Pagina delen

Presentatie van onderdeel Strategische Personeelsplanning uit programma Zutphen Vooruit

Inhoud

De presentatie is als bijlage toegevoegd.

Behandeld in Forum van 7 april 2014 Naar boven

Toelichting griffie

‘Zutphen vooruit’ is het programma waarin de gemeente werkt aan de toekomstige ambtelijke organisatie. Het programma is een vervolgstap op de reorganisatie die gestart is in 2009 als ‘Nieuw Zutphen’. Het programma bestaat uit een vijftal deelprogramma’s: 1. Basis op Orde 2. Intergemeentelijke samenwerking 3. Veranderende rol in de samenleving 4. Zutphen digitaal 5. Leiderschap en Strategische Personeelsplanning In de presentatie wordt het deelprogramma Leiderschap en Strategische personeelsplanning gepresenteerd en dan met name het onderdeel Strategische personeelsplanning. Het doel is daarbij om de juiste mens op de juiste plek op het juiste moment te krijgen om de gestelde doelen zo goed mogelijk te verwezenlijken.

Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Datum 07-04-2014 Tijd 19:00 - 20:00
Zaal
Commissiekamer
Behandeling
Presentatie
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
M.G.S. Siemes
Griffier
T.A.L. Venneman
Aanwezig namens Naam
BurgerbelangA.IJ. Pepers
SPE.C.L. Verhoog
D66H. Brouwer
PvdAF.J.M. Heitling
GroenLinksL. Luesink
StadspartijG.J.H. Pelgrim
VVDW.P. van Stockum
CDAG.H. Brunsveld
ChristenUnieJ.J. Veenstra

Verslag van de vergadering

De voorzitter opent de vergadering en heet allen welkom en geeft het woord aan het college voor een inleiding op de presentatie.

Het college zet dat de organisatie volop in beweging is en dat ook de komende tijd wel zal blijven. Het college wil het forum graag meenemen in het proces omdat de ontwikkelingen in de organisatie ook een doorwerking hebben naar het financiële beleid en de bezuinigingen. Op 24 februari jl is het forum voor het laatst geïnformeerd. Nu volgt een nieuwe stand van zaken.

De heer B. Janssen en mevrouw Y Schutte verzorgen de presentatie.

De voorzitter vraagt wie er vragen hebben naar aanleiding van de presentaitie en begint de vragenronde bij de PvdA.

De PvdA zegt dat de presentatie een abstract verhaal was wat voor meerdere organisaties hetzelfde is. Wat gemist is hoe omgegaan wordt met de verschillen in het functioneren en waar de grote veranderingen daadwerkelijk gaan plaatsvinden. Waar in de organisatie gaat de grote veranderingen zich afspelen. De spelregels kunnen mogelijk goed zijn, maar de partij wil graag meer feitelijk inzicht.

De SP zegt soortgelijke vragen te hebben en wil graag weten wat de consequeties zijn van het ingang gezette beleid. Wordt de OR erbij betrokken en wat vindt die ervan en is er onrust onder het personeel?

Het CDA zegt dat er zowel over een reductie op de 54FTE als op de loonsom wordt gesproken. Lopen deze begrippen naast elkaar? Is er een personeelsstop ingesteld?

Groenlinks had een concreter verhaal verwacht. De overheid moet gaan veranderen en gaan optreden als partner. Hoe wordt dat ingang gezet en wordt er gekeken naar ontbrekende competenties die de veranderingen gaan vragen.

Burgerbelang vraagt naar het tijdpad en of er bij de digitalisering van processen en diensten rekening wordt gehouden met de laaggeletterdheid van een deel van de bevolking. In Lochem is het proces van digitalisering om die reden even stilgelegd.

De voorzitter deelt mede dat de presentatie vanaf morgen (8 april) beschikbaar komt en geeft het college het woord om de vragen te beantwoorden.

Het college zegt dat voor het concreet maken van de bezuinigingen op het personeel in 2011 gesproken is over de 54 FTE. Dit was voor iedereen helder. In 2012 is besloten om over loonsom te praten omdat dat een beter beeld geeft van de omvang in geld die bezuinigd moet worden.

Het CDA snapt het onderscheid maar vraagt zich af de twee begrippen nu niet door elkaar lopen en mist dat het in feite één verhaal is.

De heer Janssen zegt dat 85% is gerealiseert voor zowel het begrip loonsom als het begrip FTE. Als er geen behoefte meer is om beide begrippen te handeren kan ook alleen met het begrip loonsom in het vervolg worden omgegaan.

Burgerbelang vraagt of er bij de noodzakelijke bezuinigingen op het personeel ook gekeken wordt naar de arbeidsproductiviteit.

De heer Janssen zegt dat in de individuele jaarplannen rekening wordt gehouden met de arbeidsproductiviteit. Via het nieuw ingevoerde zaaksysteem kan daarop gestuurd worden in de toekomst. Het zal ook iets doen met de cultuur in de organisatie. De spelregels rond het personeel moeten we hanteren  en die moeten ook worden gebruikt voor de nieuwe organisatie. Belangrijk daarbij is dat de basis op orde is. Het is nog lastig om de veranderende rol van de overheid concreet in beeld te brengen. Het college, dat gaat over het personeelsbeleid, wil met de strategische personeelsplanning voorbereid zijn op de toekomst.

De PvdA zegt te begrijpen dat het zo moet worden gezegd, maar zegt wel een analyse te missen in het kader van bijvoorbeeld te halen efficiëntiewinsten. Die analyse moet meer concreet worden.

De heer Janssen zegt dat de operationele werkzaamheden in toenemende mate kunnen worden gedigitaliseerd en besparingen geven op personeelslasten. De werkzaamheden verschuiven naar een meer strategisch niveau. De onderkant van de organidatie zal kleiner worden terwijl er in de toekomst meer hoger gekwalificeert personeel nodig zal blijken.

De PvdA vraagt of het verstrekken van paspoorten en rijbewijzen straks anders worden georganiseerd.

De heer Janssen zegt dat er tot nu toe 500 producten en processen zijn beschreven. Als het verstrekken van paspoorten straks volledig digitaal kan heeft dat gevolgen voor de organisatie. Er wordt ook gekeken naar de samenwerking in de regio. ICT, financien, belastingen en Pen O beleid lenen zich goed voor intergemeentelijke samenwerking. Samen met de regio worden een aantal zaken opgetuigd om daarmee ook de kwetsbaarheid er uit te halen. De gevolgen voor het personeel staan in een goed sociaal plan geregeld en er is goed overleg met de OR. Boventalligen worden via mobiliteitstrajecten begeleid naar ander werk. Er is geen volledige vacaturestop. Voor sommige functies hebben we de competenties niet in eigen huis en worden vacatures tijdelijk extern ingevuld. Ook in het kader van sociaal domein moet de gemeente de nodige kennis in huis halen. We mogen geen consessies doen op de kwaliteit van het personeel dat nodig is in het kader van de uitvoering van de taken sociaal domein. De nieuwe rol zal nu ingevuld moeten worden en daar speelt de gemeenteraad ook een belangrijke rol in. De Strategische agenda zal naar een hoger niveau moeten om ook daadwerkelijk te kunnen sturen. De rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de totstandkoming van het Plein en doet ook aanbevelingen waar in de toekomst rekening mee gehouden moet worden.

Burgerbelang vraagt hoe ervoor gezorgd gaat worden dat er voldoende vakkennis is de organisatie blijft.

Mevrouw Schutte zegt dat er een VTO budget (Vorming Training Opleiding) is als % van de loonsom . Hiernaast zijn er budgetten voor opleidingen in het kader van de mobiliteit.

De heer Janssen zegt dat er in veel gemeenten geëxperimenteerd wordt met het knelpunt van digitalisering en laaggeletterdheid. Daar zullen in de toekomst passende oplossingen voor moeten komen. Er komen nieuwe concepten voor de dienstverlening. Er wordt ook gewerkt aan een nieuwe schrijfwijze.

De SP zegt dat de vraag over de onrust in de organisatie en het betrekken van de OR nog niet is beantwoord.

De heer Janssen zegt dat de rechtspositie van de ambtenaren erg sterk is en dat er weinig redenen kunnen zijn voor ontslag. Daarom is ook gekozen voor natuurlijk verloop en worden boventalligen begeleid naar ander werk met outplacement. Er is geen grote onrust onder het personeel.

De voorzitter geeft gelegenheid voor een 2e vragen ronde.

Burgerbelang vraagt of er een benchmark is in het kader van sturen op loonsom die gebruik zou kunnen worden.

De PvdA vindt het erg belangrijk te weten op welke onderdelen de organisatie met name op de schop gaat. Als dat bekend is kan daar nu al over worden gecommuniceerd en voorkomt het onrust.

De VVD zegt dat de rekenkamer binnenkort een onderzoek presenteert naar de organisatie van het Plein. De partij is benieuwd met welke suggesties het college gaat komen om de taken binnen de gemeente beter te organiseren.

De heer Janssen zegt dat er voor enkele gemeentelijke taken benchmark gegevens zijn. Deze zullen zonodig worden gebruikt. Om onrust te voorkomen zal inderdaad zo snel mogelijkheid duidelijkheid moeten worden gegeven over waar de gemeente naar toe gaat. Er zijn afspraken met de vakbonden die gerespecteerd moeten worden. De verwachting is dat rond de WABO en bij post/archief veranderingen zullen komen en functies overbodig zullen worden. Er zijn kritische prestatie indicatoren die in de gaten gehouden moeten worden. Dat wordt zoveel mogelijk gemeten om een zo hoog mogelijk maatschappelijk rendement te bereiken.

De voorzitter sluit, niets meer aan de orde zijnd, de vergadering.

Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad

Behandeld in