Presentatie Zutphen vooruit: Veranderende rol, basis op orde en organisatieontwikkeling in 2015

Onderwerp Presentatie Zutphen...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Presentatie Zutphen vooruit: Veranderende rol, basis op orde en organisatieontwikkeling in 2015

Onderwerp Presentatie Zutphen vooruit: Veranderende rol, basis op orde en organisatieontwikkeling in 2015
Portefeuillehouder O.W. Bosch
Inlichtingen bij Y. Schutte Directie
587181 y.schutte@zutphen.nl

Inhoud

Zie de bijlagen.

Bijlagen

Zutphen vooruit - Samenvatting visie- en voortgangsdocument
Zutphen vooruit - visie- en voortgangsdocument

Forum van 9 februari 2015


Toelichting griffie:

'Zutphen Vooruit' is de benaming van het programma waarbinnen de organisatieontwikkeling wordt vormgegeven. Speerpunten zijn onder meer Basis op orde en veranderende rol van de gemeente. Periodiek wordt de actuele stand van zaken gepresenteerd.


Raadsadviseur: G Pletzers

Datum: 09-02-2015
Tijd: 19:00 - 20:00
Zaal: Commissiekamer
Behandeling: Presentatie
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: A. van Dijken
Griffier: E.P. Langenbach

Aanwezig namensNaam
Burgerbelang
SP
D66
PvdA
GroenLinks
Stadspartij
VVD
CDA
ChristenUnie
BewustZW


Verslag van de vergadering

Dit onderwerp is door het Presidium van de agenda gehaald. Het zal op een later moment besproken worden.


Advies

Vervolg van presentatie gewenst


Forum van 23 maart 2015


Toelichting griffie:

‘Zutphen Vooruit' is de benaming van het programma waarbinnen de gemeente organisatieontwikkeling vorm geeft.
Speerpunten in het programma zijn onder meer ‘Basis op orde’ en ‘Veranderende rol van de overheid’.
Via presentaties wordt de raad regelmatig op de hoogte gehouden van de stand van zaken.
Deze keer heeft de presentatie met name betrekking op een aanzienlijke aanpassing van de ambtelijke organisatie, als gevolg van de veranderende vragen vanuit de samenleving, de raad en het college.
Voorafgaand aan de presentatie in het Forum worden de medewerkers hierover op 17 maart 2015 geïnformeerd.


Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Datum: 23-03-2015
Tijd: 19:00 - 20:00
Zaal: Commissiekamer
Behandeling: Presentatie
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: A.J.A. Putker
Griffier: E.P. Langenbach

Aanwezig namensNaam
BurgerbelangE. van Beek - van Heerde
SPE. Jager
D66W.M. Voorham
PvdAF.J.M. Heitling
GroenLinksP. Reeuwijk
StadspartijC.R.L. van Toor
VVDH. Hissink
CDAA.R. Nijenhuis
ChristenUnieR.A. Klein Bennink
BewustZW

Portefeuillehouder(s): O Bosch
Ondersteuners: B.P.P. Janssen, Y. Schutte
Pers: nee
Publiek: 8 personen
Insprekers: nee

Verslag van de vergadering

De Voorzitter heet eenieder welkom, opent de vergadering en licht het onderwerp kort toe.

Het woord is aan het College voor een toelichting.

College: kwaliteit en eigenheid zijn kernwoorden in dit traject. De buitenwereld verandert en de organisatie gaat daarin mee. Medewerkers moeten worden meegenomen in die veranderende rol.

De burger moet merken dat de gemeente mee heeft gedaan met gaande ontwikkelingen.

B. Janssen: In de visie Zutphen 2025 wordt al gesproken van de archipel Zutphen. Om die reden wordt in de verbeelding daarbij aangesloten.

Waarom is de noodzaak tot veranderen er. Er ligt een bezuinigingsopgave, taakmutaties en een maatschappelijke kanteling.

Twee jaar geleden is vanuit de evaluatie van Nieuw Zutphen het programma Zutphen Vooruit voortgekomen. De wereld van Nieuw Zutphen was een andere dan de wereld nu. Vraag was: hoe nu verder, is dit de manier van de toekomst? Die doorontwikkeling is vormgegeven in vijf thema’s.

De betrokkenheid van de ambtenaren met de stad en de organisatie is groot. Er wordt ook al volop geoefend met de nieuwe rol. De overheid bepaalt niet langer de agenda. In plaats van burgerparticipatie is de trend overheidsparticipatie. De burger is ook mondiger en goed geïnformeerd.

De basis van de organisatie is stevig neergezet. Wat helpt ons nu om het verander proces te versnellen? De piramidale organisatie belemmert de professional. Die professional heeft het nodig om beter in zijn kracht gezet te worden.

Voor de nieuwe organisatie wordt uitgegaan van een platte organisatie, de professional staat centraal en een eenvoudiger Planning & Control cyclus. Dit zal ook doorwerken naar de raad.

Het stapelen van control op control op control belemmerd ons in het halen van resultaten. Vertrouwen en loslaten worden sleutelwoorden. Dat vraagt om oefenen en om leren van fouten.

Gelet op de bezuinigingsopgave (19 fte en € 600k) moet ook de keus gemaakt worden wat we niet meer doen. De formatiereductie wordt gezocht in minder management, minder control en minder fysiek & meer sociaal. Planning & Control gaan we slimmer doen. Wat is er nodig aan informatie? Voorbeeld is de 92 pagina’s tellende Burap. De formatiereductie gaat via natuurlijk verloop.

De organisatie gaat bestaan uit zelfstandige teams met professionals. Niet ieder team hoeft een teamleider te hebben. Verder zijn er tijdelijke en hybride teams mogelijk. Die visie op de organisatie wordt nu uitgewerkt. Bij de operationele uitvoerende vragen zetten we ook de professional in de lead.

Op deze manier wordt een maximaal flexibele organisatie neergezet die toekomstbestendig is door verandering in de structuur te bakken. Dat vraagt veel van professionals en leidinggevenden en die competenties worden nu ook ontwikkeld. Talenten van medewerkers worden breed gemobiliseerd.

Er wordt ook gekeken naar intergemeentelijke samenwerking. Op 7 april 2015 komt het bedrijfsplan voor de belastingsamenwerking in het forum.

De nota verbonden partijen komt vanavond in de raad. Verbinding met andere partijen moet stevig zijn en goed gelegd worden.

Kwartiermaker, Y. Schutte, begeleid de kanteling van de organisatie en faciliteert in het leren om te werken vanuit de nieuwe rol.

Y. Schutte: We veranderen niet voor onszelf, maar voor de samenleving.

De Voorzitter geeft de fracties de gelegenheid om vragen te stellen.

PvdA: Een aantal activiteiten van de gemeente zijn ‘fabrieksmatig’, productie draaien. Hoe reken je af bij hybride teams en hoe krijg je de samenleving zover om voor ons te werken? Met betrekking tot de Burap, is het probleem juist niet dat het zolang duurt?

B. Janssen: er komen vaste teams met een professionele attitude. Afrekenen is niet het woord. De professional wil uit zichzelf het goede doen. Vertrouwen en loslaten.

De vraag uit de raad was twee jaar terug om meer Planning & Control. Wat droeg dat bij aan het behalen van de doelen? Het voegt niets duurzaams toe.

GroenLinks: De Burap is veel te groot, het is bedoeld als sturingsinstrument.

B. Janssen: Eens.

CDA: In de presentatie staan bootjes. Bij rustig weer dobberen de bootjes leuk in het rond. Wanneer het moeilijk wordt, zoals  bij een sluis of brug, ga je de kapitein in de op een schip herkennen. Wie is de kapitein in de organisatie. Hoe borg je dit in de veranderende organisatie? Een portefeuillehouder is misschien over vier jaar weer weg. 

B. Janssen: Thema’s komen en gaan. Het bestuur stelt die thema’s centraal. De huidige ontwikkelingen vragen ook iets van de kwaliteiten van de volksvertegenwoordiging.

Y. Schutte: We moeten minder denken vanuit functie & taken, maar meer vanuit rollen & opgaven. De metafoor van de boot is daarom ook treffend, je moet koers bepalen en sturen.

D66: Minder control kan een betere control zijn. Er wordt weinig gesproken over samenwerking in de regio. Rond PIOFACH is het vrij stil, staat dit op een laag pitje?

B. Janssen: 7 april 2015 komt het bedrijfsplan voor de belastingsamenwerking in het forum.

PIOFACH (de bedrijfsvoeringprocessen) gaan we efficiënter organiseren. Bij de taakstelling is uitdrukkelijk gesteld dat er meer naar intergemeentelijke samenwerking moet worden gekeken. De inkoop wordt anders georganiseerd en er wordt ook naar de positie van automatisering gekeken.

Er gebeurt heel veel, waarbij de stedendriehoek uitgangspunt is.

Bij de behandeling van 7 april 2015 zal de context van de ontwikkeling geschetst worden zodat er meer inzicht komt in wat er allemaal loopt.

D66: Is er een organogram waarin inzichtelijk wordt hoe de management laag geschrapt wordt?

B. Janssen: Er is een verbeelding van de nieuwe organisatie in archipel vorm. Daarin wordt de positie van de basisteams, de tijdelijke teams en de hybride teams geschetst.

D66: Wat is de rol van BMC? Kan de scheidende management laag dat niet uitvoeren?

Y. Schutte: Het MT kwam een hobbel tegen in het denken over de doorontwikkeling. BMC heeft het MT toen een spiegel voor gehouden. Dat was nodig om het stuk te kunnen schrijven. Nu bestaat hun rol uit het bewaken van het gedachtegoed en de mensen te ondersteunen om de verandering zelf vorm te kunnen geven.

VVD: Zijn de ambtenaren hiertoe in staat, hoe worden ze voorbereid?

B. Janssen: Een organisatie bestaat uit mensen en er zijn heel veel goede mensen. Vraag is of er wel volledig appel is gedaan op wat mensen kunnen. Er is veel veranderpotentieel, we moeten het alleen losmaken.

VVD: Vraag is hoe mensen worden voorbereid.

B. Janssen: Bij iedere wijziging is er weerstand. 20% is early adaptor, 60% volgt daarna en 20% zit steviger in de weerstand. Voordeel is dat de verandering relatief veilig is, niemand verliest zijn baan. Wel veranderen rollen en wordt er uitgegaan van gedwongen mobiliteit. Medewerkers zo nodig naar een andere functie bewegen.

Stadspartij: Hoe gaat de opdrachtenstroom lopen?

B. Janssen: Goed voorbeeld is de herijking van het armoedebeleid. De portefeuillehouder neemt de lead en laat zich door ambtenaren adviseren. Via het presidium loopt het verdere proces. Daarna kan de bemanning van de betreffende boot geselecteerd worden.

Burgerbelang: Is er ervaring met dergelijke processen in het land?

Y. Schutte: Zorgorganisaties hebben veel ervaring en veel gemeenten denken na over de ontwikkelingen. In Voorst zijn experimenten geweest met zelfsturende teams en in de Planning & Control cyclus anders ingevuld. Ook Oude IJsselstreek is hier mee bezig.

De omvang van de gemeente Zutphen is passend voor dit model.

GroenLinks: ICT is vaak bepalend in dit soort processen, hoe is daar in voorzien?

B. Janssen: ICT heeft een sleutelrol. Er is in geïnvesteerd om de basis goed te maken. Total shutdowns zijn verleden tijd, het zaaksysteem wordt doorontwikkeld, het college gaat digitaal en er worden e-diensten ontwikkeld. Wel moeten we beducht zijn op de tweedeling tussen digitalen en digibeten. Er blijven fysieke plekken. Wellicht is Zutphen ook te klein voor de ICT opgave die er ligt.

CDA: Schaf de parafen cultuur af.

Y. Schutte: Dit wordt meegenomen in de digitalisering van de college processen. De opsteller wordt meer verantwoordelijk voor zijn stuk.

College: In deze veranderingen moeten we koers houden en voorkomen dat we aan lager wal geraken.

De Voorzitter concludeert dat er vertrouwen is in de organisatie ontwikkeling. De Voorzitter sluit de vergadering.


Bijlagen


Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl