Presentatie organisatieontwikkeling - tussenbalans Zutphen vooruit

Onderwerp Presentatie organisatieontwikkeling...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Presentatie organisatieontwikkeling - tussenbalans Zutphen vooruit

Onderwerp Presentatie organisatieontwikkeling - tussenbalans Zutphen vooruit
Portefeuillehouder J.A. Gerritsen, E.H. Willeumier-Noordhoff
Inlichtingen bij Y. Schutte Dir
587181 y.schutte@zutphen.nl

Inhoud

'Zutphen Vooruit' is de doorontwikkeling van 'Nieuw-Zutphen'. Er zijn vier speerpunten benoemd: 1. Basis op orde 2. Leiderschap en Strategische personeelsplanning 3. Intergemeentelijke samenwerking 4. Veranderende rol van de gemeente in de samenleving. In de tussenbalans wordt de actuele stand van zaken gepresenteerd. Hier is een aanvang mee gemaakt in het Forum van 4 november jl. Afgesproken is toen dat schriftelijke vragen ingediend konden worden die in het vervolg op 18 november van een antwoord worden voorzien.

Bijlagen

tussenbalans Zutphen vooruit forum 4 november (2)
Presentatie Zuphen vooruit
Memo Organisatieontwikkeling - Zutphen Vooruit

Forum van 4 november 2013


Toelichting griffie:
'Zutphen Vooruit' is de doorontwikkeling van 'Nieuw-Zutphen'. Er zijn vier speerpunten benoemd: 1. Basis op orde 2. Leiderschap en Strategische personeelsplanning 3. Intergemeentelijke samenwerking 4. Veranderende rol van de gemeente in de samenleving. In de tussenbalans wordt de actuele stand van zaken gepresenteerd.
Raadsadviseur: G Pletzers

Datum: 04-11-2013
Tijd: 19:30 - 20:00
Zaal: Shrewsburykamer
Behandeling: Presentatie
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: G.A. Kamp-Landman
Griffier: J.A. Neefjes

Aanwezig namensNaam
PvdAP.P.G.L. Smeenk
StadspartijG.J.H. Pelgrim
VVDA. van Dijk
GroenLinksC. Oosterhoff
D66R. Jense
BurgerbelangE. van Beek - van Heerde
CDAK.M. Warmoltz
SPW.K.H. Torgensen
ChristenUnie
StadsbelangB.A.M. Berg

Portefeuillehouder(s): , J.A. Gerritsen
Ondersteuners: Ylva Schutte, Boy Janssen
Pers: nee
Publiek: 12 personen
Insprekers: -

Verslag van de vergadering

De voorzitter opent de vergadering en geeft het woord aan de burgemeester voor een korte inleiding.

De burgemeester geeft aan dat er veel op ons afkomt als gemeente. We krijgen er als gemeente steeds meer taken bij. De verkiezingen komen er aan. Intern zijn we met zaakgericht werken bezig. De organisatie moet mee met deze veranderingen maar geeft tevens onzekerheid.

De secretaris geeft een korte presentatie waarin hij de organisatieontwikkeling toelicht. Daarna geeft de voorzitter het woord aan fracties voor het stellen van één vraag.

Stadsbelang: begrijpt dat de organisatieontwikkeling een dynamisch proces is en dat er al veel is gebeurd. Met sommige onderdelen liggen we echter achter. Hoe wordt de vinger aan de pols gehouden? Als er tussentijds knelpunten optreden hoe wordt daar dan mee omgegaan?

GroenLinks: twijfelt niet aan de noodzaak voor verdere ontwikkeling van de organisatie maar er zijn al eerder budgetten gereserveerd. Veel van die onderwerpen komen nu ook weer terug. Is dit niet binnen de huidige budgetten te realiseren? Hoe gaan jullie de ambtelijke organisatie omturnen? Hoe weet je dat daar € 250.000,- voor nodig is? GL wil graag een projectplan of procesplan zien waarin het bedrag wordt aangetoond.

CDA: geeft aan dat de notitie hier en daar vaag blijft. Hoe draai je de cultuur om? Hoe wordt deze omslag vertaald in geld? Waar is die € 250.000,- voor nodig?

SP: heeft nu geen vragen.

VVD: is blij dat het woord competenties wordt genoemd. VVD is geïnteresseerd naar de dialoog met de raad. Weke onderwerpen zijn er precies aan de orde?

PvdA: krijgt een ongemakkelijk gevoel. Raad stuurt op output en gaat niet over het personeelsbeleid maar heeft daar wel een vraag over. Gelukkig is de verandering bottom up. Hoe zijn de baanbrekers tot stand gekomen en heeft de OR hier ook een uitspraak over gedaan?

Burgerbelang: Vraagt welke nieuwe knelpunten er sinds 2012 zijn bijgekomen en welke knelpunten er zijn te verwachten voor de toekomst?

D66: In de notitie staat dat verandering leuk moet zijn. Verandering in een organisatie moet niet leuk zijn maar moet verbetering brengen. Hoe gaat de organisatie dit doen?

Er staat een planning van 2013-2014 en 2017. Wat gebeurd er in de jaren 2015 en 2016?

Extra vragen:

Stadsbelang: geeft aan dat er ruime kaders nodig zijn en wil graag concretere antwoorden?

GroenLinks: De bezuiniging op personeel gaat niet gehaald worden toch wordt er een kwaliteitsslag voorgesteld. Hoe ga je dit doen?

D66: dit onderwerp is eerder besproken in het forum van 28 januari 2013 en nu op 4 november. Wat is er nu werkelijk gebeurd in deze tussenliggende periode. Dit is moeilijk uit de notitie te halen.

De voorzitter schorst de vergadering.

NB: Vragen kunnen vanaf nu schriftelijk worden gesteld aan de ambtelijke ondersteuning. de antwoorden zullen in de volgende behandeling aan bod komen.


Advies

Vervolg van presentatie gewenst


Forum van 18 november 2013


Toelichting griffie:
'Zutphen Vooruit' is de doorontwikkeling van 'Nieuw-Zutphen'. Er zijn vier speerpunten benoemd: 1. Basis op orde 2. Leiderschap en Strategische personeelsplanning 3. Intergemeentelijke samenwerking 4. Veranderende rol van de gemeente in de samenleving. In de tussenbalans wordt de actuele stand van zaken gepresenteerd. Hier is een aanvang mee gemaakt in het Forum van 4 november jl. Afgesproken is toen dat per e-mail vragen aangeleverd konden worden die in het vervolg op 18 november van een antwoord worden voorzien.
Raadsadviseur: G Pletzers

Datum: 18-11-2013
Tijd: 20:30 - 21:00
Zaal: Shrewsburykamer
Behandeling: Presentatie
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: G.A. Kamp-Landman
Griffier: J. van Velzen

Aanwezig namensNaam
PvdAP.P.G.L. Smeenk
StadspartijG.J.H. Pelgrim
VVDA. van Dijk
GroenLinksC. Oosterhoff
D66W.M. Voorham
BurgerbelangR.C.M. Sueters
CDAK.M. Warmoltz
SPJ.J. Kosters
ChristenUnieA. Oldenkamp
StadsbelangB.A.M. Berg

Ondersteuners: B.P.P. Janssen
Pers: Nee
Publiek: 13 personen
Insprekers: -

Verslag van de vergadering


De voorzitter heet iedereen welkom en heropent de vergadering die op 4 november geschorst is. De gestelde vragen waren nog niet beantwoord.

Het college geeft aan dat afgesproken is de vragen schriftelijk te beantwoorden. Dit is in de vorm van. een Memo gebeurd.

De voorzitter stelt de fracties in de gelegenheid om vragen te stellen over de beantwoording van de reeds gestelde vragen.

De VVD vindt de memo hier en daar nog vaag en vraagt naar een verduidelijking van de doorontwikkeling van zaakgericht werken en  wil weten hoe je de cultuur om kunt draaien.
Ook het antwoord op de vraag over de dialoog met de raad blijft onduidelijk. De raad moet er  samen met de ambtelijke organisatie achter staan en het verkopen.

De PvdA wil weten hoe kritische geluiden gehoord blijven en is geïnteresseerd in het standpunt van de OR.

Burgerbelang vraagt zich af hoe andere medewerkers tegen de 48 Baanbrekers aankijken.

GroenLinks geeft aan dat de organisatie wel zal moeten veranderen door de ontwikkelingen in de samenleving.

Het CDA merkt op dat de raad aanloopt tegen het feit dat ambtenaren niet enthousiast zijn omdat vaak al andere afspraken gemaakt zijn.

Het college geeft aan dat aan de cultuuromslag wel gewerkt moet worden. Er zijn veel ambtenaren bij betrokken. Op de vraag wie mee wil helpen om te veranderen, hebben 48 medewerkers gereageerd  Zij zullen de rest mee moeten trekken.
GroenLinks geeft nogmaals aan dat als de organisatie niet verandert, de maatschappij wel voor die verandering zal zorgen. 
Het college beaamt dit. De veranderende rol in de samenleving is daarom ook 1 van de 4 thema’s.

Nu volgt de beantwoording van de vragen.

Namens het college legt de ambtelijke ondersteuning uit dat door de ontwikkeling van digitaal zaakgericht werken, een redelijk eenvoudige toepassing die door iedereen gebruikt wordt, de zaken goed te volgen zijn. Sommige software pakketten die wel ingewikkelder zijn sluiten op dit zaakgericht werken aan.
D66 wil weten of door intergemeentelijke samenwerking dit soort organisatorische processen later overbodig kunnen worden of niet meer aan de eisen voldoen als we aansluiten.
Namens het college wordt uitgelegd dat dit soort processen nu voorwaardenscheppend zijn om makkelijker met andere gemeenten samen te kunnen werken. Het gaat om flexibeler werken waardoor je geen vaste plek of tijd als basis nodig hebt.
De PvdA wil weten of bij de keuze van de software, het op elkaar laten aansluiten, wel in de keuze is meegenomen.
De overige gemeenten die gebruik makken van GOV United, maken geen deel uit van het samenwerkingsplatform. Door middel van standaardkoppelingen zal de software op elkaar afgestemd moeten worden.

Namens het college wordt de noodzaak van cultuurverandering benadrukt.  We willen burgerinitiatieven in de samenleving blijven bedienen. Deze samenwerking vraagt om nieuwe competenties van de ambtenaren; verbindend, omgevingsbewust en besluitvaardig.
Ook moeten we na gaan denken over de dialoog met de raad. We moeten met elkaar inspelen op de veranderingen en er voor open staan. Dit vraagt om een andere rol. Welke rol is nog niet bekend.
Het  2e thema is strategische personeelsplanning. Hierbij worden de competenties van het huidige personeelsbestand en de benodigde competenties in beeld gebracht. Daaruit volgt waar nog ontwikkeling nodig is.
We hebben eerst een verandergroep van ca. 15 mensen, dwars door de organisatie, gehad. Nu de Baanbrekers, die de verandering verder moeten verspreiden.
De PvdA merkt op dat de Baanbrekers mensen zijn die de verandering willen, maar hoe zorg je ervoor dat de massa meegenomen wordt?
Het zijn inderdaad mensen die zich gemeld hebben, wordt namens het college bevestigd. Daarom is  mevrouw Y. Schutte de organisatie in gegaan om ook de kritische mensen te horen. De medewerkers hebben dit ook in het MTO (Medewerkerstevredenheidsonderzoek) kunnen aangeven.

Namens het college wordt aangegeven dat de medezeggenschap vanaf het eerste moment erbij betrokken is. De OR is positief kritisch, maar staat er volledig achter.

De ambtelijke ondersteuning geeft namens het college aan dat het leiderschapsprofiel openbaar is en gericht  op een trekkende werking. In het Management Development  Traject wordt wat ontbreekt bij de leidinggevende verder ontwikkeld.

Stadsbelang wil weten welke knelpunten prominenter geworden zijn.
Namens het college wordt aangegeven dat de ambities van de raad en het college stevig blijven, maar de organisatie steeds meer taken krijgt en het met minder geld van de Rijksoverheid moet doen. Er komt daardoor steeds meer spanning te staan op de uitvoeringsrealiteit; de ambities moeten niet veel groter zijn dan de ambtelijke organisatie aan kan.

Vervolgens krijgen de fracties de ruimte om nieuwe vragen te stellen.

De ChristenUnie vraagt wat er van knelpunten van Nieuw Zutphen waargemaakt is.
Er wordt namens het college aangegeven dat als eerste ingezet is op de Basis op orde. Het ging met name om de financiële processen, de mate waarin de organisatie in control was. Daarna is ingezet op de reorganisatie, competenties, planning & control, risicomanagement etc. .De bedrijfsvoeringkant heeft weinig aandacht gekregen.
Ongeveer 80% van wat Nieuw Zutphen heeft gebracht wordt voortgezet. Doordat er met minder budget gewerkt  moest worden is een deel niet uitgevoerd.

Het college geeft aan dat er in januari een voorstel met plan van aanpak komt om een deel van de € 200.000,- in te zetten.

De voorzitter sluit de geschorste vergadering.


Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl