Strategische Raadsagenda Zutphen 2017

Onderwerp Strategische Raadsagenda...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Strategische Raadsagenda Zutphen 2017

Onderwerp Strategische Raadsagenda Zutphen 2017
Programma01. Bestuur
ForumHamerstuk
Portefeuillehouder A. Vermeulen
Inlichtingen bij Hans Nijkamp
7982 hans.nijkamp@zutphen.nl
Soort bevoegdheidKaderstellend
BeleidsvrijheidBeperkt
ProgrammabegrotingswijzigingNee
Het presidium stelt voor :

De Strategische Raadsagenda 2017 vast te stellen.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Eén van de doelstellingen van het dualisme was dat de agenderende taak van de raad verschuift van het college naar de raad zelf. In de praktijk wordt de agenda voor de raad nog steeds in belangrijke mate bepaald door het college. De ambitie van de raad is echter om meer grip te krijgen op de agenda en de agenda van de raad minder ‘volgend’ te laten zijn en ook meer te laten aansluiten op de agenda van de samenleving (de agenda van de straat is de agenda van de raad). Om die grip op de agenda te versterken, dient bovenal helder te zijn waar de raad het de komende periode over wil hebben. Agendering is in beginsel immers sturing geven aan waar de raad, de raadsfracties en raadsleden hun tijd aan (gaan) besteden.

Een instrument dat kan worden gebruikt voor het versterken van de agenderende taak is de Strategische Raadsagenda Zutphen (kortweg: SRZ). De SRZ is een ‘agenda’ met onderwerpen waar de raad van heeft aangegeven de komende periode zijn tijd aan te willen besteden. De SRZ bestaat uit twee (hoofd)categorieën. De eerste bevat onderwerpen die de raad heeft gemarkeerd als ‘strategisch’. Daarnaast is er een categorie onderwerpen waar de raad van heeft aangegeven bij betrokken te willen zijn. Die betrokkenheid kan variëren van “vanaf het begin van het proces nadrukkelijk een rol willen spelen” tot “geïnformeerd willen worden door het college”. Ook evaluaties (monitoringrapportages) over uitvoering van beleid vallen hier onder.

Met betrekking tot de op de SRZ opgenomen onderwerpen is het niet alleen de vraag waar de raad zich over gaat buigen, maar ook op welk moment en in welke fase van het proces. Dit betekent dat op voorhand wordt aangeven wanneer, over welk onderwerp, welk type document gewenst wordt (bijvoorbeeld een startnotitie, raadsvoorstel, evaluatie, etc.). In de SRZ wordt dit weergegeven met behulp van een cirkel die de beleidscyclus weergeeft. Het agendamoment kan liggen in de startfase (agenderen), de oriëntatiefase (verkenning en koers bepaling), de beleidsontwikkelingsfase (beleid vaststellen), de fase van uitvoering (verantwoorden) of de evaluatiefase (resultaten en heroriëntatie).

Met de SRZ benoemt de raad derhalve een aantal hoofdthema’s voor het komende periode waarbij is aangegeven:

  1. in welke rol de raad betrokken wil zijn
  2. in welke fase van het proces de raad betrokken wil zijn
  3. wanneer het onderwerp op de agenda van de raad komt.

Tenslotte vormt de SRZ de basis voor de reguliere agenda van Forum en raadsvergaderingen. Wanneer er teveel agendapunten voor een vergaderavond zijn, weegt het presidium onderwerpen van de SRZ zwaarder, en krijgen deze voorrang bij de agendering.

 

Beoogd effect

Met het gebruik van de SRZ worden de volgende effecten nagestreefd:

  1. de raad is meer sturend in zijn agendering;
  2. er is een betere afstemming over de te doorlopen procedures;
  3. voor iedere betrokkene is duidelijk welke rol hij heeft;
  4. politieke ambities worden ‘vertaald’ naar een bespreekmoment;
  5. fracties kunnen de voorbereiding op onderwerpen goed afstemmen omdat zij weten op welk moment een onderwerp staat geagendeerd.

 

Argumenten

1. De rol van de raad als kadersteller en controleur wordt versterkt

De raad bepaalt zijn eigen agenda en bepaalt zelf over welke onderwerpen op welk moment gesproken wordt in zowel de kaderstellende als controlerende rol.

2. Invoering van de SRZ sluit aan bij de analyse die Wim Dijkstra gaf in zijn ‘Rapport van bevindingen inzake de werkverhoudingen binnen bestuurlijk en politiek Zutphen’.

Dijkstra stelt in zijn rapport dat er onduidelijkheid en onzekerheid is over de rol die de verschillende partijen hebben. Dit komt omdat er (in 2014) veel nieuwe raadsleden zijn gekomen , omdat het bestuurlijk speelveld is gewijzigd, er veel meer ‘in dialoog’ met de samenleving wordt gewerkt en er regelmatig complexe vraagstukken aan de orde zijn. Raadsleden worstelen met de vraag wat het betekent om volksvertegenwoordiger te zijn in deze tijd, hoe de kaderstellende en controlerende rol in deze tijd goed ingevuld kan worden en hoe de (duale) verhouding met het college vorm moet krijgen. Agendasturing kan daarbij helpen.

3. De (bestuurlijke) agendadruk kan worden gereguleerd.

Omdat de SRZ een structureel karakter kent, is er voor een langere periode inzicht in agendapunten voor Forum en raad. Het presidium wordt hierdoor in staat gesteld tot een optimale spreiding van de werk­zaamheden van de raad te komen. Het college heeft door dit inzicht gelegenheid de voorbereidende rol goed inhoud te kunnen geven.

4. De SRZ is politiek-bestuurlijk geborgd

De gemeenteraad stelt de SRZ twee maal per jaar vast. Hiermee is deze ook politiek-bestuurlijk geborgd. Deze vaststellingsmomenten worden voorbereid door het presidium/de fractievoorzitters. Het presidium is daarnaast continue gemachtigd om de SRZ te actualiseren.

5. De interne stakeholders zijn actief betrokken geweest in het proces

Om het instrument bruikbaar te laten zijn, is het van belang dat er breed draagvlak en commitment is voor de SRZ. Om dit draagvlak te creëren hebben bijeenkomsten plaatsgehad met ambtelijke stakeholders, is er een werksessie geweest met het presidium en hebben college en directie de gelegenheid gehad om te reageren op de concept SRZ. Door het college zijn geen knelpunten gesignaleerd en het college gaat er vooralsnog van uit dat de SRZ niet tot onontkoombare uitvoeringsproblemen gaat leiden. Abusievelijk is het onderwerp 'Mobiliteit/Bereikbaarheid stad' niet opgenomen in de conceptversie die is voorgelegd aan directie en college. Dit, als strategisch aangemerkte, onderwerp is wel opgenomen op de voorliggende definitieve versie.

 

Kanttekeningen

1. De SRZ is een ‘groeimodel’

Werken met de SRZ vereist aandacht voor een juiste balans in de verhoudingen tussen raad en college. Het vinden van die balans zal (waarschijnlijk) tijd kosten en zal soms met balansverstoringen gepaard gaan. De SRZ zal als instrument en als document moeten groeien. Het voorstel is om gewoon van start te gaan en ons ervan bewust te zijn dat we nog tegen gewenste aanpassingen zullen aanlopen.

2. De planning op de SRZ is globaal

De op de SRZ opgenomen onderwerpen zijn voorzien van een (veelal) indicatieve planning. Die planning is echter niet vrijblijvend. Het college is ervoor verantwoordelijk dat de op de SRZ opgenomen planning wordt gehaald. Indien blijkt dat de planning niet haalbaar is, dient dit tijdig te worden gemeld aan het presidium.

 

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Wanneer de raad de SRZ heeft vastgesteld, ligt daar een breed commitment op. Dit betekent dat deze leidend is voor waar de komende periode aan gewerkt wordt en waar de raad zijn tijd aan besteedt. De dynamiek in het lopende jaar, zal er toe leiden dat er tussentijds aanpassingen nodig zijn: in planning, in proces, in rolneming. Het presidium heeft daarom eens per kwartaal een reflectief gesprek op de integrale SRZ. De gemeentesecretaris kan worden uitgenodigd om bij dit gesprek aanwezig te zijn.

De procesbewaking van de onderwerpen op de SRZ ligt bij het college (de directie).

Een geactualiseerde SRZ zal 2 maal per jaar worden vastgesteld en de vastgestelde SRZ zal worden gepubliceerd op de website van de raad.

 

Financiën

Aan het invoeren van de Strategische Raadsagenda zijn geen financiële consequenties verbonden.

 

Bijlagen

  1. Strategische Raadsagenda Zutphen (juni 2017)
  2. Notitie “Op weg naar een betere agendasturing” (incl. bijlagen)
  3. Bouwstenen voor de onderwerpen in de categorie ‘Inhoudelijke thema’s van de SRZ (Omgevingswet, Wonen/woonbehoefte, Economische ontwikkeling en Mobiliteit/Bereikbaarheid stad)

 

Stukken die ter inzage liggen

N.v.t.

 

 

 

Bijlagen

Bijlage 1 SRZ 2017
Bijlage 2 Notitie Op weg naar een betere agendasturing
Bijlage 3.1 Bouwsteen Omgevingswet
Bijlage 3.2 Bouwsteen Wonen (copy)
Bijlage 3.2 Bouwsteen Woonbehoefte (copy)
Bijlage 3.3 Bouwsteen Economische ontwikkeling (copy) (copy)
Bijlage 3.4 Bouwsteen Mobiliteit-Bereikbaarheid stad (copy)

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2017-0063

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het presidium van 22 mei 2017 met nummer ;



b e s l u i t :

De Strategische Raadsagenda 2017 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter,de griffier,

Technisch Blok 19 juni 2017 (20:30 - 21:00)


Toelichting griffie:

Om de grip van de raad op zijn agenda te vergroten, wordt de Strategische Raadsagenda Zutphen (ingevoerd). In de praktijk wordt de agenda voor de raad immers nog steeds in belangrijke mate bepaald door het college terwijl het de ambitie van de raad is om zelf meer sturend te zijn op zijn agenda. Hierdoor dient bovenal helder te zijn waar de raad het de komende periode over zou moeten en willen hebben en is het niet alleen de vraag waar de raad zich over gaat buigen, maar ook op welk moment en in welke fase van een proces.

De afgelopen maanden is gewerkt aan het opstellen van de SRZ. Om draagvlak te creëren zijn ambtelijke stakeholders, presidium, college en directie betrokken geweest bij de totstandkoming.

De raad wordt voorgesteld om de SRZ vast te stellen.


Raadsadviseur: H Nijkamp

Verslag van de vergadering

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom.

2. Algemeen spreekrecht

De voorzitter meldt dat zich twee personen hebben gemeld om gebruik te maken van het spreekrecht. Mevrouw Hehakaya heeft gevraagd om te mogen inspreken over de kwijtschelding afvalstoffenheffing, maar blijkt niet aanwezig te zijn. De voorzitter geeft het woord aan de tweede inspreker, mevrouw Van de Bor.

Mw. Van de Bor spreekt in over Perspectief. De inspreekreactie (incl. bijlagen) is bijgevoegd bij het verslag. 

3. Actieve informatievoorziening

Er bestaat geen behoefte aan actieve informatievoorziening vanuit het college.

4. Aankondiging moties en amendementen

Van de mogelijkheid om moties en amendementen aan te kondigen, wordt geen gebruik gemaakt

5. Toezeggingenlijsten

5a. Toezeggingenlijst Forum 19 juni 2017

Geen vragen of opmerkingen.

5b. Toezeggingenlijst Raad 19 juni 2017

Geen vragen of opmerkingen.

6. Vermoedelijke hamerstukken

6a. Begrotingswijziging 2017-10 (diverse ramingen en overlopende posten)

D66 verwijst naar de laatste bijlage, waar de bedragen uit het programma zijn opgesomd. Het meeste geld wordt uit de reserves gehaald. D66 informeert naar de consequenties voor de reserves.

Het College stelt vast dat het hierbij gaat over bijlage 5. Deze bijlage betreft de wijziging van de programmabegroting. De genoemde verhoging van € 8,5 miljoen wordt gedekt vanuit verschillende reserves. Zodra de situatie ontstaat dat er geld vanuit een reserve nodig is, wordt hiervoor een begrotingswijziging aan de raad voorgelegd. Het is het College niet bekend of hiermee de reserves leeg zijn. De genoemde reserves zijn wel bestemd voor de hierbij omschreven doelen. De vraag of de betreffende reserves aangevuld moeten worden, is een vraag die bij de begrotingsbehandeling aan de orde komt.

De voorzitter concludeert dat voorliggend wijzigingsvoorstel een hamerstuk kan blijven.

6b. Bestemmingsplan Dennendijk 2a en 2b

Er bestaat geen behoefte om hierop te reageren. Dit agendapunt wordt als hamerstuk doorgeleid naar de raad.

6c. Bekrachtiging geheimhouding anterieure overeenkomst bij het bestemmingsplan 'Dennendijk 2a en 2b'

Er bestaat geen behoefte om hierop te reageren. Dit agendapunt wordt als hamerstuk doorgeleid naar de raad.

6d. Strategische Raadsagenda Zutphen 2017

Dit punt is van de agenda gehaald en zal over twee weken tijdens een Forum worden behandeld.

6e. Afwikkeling restant krediet Stadsdiagonaal

GroenLinks wijst op de overheveling van diverse budgetten, onder andere bij Stadsdiagonaal. De fractie vraagt hoe met de inhoudelijke afwegingen wordt omgegaan, die hieraan ten grondslag liggen.

Het College licht toe, dat de gemeente voor het programma Stadsdiagonaal provinciale subsidie heeft ontvangen. Binnen de kaders, die de door de Provincie zijn gesteld, mogen de middelen anders worden ingezet, zolang het blijft binnen de doelstellingen die aan het programma zijn gekoppeld en het ook past binnen de kaders die door de raad zijn gesteld. Voorliggend voorstel is daarop gericht.

De Stadspartij pleit ervoor om bij de realisering hiervan ook zoveel mogelijk rekening te houden met de aanleg van nieuw groen.

De VVD wijst er op dat de resterende middelen van de Stadsdiagonaal worden gebruikt om juist het stukje, dat aanvankelijk niet is toegepast op de Nieuwstad, nu wél in te vullen omdat de Stadsdiagonaal halverwege op de Nieuwstad uitkomt.

De PvdA vraagt of instemming met voorliggend voorstel betekent dat ook wordt ingestemd met de verdere plannen voor onder andere Brasseroord. Immers, het nu voorliggende voorstel geeft hieraan reeds een bepaalde richting.

Het College benadrukt nergens op vooruit te lopen. Het haalbaarheidsonderzoek en de eenmalige verlichting is een aanvulling op hetgeen reeds is uitgevoerd. Dit voorstel valt binnen de kaders zoals het provinciaal programma dat toelaat. Als de provinciale subsidie niet wordt besteed, moet het geld echter terugvloeien naar de provincie. Daarom wordt nagestreefd om de middelen binnen de gestelde kaders en binnen de doelen van het programma zo goed mogelijk te besteden.

GroenLinks vraagt waarom het voorstel als hamerstuk staat geagendeerd. Blijkbaar moet de raad hierover besluiten en blijkbaar kunnen er keuzes worden gemaakt wat betreft de besteding van het budget. De vraag is daarom of er een inhoudelijke behandeling plaatsvindt voorafgaand aan het raadsbesluit.

Het College stelt dat een verschuiving binnen een op programmaniveau vastgesteld doel binnen de inhoudelijke kaders valt die door de raad zijn gesteld. Daarom kan dit als hamerstuk worden behandeld en is het aan het College om de inhoudelijke afwegingen te maken.

De VVD wijst erop dat altijd kan worden verzocht om een Forum te wijden aan een hamerstuk.

GroenLinks had dit graag duidelijker in de stukken beschreven gezien, zodat dit ook voor nieuwkomers in de raad duidelijk is. Het voorstel kan wat GroenLinks betreft echter als hamerstuk aangeduid blijven.

De voorzitter concludeert dat het voorstel als hamerstuk kan worden behandeld.

6f. Concept Begroting Tribuut 2018

Er bestaat geen behoefte om hierop te reageren. Dit agendapunt wordt als hamerstuk doorgeleid naar de raad.

6g. Begroting 2018-2021 en jaarstukken 2016 VNOG

Er bestaat geen behoefte om hierop te reageren. Dit agendapunt wordt als hamerstuk doorgeleid naar de raad.

6h. Meerjaren Prognose Grondexploitaties 2017-1

Er bestaat geen behoefte om hierop te reageren. Dit agendapunt wordt als hamerstuk doorgeleid naar de raad.

6i. Geheimhouding Meerjaren Prognose Grondexploitaties 2017-1

Er bestaat geen behoefte om hierop te reageren. Dit agendapunt wordt als hamerstuk doorgeleid naar de raad.

7. Lijst ingekomen stukken Raad 19 juni 2017

De Stadspartij wijst op ingekomen stuk nummer 10, zijnde een ingezonden brief van de Stadspartij betreffende de biomassacentrale. De beantwoording van genoemde brief is weliswaar in het overzicht opgenomen, maar de Stadspartij heeft het schriftelijk antwoord nog niet mogen ontvangen.

De voorzitter zal dit nagaan. De Stadspartij zal hierover binnenkort bericht ontvangen.

8. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 19 juni 2017

De voorzitter constateert dat er geen behoefte bestaat om in te gaan op een van de ter inzage liggende stukken.

9. Vaststellen forumverslag(en)

9a. Forumverslag 22-05-2017

De voorzitter stelt vast dat het Forumverslag van 22-05-2017 conform wordt vastgesteld

9b. Forumverslag 01-06-2017

De voorzitter stelt vast dat het Forumverslag van 01-06-2017 conform wordt vastgesteld

9c. Forumverslag 06-06-2017

De voorzitter stelt vast dat het Forumverslag van 06-06-2017 conform wordt vastgesteld.

9d. Forumverslag 08-06-2017

De voorzitter stelt vast dat het Forumverslag van 08-06-2017 conform wordt vastgesteld

10. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering.


Bijlagen:
inspreekreactie mw Van de Bor (TB - Perspectief)
bijl. inspreekreactie mw Van de Bor (TB - Perspectief)

Advies

Stuk dient in een Forumvergadering te worden besproken


Raad 19 juni 2017 (21:30 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 19 juni 2017

Besluit

Aangehouden
Het voorstel is in het Technisch Blok doorgestuurd om in een eigen Forumvergadering te worden besproken. De behandeling in de raadsvergadering is daarom komen te vervallen.
Geen amendementen ingediend


Forum van 3 juli 2017


Toelichting griffie:

Om de grip van de raad op zijn agenda te vergroten, wordt de Strategische Raadsagenda Zutphen (ingevoerd). In de praktijk wordt de agenda voor de raad immers nog steeds in belangrijke mate bepaald door het college terwijl het de ambitie van de raad is om zelf meer sturend te zijn op zijn agenda. Hierdoor dient bovenal helder te zijn waar de raad het de komende periode over zou moeten en willen hebben en is het niet alleen de vraag waar de raad zich over gaat buigen, maar ook op welk moment en in welke fase van een proces.

De afgelopen maanden is gewerkt aan het opstellen van de SRZ. Om draagvlak te creëren zijn ambtelijke stakeholders, presidium, college en directie betrokken geweest bij de totstandkoming.

De raad wordt voorgesteld om de SRZ vast te stellen.


Raadsadviseur: H Nijkamp

Datum: 03-07-2017
Tijd: 19:00 - 19:30
Zaal: Shrewsburykamer
Behandeling: Oordeelsvormend
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: G.V.C. Boldewijn
Griffier: U Post

Aanwezig namensNaam
Burgerbelang
SPG.J.N. Müller
D66G.I. Timmer
PvdAM.M.M. Moester
GroenLinksM.T.E. Westerik
StadspartijD. Bogerd
VVDH.M.J. Siebelink
CDAG.H. Brunsveld
ChristenUnie
BewustZW
Lijst van Vliet
Fractie Pepers en VerwoortA.IJ. Pepers

Portefeuillehouder(s): A. Vermeulen
Ondersteuners: B Janssen
Pers: nee
Publiek: 9 mensen
Insprekers: nee

Verslag van de vergadering

De voorzitter opent het forum en heet iedereen welkom. Hij geeft aan dat de raad met de Strategische Raadsagenda Zutphen (hierna: SRZ) de grip op de eigen agenda vergroot. Het voorstel is om de SRZ vast te stellen. Hoe denkt het forum daarover?

D66: Wij zijn blij met dit voorstel. We stellen het op prijs als het de volgende keer iets eerder wordt geagendeerd.

CDA: Ook wij zijn blij. Het is een goed proces geweest. Ik stel voor nu vooral die fracties aan het woord te laten die om deze SRZ gevraagd hebben.

VVD: Wij lezen dat er in de SRZ nog steeds gesproken wordt over “Werk maken van werk”. We hebben een motie aangenomen waarin dit “Werk bereikbaar maken” genoemd wordt. Graag deze naam aanpassen.

Fractie Pepers en Verwoort: Wij zijn content met de SRZ. Wij zien dit als een groeimodel; het moet zich verder vormen.

SP: Wij zijn sceptisch over de SRZ. Er zijn al voldoende middelen om de agenda te bepalen. Toch zien wij de SRZ als een goede ontwikkeling.

GroenLinks: Alle fracties mogen vijf onderwerpen aandragen. Is dat op één moment of mag dat het hele jaar door?

D66: Er zijn een paar vaste agendapunten, maar er is ook altijd ruimte voor onderwerpen die zich tijdens het jaar aandienen.

Stadspartij: Ook wij zijn blij met deze SRZ. Wij geven mee deze voortaan tijdig te actualiseren en tijdig vast te stellen.

GroenLinks: Wie gaat over maatschappelijk dienende onderwerpen?

D66: Het presidium en de fracties gaan daarover. Wat betreft de vraag van de Stadspartij: in november moet de SRZ vastgesteld worden voor het daaropvolgende jaar.

CDA: Wij vinden dat er eens per kwartaal naar gekeken moet worden.

De voorzitter constateert dat het voorstel voldoende besproken is, dat het rijp is voor behandeling in de raad en sluit het forum.

 

 

 

 

 

 


Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad


Raad 3 juli 2017 (21:30 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 3 juli 2017

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte
  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl