Toestemming voor oprichting gemeenschappelijke regeling regionale belastingorganisatie Tribuut

Onderwerp Toestemming voor...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Toestemming voor oprichting gemeenschappelijke regeling regionale belastingorganisatie Tribuut

Onderwerp Toestemming voor oprichting gemeenschappelijke regeling regionale belastingorganisatie Tribuut
ProgrammaA. OrganisatieB. Financiën
ForumOordeelsvormend
Portefeuillehouder O.W. Bosch
Inlichtingen bij Y. Schutte
587181 y.schutte@zutphen.nl
Soort bevoegdheidKaderstellend, Budgetrecht
BeleidsvrijheidRuim
Programmabegrotingswijziging2015-14
Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

1. in te stemmen met het verzoek om toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling voor de oprichting van het regionaal belastingkantoor “Tribuut belastingsamenwerking”;

2. voor de implementatie- en opstartfase een budget van € 1.150.000,- beschikbaar te stellen en deze te dekken ten laste van de posten Reserve IKTD (€ 500.000,-) en Reserve vrij besteedbare middelen (€ 650.000,-). Hiervoor de begroting 2015 te wijzigen d.m.v. vaststelling van een begrotingswijziging en gedurende de periode 2016-2018 de lasten en de dekking jaarlijks in de begroting op te nemen.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Bij de Kerntakendiscussie in 2011 is besloten tot een totale formatiereductie van 54 fte. Daarvan was 19 fte niet-taakgerelateerd. De opdracht voor deze 19 fte was deze onder andere te ‘vinden’ door samenwerking van andere gemeentes. Later is met de Koersnota aan die bezuinigingstaakstelling nog € 600.000,- reductie op de loonsom toegevoegd onder andere door vermindering inhuur. Het college heeft hier verder invulling aan gegeven door in 2013 afspraken te maken met de gemeenten Apeldoorn, Brummen, Epe, Lochem en Voorst over intensievere samenwerking op de PIOFACH taken. Een haalbaarheidsonderzoek op het taakveld belastingen en WOZ was de eerste concrete stap om de samenwerking te onderzoeken.

In februari 2014 hebben de colleges van de gemeenten Apeldoorn, Epe, Lochem, Voorst en Zutphen op basis van dit haalbaarheidsonderzoek,vastgelegd in een positieve businesscase, besloten om de businesscase verder uit te werken tot een bedrijfsplan en in principe deel te nemen aan een regionale belastingorganisatie.

De uitwerking van die regionale belastingorganisatie heeft plaatsgevonden in bijgevoegd bedrijfsplan. Een stuurgroep bestaande uit directieleden van de deelnemende gemeenten was hiervoor verantwoordelijk. Het bedrijfsplan is opgesteld door medewerkers uit elke deelnemende gemeente onder leiding van een externe projectleider. Met het aangaan van een gemeenschappelijke regeling wordt daadwerkelijk gekomen tot een regionale belastingorganisatie.

Naast het invulling geven aan de opdracht uit de KTD en de Koersnota, past het aangaan van de samenwerking bij de uitgangspunten geformuleerd in de Visie op Zutphen 2025. Hierin wordt nadrukkelijk gesteld dat Zutphen haar bestuurlijke schaal wil optimaliseren door samenwerking, bundeling en versterking in de regio Stedendriehoek.

Beoogd effect

Het realiseren van een toekomstbestendige gemeentelijke bedrijfsvoering op het taakveld belastingen en WOZ tegen zo laag mogelijke kosten.

Argumenten

1.1 Deelname aan de regionale belastingorganisatie leidt tot aanzienlijke voordelen.
Hieronder worden kort de voordelen genoemd. In het bedrijfsplan komen deze nader aan de orde.

  • Door de schaalgrootte van de regionale belastingorganisatie kan efficiënter en aanzienlijk goedkoper worden gewerkt.  
  • Door een bundeling van formatie wordt een schaal gecreëerd die beter in staat is om versnippering en gaten in de capaciteit op te vangen. Dit bevordert de continuïteit.
  • De schaalgrootte maakt specialisatie beter mogelijk. Daarmee wordt externe inhuur beperkt.
  • Van de bezuinigingsopgave van 19 fte + € 600.000,- wordt vanaf 2016 € 600.000,- gerealiseerd oa. doordat alle tijdelijke contracten en inhuur worden gestopt.    
  • De kwaliteit van de uitvoering is gewaarborgd.
  • Medewerkers kunnen zich verder ontwikkelen en ontplooien binnen een groter verband.
  • Innovatie en voldoen aan wijzigende regelgeving is vanwege schaalvoordelen makkelijker te realiseren.

1.2 Beleid, regie en kaderstelling blijven bij de gemeenten.

De belastingorganisatie is nadrukkelijk een uitvoeringsorganisatie. De raad blijft het orgaan dat het beleid bepaalt en de tarieven en verordeningen die daar invulling aan geven vaststelt. Zij is en blijft bevoegd ten aanzien van het vaststellen van de belastingverordeningen en geeft de financiële kaders aan. Het vaststellen van uitvoeringsbeleid [1] wordt overgedragen aan de belastingorganisatie. Vanuit de deelnemende gemeenten wordt regie gevoerd op de uitvoering. Onder meer door deelname in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling en via (collectieve) dienstverleningsopdrachten waarin afspraken met betrekking tot de producten en diensten zijn vastgelegd.

[1] Dit is beleid dat nu door de colleges wordt vastgesteld. Het gaat onder meer om: de Leidraad invordering, de uitvoeringsregeling belastingen, het fiscaal boetebeleid, de beleidsregels voor ambtshalve verminderingen en de beleidsregels voor het bepalen van de belastingplichtige in een keuzesituatie.

1.3 De gemeenschappelijke regeling in de vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie is de meest geschikte rechtsvorm voor de belastingorganisatie.

Gelegd langs het afwegingskader van de nota verbonden partijen en gelet op de geformuleerde uitgangspunten en doelstellingen van de nieuwe organisatie, wordt de belastingorganisatie een zelfstandige organisatie. Vanwege het publiekrechtelijke karakter van belastingheffing komen privaatrechtelijke samenwerkingsvormen in beginsel niet in aanmerking. Een publiekrechtelijke rechtsvorm geniet, ook wettelijk gezien, de voorkeur.

Daarom wordt gekozen voor de bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) Sinds 1 januari 2015 kent de Wgr deze mogelijkheid. Dit is een lichte collegeregeling die met name geschikt en bedoeld is voor uitvoeringsorganisaties, zoals het uitvoeren van belastingen. In tegenstelling tot een ‘gewone’ gemeenschappelijke regeling kent de BVO een enkelvoudig bestuur en geen algemeen én een dagelijks bestuur. De organisatie is in deze vorm ook flexibel ten aanzien van nieuwe deelnemers en/ of uitbreiding van de dienstverlening.

Andere samenwerkingsvormen bieden onvoldoende schaalvoordelen (zoals in een netwerkovereenkomst) en minder sturingsmogelijkheden op de uitvoering (zoals een dienstverleningsovereenkomst). Het gedeeld eigenaarschap en gezamenlijk opdrachtgeverschap vormen het fundament voor een duurzame samenwerking.

Vanuit de negen uitgangspunten in de nota verbonden partijen, wordt deelname aan de gemeenschappelijke regeling vormgegeven via arrangement 2.

1.4 Het college moet van de raad toestemming krijgen tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling.

In artikel 1, eerste lid Wgr staat dat de colleges van burgemeester en wethouders een gemeenschappelijke regeling kunnen treffen ter behartiging van een of meer bepaalde belangen van die gemeenten. Echter, in artikel 1, tweede lid van de Wgr staat dat de colleges niet over gaan tot het treffen van een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden. De toestemming kan worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

1.5 Medewerkers zijn geconsulteerd en geïnformeerd.

Tijdens het proces zijn er verschillende bijeenkomsten geweest waarop alle belastingmedewerkers bij elkaar zijn gekomen. Daar heeft onderlinge kennismaking plaatsgevonden, is informatie gedeeld, zijn vragen beantwoord en hebben medewerkers de gelegenheid gehad zich uit te spreken over bepaalde aangelegenheden, zoals bijvoorbeeld de naamgeving. Verder zijn de medewerkers door middel van nieuwsbrieven en rechtstreeks via hun leidinggevenden op de hoogte gebracht van ontwikkelingen. Het bedrijfsplan is opgesteld door medewerkers uit elke deelnemende gemeente onder begeleiding van een externe deskundige. Dit heeft geleid tot een realistisch en op de situatie van de deelnemende gemeenten toegesneden bedrijfsplan.

1.6 De regiefunctionaris start in 2015 met werkzaamheden om grip te houden op de uitvoering van de belastingwerkzaamheden.

Deze functionaris bereidt de collectieve en individuele dienstverleningsovereenkomsten voor die de belastingorganisatie met de gemeenten sluiten. Hij is voor zijn gemeente het aanspreekpunt voor de belastingorganisatie (in oprichting) en speelt een belangrijke rol bij de verbindingen die tussen beide organisaties ingeregeld moeten worden. Elke gemeente bepaalt zelf waar, wanneer, hoe en in welke omvang de regiefunctionaris wordt ingevuld, voor Zutphen is rekening gehouden met 0,3 fte aan werkzaamheden.

2.1 De implementatie en het opstarten van de belastingorganisatie vraagt incidenteel budget.

De structurele kostenverlaging voor Zutphen zal per jaar ongeveer € 600.000,- bedragen. Incidenteel is er een investering nodig van € 1.150.000 . Deze kosten zijn niet opgenomen in de begroting van de gemeente. Het bedrag is onderbouwd in de begroting bij het bedrijfsplan en is er op gericht de organisatie goed te laten starten. oa de ICT kosten, de extra ontwikkelformatie en de kosten van de implementatie-organisatie worden hieruit betaald. Door de kosten in de vorm van een incidenteel budget beschikbaar te stellen, kan de bezuiniging in 2016 al gerealiseerd worden.

Kanttekeningen

1.1 Medewerkers uit Zutphen moeten vaak verder reizen door de huisvesting van de organisatie in Epe

In het sociaal plan is rekening gehouden met compensatie van extra kosten die zij daardoor maken. Samenwerking op het gebied van belastingen staat niet op zichzelf. De deelnemende gemeenten zoeken ook op andere terreinen samenwerking. Een dragend uitgangspunt is dat samenwerking niet op één plaats zou moeten plaatsvinden, maar qua huisvesting zo mogelijk verdeeld over de deelnemende gemeenten. Op deze wijze wordt vermeden dat de grootste gemeente alle taken centraal gaat uitvoeren; een voor de omliggende gemeenten niet aansprekend model. Behoud van diversiteit in locatie maakt de regionale samenwerking sterker omdat het gezamenlijke van de samenwerking aldus sterker tot uitdrukking komt. Voor de belastingsamenwerking is Epe de huisvester. Voor andere samenwerkingsverbanden zijn dat weer andere gemeentes. Daarnaast heeft Epe een goed aanbod gedaan voor het huisvesten van de belastingorganisatie.

1.2 In het bedrijfsplan wordt expliciet gekozen voor een eigen klant contact centrum van de belastingorganisatie.

Inwoners en bedrijven kunnen niet (meer) bij de loketten gemeenten terecht met vragen over belastingen, zij zullen doorverwezen worden. Er zal geen statusinformatie over belastingaangelegenheden worden uitgewisseld met gemeenten. De opzet is om mensen zoveel mogelijk digitaal en telefonisch naar de nieuwe belastingorganisatie te geleiden. Indien het nodig is inwoners en bedrijven persoonlijk te woord te staan wordt er een tijdelijk loket ingericht waar op afspraak wordt gewerkt. Of medewerkers komen langs bij mensen thuis. Op dit moment is er al sprake van afnemende bezoekersaantallen aan de balie als de aanslagen zijn verzonden. Naar verwachting is een tijdelijk loket binnen 3 jaar niet meer nodig.

Risico’s

1. Implementatieplanning

Om per 2016 de gezamenlijke aanslagoplegging te kunnen realiseren, moet er nog flink wat werk worden verricht. Deze acties zijn in tijd en afhankelijkheden vastgelegd in een implementatieplan.

Strakke sturing door de implementatiemanager en de directeur op de planning, is hierbij heel belangrijk.

2. Het ICT traject

Omdat Zutphen naar een nieuw systeem over gaat, moeten er extra conversie stappen worden genomen. Dit betekent ook dat er strak gestuurd moet worden op de ICT implementatie. In de projectorganisatie wordt hiervoor een ICT projectleider aangesteld.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

In de aanloop naar de nieuwe organisatie zullen burgers, instellingen, medewerkers en overige betrokkenen worden geïnformeerd over de nieuwe belastingorganisatie. Een en ander wordt uitgewerkt in een communicatieplan.

Rapportage/evaluatie

De belastingorganisatie zal net als andere verbonden partijen rapporteren via de reguliere Planning en Controlcyclus.

Financiën

De samenwerking levert voor de gezamenlijk deelnemende gemeenten met ingang van 2019 een structurele besparing op van € 1,95 miljoen. Via de vastgestelde verdeelsleutel komt hiervan € 659.000ten gunste van de gemeente Zutphen Omdat de incidentele kosten gedekt worden door de reserves, is er voor Zutphen sprake van een voordelig resultaat van  € 659.000 vanaf 2016. In plaats van de huidige kosten ter hoogte van € 1.603.000 betaalt Zutphen aan de nieuwe belastingorganisatie € 944.000 per jaar. Op het structurele voordeel moeten de jaarlijkse kosten van de regiefunctionaris (€ 21.000) in mindering worden gebracht.

Er wordt vooralsnog van uit gegaan dat de overheadkosten in de komende jaren nagenoeg geheel kunnen worden afgebouwd. Hier ligt een duidelijke relatie met de totale omvang van het personeelsbestand en formatiereductie. Op een tweetal plekken zal een klein deel formatie achterblijven waar dekking voor gevonden moet worden. Een en ander resulteert in een structurele besparing van ongeveer € 600.000.

Incidenteel budget implementatiefase en opstartkosten

Incidenteel zullen extra kosten (opstartkosten) gemaakt moeten worden over de periode 2015 tot en met 2018. In totaliteit gaat het om een bedrag van € 1.150.000, zoals hierna onder 1 tot met 3 nader is gespecificeerd.

1. De opstartkosten zoals opgenomen in het bedrijfsplan bedragen totaal € 1.014.000. Deze kosten worden naar verwachting als volgt verdeeld over de jaren:

Lasten:

2015

2016

2017

2018

totaal

bijdrage opstartkosten

€ 249.363

€ 164.622

€ 177.540

€ 53.051

€ 644.576

verrek. opstartkosten

€ 142.994

€ 94.400

€ 101.808

€ 30.421

€ 369.623

totaal bedrijfsplan

€ 392.357

€259.022

€ 279.348

€ 83.472

€ 1.014.199

afgerond

€ 392.000

€ 259.000

€ 279.000

€ 83.000

€ 1.014.000

2. Naast deze opstartkosten is het noodzakelijk dat tijdelijk (in 2015) een externe P&O-adviseur wordt ingehuurd. Geschat wordt dat 600 uren nodig zijn wat leidt tot een incidentele last van € 35.000. Voorgesteld wordt ook deze kosten ten laste van de Reserve vrij besteedbare middelen te brengen.

3. Voor het opwerken van de belastingbestanden zal nog een incidenteel bedrag nodig zijn. Inclusief onvoorzien en afronding is voor 2015 uitgegaan van een bedrag van € 101.000. Voorgesteld wordt ook deze kosten ten laste van de Reserve vrij besteedbare middelen te brengen.

Voorgesteld wordt een budget van € 1.150.000 beschikbaar te stellen, voor 2015 de begroting te wijzigen tot een bedrag van € 528.000 en gedurende de periode 2016 -2018 de lasten en de dekking jaarlijks in de begroting op te nemen. Een en ander zoals hierna onder “dekking van de incidentele kosten” is weergegeven.

Dekking van de incidentele kosten

Zoals hiervoor is aangegeven worden de totale incidentele kosten becijferd op € 1.150.000. Voorgesteld wordt van deze kosten € 500.000 ten laste van de Reserve iKTD te brengen en het resterende deel (€ 650.000) ten laste van de Reserve vrij besteedbare middelen, verdeeld zoals in onderstaande tabel is opgenomen.

Reserve

2015

2016

2017

2018

totaal

reserve iKTD

€ 200.000

€ 175.000

€ 125.000

€          -

€ 500.000

reserve vrij besteedbaar

€ 192.357

€ 84.022

€ 154.348

€ 83.472

€ 514.199

sub-totaal bedrijfsplan

€ 392.357

€ 259.022

€ 279.348

€ 83.472

€ 1.014.199

reserve vrij besteedbaar

€ 35.000

€ 35.000

reserve vrij besteedbaar

€ 101.000

€ 101.000

 totaal

€ 528.357

€ 259.022

€ 279.348

€ 83.472

€ 1.150.199

afgerond

€ 528.000

€ 259.000

€ 279.000

€ 83.000

€ 1.150.000

Na deze beschikkingen over de reserves resteert € nihil (Reserve iKTD) en € 3.651.000 (Reserve vrij besteedbare middelen).

Bijlagen

1. Tekst van de Gemeenschappelijke Regeling
2. Bedrijfsplan GR Tribuut inclusief bijlage.

 

 

Bijlagen

58579 collegevoorstel GR Tribuut
58579 GR Tribuut belastingsamenwerking
58579 - 2015-14
Tribuut - bedrijfsplan
Tribuut - bijlagen bij bedrijfsplan
Beantwoording vragen D66 belastingsamenwerking Tribuut
Memo ter afdoening toezeggingen 15-07 15-08 en 15-09 inzake Tribuut
Beantwoording aanvullende vragen D66 Tribuut
20150529 beantwoording vragen dd 22 mei belastingsamenwerking ten behoeve van de behandeling op 1 juni

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2015-0052

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 8 april 2015 met nummer 58579;



b e s l u i t :

1. het college toestemming te verlenen voor het vaststellen van de Gemeenschappelijke Regeling voor de oprichting van het regionaal belastingkantoor “Tribuut belastingsamenwerking”;

2. voor de implementatie- en opstartfase een budget van € 1.150.000,- beschikbaar te stellen. Het benodigde budget te dekken uit de posten I-KTD en de reserve vrij besteedbare middelen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter,de griffier,

Forum van 20 april 2015


Toelichting griffie:

In het Forum van 7 april 2014 is het Bedrijfsplan gemeenschappelijk regeling voor regionale belastinguitvoering gepresenteerd. In de presentatie is uiteengezet op welke gebieden regionale samenwerking tot kostenbesparingen kunnen leiden.
Als vervolgstap op deze presentatie wordt nu een raadsvoorstel voorgelegd om de gemeenschappelijke regeling ‘Tribuut’ aan te gaan.
Deze nieuw op te richten belastingorganisatie is nadrukkelijk een uitvoeringsorganisatie. De raad blijft het bevoegde orgaan dat beslist over belastingverordeningen en het stellen van de financiële kaders.

In artikel 1, tweede lid Wet gemeenschappelijke regelingen, staat dat de gemeenteraad toestemming aan het college van B&W dient te verlenen voor het treffen van een dergelijke regeling.

De raad wordt daarnaast ook voorgesteld het benodigde voorbereidingsbudget van €1.150.000,- voor deelname aan de belastingorganisatie beschikbaar te stellen.


Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Datum: 20-04-2015
Tijd: 20:00 - 21:00
Zaal: Shrewsburykamer
Behandeling: Oordeelsvormend
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: G.I. Timmer
Griffier: T.U. Post

Aanwezig namensNaam
BurgerbelangE. van Beek - van Heerde
SPE.C.L. Verhoog
D66H. Brouwer
PvdAJ. Bloem
GroenLinksC. Oosterhoff
StadspartijG.J.H. Pelgrim
VVDW.P. van Stockum
CDAG.M.M. Ritzerveld
ChristenUnieA. van Dijken
BewustZWT. Marks

Portefeuillehouder(s): O Bosch
Ondersteuners: K.G. Kamphuis, M. Wasser
Pers: nee
Publiek: 23 personen
Insprekers: nee

Verslag van de vergadering

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. Ze geeft het woord aan het college. Het college wijst op de besparing van € 600.000,- en hoopt dat er vanavond een positieve discussie zal zijn.

De VVD heeft drie vragen:

  1. Kan de Rekenkamer straks directe vragen stellen aan Tribuut?
  2. Wij willen graag meer zicht op de veiligheid van persoonsgegevens.
  3. Hoe komen we aan die besparing van € 600.000,-? Gaan de gemeentelijke lasten omlaag of heeft de gemeente straks € 600.000,- meer inkomsten?

ChristenUnie: Hoe zit het met de 19 fte? Wat levert dat aan besparing op?

Burgergbelang: Wij zijn voorstander van regionale samenwerking, maar vinden het jammer dat Epe de vestigingsplaats wordt van Tribuut. De volgende keer moet dat Zutphen zijn. Wij vinden verder dat de fysieke dienstverlening gewaarborgd moet blijven. Is het loket ook buiten piekuren open? Hoe gaan we om met mogelijke vertragingen in de ICT-conversie?

SP: Hoe gaat het straks met de harmonisatie van kwijtschelding? Waarom is er gekozen voor een klanttevredenheid van 6,5? Waarom juist dat getal?

PvdA: Wij staan welwillend tegenover dit voorstel. Wij hebben de volgende vragen/opmerkingen:

-          Hoeveel ruimte blijft er voor lokaal belastingbeleid?

-          Wij vinden de loketfunctie belangrijk. Die moet blijven.

-          Blijf bewust van de rollen in de nieuwe organisatie. Vermijd dubbele petten.

-          Epe wordt de vestigingsplaats van Tribuut. Heeft Zutphen een goed aanbod paraat als er weer een gemeenschappelijke regeling komt?

D66: Dank voor de snelle beantwoording van de vele vragen. Toch hebben wij nog twee vragen:

  1. Hoe gaat de raad straks communiceren met Tribuut? Komt er bijvoorbeeld een voortgangsrapportage? Kan het college toezeggen dat het zorgt voor zo’n actieve informatievoorziening?
  2. Had de raad niet eerder in dit proces rond Tribuut betrokken moeten worden?

GroenLinks: Wij vinden het belangrijk dat de eigenheid geborgd wordt. In die zin vinden wij de rol van de Rekenkamer relevant en de stemverhouding. Deze laatste vinden wij complex. Ook wij vinden dat de raad laat bij het besluitvormingsproces rond Tribuut is betrokken.

CDA: Wij zijn voorstander van de regeling. Hoe staat het met de structurele frictiekosten?

Stadspartij: Wij staan positief tegenover dit initiatief. Opmerkingen van ons daarbij:

-          De kaderstellende rol van de raad moet intact blijven.

-          Wij vinden de loketfunctie hier in Zutphen erg belangrijk.

-          Er moet een goed sociaal plan zijn, zodat de overgang naar de nieuwe organisatie goed verloopt.

De voorzitter geeft het woord aan het college. Het college geeft aan dat de raad eerder geïnformeerd had moeten worden in dit proces en verwijst naar hetgeen zij hierover twee week geleden in het forum heeft opgemerkt.

D66 en GroenLinks: Het gaat nu over het strategische besluit om de raad eerder bij dit soort onderwerpen te betrekken.

De VVD stelt dat de raad wel regelmatig hierover is geïnformeerd.

GroenLinks: De keuze voor de vorm is te vroeg gemaakt, zonder formeel voorstel aan de raad.

De ambtelijke ondersteuning beantwoordt vervolgens de vragen.

Er komt een overeenkomst tussen de gemeente Zutphen en Tribuut. Daarin zal veel aandacht zijn voor de privacy van persoonsgegevens.

De burger betaalt straks een even hoge belasting als nu. Doordat wij onze kosten gaan verlagen, besparen we € 600.000,-. Die kosten gaan niet terug naar de burger, de belasting blijft voor hem of haar gelijk. Van belang is of je alle kosten doorberekend bij de doelbelastingen.

De 19 fte komt niet in dit voorstel terug. De € 1,3 miljoen besparing is een ander onderwerp, namelijk Zutphen Vooruit. De formatiereductie gaat zoveel mogelijk via natuurlijk verloop. Dat proces is nu al gaande; we liggen op schema.

In piekuren gaat straks een loket open hier in het stadhuis. Ook incidenteel willen we dat loket gaan openstellen. Een permanent loket zal geld gaan kosten.

PvdA: Kunt u die kosten inzichtelijk maken?

De ambtelijke ondersteuning zegt toe dat te gaan doen. Hij gaat verder met de beantwoording van de overige vragen.

We willen het aantal bezwaarschriften met 25% verminderen door in gesprek te gaan met de indieners en door goede communicatie.

We zetten ons in om tegenvallers met de ICT-migratie te vermijden.

De besparingen in de kosten zijn gebaseerd op het huidige Zutphense beleid. Er blijft straks ruimte voor lokaal beleid. De raad kan de keuze maken voor harmonisatie; die beleidsbeslissing is aan de raad.

Een nieuwe vestigingsplaats voor een gemeenschappelijke regeling is nu nog niet aan de orde. We zullen een goede inschatting gaan maken voor Zutphen als vestigingsplaats, maar zullen niet toe gaan geven in de kosten.

PvdA: in welk opzicht was Zutphen als vestigingsplaats voor Tribuut duurder dan Epe?

De ambtelijke ondersteuning zegt toe deze vraag schriftelijk te zullen beantwoorden voor 18 mei.

Tribuut zal bestuursrapportages voor de gemeente gaan opstellen. Zo gaat zij de raad informeren.

De structurele frictiekosten bedragen € 150.000,-. Dat is een aanname; het gaat om de verwachte kosten van het sociaal plan.

De Gemeentewet geeft Zutphen de mogelijkheid schriftelijke vragen te stellen.

In veel gemeenschappelijke regelingen komt de inderdaad wat lastige stemverhouding voor. In de praktijk echter besluit je zoveel mogelijk op basis van normaal overleg en niet met de stemprocedure.

De vraag over de klanttevredenheid van 6,5 beantwoorden we schriftelijk.

VVD: Wij hebben behoefte aan een overzicht hoe de cijfers van Tribuut in onze begroting en jaarrekening terugkomen.

De ambtelijke ondersteuning zegt toe ook deze vraag schriftelijk te zullen beantwoorden voor 18 mei.

D66: Wat gebeurt er bij een flinke tegenvaller? Hoe gaat het college de raad dan informeren? Hoe wordt het contact met de vakbond in de businesscase verwerkt?

Het college zegt toe de raad hierover zo spoedig mogelijk te informeren.

De ambtelijke ondersteuning voegt daaraan toe dat de kosten die mogelijk voortvloeien uit het contact met de vakbond al begroot zijn (die zitten in de frictiekosten).

ChristenUnie: Hoe informeert het college de raad over de risicobeheersing? Hoe gaan we in de nieuwe situatie met risico’s om en kan de raad daarop sturen?

De ambtelijke ondersteuning geeft aan dat nu (in de opstartfase) aandacht is voor de risico’s en dat dit straks onderdeel zal zijn van de bestuursrapportages.

De voorzitter constateert dat het voorstel klaar is voor behandeling in de raad en sluit de vergadering.

 

 

 

 

 


Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad


Raad 18 mei 2015 (21:30 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 18 mei 2015

Besluit

Aangehouden
Het voorstel is terugverwezen naar het Forum voor een nadere bespreking. Na deze forumbehandeling kan het voorstel direct door naar de raadsvergadering voor besluitvorming.
Geen amendementen ingediend


Forum van 1 juni 2015


Toelichting griffie:

Op 18 mei 2015 werd dit onderwerp afgevoerd van de agenda van de raad, omdat een nadere bespreking in het Forum werd gewenst. In deze forumvergadering zullen de nadere vragen van fracties worden beantwoord en worden de onderzochte afgevallen alternatieven voor belastingsamenwerking toegelicht.
Vanwege de regionale samenloop is afgesproken dat het voorstel diezelfde avond ook geagendeerd wordt in de raad, zodat de besluitvorming qua moment in lijn blijft met de andere gemeenten.

In artikel 1, tweede lid Wet gemeenschappelijke regelingen, staat dat de gemeenteraad toestemming aan het college van B&W dient te verlenen voor het aangaan van een dergelijke gemeenschappelijk regeling. Het beschikbaar stellen van het benodigde voorbereidingsbudget is ook een bevoegdheid van de raad.


Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Datum: 01-06-2015
Tijd: 20:00 - 21:00
Zaal: Warnsveldzaal
Behandeling: Oordeelsvormend
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: A. van Dijk
Griffier: T.U. Post

Aanwezig namensNaam
BurgerbelangA. Verwoort
SPM.J. ten Broeke
D66R.G.M. Rutten
PvdAJ. Bloem
GroenLinksC. Oosterhoff
StadspartijG.J.H. Pelgrim
VVDW.P. van Stockum
CDAG.M.M. Ritzerveld
ChristenUnieA. van Dijken
BewustZW

Portefeuillehouder(s): O Bosch
Ondersteuners: B.P.P. Janssen, K. Kamphuis
Pers: Nee
Publiek: 15 personen
Insprekers: Nee

Verslag van de vergadering

De voorzitter opent de vergadering en vraagt – omdat het onderwerp Tribuut al meerdere keren in het forum is besproken – de forumleden niet in herhaling te vallen, maar vanavond vooral met elkaar in gesprek te gaan.

Het college legt uit waarom er een voorstel ligt om Tribuut op te richten en verwijst naar de kerntakendiscussie uit 2011. We hebben de afgelopen jaren met verschillende gemeenten gesproken om op dit vlak mee samen te werken. Er ligt nu een goed voorstel op tafel met als kernwoorden: efficiency, besparing op de kosten (€ 600.000,- op jaarbasis) en logische samenwerking. Neemt de raad dit besluit niet aan, dan wordt Zutphen daarop aangekeken in de Stedendriehoek.

De voorzitter vraagt wanneer het voorstel op de agenda van de raad staat.

Het college: Graag vanavond.

D66: Wij zijn als raad in het geheel niet meegenomen in dit proces. Het college heeft weliswaar ruime informatie over dit onderwerp gegeven de afgelopen weken en wij zijn voor samenwerking, maar wij hebben geen kaders kunnen stellen. Dit vinden wij een politieke doodzonde.

PvdA: Wij hebben een vraag aan D66. Had u een andere oplossing gekozen als u kaders had kunnen stellen?

D66: Ja, op onderdelen wel.

VVD: We hebben nog meer zaken uit te besteden de komende jaren. Moeten we het daar misschien over hebben vanavond?

De voorzitter vraagt of de wethouder daar op in kan gaan.

Het college stelt voor het nu over Tribuut te hebben.

GroenLinks: Laat de raad nu een afweging maken over dit voorstel.

ChristenUnie: Wij vinden de argumentatie over Epe als vestigingsplaats van Tribuut dun.

GroenLinks: Moeten wij ook € 1,1 miljoen initiële kosten maken als we voor Deventer kiezen als partner?

Het college geeft aan dat we die kosten dan ook moeten maken. Als we met Deventer gaan samenwerken, besparen we maar de helft (dus geen € 600.000,-, maar slechts € 300.000,-). Er was op het moment dat Zutphen ging praten met de andere gemeenten over samenwerking al gekozen voor Epe als vestigingsplaats voor Tribuut.

De PvdA doet de volgende oproep: Kijk naar de toekomst. Neem voortaan het voortouw in vergelijkbare trajecten. Betrek de raad er eerder bij. Toon daarin als Zutphen initiatief. Laten we nu een zakelijk keuze maken en ons niet door sentiment laten leiden. Ik wil verder graag een toezegging van de wethouder over andere zaken die de komende jaren uitbesteed kunnen worden.

D66: Als goed werkgever moet je werknemers niet in de periferie willen plaatsen.

SP: Wij willen graag een zakelijke afweging. Voortaan moet dit soort trajecten wel anders. In de sfeer van geven en nemen moeten wij in het vervolg meer nemen in plaats van geven. Wij sluiten ons verder aan bij de oproep van de PvdA.

Het college zegt toe dat zij in de toekomst een ander traject zal volgen bij zaken die de komende jaren uitbesteed kunnen worden, maar dan moet de raad vanavond wel instemmen met Tribuut. De informatievoorziening van college richting raad had beter gekund. In twee eerdere fora heb ik dat al ruiterlijk toegegeven.

ChristenUnie: Halen we de datum 1 januari 2016 (start Tribuut)? Moeten we hierover niet met andere gemeenten in gesprek?

Burgerbelang: Als de raad tegenstemt, wat betekent dat dan in financiële zin?

GroenLinks: Wij willen een kanttekening plaatsen bij de opmerking van het college. Wat doen de andere gemeenten als wij uit het samenwerkingsverband stappen?

CDA: Wij hebben problemen met de gekozen vestigingslocatie.

Het college gaat in op diverse vragen:

-          Hoe langer de raad wacht met het nemen van een besluit, hoe lastiger het wordt om aan de datum van 1 januari 2016 vast te houden.

-          Er moet wellicht aanbesteed worden. Ook dat kan de datum 1 januari 2016 in gevaar brengen.

-          Op dit moment is er nog geen samenwerkingsverband voor belastinginning. Eerst op 1 juli 2015 gaan gemeenten daadwerkelijk samenwerken op dit onderwerp.

-          Als de raad vanavond besluit niet met Tribuut in te stemmen, dan is de investering voor niets geweest. Ook realiseren we dan onze doelstelling niet om € 600.000,- te besparen.

De ambtelijke ondersteuning geeft aan dat het college wel degelijk heeft gekeken naar de persoonlijke belangen en niet alleen naar de zakelijke aspecten. In het sociaal plan worden goede afspraken daarover gemaakt. Van belang is dat Epe, Apeldoorn en Voorst al in gesprek waren met elkaar over samenwerking. Later zijn daar andere gemeenten (waaronder Zutphen) bij aangesloten. Ook Deventer leek zich aan te sluiten, maar vooralsnog heeft die afgehaakt.

GroenLinks: Is dit een aanloop naar een veel bredere samenwerking in Stedendriehoekverband? Willen we dat wel?

D66: De excuses van het college waren niet nodig. Laten we nu de goede beslissing nemen.

SP: Ik constateer dat de gemeente laat in dit traject stapte en dat het college de raad laat informeerde. Dat voelt ongemakkelijk. Ik voel me wel gedwongen voor te stemmen.

VVD: Neem ons als raad voortaan mee in zaken waarin we met andere gemeenten gaan samenwerken. Geef ons meer inzicht daarin.

Het college: Dat is een goede oproep. Ik had al toegezegd voortaan tijdig de raad over vergelijkbare zaken te informeren.

Stadspartij: Ik verwacht van het college een strategisch voorstel voor die nieuwe samenwerking. Daarin moet de kaderstellende rol van de raad gerespecteerd worden.

De voorzitter vraagt of het voorstel voor besluitvorming door kan naar de raad. ChristenUnie, GroenLinks en Burgerbelang willen eerst nog in de fracties overleggen. De voorzitter sluit daarna de vergadering.


Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad


Raad 1 juni 2015 (21:30 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 1 juni 2015

Besluit

Aangenomen
Het voorstel is aangenomen met 23 stemmen voor en 3 stemmen tegen. D66 stemde tegen, de overige fracties stemden voor. Door de SP is een stemverklaring afgelegd.
Geen amendementen ingediend


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte
  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl