Presentatie uitvoering motie heldere communicatie

Onderwerp Presentatie uitvoering...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Presentatie uitvoering motie heldere communicatie

Onderwerp Presentatie uitvoering motie heldere communicatie
Portefeuillehouder A. Vermeulen
Inlichtingen bij Sandra de Wit Communicatie
0642630437 S.deWit@zutphen.nl

Inhoud

Zie de bijlage.

Bijlagen

Uitvoering Motie Heldere Communicatie def. 04.12.2017

Forum van 4 december 2017


Toelichting griffie:

In februari 2016 is de motie 'Heldere communicatie voor en naar iedereen' aangenomen door de raad. Vanuit de raad is het verzoek gedaan aan het college om de raad bij te praten over de stand van zaken van uitvoering van de motie.

Het forum start met een korte inleiding van de portefeuillehouder. Daarna volgt de presentatie (max. 15 min.) en is er aansluitend gelegenheid om vragen te stellen.

Aan het eind van het forum concludeert de voorzitter of het onderwerp voldoende is besproken.


Raadsadviseur: H Nijkamp

Datum: 04-12-2017
Tijd: 19:00 - 20:00
Zaal: Shrewsburykamer
Behandeling: Presentatie
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: G.J.H. Pelgrim
Griffier: G de Laat-Letteboer

Aanwezig namensNaam
BurgerbelangE. van Beek - van Heerde
SPG.J.N. Müller
D66H. Brouwer
PvdAF.J.G.M. Manders
GroenLinksS. Uenk
Stadspartij
VVDH. Hissink
CDAG.H. Brunsveld
ChristenUnieR.A. Klein Bennink
BewustZW
Lijst van Vliet
Fractie Pepers en VerwoortA. Verwoort

Portefeuillehouder(s): A. Vermeulen
Ondersteuners: S de Wit, A Andringa
Pers: nee
Publiek: 5 personen
Insprekers: nee

Verslag van de vergadering

Burgemeester: Het is een mooie motie, en een belangrijk onderwerp. Het college is onder de indruk van wat er allemaal gepresteerd is.

Presentatie door Sandra de Wit, communicatieadviseur sociaal domein, en Astrid Andringa, communicatieadviseur. Beantwoording van de vragen ook door hen beide.

Voorzitter: Dank voor de presentatie. Zijn er vragen?

GroenLinks: Mooi dat dit opgepakt is. GroenLinks is geschrokken van de cijfers van de scan, die een onvoldoende laten zien. Vragen jullie ook feedback aan de ontvangers en gebruikers van brieven?

Antwoord:  Nu nog niet, maar het idee is om bij het  inwonerspanel  ‘Zutphen spreekt’ brieven neer te leggen. Het is wel een goede suggestie.

PvdA: Dank voor de heldere presentatie. Het valt op dat er intern veel gecommuniceerd is. Maar bewoners worden nog niet voldoende meegenomen hierin. Dat kan beter. 

VVD: Dank voor inspanningen. De Hulpwijzer Zutphen ziet er perfect uit. Er heeft een brievenscan deel 1 plaatsgevonden, deel 2 van de scan gaf hetzelfde beeld, is dat dezelfde scan?

Antwoord: We zouden 100 brieven in een keer scannen. Het bleek moeilijk om brieven uit het systeem te krijgen. Daarom hebben we er eerst 50 genomen, dat is deel 1. Daarna zijn we de trainingen gaan geven, degene die de scan uitvoert is dezelfde persoon als degene die de trainingen geeft. Deel 2 van de brievenscan zouden we na de training doen. De brieven van de scan deel 2 zijn niet gemaakt nadat de mensen zijn getraind, maar waren ervoor al gemaakt.  Daarom liet scan deel 2 hetzelfde beeld zien als wat er uit scan deel  1 kwam. Volgend voorjaar wordt er weer een nieuwe scan gedaan, dan verwachten we wel verbetering te kunnen zien.

VVD: Momenteel hebben 100 medewerkers een training gevolgd, is er weer een ijkpunt hoe ver we daarmee zijn? En wat merkt de inwoner nu al van de activiteiten die hebben plaatsgevonden?

Antwoord: In Utrecht hebben ze inwoners gevraagd of ze de brief snappen, en als dat niet zo is, dan mag de brief terug. Dat willen wij ook gaan invoeren, maar dat moet nog verder uitgewerkt worden.

D66: Is het middel whatsapp meegenomen de communicatie naar burgers? Wat mooi zou zijn is dat inwoners via whatsapp klachten of algemene informatie doorgeven.

Antwoord:  Wij gebruiken nu al whatsapp, mensen kunnen vragen stellen via whatsapp. We willen het project helder schrijven gaan uitbreiden naar e-mails en ook naar andere middelen. Whatsapp hierin meenemen is een goede suggestie.

Fractie Pepers en Verwoort: Hoe vaak komt de Zorgkrant uit?

Antwoord: De Zorgkrant komt 1 keer per jaar uit, het is een bewaarkrant, geen actueel nieuwsbericht. In de zorgkrant wordt uiteengezet hoe de situatie van het komende jaar is.

PvdA: Er is vanuit de medische wereld een signaal gekomen dat sommige informatie van bedrijven in de Hulpwijzer Zutphen nog niet te vinden was.

Antwoord: Dat zou kunnen. Op elke pagina van de hulpwijzer is er wel een eenvoudige mogelijkheid om dat aan te klikken en om te melden als informatie niet klopt, of er informatie mist.

Burgerbelang: Het is een mooi verhaal, en er is een goede start gemaakt. In de toekomst komen er meer projecten bij, wordt dat een continu proces?  De scans van brieven hebben nu één keer plaatsgevonden, komt daar een vervolg op en wat zijn de resultaten?

Antwoord: Het project Helder schrijven is een continu proces. De taalbuddy’s gaan dat oppakken. Deze taalbuddy’s zitten in de teams en kunnen daarom makkelijker brieven en e-mails ophalen voor de scan. En vanuit de taalbuddy’s gaan we het verder ontwikkelen. De tweede scan die we gaan doen gaan we op dezelfde zeven categorieën beoordelen en kijken hoe het er mee gaat. En aan de hand bepalen waar we meer training op moeten zetten.

GroenLinks: Heldere communicatie gaat met name over sociaal domein, maar geldt dit ook voor andere werkvelden? Bijvoorbeeld ook in het ruimtelijk domein?

Antwoord: Zeker, daar spelen we als team van dit project een belangrijke rol in. Van ons uit gaat daar een grote impuls van uit. Taaltrainingen worden gegeven door de hele organisatie heen, dus aan alle teams in de organisatie. Sommige medewerkers zijn licht gemotiveerd om zich aan te melden.

VVD: U zegt ‘licht gemotiveerd’,  is het deelnemen aan deze training een verplichting of niet? Er zijn 100 medewerkers die de training hebben gevolgd, hoe zit het met de andere medewerkers?

Antwoord: Het is geen verplichting, maar tot nu toe was er ontzettend veel enthousiasme en animo. We gaan er in 2018 mee verder.

CDA: Zijn de resultaten van de scans ingeslagen als een bom?

Antwoord: Bij de training waren er een heleboel kwartjes die vielen. Het is voor veel medewerkers vooral een wake-up call.

GroenLinks: kunnen jullie ook een scan doen voor raadsstukken?

Antwoord: Dat hebben we nog niet gedaan, maar we hebben wel een paar moties gescand.

CDA: Geldt het B1 ook voor onze eigen communicatie van de raad?

Antwoord: Voor iedereen is B1 eenvoudiger om te lezen, ook voor hoogopgeleide mensen. Belangrijk om te melden is dat B1 niet per se kinderlijk taalgebruik inhoudt, of hele korte zinnetjes. Het is misschien niet zo eenvoudig als dat je zou verwachten. Je kunt goed je punt maken zonder dat het irritant simpel is.

Voorzitter: Er zijn geen vragen meer, de vragen zijn voldoende helder beantwoord. Ik dank allen en sluit hierbij de vergadering.

 

 

 

 


Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

DatumDoor
04-12-2017Forum
  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl