Pagina delen

Selectief openstellen van de digitale weg voor het indienen van Wob-verzoeken

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

  1. dat de digitale weg voor het indienen van Wob-verzoeken, als bedoeld in artikel 3, eerste lid van de Wet openbaarheid van bestuur, selectief wordt opengesteld;
  2. dat daarbij gebruik moet worden gemaakt van de pagina Wet openbaarheid van bestuur vindbaar via de website van de gemeente Zutphen;
  3. dat het indienen van een Wob-verzoek via e-mail niet mogelijk is;
  4. dat het besluit in werking treedt op de dag na de datum van bekendmaking;
  5. dat dit besluit wordt aangehaald als: Besluit selectieve openstelling elektronische weg Wob-verzoeken gemeenteraad gemeente Zutphen 2020.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Op 7 januari 2014 hebben wij besloten om de elektronische weg en fax af te sluiten voor verzoeken om informatie in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dit besluit is op 1 februari 2014 in werking getreden. Aanleiding voor dit besluit was het aantal "oneigenlijke" Wob-verzoeken dat destijds werd ontvangen. Deze verzoeken werden niet ingediend met als doel openbaarmaking van documenten voor een ieder. Ze werden ingediend met het doel om geld te verdienen in de vorm van een dwangsom bij te laat beslissen of in de vorm van een proceskostenvergoeding in de bezwaarprocedure. Verzoeken werden daarbij per e-mail ingediend zodat de indieners met zeer weinig handelingen het verzoek bij alle Nederlandse gemeenten, waaronder Zutphen, konden indienen.

Diverse ontwikkelingen (zie voor uitleg bij de argumenten) maken dat het nu tijd is om dit besluit te herzien en de digitale weg selectief open te stellen voor het indienen van Wob-verzoeken. Omdat een Wob-verzoek ook aan de gemeenteraad kan zijn gericht, is het nodig dat de raad ook zelf een besluit neemt over het selectief openstellen. Wij en de burgemeester hebben een gelijkluidend besluit genomen.

Beoogd effect

Het selectief openstellen van de digitale weg voor het indienen van Wob-verzoeken. Verzoekers krijgen de mogelijkheid om op een eenvoudige wijze een Wob-verzoek digitaal in te dienen. De toegankelijkheid van informatie en de dienstverlening van de gemeente wordt hiermee verbeterd.

Argumenten

1. De Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is niet meer van toepassing op Wob-verzoeken.

Op 1 oktober 2009 is de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in werking getreden. Met deze wet is een regeling over het opleggen van een dwangsom bij niet tijdig beslissen van kracht geworden. Deze dwangsom kon destijds oplopen tot € 1.260,-. Dit gold ook voor het niet tijdig afhandelen van Wob-verzoeken.

Gevolg was dat dit voor een groep aanvragers de reden werd om per mail of fax een verzoek in te dienen dat dermate ingewikkeld of complex was dat het risico groot was dat de beslistermijn werd overschreden. Daarnaast werden Wob-verzoeken verstopt in andere verzoeken. Er waren ook voorbeelden van juridische adviesbureaus die op basis van no cure no pay aanvragen indienden en vervolgens juridische procedures startten.

Het vorenstaande was de reden waarom wij in 2014 hebben besloten om de elektronische weg en de fax te sluiten voor het indienen van Wob-verzoeken. Begin 2014 is ook in een evaluatie aan de Tweede Kamer gemeld dat er sprake is van grootschalig misbruik van de wet als het gaat om Wob-verzoeken.

Het heeft tot 1 oktober 2016 geduurd voordat een wijziging van de Wob in werking is getreden. Deze wetswijziging zorgde ervoor dat de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen niet meer geldt voor Wob-verzoeken. Sindsdien is het aantal "oneigenlijke" Wob-verzoeken dat bij ons en in den lande ingediend wordt sterk gedaald.

2. Het selectief openstellen van de digitale weg is nodig om te kunnen voldoen aan de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer.

In afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht is geregeld onder welke voorwaarden elektronisch bestuurlijk berichtenverkeer mogelijk is. Al geruime tijd wordt landelijk een ingrijpende wijziging van deze afdeling voorbereid. Deze wetswijziging geeft een ieder het recht om elektronische berichten aan een bestuursorgaan te zenden op een door het bestuursorgaan bepaalde wijze. Om hieraan te voldoen moet een generieke voorziening voor elk elektronisch formeel bericht worden aangewezen. Door nu te besluiten om de digitale weg selectief open te stellen wordt vooruitgelopen op de in werking treding (naar verwachting 1 januari 2021) van deze nieuwe wet.

3. Selectief openstellen van de digitale weg is mogelijk door gebruik te maken van een verplicht webformulier.

In aanvulling op de regels die op grond van de Algemene wet bestuursrecht gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan het bestuursorgaan nadere regels vaststellen voor het gebruik van de elektronische weg.

Als nadere regel geldt dat een Wob-verzoek niet per e-mail kan worden ingediend, maar wel via een digitaal webformulier. Via het webformulier kan de aanvraag namelijk ondertekend worden met de DigiD van de aanvrager. Dit is niet mogelijk als een burger zijn verzoek per e-mail verstuurt. Daarnaast komen de verzoeken ingediend met een webformulier centraal binnen. Hierdoor houden we een goed overzicht op de ontvangen Wob-verzoeken. Dit bevordert een tijdige en juiste afhandeling ervan.

4. Het selectief openstellen van de digitale weg past in de wijze waarop met burgers en bedrijven gecommuniceerd wordt.

Burgers en bedrijven maken in toenemende mate gebruik van internet voor hun communicatie met de overheid. Door de digitale weg selectief open te stellen voor het indienen van Wob-verzoeken wordt de toegankelijkheid van informatie en de dienstverlening verbeterd.

5. Het college en de burgemeester moeten als afzonderlijk bestuursorgaan ook een besluit nemen over het selectief openstellen van de digitale weg.

Een Wob-verzoek kan ingediend worden bij de bestuursorganen van de gemeente Zutphen (gemeenteraad, het college en de burgemeester). Dit heeft tot gevolg dat elk bestuursorgaan apart moet besluiten en kenbaar moet maken dat de digitale weg selectief wordt opengesteld. De argumenten 1 tot en met 4 gelden dan ook voor elk bestuursorgaan.

Kanttekeningen

1. Wob-verzoeken kunnen niet per e-mail of fax worden ingediend.

Toestaan dat Wob-verzoeken per e-mail ingediend kunnen worden, heeft als nadeel dat de verzoeken verspreid over de hele organisatie ontvangen kunnen worden. Er is geen garantie dat verzoeken alleen via een algemeen e-mailadres zoals info@zutphen.nl ontvangen worden. Dit komt het overzicht niet ten goede. Bovendien kan dan minder goed gestuurd worden op tijdige en juiste afhandeling. Het is daarom van belang dat de e-mail gesloten blijft voor het indienen van Wob-verzoeken. Burgers/bedrijven die per e-mail een Wob-verzoek indienen, krijgen de mogelijkheid om het verzoek op een toegestane wijze (mondeling, brief of via het webformulier) in te dienen.

Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat het indienen van Wob-verzoeken via de fax feitelijk niet mogelijk is doordat wij niet meer beschikken over een fax.

2. De Wob wordt vervangen door de Wet open overheid (Woo).

De Wet open overheid is een initiatiefwet uit 2012. Deze wet heeft als doel om overheden en semi-overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo vervangt bij in werking treding de Wob. Verwacht wordt dat de Woo in 2021 in werking treedt. Of dit gelet op de huidige omstandigheden qua landelijke implementatie haalbaar is, is op dit moment niet duidelijk. Als deze nieuwe wet in werking treedt dan moeten de diverse bestuursorganen een besluit, vergelijkbaar aan dit besluit, nemen om ervoor te zorgen dat de digitale weg selectief is opengesteld voor verzoeken op grond van de Woo. Zodra duidelijk is wanneer de Woo in werking treedt, ontvangen de bestuursorganen hiervoor een voorstel.

Risico’s

Een risico is dat door het selectief openstellen van de digitale weg meer Wob-verzoeken worden ingediend. Dit levert dan meer werk op voor medewerkers van de gemeente Zutphen. Aan de andere kant biedt de Wob juist de mogelijkheid tot het indienen van dergelijke verzoeken en wil de gemeente ook open en transparant zijn.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Het besluit van de raad treedt gelijk met ons besluit en het besluit van de burgemeester om de digitale weg selectief open te stellen, in werking. Het digitale webformulier is klaar voor gebruik en kan eenvoudig op de website beschikbaar worden gesteld zodra het besluit genomen en gepubliceerd is.

Externe communicatie

Na besluitvorming van de gemeenteraad wordt in het Gemeenteblad en op de website van de gemeente kenbaar gemaakt dat de digitale weg selectief is opengesteld voor het indienen van Wob-verzoeken, zowel gericht aan de raad, ons als college en de burgemeester. Op de website wordt hiervoor het benodigde webformulier geplaatst.

Interne communicatie

Wob-verzoeken worden binnen de vakinhoudelijke teams afgehandeld. Het onderwerp van het verzoek bepaalt welk team/welke medewerker het verzoek behandelt. Na besluitvorming van de gemeenteraad, ons en de burgemeester wordt de ambtelijke organisatie geïnformeerd over het selectief openstellen van de digitale weg voor het indienen van Wob-verzoeken.

Financiën

Het besluit heeft geen financiële consequenties.

Bijlagen

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2020-0069

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 18 augustus 2020 met nummer 171147


gelet op het bepaalde in de Wet openbaarheid van bestuur en de artikelen 2:15 en 2:16 van de Algemene wet bestuursrecht;

 

 


b e s l u i t :

  1. dat de digitale weg voor het indienen van Wob-verzoeken, als bedoeld in artikel 3, eerste lid van de Wet openbaarheid van bestuur, selectief wordt opengesteld;
  2. dat daarbij gebruik moet worden gemaakt van de pagina Wet openbaarheid van bestuur vindbaar via de website van de gemeente Zutphen;
  3. dat het indienen van een Wob-verzoek via e-mail niet mogelijk is;
  4. dat het besluit in werking treedt op de dag na de datum van bekendmaking;
  5. dat dit besluit wordt aangehaald als: Besluit selectieve openstelling elektronische weg Wob-verzoeken gemeenteraad gemeente Zutphen 2020.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Technisch Blok 7 september 2020 Naar boven

Toelichting griffie

Raadsadviseur:

 
Datum 07-09-2020 Tijd 20:00 - 20:30
Zaal
Burgerzaal
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
H.W. Hissink
Griffier
M.J.E. van den Berg-Platzer
Aanwezig namens Naam
GroenLinksH Krans
SPS.G.J.G. de de Groen
PvdAJ. Bloem
BurgerbelangM.G.S. Siemes en E Yildirim
D66P van der Van der Hammen
VVDH. Hissink
CDAK.M. van Van Wamel
StadspartijC.R.L. van Toor
BewustZWA.W. Jansen
ChristenUnieA. van van Dijken
Kies Lokaal Zutphen WarnsveldJ Maarsen

Verslag van de vergadering

1. Opening

Voorzitter: Welkom bij deze Technisch Blokvergadering.

2. Actieve informatievoorziening vanuit het college

College: Over de hoogspanningsleidingen zijn we in de zomer benaderd door de provincie Gelderland. De komende maanden wordt dit onderwerp in Gedeputeerde Staten behandeld. Hopelijk krijgen we in oktober positief nieuws, we zijn in afwachting. Als er nieuws is, wordt u als raad daarover geïnformeerd en krijgt u een raadsstuk met mogelijke scenario's.

BewustZW: Dat is hoopvol. Oktober is wel de maand waarin de begroting bijna vastligt. Wellicht kan Gedeputeerde Staten iets meer vertellen zodat daarmee rekening gehouden kan worden in de begroting.

College: Dat is al geprobeerd. We kijken naar ''Mee-koppen-kansen''.

3. Aankondiging moties en amendementen

D66: Wij willen de komende raadsvergadering een motie monument Meisjesvakschool gaan indienen.

4. Toezeggingenlijsten

4a. Toezeggingenlijst Forum 7 september 2020

D66: Toezegging met nummer 19-08: wanneer krijgen we informatie?

College: Dat wordt morgen in het college besproken. Via de griffie krijgt u de informatie.

4b. Toezeggingenlijst Raad 7 september 2020

BewsutZW: Toezegging met nummer 2019-06: overzicht onderhoud van civiele kunstwerken. Wanneer krijgen we daarover informatie. Wanneer wordt de lijst opgeschoond?

College: Dat wordt morgen in het college besproken. Via de griffie krijgt u de informatie. Naar het opschonen van de lijst gaan we samen met de griffie kijken.

5. Vermoedelijke hamerstukken

5a. Algemene verordening ondergrondse infrastructuren (AVOI) gemeente Zutphen 2020

BewustZW: Dit is een belangrijke stap. Voor meer gemeenten gelden dezelfde uitgangspunten. Wat zijn de juridische effecten? Deze staan niet in het stuk. Het is verstandig het voorstel aan te nemen.

College: Precario is juridisch niet haalbaar. Daarom staat het er niet in.

Voorzitter: Dit voorstel blijft een hamerstuk.

5b. Selectief openstellen van de digitale weg voor het indienen van Wob-verzoeken

BewustZW: De verordening wordt aangepast als gevolg van een wijziging in de landelijke wetgeving.

College:Er zijn minder WOB-verzoeken als gevolg van aanscherping van de WOB-regels.

GroenLinks: Het betreft geen selectieve openstelling maar een specifieke openstelling.

College: Het is een stuk van een ander bestuursorgaan, het is niet aan het college om het stuk aan te passen.

Voorzitter: Dit voorstel blijft hamerstuk.

6. Lijst ingekomen stukken Raad 21 september 2020

Geen opmerkingen.

7. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 7 september 2020

VVD: Punt 6: het Zutphenfonds. Zijn de gelden wel goed besteed?

Voorzitter: Deze lijst wordt hier niet inhoudelijk besproken. Indien die wens bestaat, kan een verzoek voor een forum waarin het stuk wordt besproken worden verzocht via het Presidium.

D66: Wij willen nummer 3: Vispoortplein 16 in een eigen Forum agenderen.

GroenLinks: Wij willen de memo actualisatie Burap ook via het Presidium in een eigen Forum agenderen.

Burgerbelang: Wij willen de jaarstukken in een eigen Forum agenderen.

8. Overzicht van nog te agenderen onderwerpen in Forum en raad versie 28 augustus 2020

Voorzitter: Wanneer onderwerpen die op dit overzicht staan geagendeerd moeten worden kan dit via de fractievoorzitter in het Presidium worden aangegeven.

9. Vaststellen forumverslag(en)

9a. Forumverslag 26-06-2020

Voorzitter: Vastgesteld.

9b. Forumverslag 29-06-2020

Voorzitter: Vastgesteld.

9c. Forumverslag 30-06-2020

Voorzitter: Vastgesteld.

10. Sluiting

Voorzitter: Dan zijn we aan het einde gekomen van deze vergadering. Ik sluit de vergadering.

Advies

Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad

Behandeld in Raad 21 september 2020 Naar boven

 
Datum 21-09-2020 Tijd 19:30 - 23:00
Zaal
Burgerzaal
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
A. Vermeulen
Griffier
J.A. Vullings

Verslag van de vergadering

Zie bijlage.

Bijlagen

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend