Proces en taakverdeling bij meerdimensionale dossiers

Onderwerp Proces en taakverdeling...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Proces en taakverdeling bij meerdimensionale dossiers

Onderwerp Proces en taakverdeling bij meerdimensionale dossiers
Programma01. Bestuur
ForumAdviserend
Portefeuillehouder J.A. Gerritsen
Inlichtingen bij L. van der Poel
06 22507718 l.vanderpoel@zutphen.nl
Soort bevoegdheidOverig
BeleidsvrijheidRuim
ProgrammabegrotingswijzigingNee
Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

1. kennis te nemen van de gespreksnotitie over bestuurlijke en ambtelijke rollen bij meerdimensionale dossiers;
2. de aanbevelingen te bespreken en over te nemen.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Bij de behandeling van het Rapport van bevindingen inzake de werkverhoudingen in politiek en bestuurlijk Zutphen op 15 juni 2015 heeft U onder andere besloten “ Het college op te dragen in samenwerking met het presidium een notitie aan de raad voor te leggen waarin het proces met betrekking tot de behandeling van meerdimensionale dossiers wordt beschreven vanuit een juiste rolverdeling tussen college, portefeuillehouders en raad met een duidelijke plaats en positie voor ambtelijke advisering”

Deze notitie dient als input voor gedachten uitwisseling over dit onderwerp tussen gemeenteraad, collegeleden en ambtelijke organisatie.

Op basis van een analyse van het proces van voorbereiding van de cultuurnota zijn een viertal fasen onderscheiden bij de voorbereiding van besluitvorming namelijk: agendering, opdrachtformulering, strategische kaders en uitvoeringagenda. De verantwoordelijkheid voor deze stappen ligt afwisselend bij gemeenteraad en college. In de huidige werkwijze is met name de agendering een onderbelichte fase.

Beoogd effect

Het proces tot besluitvorming over meerdimensionale dossiers verbeteren op basis van een duidelijke taakverdeling tussen gemeenteraad, college, portefeuillehouder en ambtelijke organisatie

Argumenten

Naar aanleiding van het rapport 'Dijkstra' heeft de gemeenteraad besloten om het proces tot behandeling van meerdimensionale dossiers te verbeteren op basis van een heldere taakverdeling. De inhoud van de notitie vormt een goede aanleiding voor het gesprek met ons college en de ambtelijke organisatie over de optimalisering van het proces van behandeling van meerdimensionale dossiers.

De invoering van een beeldvormende bespreking met deskundigen en andere betrokkenen bij de start van een meerdimensionaal vraagstuk, kan U informeren over de reikwijdte van en relevante ontwikkelingen rond een meerdimensionaal dossier. Op basis hiervan kunt u uw opdracht aan het college concreter formuleren en sturing geven aan het proces van voorbereiding van besluitvorming.

De notitie geeft aanbevelingen over een heldere taakverdeling tussen gemeentebestuur en ambtelijke organisatie én het versterken van de strategische en tactische advisering en besluitvorming.

Het proces tot de Economische agenda is inmiddels gestart doch kan nog wel als pilot dienen voor de voorgestane werkwijze. De voorbereiding van de economische agenda inclusief de inpassing van een beeldvormende discussie zal door vertegenwoordigers van gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie, verder worden uitgewerkt.

Bijlagen

Gespreksnotitie over bestuurlijke en ambtelijke rollen bij meerdimensionale dossiers.

Bijlagen

69618 20151020 gespreksnotitie meerdimensionale dossiers gemeente Zutphen
69618 Besluit 2015_BW_00317

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2015-0173

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 28 oktober 2015 met nummer 69618;



b e s l u i t :

  1. kennis te nemen van de gespreksnotitie over bestuurlijke en ambtelijke rollen bij meerdimensionale dossiers;
  2. de aanbevelingen te bespreken en over te nemen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter,de griffier,

Technisch Blok 16 november 2015 (20:00 - 21:00)


Toelichting griffie:
Bij de behandeling van het door bemiddelaar dhr. Dijkstra opgestelde 'Rapport van bevindingen inzake de werkverhoudingen in politiek en bestuurlijk Zutphen' in de raadsvergadering van 15 juni 2015 is onder andere besloten om het college op te dragen om ‘in samenwerking met het Presidium een notitie aan de raad voor te leggen waarin het proces met betrekking tot de behandeling van meerdimensionale dossiers wordt beschreven vanuit een juiste rolverdeling tussen college, portefeuillehouders en raad met een duidelijke plaats en positie voor ambtelijke advisering’. Deze door het college opgestelde notitie dient in het Forum als bespreekstuk voor een gedachten uitwisseling tussen raad en college. De raad wordt voorgesteld kennis te nemen van de gespreksnotitie over bestuurlijke en ambtelijke rollen bij meerdimensionale dossiers en om de aanbevelingen te bespreken en over te nemen. Om in de praktijk ervaring op te doen wordt voorgesteld in te stappen op een proces rond de Economische agenda dat inmiddels is gestart. Naast een gesprek van de -ook met de griffier doorgenomen- voorstellen kan de raad zich nu de vraag stellen of de Economische Agenda wel het juiste proces is om als pilot te laten volgen of dat dit beter aan de hand van een ander priller proces kan plaatsvinden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de op te stellen Sportnota, waartoe bij het Voorjaarsgesprek via moties al wensen kenbaar zijn gemaakt. Gestart zou dan kunnen worden met het voorleggen van een startnotitie aan het Forum om inbreng op te halen voor een daarna op te stellen bestuursopdracht. In die bestuursopdracht dient de geleverde inbreng van de bespreking van de startnotitie in het Forum dan helder te zijn verwerkt, waardoor dan al gestart wordt met het opbouwen van draagvlak voor de uiteindelijk vast te stellen inhoud. Betrokkenheid vanaf het begin draagt bij aan een succesvolle pilot. Uiteraard kunnen bruikbare elementen uit de notitie nog steeds worden meegenomen in het vervolgproces rond de Economische Agenda.
Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Verslag van de vergadering

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering.

2. Algemeen spreekrecht

Er zijn geen insprekers.

3. Actieve informatievoorziening

Het college verwijst naar de brief van gemeenten over financiën, waar al veel publiciteit over is geweest. Daar komt morgen een vervolg op. Een afvaardiging van de wethouders Financiën, waaronder wethouder Bosch, is bij de behandeling van de begroting Binnenlandse Zaken aanwezig. Op deze manier kunnen zij hopelijk extra druk uitoefenen.

Het college meldt dat de gesprekken tussen COA en GGNet over een tijdelijke opvanglocatie in een afrondende fase zijn. Naar verwachting ondertekenen zij binnenkort een intentieverklaring. Het gaat om opvang van maximaal 400 mensen voor een periode van maximaal 5 jaar. Zodra hierover meer bekend is wordt de raad geïnformeerd en meegenomen in het proces. Daarna gaat het college aan de slag met de bestuursovereenkomst en het meenemen van de omgeving.

4. Aankondiging moties en amendementen

De SP kondigt aan samen met GroenLinks en PvdA en motie in te dienen over afschaffing van het jeugdloon.

5. Toezeggingenlijsten

5a. Toezeggingenlijst Forum 16 november 2015

Het college kondigt aan morgen een samenvattende lijst met toezeggingen te behandelen in het college. Daarna kan de lijst worden opgeschoond.

Er zijn geen vragen.

5b. Toezeggingenlijst Raad 16 november 2015

Er zijn geen vragen.

6. Vermoedelijke hamerstukken

6a. Subsidie vanuit Regiocontact inzetten voor een pilot lokaal aansluiten - Participatiewet en WMO

Geen opmerkingen. Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6b. Benoeming dhr. J.E. Nijkamp als loco griffier en bepaling volgorde locogriffierschap

Geen opmerkingen. Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

7. Proces en taakverdeling bij meerdimensionale dossiers

D66 geeft aan zich te kunnen vinden in de aanbevelingen. Wel roept het stuk een aantal vragen op. Kan dit onderwerp terugkeren in een forum om het dan uitgebreider te bespreken?

Het college hecht er belang aan om nu van het forum te vernemen of men in grote lijnen in kan stemmen met het voorstel, zodat hiermee bij grote projecten of processen ervaring kan worden opgedaan. Het kan dan ook worden aangehaakt bij de leergang. Tevens wil het college graag de toezegging nakomen om met een standpunt over het rapport Dijkstra te komen. Het college wil de discussie daarom niet uitstellen, maar er wel later op terugkomen zodat we van de ervaringen kunnen leren.

D66 kan hiermee instemmen. De vraag die opkomt is waarom het voorbeeld van de cultuurnota is gekozen en wat het college hiermee wil laten zien.

Het college geeft aan dat de cultuurnota een dossier is met veel onderwerpen en het een voorbeeld schetst van hoe je daarmee om kunt gaan. Het proces kent veel verschillende onderwerpen en de vraag is hoe je die bij elkaar brengt en in samenhang presenteert, zonder dat je het tegelijkertijd te klein maakt. In het proces is er voor gekozen het onderwerp afwisselend te verbreden en te verkleinen. De cultuurnota loopt al een tijd en er is dus ervaring mee opgedaan. Zo is het college bijvoorbeeld tegen de vraag aangelopen of hoe de discussie over de Hanzehof zich verhoudt tot het proces van de cultuurnota; hoort dit in het breder proces thuis of moet dit apart worden behandeld met een eigen dynamiek. De ervaringen zijn mede aanleiding geweest voor de aanbevelingen, bijvoorbeeld over de rol- en taakverdeling. Een voorbeeld hiervan is dat een beeldvormende vergadering aan het begin van het proces werd gemist.

D66 vraagt hoe het college nu terugkijkt op de keuze om de Hanzehof uit de cultuurnota te halen.

Het college is met name ook benieuwd hoe de raad daar tegenaan kijkt en wil daar graag over doorpraten op 30 november. Het college geeft aan dat het nu denkt dat dit er niet uit zou moeten zijn gehaald.

GroenLinks zegt graag mee te gaan met de aanbeveling. De fractie vindt het wel een ingewikkeld document en vraagt of het nu gaat om de vraag of er een pilot wordt gehouden met de economische agenda. Daarnaast is de vraag in hoeverre de gedachten verwerkt worden in bredere zin, leergangen e.d.

Het college geeft aan dat tijdens het proces hierin een aanpassing heeft plaatsgevonden. Eerst werd gedacht de cultuurnota als pilot te gebruiken, maar dat proces is al een tijd op weg en dan mis je het startmoment. Daarom wordt nu voorgesteld te kiezen voor de sportnota. Het is de bedoeling hiermee te proberen interactie op gang te brengen, ervaring op te doen en daar lessen uit te trekken. Er is over de startfase geconstateerd dat er weinig beeldvormende vergaderingen worden gehouden; dit moeten we met elkaar ontwikkelen en hoe we hier vervolgens mee omgaan. De politiek plaatst onderwerpen op de agenda en daar moeten maatschappelijke actoren bij betrokken worden.

Burgerbelang is van mening dat er juist vanuit de samenleving voortellen moeten kunnen komen. Het is volgens Burgerbelang nu nog te veel top-down op basis van de strategische agenda en het collegeakkoord. Er zijn ook onderwerpen die tussentijds opborrelen.

Het college wijst er op dat de agendering van onderwerpen door raad en college voortkomt uit wat er in de samenleving speelt. Dit staat niet los van elkaar en het zou vreemd zijn wanneer hier gesproken wordt over onderwerpen die geen binding hebben met wat er in de samenleving speelt. Het college refereert aan het voorbeeld van de cultuurnota, wat voortkomt uit een beweging in de samenleving over het Hof van Heeckeren en de opgave om 100.000 euro te vinden. Daarnaast heeft dit betrekking op het intrekken van verschillende subsidies voor culturele instellingen en de discussie over de Hanzehof leeft ook in de samenleving.

Burgerbelang erkent dat de geagendeerde onderwerpen uit de samenleving komen, maar mist ruimte voor opborrelende onderwerpen.

Het college is benieuwd aan welke onderwerpen dan moet worden gedacht; dergelijke onderwerpen hoeven niet altijd meerdimensionaal te zijn. Op meerdimensionale dossiers is de vraag hoe dit in totale omvang met elkaar en met de samenleving te bespreken.

D66 ziet in het houden van beeldvormende vergaderingen mogelijkheden om een vorm te vinden waarbij de samenleving betrokken kan worden.

GroenLinks constateert dat het met dit onderwerp heel erg gaat over rolopvatting en dit moet een plek krijgen in de leergang. Daarbij kan ook het betrekken van de samenleving bij de agendering van onderwerpen worden betrokken.

De VVD geeft aan de aanbevelingen te onderschrijven.

Conclusie: Voldoende besproken.

8. Motie: Aangepaste regelgeving afsteken van consumentenvuurwerk

De Stadspartij geeft aan dat zij regelmatig signalen krijgt van instellingen die enorme overlast ervaren van vuurwerk. Daarom heeft de Stadspartij een motie ingediend om de regelgeving hiervoor aan te passen. Deze motie is ook ingediend om een discussie op gang te brengen. De Stadspartij geeft aan niet tegen vuurwerk te zijn, maar dat het gaat om overlast tegen te gaan rondom zorginstellingen voor meervoudig gehandicapten of om plekken waar dieren verblijven.

De VVD wijst er op dat voor het handhaven van het verbod geld nodig is. De vraag is waar de Stadspartij dit geld vandaan denkt te halen. Verder vraagt de VVD waar nu de nadruk van de motie op ligt; is dit het op gang brengen van een discussie of het daadwerkelijk aanwijzen van vuurwerkvrije zones.

De Stadspartij antwoordt dat een gebiedsverbod zichzelf handhaaft door sociale controle. Bovendien is het duidelijker om een beperkt gebied te moeten controleren. Het maakt gerichter controleren mogelijk.

Burgerbelang herkent in de motie wat leeft bij de bevolking. Maar daarbij moet wel in het oog worden gehouden wat dit betekent voor de handhaving en de vraag te stellen of het dan reëel is om de APV aan te passen. Daarbij is er landelijk reeds een wijziging van de regels voor het afsteken van vuurwerk geweest waardoor er een flinke beperking is.

De Stadspartij geeft aan los van de discussie of dit reëel of uitvoerbaar is, het hen erom gaat dat de discussie wordt gevoerd. De Stadspartij noemt het voorbeeld van cliënten in zorginstellingen in Leesten die drie dagen lang last hebben van vuurwerkoverlast.

Het CDA merkt op dat zij problemen hebben met het verplaatsen van handhavingsverantwoordelijkheid naar sociale controle. Degene die een ander aanspreekt op deze overtredingen loopt het risico zelf een vuurwerkbom in de bus te krijgen.

De PvdA vindt het niet het juiste moment om de discussie op gang te brengen, zo vlag voor de jaarwisseling. Dit had ook in het voorjaar gekund. De PvdA vindt verder dat het handhaven van de regels niet aan sociale controle kan worden overgelaten; het kan niet zonder inzet van toezichthouders.

Het college geeft aan dat hierover reeds gesproken is in het overleg tussen burgemeester en teamchef politie en op basis daarvan besluitvorming in het college reeds werd voorbereid. De motie kwam hier tussendoor. Het onderwerp staat morgen op de agenda. Daaruit geeft het college aan reeds bevoegd te zijn om gebieden aan te wijzen en dat hier de APV dus niet voor hoeft te worden gewijzigd. Op grond van landelijke wet- en regelgeving is het afsteken van vuurwerk toegestaan en het college kan dus alleen gemotiveerd gebieden aanwijzen waar dit verboden is. Een vuurwerkvrije zone heeft verder alleen betrekking op de periode 18.00 uur tot 2.00 uur op oudjaarsdag; op andere tijdstippen is het afsteken van vuurwerk immers reeds verboden. Uit evaluaties van de afgelopen jaarwisselingen is gebleken dat deze relatief rustig verloopt. Daarin is ook geen aanleiding gezien dit eerder te agenderen. De instellingen hebben bij het college geen verzoek ingediend. Daarnaast moet een verbod ook worden gehandhaafd en dan kunnen de mensen beter ingezet worden op de tijdstippen die meer als overlastgevend worden ervaren. Als kanttekening noemt het college de brandgevaarlijkheid in historische binnensteden. Het aanwijzen van de binnenstad als vuurwerkvrij gebied zou echter een grote wissel trekken op de handhavingscapaciteit. Het voorstel is om geen verbod in te stellen, wel een vinger aan de pols te houden en na de jaarwisseling te evalueren.

De Stadspartij is blij dat er reeds een bevoegdheid is om zones in te stellen en concludeert dat zij instellingen op moet roepen om hun klachten te melden bij de gemeenten. Dit biedt overigens verder ook geen oplossing op het afval dat blijft liggen.

Het college wijst er op dat er wel degelijk klachten over vuurwerkoverlast binnenkomen, maar dat zorginstellingen niet een verzoek hebben gedaan om een vuurwerkvrij gebied in te stellen. Over de suggestie een opruimplicht in te stellen zegt het college zich daar wat meer bij te kunnen voorstellen waar het gaat om sociale controle, maar dat er reeds een redelijk succesvol initiatief loopt om het inzamelen van vuurwerkafval te stimuleren door hier per ingeleverde zak € 0,50 voor te bieden. Dit was voorheen Pak de Zak en wordt nu uitgevoerd onder de vlag van Circulus-Berkel Milieu.  Dit is wat het college betreft ook een meer sociaal wenselijke aanpak.

9. Lijst ingekomen stukken Raad 16 november 2015

Geen opmerkingen.

10. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 16 november 2015

Geen opmerkingen.

11. Vaststellen forumverslag(en)

11a. Forumverslag 02-11-2015

Geen opmerkingen. Verslag vastgesteld.

11b. Forumverslag 02-11-2015 Besloten deel

Geen opmerkingen. Verslag vastgesteld.

11c. Forumverslag 05-11-2015

Geen opmerkingen. Verslag vastgesteld.

12. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering.


Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad


Raad 30 november 2015 (21:30 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 30 november 2015

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl