Presentatie en toelichting over het proces van inkoop

Onderwerp Presentatie en toelichting...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Presentatie en toelichting over het proces van inkoop

Onderwerp Presentatie en toelichting over het proces van inkoop
Portefeuillehouder
Inlichtingen bij Ceciel Lurvink
06-38071494 C.Lurvink@zutphen.nl

Inhoud

Zie de bijlagen.

 

Bijlagen

96612_Bijlage 1 presentatie Inkoop en aanbesteden definitief1.pptx
96612_Bijlage 2 memo toelichting op de groslijstsystematiek
96612RH Besluit 2017_BW_00052

Forum van 13 februari 2017


Toelichting griffie:

Vanuit de raad is het verzoek gekomen om een presentatie te geven over het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De presentatie gaat onder andere in op de herijking van het aanbestedingsbeleid dat binnenkort op de planning staat.

Daarnaast is het college, vanuit het presidium, recentelijk verzocht om de raad te informeren over de effecten van SROI op de uitstroom van cliënten bij Het Plein. Afgesproken is dat hier in de presentatie over inkoop- en aanbestedingsbeleid op in zal worden gegaan.

Het Forum kent een informatief karakter. Na afloop van de presentatie kunnen technisch/informatieve vragen worden gesteld. Er zal geen debat worden gevoerd. Dat vindt plaats bij het voorstel over herijking van het aanbestedingsbeleid.


Raadsadviseur: H Nijkamp

Datum: 13-02-2017
Tijd: 20:00 - 21:00
Zaal: Shrewsburykamer
Behandeling: Presentatie
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: A. van Dijken
Griffier: N ten Bokkel

Aanwezig namensNaam
BurgerbelangH.J.M Verschure
SPE. Jager
D66H. Brouwer
PvdA
GroenLinks
StadspartijG.J.H. Pelgrim
VVDH. Hissink
CDAA.R. Nijenhuis
ChristenUnieJ.J. Veenstra
BewustZWT. Marks
Lijst van Vliet

Portefeuillehouder(s): A de Jonge
Ondersteuners: C Lurvink
Pers: nee
Publiek: 11 personen
Insprekers: nee

Verslag van de vergadering

De voorzitter opent de vergadering en geeft het college het woord voor het geven van een presentatie over de herijking van het aanbestedingsbeleid van de gemeente dat binnenkort op de planning staat. (de presentatie is als bijlage toegevoegd)

 

Na de presentatie geeft de voorzitter het woord aan de forumleden voor het stellen van vragen over het te voeren beleid.

Het CDA wil weten of het nieuwe aanbestedingsbeleid het mogelijk maakt om de kleine ondernemers in Zutphen, het midden en kleinbedrijf (mkb), gemakkelijker te kunnen bereiken?

Het college geeft aan dat de lokale m.k.b. vaak bij de kleiner inkoopvragen betrokken zijn. Daarnaast zou er vooral een beloning moeten komen voor die m.k.b. die zelf ook veel investeert in de stad. Het is daarbij vooral ook van belang dat de lokale m.k.b. bekend wordt met de inkooptool die nu geïmplementeerd wordt. Bij deze tool is ook input van hen belangrijk zodat ook duidelijk is voor de aanbesteder wat zij te bieden hebben.

Het CDA vraagt of de lijst met alle ondernemers in de stad welke de gemeente aan het opstellen is, ook hiervoor wordt gebruikt ?

Het College beaamd dat die lijst wordt opgesteld om te kijken welke ondernemers er nu in de stad zijn. Echter het gaat nu vooral om de tool als die gebruiksklaar is, door de ondernemers te laten vullen met bedrijfsinformatie. De tool wordt steeds verder stapsgewijs uitgebreid tot alle ca. 2000 zutphense bedrijven uit de lijst van de Kamer van Koophandel er in staan. Zowel de gemeente als de bedrijven dienen de tool daarna aktueel te houden.

De ChristenUnie wil weten hoe de tool werkt als lokale partijen net iets duurder zijn dan bedrijven van buitenaf.

Het college verwacht geen dilemma’s bij kleine inkoopverschillen. Mocht dit structureel een probleem worden dan zal dit tijdig aan de kaak worden gesteld.

Burgerbelang denkt dat als bij aanbesteding het prijsverschil minimaal is, de budgethouder toch kiest voor de laagste prijs. Hoe denkt het college daarover.

Het college vindt bij aanbestedingen in de eerste plaats het realiseren van de 3 doelen van belang. Daarnaast vindt zij het van belang dat lokale ondernemers de kans krijgen om aan te kunnen bieden afhankelijk van de vraag die er ligt.. Het hoeft dan niet eens zo te zijn dat zij duurder zijn.

Naast prijs zijn er ook andere criteria die meegewogen worden. Mocht dit steeds ten nadele van de lokale m.k.b. zijn, dan kan eventueel bij de herijking andere kaders gesteld worden.

De ChristenUnie vindt het van belang dat de gemeente goed communiceert over hoeveel er lokaal ingekocht is. Als dat positief is geeft dat een flow aan het lokale bedrijfsleven.

De partij verbaasd zich dat er wel 100 gemeentelijke inkopers zijn.

Het college geeft aan dat die 100 inkopers alle ambtenaren betreffen die aankopen kunnen doen tot aan het kopen van een balpen toe. De zelfstandige professional heeft daarvoor ook de ruimte gekregen. Het belangrijkste doel van de tool is om de onbekendheid van de inkopers over wat ondernemers te bieden hebben en van de ondernemers die onbekend zijn met wat de gemeente zoal inkoopt. Communicatie is hierbij van groot belang.

De stadspartij wil weten of het inkoopbeleid er toe leidt dat we te kleinschalig denken en daardoor vooral lokaal gaan inkopen. Wordt er ook regionaal gedacht ?

Het college geeft weer dat de tool vooral bedoeld is om het delen van inkoopkennis en niet bedoeld is om lokale bedrijven te bevoordelen. Bedrijven in Zutphen moeten immers ook in andere gemeenten zaken kunnen doen.

Burgerbelang wil weten hoe het inkoop gedrag van de 100 gemeentelijke inkopers gemonitoord wordt. Daarnaast wil zij weten of de betalingstermijn in Zutphen niet wat te fors is.

Er zijn volgens het college ca. 70 budgethouders die daarnaast ook nog inkopen delegeren naar collega’s. Daardoor zijn er mee dan 100 inkopers. Door de inkoop verder te professionaliseren wordt getracht het inkoopgedrag verder te optimaliseren.

De gemeente heeft de verplichting om de wettelijke betalingstermijn van 30 weken te volgen. Het is niet bekend of dat ook gebeurd. Het college gaat dit navragen.

Het focustraject richt zich ook op de kwaliteit van de kwaliteit van de dienstverlening richting de ondernemers. Het is een proces om een ondernemers vriendelijke gemeente te zijn. Het college zal de raad op de hoogte houden van de voortgang van dit proces.

D66 mist de kaders om te zien of we op de goede weg zijn. De presentatie mist bijvoorbeeld de cijfers van 2016. Ook wil zij weten als in 2018 het inkoopbeleid herijkt wordt, hoe het toekomstige beleid er dan uit komt te zien ? Komt er bijvoorbeeld een gezamenlijk inkoopkantoor met de omringende gemeenten ?

Het College kijkt bij het voortgangsproces vooral naar de 3 doelen; duurzaam inkopen, SROI en lokaal inkopen. De cijfers in de presentatie geven aan dat op alle 3 doelen nog een slag gemaakt dient te worden.

Bij herijking gaat het volgens het college over de inhoud zoals het toetsen van de 3 doelen; duurzaam inkopen, SROI en lokaal inkopen met de 3 doelen van het focustraject; stimuleren goed ondernemersklimaat, het aantrekkelijk zijn voor krachtige inwoners en het ondersteunen van minder krachtige bewoners. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid moeten er toe bijdragen dat er meer banen komen en een betere koopkracht gerealiseerd wordt.

D66 vindt dat de doelen in het focustraject niet meetbaar zijn. Ze vraagt zich dan ook af wanneer de doelen bereikt zijn.

Het college beaamd dat dat moeilijk is, echter ondersteund het beleid dat die doelen realiseerbaar maakt. Het verder aanscherpen van het inkoopbeleid zal daar sneller toe leiden.

Bewust Zutphen-Warnsveld vraagt hoe de behaalde percentages zich verhouden met die van de omringende gemeenten ?

Het College geeft aan dat dat moeilijk meetbaar is omdat andere gemeenten mogelijk andere doelen hebben. Wat duurzaamheid zijn er de dezelfde doelstellingen alleen is daar niet over gecommuniceerd. Voor SROI is er de aanbesteding per gemeente verschillend en voor lokaal zijn de beleidsuitgangspunten ook verschillend. Er is echter wel samenwerking tussen de gemeenten bij uitwisseling van kennis en het vormgeven van de aanbestedingen.

Burgerbelang wil weten hoe het met de bekendheid van de groslijst zit. Zij geeft aan dat bij grote projecten zutphense bedrijven niet aanbod komen omdat ze niet aan de criteria eisen voldoen.

Gaat de gemeente haar aanbestedingseisen nog wijzigen zodat er niet alleen naar de prijs gekeken wordt ? Burgerbelang wil dat zutphense bedrijven ook mee moeten kunnen doen waardoor de werkloosheid in de stad verminderd wordt.

Het College is het daar mee eens.

Het college geeft aan dat de groslijst er alleen voor onderhandse opdrachten is. Er is in deze lijst geen voorkeur voor bedrijven binnen of buiten Zutphen. Bij de herijking van het beleid zal kunnen worden gekeken of de zutphense bedrijven sowieso op de groslijst moeten komen. Bedrijven die veel doen voor de zutphense samenleving of die zelf al invulling geven aan de 3 doelen, zouden bijvoorbeeld een bijzondere positie kunnen krijgen.

Het CDA vindt dat bedrijven die bijvoorbeeld zeer duurzaam zijn in hun bedrijfsvoering, een voorsprong moeten krijgen t.o.v. bedrijven die daar niets aan doen.

D66 vraagt zich af of de tool zo kan worden ingericht dat de lokale ondernemer er mee geholpen wordt ?

Het college geeft aan dat de tool zo wordt ingericht dat de lokale ondernemer zich kenbaar maakt bij de gemeente wat ze te verkopen hebben. Afhankelijk van de werkzaamheden kunnen deze ondernemers dan worden gevraagd om een offerte uit te brengen.

D66 vraagt zich af of er voor de ondernemers een verplichting is om gebruik te maken van de tool.

Het college geeft aan dat dit geen verplichting is maar stimuleert dit wel op basis van de doelstelling om de lokale ondernemers te steunen.

D66 wil weten of er na de herijking alsnog een verplichtstelling komt om de tool te gebruiken. ?

Als de tool door alle partijen goed gevuld wordt, succesvol is en gedragen wordt dan zou dat eventueel kunnen. Eerst wil het college zien of het goed werkt.

Burgerbelang wil weten of de groslijst openbaar is. Sommige ondernemers kennen het bestaan er van niet eens.

Het college geeft aan dat deze lijst niet openbaar is. Maar neemt de vraag of deze openbaar moet worden wel mee.

De ChristenUnie vindt dat in de groslijst en in de tool die bedrijven duidelijk zichtbaar moet zijn die veel doen aan de doelstellingen; duurzaam SROI en lokaal.

Het college geeft aan dat er in de tool daarvoor een selectie kan worden gemaakt.

De VVD vraagt zich af of je door te streven naar lokale aanbestedingen wel binnen het budget kunt blijven.

Het college geeft aan dat de uitgave een groot deel van het budget al vast staat. Het bedrag wat dan overblijft is zeker interessant voor de zutphense markt die uit goede concurrerende bedrijven bestaat.

De VVD onderstreept nogmaals het belang dat de tool goed moet gaan werken.

Het CDA is blij dat de gemeente werk maakt van een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid.

 

De voorzitter stelt vast dat de partijen vinden dat de presentatie voldoende besproken is en

sluit de vergadering.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Bijlagen


Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

DatumDoor
13-02-2017Forum
  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl