Pagina delen

Presentatie over diverse communicatieonderwerpen (o.a. openbare elektronische bekendmakingen en website)

Inhoud

De presentatie is op 8 september ontvangen en beschikbaar gesteld.

Bijlagen

Behandeld in Forum van 8 september 2020 Naar boven

Toelichting griffie

Raadsadviseur:

Datum 08-09-2020 Tijd 19:00 - 20:00
Zaal
Burgerzaal
Behandeling
Presentatie
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
Y.J.A. ten ten Holder
Griffier
B.M. Duizer
Aanwezig namens Naam
GroenLinksI Kleinrensink
SPS.G.J.G. de de Groen
PvdAF.J.M. Heitling
BurgerbelangH.J.M Verschure
D66I van Dijk
VVDM. Schriks
CDAA.R. Nijenhuis
StadspartijC.R.L. van Toor
BewustZWA.W. Jansen
ChristenUnie
Kies Lokaal Zutphen WarnsveldJ Maarsen

Verslag van de vergadering

Voorzitter: Welkom allemaal bij dit forum over communicatie. Het doel van het forum is de ons zo goed mogelijk te informeren over dit belangrijke onderwerp. De presentatie van zo dadelijk wil ik graag in drie blokken behandelen. Er is steeds gelegenheid vragen te stellen. Het woord is aan Linda Claassen, teamleider communicatie bij onze gemeente.

Zie voor deze bijdrage de presentatie die als bijlage bij de vergadering is toegevoegd.

Ambtelijke ondersteuning: Om te beginnen laat ik graag de nieuwe website van de gemeente zien. De huidige website is inmiddels zes jaar oud en gedateerd. We doen heel veel zelf, waardoor de nieuwe website goedkoop kan worden gemaakt. De nieuwe website biedt meer overzicht en er worden meer foto’s gebruikt. Veel bezochte onderwerpen zijn prominent te vinden. Meldingen kunnen eenvoudig worden gedaan. We zien de nieuwe website als een grote stap vooruit.

D66: Goed dat dit is opgepakt. Ik heb begrepen dat de Brede Adviesraad Sociaal Domein (BASD) advies over de website heeft gegeven. Zijn er meer gremia met ideeën? Wordt er feedback gevraagd? En volgt na enige tijd een evaluatie?

Ambtelijke ondersteuning: Onze partners in de stad kijken mee en daar zijn we blij mee. Ook het bureau dat ons ondersteund bij het bouwen van de website heeft een beeld opgehaald. We gaan daarnaast ook in gesprek met mensen met een beperking. Van het inwonerpanel krijgen we (via Moventum) eens per 2 of 3 jaar feedback, dat gaat de komende periode met de nieuwe website ook weer gebeuren. We hebben veel opgehaald, maar we willen niet eindeloos wachten en verbeteren, we moeten ook ergens beginnen.

Kies Lokaal: We zien graag dat de website interactief is. We vragen ons verder af of voor de foto’s gebruik wordt gemaakt van de specialisten en amateurs in de stad.

Ambtelijke ondersteuning: Voor de foto’s hebben we vooral gekozen voor een herkenbare stijl en daarmee voor één fotograaf. Het is zeker een goed idee kennis en kunde in de gemeente op de juiste momenten te benutten.

ChristenUnie: De teksten van de gemeente zien er goed uit. Andere organisaties dragen ook bij, begreep ik. Mij viel direct op dat de teksten van de VVV op een ander en hoger taalniveau liggen.

Ambtelijke ondersteuning: Deze opmerking nemen we mee, dank je wel.

SP: Is de gebruiksvriendelijkheid getest? Bijvoorbeeld door mensen op straat te vragen?

Ambtelijke ondersteuning: We testen met specifieke groepen en ook het inwonerpanel gaat nog testen, ook aan de hand van opdrachten. We zullen ontdekken dat er zaken nog niet helemaal kloppen, dat gaan we dan verbeteren.

VVD: We hebben de etalage van de website gezien, er is ook een achterkant. We worden steeds digitaler, waardoor het belangrijk is dat de database structuur straks uit te breiden is. Is daaraan gedacht?

Ambtelijke ondersteuning: Dat klopt. Het bouwen van de achterliggende structuur gaat in stappen. De collega’s van I&A zijn daarom ook nauw betrokken bij dit project.

VVD: Er is een gezegde; beter goed gepikt, dan zelf verzonnen. Hoe is dat voor deze website gegaan?

Ambtelijke ondersteuning: We hebben inderdaad goed rondgekeken en het format van de gemeente Schiedam gebruikt, dat sprak ons het meeste aan. Natuurlijk geheel toegepast op Zutphen. Dit had ook als voordeel dat het veel goedkoper kon.

PvdA: Onze complimenten voor de toegankelijkheid. Een afspraak maken is bijvoorbeeld heel eenvoudig. Is er behalve buitenshuis ook in huis getoetst?

Ambtelijke ondersteuning: Dat laatste is inderdaad ook intensief gebeurd.

Burgerbelang: De vorige website is zes jaar meegegaan. Is er een vervolgplan, gaan jullie regelmatig updaten?

Ambtelijke ondersteuning: Deze website is minder kostbaar en makkelijker te onderhouden. In de praktijk zijn er wekelijkse toetsmomenten. Met wat naar voren komt, gaan we regelmatig aan de slag.

Voorzitter: Dan graag uw aandacht voor het tweede deel van de presentatie, communicatie door de raad. Hiervoor geef ik het woord aan de heer Verschure.

Werkgroep communicatie: Samen met onder andere Hein Brunsveld, Yvonne ten Holder, Frans Manders en Irene Kleinrensink zijn we met de communicatie van de raad aan de slag in de werkgroep communicatie en bestuurlijke vernieuwing raad. We hebben meegedacht over de nieuwe raadswebsite, die goed is ontvangen. Ook staan raadsleden nu om beurten in Contact, dat levert ook positieve respons op. Moventum gaat voor ons onderzoeken hoe we onze zichtbaarheid als gehele raad verder kunnen verbeteren, het belangrijkste doel van de werkgroep. We gaan verder weer een Gast van de raad invoeren en in november start een cursus Politiek Actief, voor betrokken inwoners. Ideeën vanuit de raad zijn welkom.

D66: Een goede zaak deze werkgroep. Twee suggesties in aanvulling. We hadden in corona tijd even uitzendingen via internet. Waarom is dit nog niet structureel ingevoerd? Verder zien we een meerwaarde in Forumspecials in de wijken.

Werkgroep: Achter u hangt sinds kort een camera. Men is nu bezig met de installatie van de apparatuur zodat we eind van het jaar, begin volgend jaar onze vergaderingen kunnen uitzenden op internet. In de wijken vergaderen is een goede suggestie, dat hebben we met de werkgroep ook in beeld.

CDA: Is er gedacht aan de archivering van de vergaderingen?

Werkgroep: Deze vraag kan de griffie beantwoorden.

Griffie: Het archiveren van de beeldvergaderingen van de gemeenteraad is belangrijk en ook verplicht. Hierover zijn goede afspraken gemaakt. Net als nu voor de geschreven notulen (handelingen) geldt, moeten de webuitzendingen toegankelijk zijn voor iedereen en terug te kijken zijn. Ook voor de videoverslagen geldt een permanente bewaarplicht.

Werkgroep: In aanvulling daarop; dat betekent dus dat we straks afscheid nemen van het geschreven verslag.

Voorzitter: Het derde en laatste deel van de vergadering gaat over de bekendmakingen. Het woord is aan Linda Claassen.

Ambtelijke ondersteuning: Met de intentie ruimte vrij te maken in onze gemeentepagina in Contact, hadden we ons voorgenomen over te gaan tot digitale bekendmakingen. Daarover is een brief gepubliceerd die niet positief was. Er is nu ook een poll gaande in Contact en de tussenstand is dat van de 346 stemmen 286 tegen het stoppen van de bekendmakingen in de krant zijn en 60 voor. Dit is een betrekkelijk kleine steekproef en, denken wij, niet representatief voor hoe wordt gedacht in onze gemeente.

Met de stap naar digitale bekendmakingen, gaan we mee met een landelijke ontwikkeling. Er komt ook een nieuwe wet aan, waarin het uitgangspunt is digitaal te doen wat digitaal kan. Grote meldingen willen we overigens blijven doen in de krant, het gaat vooral om de schuurtjes en dakkapellen. Dat kan volgens ons digitaal.
We willen graag weten hoe het Forum hiernaar kijkt.

College: Op dit moment is steeds een halve pagina in Contact gevuld met bekendmakingen. We willen graag meer ruimte om andere zaken te melden. Bijvoorbeeld over de besluiten die de raad heeft genomen. Er is nu ook een app voor bekendmakingen waarop je je kunt abonneren. We willen na een paar maanden ook evalueren hoe het loopt. Voor nu vragen we ruimte van de raad om dit experiment aan te gaan.

SP: Veel mensen die wij hebben gesproken, hebben hier moeite mee. Er is een grote groep mensen die niet digitaal vaardig is. Ook deze mensen willen weten wat de buurman van plan is. Kunnen we niet beter beide doen, in de krant en digitaal? En is het een idee een bord in de tuin te verplichten? Op deze manier komen we niet dichter bij de inwoners.

College: Beide doen zou het mooiste zijn. Het is echter ook een financiële afweging. Twee pagina’s in Contact is duur. Bovendien wordt de groep mensen zonder digitale vaardigheid steeds kleiner. We kijken heel goed hoe we hen tegemoet kunnen komen, maar we willen ook met de tijd mee. Een bord in de tuin is een stap terug in de tijd. Dichter bij de mensen komen we vooral door op allerlei manieren in gesprek te zijn.

Burgerbelang: Hoe heeft de SP deze meldingen van inwoners ontvangen?

SP: Wij zijn een toegankelijke partij en spreken veel mensen gewoon op straat of aan huis.
Nog een aanvullende vraag is; vergroot dit de kans op juridische conflicten als in de rijdende rechter?

College: Het is wellicht goed dat initiatiefnemers contact met de buren opnemen, door bijvoorbeeld een briefje te bezorgen of eerst aan te lopen.

Kies Lokaal: Wij vinden 286 stemmen tegen toch wel veel. Daar moeten we niet te gemakkelijk aan voorbij gaan. Zijn er andere manieren om deze mensen te bereiken?

College: We kijken graag of dat efficiënt kan. Bijvoorbeeld door een wekelijkse uitdraai in de bibliotheek en de wijkcentra neer te leggen.

PvdA: In onze visie heeft de gemeente een brengplicht, de burger heeft geen haalplicht. Het gedrukte woord blijft beantwoorden aan een behoefte.

College: Ook het krantje komt niet overal. Ik denk dat we samen al een paar goede aanvullende ideeën hebben.

VVD: In Nederland hebben we met allerlei smartphones en dergelijke de grootste digitale dekking ter wereld. Mijn fractie is voor meer digitaal doen. Er zijn goede suggesties gedaan om ook de andere mensen te bereiken.

BewustZW: Het is goed om de stap naar verdere digitalisering te zetten. We moeten echter ook oog hebben voor analfabeten. De nieuwe Omgevingswet verplicht de gemeente te vragen wat de omgeving ervan vindt. Daar liggen kansen voor de gemeente, en ook voor inwoners en ondernemers.

D66: De Wet elektronische publicaties komt eraan en daarom is het logisch dat hieraan wordt gedacht. Er zijn echter ook fiasco’s geweest, zoals met de Belastingdienst. Kunnen we beide doen, nieuw naast oud? Over welke bedragen praten we, dat kan toch geen beletsel zijn?

College: Een extra pagina in Contact kost 1.000 euro per maand. Daar gaat het college geen voorstel voor doen. De opmerking van de heer Jansen is zeer helpend, waarvoor dank.

CDA: Meer dan 99 procent in Nederland beschikt over een smartphone. In Zutphen en in Warnsveld bestaat er een app die goed werkt.

GroenLinks: Wij zijn voorstander van verdere digitalisering. We geven nog de suggestie mee om hulp via de telefoon aan te bieden.

BewustZW: Het zou goed zijn wanneer het college de raad meeneemt in de stappen die worden gezet.

Voorzitter: Ik dank u allen voor uw inbreng, de vergadering is gesloten.

Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad

Behandeld in