam hernieuwd subsidiebeleid. Co-creatie staat hierbij centraal.

Tot slot de aanbevelingen. Hierbij gaat het onder andere op het up-to-date houden van de staalkaart en deze ook gebruiken als handvat voor reflecteren en het implementeren van het monitorinstrument, invoeren van het afwegingskader.

3. Co-creëren/kennismaken

Aanwezigen worden uitgenodigd om plaats te nemen rondom één van de statafels. Hierbij is gestreefd naar een mooie verdeling van Raadsleden, ambtenaren, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en inwoners. Samen dienden de volgende vraagstukken opgepakt te worden:

  • Hoe kunnen inwoners, instellingen en de gemeente hun krachten bundelen met het oog op het versterken van de sociaal economische kracht van Zutphen?
  • Hoe kan hernieuwd subsidiebeleid hier aan bijdragen?
  • Wat is daar voor nodig (informatie-uitwisseling, bijeenkomsten, afspraken?)

Om deze vragen te beantwoorden kan de methode waarderend vernieuwen worden gebruikt. Dit houdt in dat vanuit best practices (discover), een droom over de ideale verhouding raad/maatschappelijk veld wordt geformuleerd. Vervolgens wordt de vraag gesteld wat hiervan realiseerbaar is (destiny). Tot slot dient stilgestaan te worden bij de benodigde eerste stap richting realisatie (deliver).

Zie bijlage 1 voor een beeld van de opbrengst per groep.
Nadat aanwezigen in drie groepen deze vragen hebben besproken, is iedereen weer uitgenodigd plaats te nemen en is een plenaire discussie onder leiding van gespreksleider Mirte Loeffen gevoerd. Tijdens de discussie is gebruik gemaakt van de dobbelsteen-microfoon.

Allereerst is aan Raadsleden de vraag gesteld wat hen opviel gedurende de groepsgesprekken aan de statafels en of zij nog vragen hebben aan aanwezigen.

Ruimte voor innovatie

VVD: De vraag wordt gesteld of er in het huidige subsidiebeleid voldoende ruimte is voor innovatie. Hoe kan het innovatieve vermogen versneld worden?
Antwoord: Vanuit de zaal wordt aangegeven dat het voor het versterken van het innovatieve vermogen belangrijk is dat diverse partijen met elkaar in gesprek komen. Aangegeven wordt dat het thematische werken hier een uitkomst voor kan zijn. Het is nu niet makkelijk om inzicht te krijgen in welke organisaties actief zijn rond een bepaald thema. Wanneer dit wel bekend is en het gesprek wordt gefacilieerd kan de complementariteit worden versterkt. De vraag is of subsidiegelden ook aan een thema kunnen worden gehangen en maatschappelijke instellingen en/of bewoners dit zelf kunnen verdelen. Aanwezigen geven aan dat dit kan als in faciliterende zin handvatten worden aangedragen.

Aangegeven wordt dat de winst in het samenwerken zit. Dit gebeurt al veel in Zutphen, maar het kan beter. Ook dient verkend te worden of het mogelijk is dat inwoners of een bepaalde doelgroep samen gaan bepalen waar het subsidiegeld heen gaat.

Aangegeven wordt dat subsidie eigenlijk een nieuwe definitie dient te krijgen. Het gaat niet alleen over geld, maar ook over uitwisselen van ideeën, kennis en kunde: de krachten en kansen die zich in het maatschappelijk middenveld voordoen bundelen.

De rol van de raad in het hernieuwde subsidiebeleid

Vervolgens wordt door de gespreksleider aan de Raadsleden de vraag gesteld hoe zij de rol zien van de Raad in het hernieuwde subsidiebeleid.

Burgerbelang: De Raad heeft een kaderstellende en controlerende rol. De vraag die daarbij centraal staat is: wordt er op een goede manier omgegaan met het gemeenschapsgeld?
Een ambtenaar in de zaal geeft aan zich in deze kaderstellende en controlerende rol van de raad te kunnen vinden. Jaarlijks kan vervolgens bepaald worden of deze rol ook in de toekomst nog voldoende is.

College: Aangegeven wordt dat kaderstellen en controleren nog abstract is. De vraag wordt gesteld of de Raadsleden het ook zien zitten om anders naar het subsidie verlenen te kijken. Specifiek wordt hierbij verwezen naar het subsidiëren op thema in plaats van subsidiëren van afzonderlijke partijen. Kan de raad aan de hand van thema’s prioriteiten stellen en daar vervolgens een bedrag aan hangen zodat dit onder thematafels of burgerplatfora verdeeld kan worden?

CDA: Ingestemd wordt met de voorgestelde werkwijze van de wethouder.Juist het stellen van doelen en daar een budget aanhangen is op te vatten als kaders stellen. Ook

Groenlinks bevestigt dit.

Geconcludeerd wordt dat dit proces om tot hernieuwd subsidiebeleid te komen invloed heeft op de aard van de controlerende taak van de gemeenteraad. De gespreksleider geeft aan dat om proactief te kunnen sturen, de doelen en datgene wat nagestreefd wordt (maatschappelijke effecten van subsidiebeleid) concreter beschreven moet worden. Dit wordt door de aanwezigen beaamd.

Link met bestaande bewegingen in de maatschappij

Vanuit de zaal wordt aangegeven dat deze beweging van co-creatie in samenhang tussen partijen die zich met een thema bezig houden niet nieuw is. Her en der gebeurt het al. Zo wordt de netwerkorganisatie Verbindkracht Zutphen gericht op armoede en sociale uitsluiting genoemd. Het is een kwestie van uitbreiden van nu al functionerende good practices.

Vervolgens stelde een inwoner de vraag hoe als Raad omgegaan wordt met de motie over de burgerbegroting. Aanvullend is de vraag gesteld of de prioriteiten en kaders ook samen met inwoners en maatschappelijke instellingen worden opgesteld of dat dit op de oude manier door de Raad wordt gedaan.

Groenlinks: Er zijn verschillende manieren om met Right to Challenge en de Burgerbegroting om te gaan. Het is nog wachten hoe dit wordt uitgewerkt. Aangegeven wordt dat het mooi is om met dit traject rondom het hernieuwd subsidiebeleid ervaring op te gaan doen met de fenomenen Right to Challenge en de Burgerbegroting. Dit traject kan als leerfabriek voor andere initiatieven fungeren. Al werkende weg zullen we ervaren wat wel en niet werkt.

Vanuit de zaal is aangegeven dat behoefte is aan een subsidiemakelaar. Er zijn veel meer geldstromen dan gemeentelijke subsidiegelden. Een subsidiemakelaar kan deze gelden inzichtelijk maken en initiatieven hieraan verbinden. De gespreksleider geeft aan dat dit onderwerp ook in thematafels naar voren is gekomen. Zo werd aangegeven dat er nu een Zutphens subsidieboek wordt opgesteld. Ook landelijke subsidiestromen dienen inzichtelijk te worden.

D66: Belangrijk dat ook door de gemeenteraad en het college wordt toegezien op goede samenwerking van partijen en cofinanciering. Tevens wordt aangegeven dat dit al gedaan wordt.

Financiële bijdrage versus vrijwilligerswerk

Groenlinks: Het dilemma over welke vrijwillige bijdrage qua tijdsinvestering en kennisgeven je van de inwoner kunt vragen is aangestipt. Er zijn verschillende inwoners en ZZP’ers die klussen doen voor de maatschappij.

College: Aangegeven wordt dat het dilemma herkenbaar is. Het is zaak om stap voor stap en per case een oplossing te zoeken. Dit is experimenteren. Het is belangrijk om hier een goed gesprek over te voeren en zo grenzen te bepalen.
Vanuit de zaal wordt aangegeven dat ook professionals te maken hebben met een zoektocht naar wat je wel en niet doet. Tevens is aangegeven dat het belangrijk is om de eventuele neveneffecten van gemeentelijke financiering van vrijwilligers in beeld te hebben. Soms belemmert het de onafhankelijke positie en productiviteit.

De volgende stap

Vanuit de zaal wordt aangegeven dat het belangrijk is om met een beperkt aantal onderwerpen te beginnen op een hernieuwde wijze subsidie te verstrekken. Op deze manier blijft de focus behouden, kunnen de extra werkzaamheden worden ingepast en kunnen beloftes daadwerkelijk waargemaakt worden.

College: De focus wordt onderkend. Soms moeten we met zijn allen het lef te hebben om met het oude te stoppen om zo ook weer meer ruimte te creëren voor een nieuwe werkwijze.

4. Afsluiting en vervolg

Gespreksleider Mirte Loeffen geeft aan dat de input van vanavond verwerkt wordt in een rapport dat voorgelegd wordt aan het College. Tevens wordt een thematafel rondom het onderwerp dementie georganiseerd om ervaring op te doen. Zo wordt stapje voor stapje begonnen met de implementatie van hernieuwd subsidiebeleid.

Tot slot, geeft een ambtenaar die bij alle bijeenkomsten aanwezig is geweest aan dat er heel veel goede ideeën tijdens dit proces naar voren zijn gekomen. Tijdens meerdere thematafels hebben inwoners en maatschappelijke instellingen de wens neergelegd voor echt een samenwerking tussen inwoners en de gemeenteraad. Daarnaast is het belang van samenwerken tussen maatschappelijke instellingen nogmaals aangestipt. Aangegeven is dat men hierbij ook niet bang moet zijn om afscheid te nemen van partijen die dit niet willen of kunnen.


Bijlagen


Advies

Advies gegeven er volgt geen verdere behandeling


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

DatumDoor
25-09-2017Forum
  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl