Pagina delen

Presentatie van mogelijkheden tot live- en on demand streamen van vergaderingen gemeenteraad

Inhoud

Zie bijlage.

Bijlagen

Behandeld in Forum van 19 juni 2017 Naar boven

Toelichting griffie

In de raadsvergadering van 6 december 2016 is de motie "Streaming raadsvergaderingen" aangenomen, waarin werd verzocht om de mogelijkheden tot het 'streamen' van vergaderingen en de daarmee gepaard gaande kosten inzichtelijk te maken.

Samen met een drietal raadsleden zijn werkbezoeken aan Doetinchem, Lochem en Apeldoorn afgelegd om mogelijkheden in beeld te krijgen en praktijkervaringen te vernemen. Ambtelijk is onderzoek gedaan naar de kosten.
Het verkregen beeld wordt op 19 juni gepresenteerd, waarna er gelegenheid is tot het stellen van vragen. De vergadering wordt daarna geschorst.

Nadat iedere fractie de geschetste mogelijkheden intern heeft kunnen bespreken, is het de bedoeling om in de voortgezette vergadering op 3 juli richting mee te geven over de gewenste variant. Die variant zal dan worden uitgewerkt en via een apart raadsvoorstel of als onderdeel van de begroting ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.

Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Datum 19-06-2017 Tijd 19:00 - 20:00
Zaal
Commissiekamer
Behandeling
Presentatie
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
F.J.G.M. Manders
Griffier
H Nijkamp
Notulist
More Support
Aanwezig namens Naam
BurgerbelangH.J.M Verschure
SPG.J.N. Müller
D66G.I. Timmer
PvdAF.J.M. Heitling
GroenLinksG.V.C. Boldewijn
StadspartijD. Bogerd
VVD
CDAK.M. Warmoltz
ChristenUnieJ.J. Veenstra
BewustZWT. Marks
Lijst van Vliet
Fractie Pepers en Verwoort

Verslag van de vergadering

De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom.

Het College licht toe dat tijdens de presentatie zal worden ingegaan op de mogelijkheden van streaming. Door een raadswerkgroep is onderzocht wat streaming kan betekenen voor de gemeenteraad. De opdracht was om de mogelijkheden en kosten van het streamen in beeld te brengen en te specificeren, zodat duidelijk wordt welke keuzes er binnen het pakket kunnen worden gemaakt. Een belangrijk kader dat de raad hierbij heeft meegegeven, is de wenselijkheid van versterking van het politieke profiel van de gemeenteraad. Doordat met streaming het stemgedrag in beeld kan worden gebracht, zou streaming een functie kunnen vervullen voor het politieke profiel, ook van individuele raadsleden.

Mevrouw Sloetjes geeft een nadere toelichting aan de hand van een presentatie.

Ze antwoordt desgevraagd dat er maar één leverancier is die de mogelijkheid biedt om streaming uit te breiden met politieke profielen en de social-media-optie. Belangstellenden kunnen via het politieke profiel bijvoorbeeld het stemgedrag van betrokkene of diens fractie in beeld brengen. Dit is waarschijnlijk ook de optie die de raad bij de gemeente Voorst heeft gezien. De gemeente Lochem heeft een wat minder luxe variant, waarbij het persoonlijk stemgedrag handmatig wordt ingevoerd door de griffie.

De overheid acht het ook van belang dat het systeem voor streaming op open standaarden is gebaseerd, waarmee uitwisselbaarheid van gegevens is geborgd en ondersteuning en toegankelijkheid van ingebrachte informatie ook in de toekomst is zeker gesteld. In een gesloten systeem ontstaat sneller afhankelijkheid van een leverancier en wordt het lastiger om over te stappen naar een andere partij.

Bij alle gemeenten die zijn bezocht, wordt met ondersteuning gewerkt. Met name wordt voor ondersteuning gekozen om een meer levendige en aantrekkelijke presentatie te krijgen. (regievoering: inzoomen / uitzoomen van filmbeelden, testen van het systeem, helpdesk) Binnen de bedrijfsvoering van de gemeente Zutphen is hiervoor momenteel geen ruimte.

Weliswaar kunnen enige kanttekeningen worden gemaakt. De genoemde keuzes sluiten nog niet aan bij de brede visie op de ‘nieuwe lokale politiek’, er is geen onderzoek gedaan naar de behoefte van inwoners, er is sprake van structurele personele kosten voor ondersteuning. Ook blijkt het bereik van gemeentes die gebruik maken van streaming is niet groot. Het aanklikken van getoonde presentaties is veelal geen optie. Ook een koppeling aan social media is beperkt mogelijk: niet aan een specifieke quote van een bepaalde spreker, maar alleen aan de volledige vergadering.            

Het College heeft zich naar aanleiding van de gevoerde gesprekken laten informeren over de inrichting van de raadzaal. Ook zijn gesprekken gevoerd over de vraag of deze vergaderplekken wel de juiste vergaderplekken zijn er niet dichter bij de gemeenschap zou moeten worden vergaderd om bevolking en politiek dichter bij elkaar te brengen. Het is nog niet duidelijk welke richting deze discussie op gaat. Het College heeft aangegeven dat keuzes op het gebied van streaming mogelijk onvoldoende aansluiten op de andere beweging die nu in gang is gezet. Dat zou jammer zijn van de benodigde investering in het pand. De motie kwam voort uit de behoefte om de kloof tussen politiek en inwoners te dichten. Tegelijkertijd is het de vraag of streaming daarop het antwoord is.

D66 is blij dat er wordt nagedacht over de inrichting van de nieuwe lokale politiek. D66 benadrukt dat de raad de motie als ondersteunend en aanvullend heeft bedoeld. De fractie zou het betreuren als het één weer op het ander moet wachten en zo mogelijk, zou de fractie realisatie vòòr de nieuwe raadsperiode prettig vinden.

Het College geeft aan dat het voor het kunnen maken van bewuste keuzes door de raad van belang dat de discussie rondom de inrichting van de nieuwe lokale politiek daarin wordt meegenomen. De raad wordt gevraagd het College richting mee te geven wat betreft de keuze voor live streamen en zo ja, te duiden welke keuzes daarbinnen gemaakt moeten worden. In het Forum van 3 juli kan de raad zijn keuzes bepalen. Vervolgens kan een plan van aanpak worden opgesteld, inclusief activiteiten, planning en de exacte begroting. In het najaar van 2017 zal de raad desgewenst hiertoe budget beschikbaar moeten stellen.

BewustZW vraagt hoe hoog de kosten voor de stemapparatuur bedragen.

Mevrouw Sloetjes antwoordt dat de kosten voor de eerste aanschaf van apparatuur zijn opgenomen in het genoemde bedrag van € 110.000.

De PvdA is enthousiast over het principe, maar tegelijkertijd ook somber over de kosten, temeer daar het niet duidelijk hoe groot het aantal viewers is en wat het kijkgedrag is. De fractie vraagt of deze somberheid is gerechtvaardigd en zou graag meer inzicht krijgen in het echte gedrag van kijkers.

Mevrouw Sloetjes geeft aan dat veel gemeenten de kijkcijfers niet vrijgeven en de gemeenten die dat wél willen doen, zijn allemaal verbonden aan de leverancier die de gegevens omtrent het kijkgedrag niet kan leveren.

Burgerbelang wil terug naar de beginvraag, namelijk ‘willen wij naar de burger toe of halen we de burger hier naar toe?’ Burgerbelang wil de keuze voor streaming combineren met de discussie over de nieuwe lokale politiek. Het bereik van live-streaming acht spreker minimaal en de vraag is hoe de andere fracties en het College denken over de combinatie met de visie op de ‘nieuwe lokale politiek’.

GroenLinks stelt dat het bereik sterk samenhangt met de manier waarop live streaming kenbaar wordt gemaakt en hoe mensen hier enthousiast voor kunnen worden gemaakt. GroenLinks is voorts benieuwd naar de ervaringen wat betreft de transparantie van het stemgedrag. Voorts is spreker benieuwd of is nagedacht over beeld versus geluid. Dat heeft namelijk grote impact op de regie en de daarmee samenhangende kosten.

De jaarlijkse kosten vindt GroenLinks wel extreem hoog en de vraag is of daar in de zoektocht meer variatie in is gevonden.

Mevrouw Sloetjes zal proberen het antwoord op de vraag van GroenLinks vòòr het Forum van 3 juli inzichtelijk te krijgen. Spreker geeft voorts aan in de jaarlijkse kosten niet veel variatie te hebben gezien. Alle leveranciers gaan jaarlijks ongeveer uit van twintigduizend euro.

Spreker geeft voorts aan, dat het conform Europese richtlijnen verplicht is om ondertiteling toe te passen, maar niet alle gemeenten bieden dit. Een variant met uitsluitend audio is verder niet onderzocht.

De vraag naar ervaringsgegevens ten aanzien van het verbeteren van de transparantie rondom het stemgedrag acht spreker zeer interessant. Tijdens het onderzoek door de raadswerkgroep zijn echter geen raadsleden bezocht. De raadsleden kunnen zelf met collega- raadsleden contact opnemen en deze vraag persoonlijk aan hen voorleggen.

De SP is niet erg verbaasd over de tegenvallende bezoekersaantallen. Om die reden zou de SP ook niet voor de duurste optie kiezen. De fractie is benieuwd wat de mogelijkheden zijn om dit goedkoop uit te voeren, zij het toch met een goede kwaliteit. Spreker vraagt of het mogelijk is om het raadsledenprofielsysteem met knopjes en een pasjessysteem achterwege te laten en informeert naar het verschil in kosten.

Mevrouw Sloetjes bevestigt deze mogelijkheid. De prijsverschillen zijn zeer groot. De presentatie is gebaseerd op de wensen van de raad, zoals verwoord in eerder genoemde motie. Uiteraard kunnen er onderdelen achterwege worden gelaten.

D66 vraagt of het mogelijk is om het kostenverschil vòòr 3 juli inzichtelijk te maken tussen de variant waarbij de eisen minimaal worden ingewilligd en de meest luxe variant.

Mevrouw Sloetjes zegt toe dit inzichtelijk te zullen maken. Echter, niet alles opties zijn bij alle leveranciers beschikbaar, dus het wordt wel enigszins het vergelijken van ongelijke grootheden.

Burgerbelang constateert dat er geen enkele leverancier is die aan alle eisen kan voldoen en spreker suggereert om de vraag uit te zetten in de Zutphense samenleving, ook naar commerciële partijen.

Mevrouw Sloetjes zegt dat daar reeds naar is gekeken. Er is in Zutphen een aantal audiovisuele organisaties, maar geen partijen die streaming bieden. Er is echter niet met echt commerciële partijen gesproken. De partijen waarmee is gesproken, zien hiertoe geen mogelijkheden.

Het College is desgewenst bereid om met lokale partijen gerichte gesprekken over mogelijkheden te gaan voeren; dit hangt echter wel af van de vraag welke waarde de raad hecht aan deze ontwikkeling. Om die reden is de brede vraag op tafel gelegd of dit een ontwikkeling is die de raad wenselijk acht in relatie tot de ‘nieuwe lokale politiek’. De discussie wordt nu erg technisch van aard, terwijl de motie probeert iets toe te voegen aan de gemeenschap.

GroenLinks is van mening dat de vraag van de wethouder eigenlijk al is beantwoord met het raadsbreed indienen van de motie, waarmee het duidelijk mag zijn dat de raad hier belang aan hecht. Het is daarom logisch dat er nu vooral over de techniek wordt gesproken.

D66 sluit zich aan bij de woorden van GroenLinks. De wens is uitgesproken in de motie en nu wordt gesproken over de manier waarop aan die wens invulling kan worden gegeven.

Het College wijst op haar reactie bij het indienen van de motie, die aanvankelijk erg enthousiast was. Tegelijkertijd zijn er bij het College enige vraagtekens ontstaan, gezien het netto bereik bij andere gemeenten die live streaming toepassen en is de vraag gerezen of dit het antwoord is op de vraag ten aanzien van de vernieuwing van de lokale politiek. De vraag die daarbij hoort, is of dit de noodzakelijke financiële impuls waard is. Deze discussie wil het College opnieuw op tafel leggen.                  

De voorzitter schorst de vergadering. Het Forum wordt vervolgd op 3 juli 2017.

Advies

Vervolg van presentatie gewenst

Behandeld in Forum van 3 juli 2017 Naar boven

Toelichting griffie

In de raadsvergadering van 6 december 2016 is de motie "Streaming raadsvergaderingen" aangenomen, waarin werd verzocht om de mogelijkheden tot het 'streamen' van vergaderingen en de daarmee gepaard gaande kosten inzichtelijk te maken.

Samen met een drietal raadsleden zijn werkbezoeken aan Doetinchem, Lochem en Apeldoorn afgelegd om mogelijkheden in beeld te krijgen en praktijkervaringen te vernemen. Ambtelijk is onderzoek gedaan naar de kosten.
Het verkregen beeld is op 19 juni in het Forum gepresenteerd, waarbij de gelegenheid was om verduidelijkende vragen te stellen. De vergadering is daarna geschorst.

Iedere fractie heeft  vervolgens de geschetste mogelijkheden intern kunnen bespreken en in deze vergadering is het de bedoeling om keuzes te maken om richting mee te geven over de gewenste variant. Die variant zal dan worden uitgewerkt en via een apart raadsvoorstel of als onderdeel van de begroting ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd.

Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Datum 03-07-2017 Tijd 20:00 - 20:30
Zaal
Warnsveldzaal
Behandeling
Presentatie
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
F.J.G.M. Manders
Griffier
H Nijkamp
Aanwezig namens Naam
BurgerbelangM.G.S. Siemes
SPM.J. ten Broeke
D66G.I. Timmer
PvdAF.J.M. Heitling
GroenLinksL. Luesink
StadspartijJ. Boersbroek
VVDH.M.J. Siebelink
CDAK.M. Warmoltz
ChristenUnieJ.J. Veenstra
BewustZWT. Marks
Lijst van Vliet
Fractie Pepers en Verwoort

Verslag van de vergadering

De voorzitter (her)opent de vergadering nadat die op 19 juni 2017 is geschorst. Na de presentatie op 19 juni jl. in het Forum vindt nu oordeelsvorming plaats over het onderwerp.

D66 zegt dat het uitgavenplaatje voor een deel bestaat uit ramingen voor onderdelen die sowieso al planning staan om te worden vervangen. Dit geeft een vertekend beeld in de kosten voor live-streaming. Live-streaming is een goed instrument voor het vergroten van betrokkenheid en zichtbaarheid van de raad. Je kunt alleen kijken naar de ervaringcijfers van bereik maar je kunt ook een communicatieplan opstellen om te zorgen dat men juist meer gaat kijken. Gevraagd wordt om de kosten te specificeren zodat duidelijk wordt welke kosten alleen betrekking hebben op streaming en welke op vervangingsuitgaven. Ook wordt gevraagd om de kosten in beeld te brengen die worden bespaard als er niet meer genotuleerd hoeft te worden. De verslagen van het Forum worden nu beknopt opgesteld en gebruik maken van streaming zou de transparantie van het Forum vergroten.

De VVD vraagt hoe dit Forum wordt aangevlogen gelet op vraag van het college in het Forum van 19 juni jl. "of dit het antwoord is op de vraag ten aanzien van de vernieuwing van de lokale politiek".

Het college licht toe niets te hebben bedoeld met die uitspraak; het was slechts een gedachte. De bedoeling van dit Forum is om als college richting te krijgen van de fracties.

De ChristenUnie geeft aan voor streaming te zijn maar de vraag is of streaming het middel is om de kloof te dichten tussen inwoner en politiek. De suggestie wordt gedaan om gebruik van streaming uit te stellen en dit mee te nemen in de brede visie op de vernieuwing van de lokale politiek.

De SP verwacht niet dat veel inwoners meer enthousiast en betrokken zullen zijn bij wat er in het gemeentehuis speelt door gebruik van streaming. Het is in deze tijd wel logisch dat vergaderingen worden vastgelegd op beeld en geluid maar een juiste manier van archivering dient wel te zijn geborgd. Er is een voorkeur voor live-streaming in een minimale en sobere variant en niet met veel 'toeters en bellen' er omheen.

De Stadspartij vindt transparantie voor inwoners belangrijk. Er is wel twijfel of streaming het juiste middel is en verzocht wordt om te kijken naar meer creativiteit, wellicht met een lokale (omroep)partij. Een alternatief kan bijvoorbeeld zijn om te kijken naar een 'raadjournaal' met de highlights van een vergaderavond. Het is wel van belang om aan een vorm van verslaglegging te doen maar dit kan ook op een eenvoudige manier.

Het CDA is geschrokken van de kosten. Met betrekking tot het vastleggen van hetgeen in een vergadering is gezegd wordt gevraagd hoe goed de zoekfunctie is in dat systeem. Een eventueel te kiezen systeem moet een goede zoekfunctie hebben. Het is wel verstandig om af te wachten wat de eventuele vernieuwingsvoorstellen zullen zijn zodat daarop kan worden ingespeeld. In de tussentijd kan wellicht worden geëxperimenteerd met een podcast van de vergaderingen die (vooraf) interessant lijken, om te kijken wat daarmee gebeurt. . 

De PvdA wijst erop dat vastlegging en geschiedschrijving niet zomaar kan worden vervangen door beeld en geluid. Bij vastlegging van een vergadering dient inhoud leidend te zijn en niet de vorm. Streaming is moderne technologie die je niet moet tegenhouden maar denk wel goed na hoe je dat wilt vormgeven en wat je er politiek mee wilt bereiken.

Burgerbelang vindt dat je de vraag moet stellen 'waar doe je het voor' en 'hoeveel vindt je dat het mag het kosten'. Er wordt gepleit voor een pilot en te kijken wat 'plat streamen' oplevert. Het is goed om te streamen maar te voorbarig om nu al een systeem op te tuigen met de reeds geformuleerde randvoorwaarden. 

De VVD merkt op dat op dit moment meerder initiatieven gaande zijn op gebied van verandering en transparanter functioneren van de raad. Streaming dient te worden meegenomen in de bredere visie op de lokale politiek en er dient nu nog even geduld te worden betracht. Het is niet duidelijk of streaming het instrument is om inwoners meer te betrekken bij de politiek.

D66 is het er mee eens om streaming mee te nemen in het hele proces maar is er geen voorstander van om er daarom nu meet te stoppen.

Het college reageert met de opmerking dat het ingewikkeld is wat de fracties allemaal inbrengen. Onder andere is door de woordvoerders aandacht gevraagd voor een goede archieffunctie en zoekfunctie. Gelet op de inbreng door de fracties is het twijfelachtig of het college met gewenste voorstellen kan komen als dat dient te gebeuren met de geschetste kaders. Het verzoek aan het Forum is om wat scherper te zijn in wensen en verwachtingen zodat een goed voorstel kan worden opgesteld.

BewustZW bevestigt dat het lastig is om dit onderwerp te bespreken want welke (financiële) kaders worden precies meegenomen?

Het college geeft aan dat de SP een aardige insteek had met een aantal technische aspecten en een bandbreedte voor kosten. De werkelijke vraag is echter wat de verwachting is van streaming en wat de raad er mee wil bereiken. Hoe scherper het Forum daar in is, hoe beter het college in staat is een gewenst voorstel voor te bereiden.

De SP vindt de reactie van het college duidelijk.

De ChristenUnie geeft aan een bijdrage te verwachten om de kloof te dichten.

Het CDA denkt dat de raad het systeem voornamelijk voor zichzelf zal gebruiken. De raad dient daarom vooral te kijken hoe hij er zelf mee wil omgaan.

GroenLinks vindt het bieden van transparantie belangrijk en vindt het goed dat wordt meegegaan met de tijd. Gevraagd wordt om te onderzoeken wat de mogelijkheden zijn om laagdrempelig een proef te doen?

De Stadspartij vindt dat eerst helderheid dient te komen over de definitie van 'het systeem'. Het systeem kan op op een eenvoudige manier of dure manier worden ingericht. De voorkeur gaat uit naar een eenvoudige manier en daarbij na te gaan welke externe partij daarbij kan assisteren.

D66 vindt transparantie/openbaarheid belangrijk evenals een goede zoekfunctie. In afwachting van meer duidelijkheid over verdere ontwikkelingen, wordt erop aangedrongen voor die tijd geen apparatuur e.d. te vervangen. 

BewustZW sluit zich aan bij hetgeen is gezegd over de proef. 

De PvdA verzoekt te kiezen voor een behapbaar systeem dat echter nooit in de plaats mag treden van geschreven geschiedschrijving.

De VVD kan in principe instemmen met een pilot. Bij de verdere uitwerking dient wel realisme te blijven met betrekking tot financiële verhoudingen in relatie tot het bereik.

Burgerbelang vindt een pilot waarbij lokale partijen (omroepen) worden betrokken een goed idee. Een goede zoekfunctie is kostbaar en heeft prioriteit.

De voorzitter concludeert dat het onderwerp voldoende is besproken en sluit de vergadering.




Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad