Organisatieontwikkeling Zutphen vooruit, kredietaanvraag

Onderwerp Organisatieontwikkeling...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Organisatieontwikkeling Zutphen vooruit, kredietaanvraag

Onderwerp Organisatieontwikkeling Zutphen vooruit, kredietaanvraag
ProgrammaA. Organisatie
ForumOordeelsvormend
Portefeuillehouder E.H. Willeumier-Noordhoff
Inlichtingen bij Y. Schutte
0575 587181 y.schutte@zutphen.nl
Soort bevoegdheidBudgetrecht
BeleidsvrijheidBeperkt
Programmabegrotingswijziging2014-3
Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

een krediet van € 182.000,-- beschikbaar te stellen voor de realisatie van elf projecten en activiteiten uit het totale programma voor de organisatieontwikkeling ‘Zutphen vooruit’.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

We bevinden ons in een tijd van transitie. De samenleving vraagt een andere rol van de overheid en we willen en moeten meer overlaten aan de samenleving. We moeten bezuinigen op budgetten en personeel. Met de decentralisaties en de digitalisering van onze dienstverlening komen andere en complexere taken op ons af. Dit doet de aard en de omstandigheden van ons werk ingrijpend veranderen.

In maart 2013 is de bestuursopdracht voor de organisatieontwikkeling 2013-2015 vastgesteld. Een opdracht om te komen tot een flexibele, ondernemende, compacte en hoogwaardige organisatie die veranderingen aan kan en aangrijpt. Het programma ‘Zutphen vooruit’ geeft hier invulling aan. Een programma dat verder bouwt op de basis van Nieuw Zutphen en de veranderde financiële, organisatorische en externe omstandigheden.

We investeren daarom in efficiënte processen, effectieve sturing en de juiste medewerker met de benodigde kwaliteiten op de juiste plek. We zoeken met college, raad en samenleving naar die nieuwe rol. En we investeren in de cultuur, het gedrag dat dit ondersteunt.

U bent over de inrichting en voortgang van het programma geïnformeerd in het forum van 28 januari 2013 en het forum van 4 november 2013. Ook hebben de tussenrapportages van september 2013 en februari 2014 ter inzage gelegen voor het forum.

De uitvoering van het programma vindt zo veel mogelijk plaats binnen reguliere uren en budgetten. Door aan te haken bij al ingezette ontwikkelingen en reguliere werkzaamheden. Door processen opnieuw in te richten. En door de budgetten voor Vorming, Training en Opleiding binnen de context van de organisatieontwikkeling in te zetten.

We staan nu op het punt dat voor een aantal onderdelen aanvullend budget nodig is. Met de vaststelling van de jaarrekening 2012 is € 250.000,- uit het overschot op de jaarrekening gereserveerd voor organisatieontwikkeling.

Dit voorstel doet een beroep op een gedeelte van dat krediet. Voor een aantal voorstellen die op korte termijn in uitvoering gaan. Een aantal andere projecten wordt momenteel nog uitgewerkt en hiervoor volgt een aanvraag later dit jaar.

Beoogd effect

Mogelijk maken van de verdere uitvoering van het programma Zutphen vooruit.

Argumenten

1.1 Met de vaststelling van de ‘bestuursopdracht organisatieontwikkeling’ in maart 2013 is gekozen voor een integrale en toekomstgerichte ontwikkeling van de organisatie

We willen een organisatie zijn die inspeelt op de veranderingen en uitdagingen in onze samenleving. Flexibel en wendbaar. De drie kernwaarden van onze organisatie zijn daarbij leidend: Besluitvaardig, Omgevingsbewust en Verbindend. Met kwalitatief hoogwaardig personeel en de basis op orde.

Het programma dat hier invulling aan geeft is uitgewerkt in vijf deelprogramma’s:

- Basis op Orde

- Leiderschap en Strategische Personeelsplanning

- Zutphen digitaal (digitalisering van de dienstverlening)

- Intergemeentelijke Samenwerking (waaronder samenwerken op bedrijfsvoeringstaken)

- Veranderende Rol in de Samenleving

Naast de deelprogramma’s werken we aan een verandering van de cultuur. Leren door zelf te ervaren is de meest krachtigste vorm om zelf tot inzicht te komen en veranderen is een kwestie van doen. Veranderen kan alleen als er beweging is. Op basis van de drie kernwaarden worden medewerkers in beweging gebracht langs de as van het gewenst gedrag. We beginnen met de koplopers, een groep van 60 Baanbrekers. Wat zij hebben geleerd en ervaren is de basis voor een beweging, de verandering van onderaf.

In de uitvoering is prioriteit gegeven aan Basis op Orde en Strategische Personeelsplanning. Een groot deel van de projecten en activiteiten die daaronder vallen is gereed of in uitvoering.

De extern gerichte onderdelen Intergemeentelijke Samenwerking en Veranderende Rol in de Samenleving gaan nu in uitvoering. U hebt hier onder andere richting aan gegeven in de bestuursopdracht Veranderende Rol in de Samenleving en de bestuursopdracht Dienstverlening. En ook in de samenwerking Bedrijfsvoering met de vijf andere gemeentes in de Stedendriehoek zijn belangrijke stappen gezet.

1.2 Voor een aantal projecten en activiteiten zijn aanvullende middelen nodig

De uitvoering en invulling van de activiteiten in het programma vindt zo veel mogelijk plaats binnen de reguliere uren en budgetten. Deze worden net als de budgetten voor Vorming, Training en Opleiding zo ingezet dat ze optimaal bijdragen aan de gewenste ontwikkeling van de organisatie. Voor onderdelen zoals risicomanagement en de Strategische Visie zijn aparte projectbudgetten beschikbaar.

Voor een aantal projecten die op korte termijn in uitvoering gaan is aanvullende financiering nodig. Dit voorstel doet daarom een beroep op een gedeelte van het krediet dat is bestemd voor organisatieontwikkeling.

1.3 De organisatieontwikkeling en deze investering hebben een duidelijke relatie met de bezuinigingen op budgetten en personeel

We hebben minder mensen en minder middelen. En tegelijk krijgen we meer en andere taken op ons af. We moeten het dus anders doen. De projecten en activiteiten binnen het programma Zutphen vooruit zijn hierop gericht.

Door de Strategische Personeelsplanning sturen we op ontwikkeling van medewerkers die passend is bij de opgave. En we zorgen voor interne en externe mobiliteit.

Met de Basis op Orde en Zutphen digitaal zorgen we voor digitalisering en efficiënte werkprocessen voor de eenvoudiger en ondersteunende taken. Zo blijft er ruimte voor ontwikkeling en de steeds complexere opgave en organisatievormen.

Kanttekeningen

1.1  Nieuwe ontwikkelingen en bezuinigingen kunnen invloed hebben op het programma

September 2014 vindt evaluatie en eventuele bijstelling van het programma plaats. Input hiervoor is onder andere de opbrengst uit de strategische visie, de Veranderende Rol en het college-uitvoeringsprogramma. Ook de strategische dag die 12 juni plaatsvindt, levert essentiële input.

De investering die we nu doen in leiderschapsontwikkeling, de cultuurverandering en om de basis op orde te brengen zijn duurzaam. Dit helpt ons juist beter met veranderingen om te gaan.

1.2  De organisatieontwikkeling vraagt een tijdsinvestering van medewerkers

Als we niet veranderen blijven we de dingen doen zoals we deden. En veranderen vraagt een investering. In tijd en in geld. We maken die investering zo klein en efficiënt mogelijk door aan te sluiten bij bestaande projecten en activiteiten. En door reguliere werkzaamheden te verbeteren en om te buigen. Door processen opnieuw in te richten. En door de budgetten voor Vorming, Training en Opleiding binnen de context van de organisatieontwikkeling in te zetten

Uitvoering/Communicatie/Vervolgtraject

Over de voortgang van het programma in het algemeen verschijnt in februari en in september een tussenbalans.

Veel projecten binnen het programma kennen daarnaast een eigen traject met bijpassende communicatie. Bijvoorbeeld het concept dienstverlening, de E-diensten en het Baanbrekerstraject.

Specifiek over dit besluit worden betrokken procesbegeleiders en projectleiders apart geïnformeerd     

Rapportage/evaluatie

Twee keer per jaar wordt over de voortgang gerapporteerd in een tussenbalans/voortgangsrapportage. In februari en in september.      

September 2014 vindt evaluatie en waar nodig bijstelling van het programma plaats. Input hiervoor is onder andere de opbrengst uit de strategische visie, de Veranderende Rol en het college-uitvoeringsprogramma

Financiën

Voor de uitvoering van het programma voor de organisatieontwikkeling is met het vaststellen van de jaarrekening € 250.000,- uit de reserve van de jaarrekening 2012 gereserveerd. Daarvan wordt nu gevraagd € 182.000,- beschikbaar te stellen.

In onderstaande tabel is aangegeven welk projecten in deze eerste aanvraag zijn meegenomen.

Het gaat totaal om een bedrag van € 182.000,-. In de bijlage staan deze projecten in de context van het totale programma Zutphen vooruit.

 

 

Projecten/activiteiten

Inhoud en resultaat

Benodigde Financiën

1

Heroriëntatie Intern Advies (Communicatie, Personeelszaken, Juridische Zaken, Bestuur, Inkoopadvies en interne coaching)

1) Ontwikkeling adviesrol en training medewerkers om binnen beschikbare formatie adequaat te adviseren.

2) Doorontwikkeling cluster Communicatie, training.

€ 15.000,-

2

Actualiseren en ontsluiten Bedrijfsvoeringsinformatie

Ontsluiten bedrijfsinformatie via Nieuw Intranet t.b.v. efficiënter werken o.m. P&C, P&O, Communicatie (intern en extern), Inkoop, Automatisering, Juridische zaken

€ 5.000,-

3

360 graden feedback leiderschapsprofiel

Nulmeting om de ontwikkelopgave per leidinggevende vast te stellen

€ 5.000

4

Ontwikkelprogramma leiderschap uitvoeren

Goed leiderschap is een randvoorwaarde voor de sturing op resultaat en de ontwikkeling van medewerkers. Uitvoeren door interne en externe partijen en deelnemers zelf

€ 40.000,-

5

Feedbacktrainingen

Feedbackvaardigheden zijn essentieel onderdeel van de cultuurverandering en verbetering sturing op resultaat

€ 15.000,-

6

Plan van aanpak veranderende rol

Uitvoeren cf bestuursopdracht incl. onderdeel Strategische Visie fase 3

€ 20.000,-

7

Concept dienstverlening

Ontwikkelen concept dienstverlening o.b.v. Input uit raad en samenleving

€ 5.000,-

8

Gebruik en functionaliteit digitaal zaakgericht werken verbeteren

1)       Aanvullende Scholing

2)       Maken sjablonen

3)       Implementatie Schrijfwijzer

4)       Overige verbeterpunten w.o. protocollen, projectendossier

1)       € 5.000,-

2)       € 4.000,-

3)       € 5.000,-

4)       € 8.000,-

9

Postproces

Benodigde herinrichting postproces ivm digitalisering. o.b.v. quick scan. Efficiency en verbetering kwaliteit. Basis voor verdere digitalisering dienstverlening.

€ 20.000,-

10

Fase 1 Ontwikkeling en implementatie E-diensten

Prioritaire E-diensten waaronder  leerlingenvervoer, afspraak maken, verhuizen, Mijn Zutphen.nl

€ 20.000,-

11

Derde groep Baanbrekers

Derde groep van in totaal 55 medewerkers die actief aan cultuurverandering bijdragen en werken aan hun eigen vaardigheden

€ 15.000,-

 

TOTAAL

 

€ 182.000,--

Bijlagen

- Overzicht projecten en aanvraag financiën.

Bijlagen

24606 - 2014-3
24606 Overzicht benodigde financien Zutphen vooruit
presentatie Zutphen vooruit

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2014-0063

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 23 april 2014 met nummer 24606;



b e s l u i t :

een krediet van € 182.000,-- beschikbaar te stellen voor de realisatie van elf projecten en activiteiten uit het totale programma voor de organisatieontwikkeling ‘Zutphen vooruit’.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter,de griffier,

Forum van 19 mei 2014


Toelichting griffie:
Voor de uitvoering van het programma Organisatieontwikkeling is met het vaststellen van de jaarrekening € 250.000,- uit de reserve van de jaarrekening 2012 gereserveerd. Daarvan wordt nu gevraagd € 182.000,- beschikbaar te stellen door wijziging van de programmabegroting 2014. Het onttrekken van geld aan een reserve kan alleen bij begrotingswijziging. Het wijzigen van de programmabegroting is een bevoegdheid van de raad. De raad is over de inrichting en voortgang van het programma onder meer geïnformeerd in het Forum van 4 november 2013. Ook hebben de tussenrapportages van september 2013 en februari 2014 ter inzage gelegen.
Raadsadviseur: G Pletzers

Datum: 19-05-2014
Tijd: 19:00 - 20:00
Zaal: Commissiekamer
Behandeling: Oordeelsvormend
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: O.W. Bosch
Griffier: C. Scheffer

Aanwezig namensNaam
BurgerbelangMartijn Siemes
SPEngbert Gründemann
D66Carel Lammers
PvdAJasper Bloem
GroenLinksChristina Oosterhoff
StadspartijHans Boersbroek
VVDWillem van Stockum
CDAAndré Nijenhuis
ChristenUnieJeroen Veenstra

Ondersteuners: Y. Schutte
Pers: nee
Publiek: 10 personen
Insprekers: nee

Verslag van de vergadering

De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Het college zal openen met een toelichting, daarna volgt er een inleiding door de gemeentesecretaris en dan zal de vragenronde plaatsvinden. De voorzitter geeft het woord aan het college.

College; bij de jaarrekening 2012 is een bedrag gereserveerd voor organisatieontwikkeling en voor u ligt een goed onderbouw voorstel. In een tijd van veranderingen verandert er veel voor de raad en de organisatie en er is veel in ontwikkeling en hierin is ook verbetering noodzakelijk. Vanuit het college hoopt men dan ook van harte dat men deze kredietaanvraag zal ondersteunen.

De gemeentesecretaris blikt terug en neemt de leden van het forum mee naar de stand van zaken op dit moment. De presentatie is als bijlage toegevoegd.

De voorzitter bedankt de gemeentesecretaris vaoor zijn heldere betoog en toelichting en start de vragenronde;

D66 heeft geen vragen en zij ondersteunen deze aanvraag van harte en begrijpen dat hier budget voor beschikbaar gesteld moet worden.

Burgerbelang; er wordt behoorlijk druk uitgeoefend op het ambtelijk apparaat. Gaat de organisatieontwikkeling langs de zieken heen. Met andere woorden blijven er achterblijvers en doet iedereen wel mee? Er is een bedrag van € 40.000,- gereserveerd voor een programma leiderschapsontwikkeling. Hoe verhoudt zich dit met de verandering van onderaf?

De PvdA geeft zijn complimenten voor de presentatie en ook zij steunen deze aanvraag van harte. Toch zijn er nog een aantal vragen over Leiderschap / feedback. Welke relatie heeft dit met de wens sturing te vergroten en efficiency te bereiken? Welke winst wilt u realiseren. Het vergezicht geschetst door de gemeentesecretaris; de gemeente Zutphen zou te groot zijn voor het servet en te klein voor het tafellaken. Zou de gemeentesecretaris iets kunnen vertellen over de samenwerking(en) en welke mogelijkheden men ziet? Bijvoorbeeld een andere opgave in de samenleving (Sociaal Domein), minder vragen in het fysieke domein (woningbouw), minder huisvestingskosten, kritisch zijn op onderdelen waar de relatie minder sterk gelegd wordt.

De VVD vindt het een helder stuk, geheel in lijn met de ontwikkeling van de laatste twee jaar. Vragen; zijn het college en de directeur tevreden? Nieuwe taken, uitbreiding in de beleidsondersteuning hier leest men weinig over in het stuk, hoe gaan we dit doen? Kan verdere doorontwikkeling uit het eigen budget van de organisatie? De politieke oproep tot herindeling, is dit een onderwerp wat op de agenda staat van de gemeentesecretarissen, in de regio, en met elkaar bespreken?

De SP bedankt de gemeentesecretaris voor de presentatie. Vraag; wat voor meetbare resultaten zijn er bereikt?

De ChristenUnie bedankt de gemeentesecretaris voor de presentatie en de vragen zijn inmiddels al gesteld.

Het CDA vindt het een duidelijke presentatie en heeft de volgende vragen: hoe wordt er met het ziekteverzuim omgegaan? Er zitten veel mensen (10%) thuis. Ook het CDA is benieuwd naar meetbare resultaten en of er concurrerende offertes zijn opgevraagd. Hoe worden de uren opgevangen, de maatstaf, en hoe weet je of men de goede koers vaart. Moet de organisatie niet anders ingericht worden? Zou je hier organisatorisch iets moeten aanpakken en hoeveel tijd is hiervoor? Komt er een eindtaak?

GroenLinks vindt het een duidelijk verhaal en merkt op dat de gemeenteraadverkiezingen zijn geweest en vraagt zich af of de nota verbonden partijen al beschikbaar is. Vertraging is een slechte zaak i.v.m. de samenwerking met andere partijen. Graag prioriteit hiervoor. Sluit een andere manier van werk wel aan bij die die de organisatie gaat inzetten?

De Stadspartij vond het een duidelijke presentatie en zij hebben geen vragen.

De voorzitter geeft het woord aan het college; Als het college het zo beluisterd is er een positieve insteek. De druk op het ambtelijk apparaat is groot, mede ook door de transities. Hierdoor komt er inderdaad veel druk op de bestaande organisatie. Het is de bedoeling dat iedereen mee doet, iedereen dient ingepast te worden en gelukkig is het ziekteverzuim dalende van 7,6% naar nu 6,7% en men hoopt dat dit zich zo blijft doorzetten. We proberen samen te werken met andere gemeenten via de PIOFACH. De organisatie moet zich aanpassen aan de veranderingen. Dat houdt niet op en is nooit klaar. Het project moet wel een keer klaar zijn. In het fysieke domein blijven er vragen komen en neemt de druk nog niet echt af. In de begroting m.b.t. huisvestiging is ingezet op samenvoegen. We proberen hier zo slim mogelijk mee om te gaan. De nota verbondenpartij is gereed en zal volgende maand beschikbaar zijn.

Voor beantwoording van de andere vragen geeft het college het woord aan de gemeentesecretaris; Ziekteverzuim, hier is al eerder over gesproken inzake de nieuwe Arbodienst. Bij de gemeente Zutphen lag het ziekteverzuim 1% tot 1,5% boven het gemiddelde van andere gemeenten. Wat belangrijk is dat wij het ziekteverzuim hebben aangescherpt. Het kortdurend verzuim is lager, en dat is een belangrijke indicator, maar we scoren nog hoog op het langdurig ziekteverzuim.

De PvdA merkt op dit niet te kunnen plaatsen met het verhaal dat mensen omvallen door de toegenomen druk. De gemeentesecretaris; we hebben een MedewerkersTevredenheidsOnderzoek (MTO) gehouden en 1/3 van mensen ervaart een toenemende werkdruk en dat baart ons zorgen. Daar dient aandacht voor te zijn. Door middel van het baanbrekertraject zijn mensen bezig om zelf over hun eigen verandering(en) te laten gaan. We moeten medewerkers goed coachen/begeleiden en hierin is leiderschap (middelmanagement) een essentiële schakel.

Samenwerking meten; één van de beste presentaties die wij leveren is dat ons dienstverleningsniveau op niveau blijft en hier mogen we dan ook heel tevreden over zijn, dit geldt ook voor de buitendienst, de tevredenheidcijfers zijn hoog. Mede door mensen verantwoordelijk te maken voor hun eigen groen. Dit zijn belangrijke gegevens, dat we ondanks de krimp het dienstverleningsniveau goed kunnen houden. SP; wie doet dit onderzoek? We hebben dit extern uitbesteed aan bureau Onderzoek en Statistiek van de gemeente Deventer.

Er zijn andere samenwerkingsvormen dan alleen gemeenschappelijke regelingen. Je ziet een spanningsveld tussen de kleinere gemeenten en de groeiende verantwoordelijkheid. Dit leidt tot opschaling/centralisatie. Dit is ook onderwerp van gesprek bij de gemeentesecretarissen en blijft een ingewikkeld proces. 

De veranderende rol verder vorm te geven; dit doen wij graag met u. Het is een weg die we aan het afleggen zijn en waar we mee oefenen om deze gaandeweg vorm te geven. Neem als voorbeeld het proces rondom de ruimtelijke inrichting Helbergen.

Doorloop van het programma; Ylva Schutte is aangesteld voor twee jaar en aan het eind van het tweede jaar zal er een stand van zaken worden opgemaakt om te kijken waar we staan en of we het vermogen tot doorgaande ontwikkeling in onze organisatie hebben ingebed.

CDA; de basis zit in een veranderende dynamische organisatie. Denkt u dit te bereiken met dit programma? Dat willen we en we roepen de raad/college/ambtenaren hiertoe ook op. De veranderingspotentie is er absoluut, de vraag is, hoe maak je daar gebruik van? 

CDA: u vraagt ons, als raad, om dingen aan te dragen, zoals sturing/richting, maar dat is voor ons ook niet eenvoudig en eigenlijk een onmogelijk taak, terwijl er wel ideeën zijn. Het CDA denkt dan men de organisatie meer in elkaar zou moeten schuiven om efficiënter te kunnen werken. De gemeentesecretaris nodigt niet alleen het CDA, maar allen dan ook van harte uit om mee te denken in die nieuwe rolinvulling en ook te kijken naar uw eigen handelen (verbindend en besluitvaardig) en op welk niveau moeten we nou zitten. Zitten we wel altijd op de goede stoel? Daar zit heel veel inefficiëntie in en dat moeten we eruit zien te halen? CDA; dit is ook de opdracht die we ons de komende jaren moeten stellen.

De voorzitter dankt iedereen voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering.


Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad


Raad 2 juni 2014 (21:30 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 2 juni 2014

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl