Liquidatieplan Het Plein

Onderwerp

Liquidatieplan Het Plein

Programma

04. Een vitale samenleving, iedereen doet mee

Forum

Oordeelsvormend

Portefeuillehouder

Inlichtingen bij

Saskia Hertog Maatschappelijke zaken
06-42090839 S.Hertog@zutphen.nl

Soort bevoegdheid

Controlerend, Budgetrecht

Beleidsvrijheid

Geen

Programmabegrotingswijziging

2018-15

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

1. Kennis te nemen van het liquidatieplan van Het Plein en hierover als raad te besluiten geen zienswijze te geven.
2. De voor de liquidatie van Het Plein benodigde middelen, ten bedrage van € 543.629,- beschikbaar te stellen, en deze te dekken uit de reserve risico’s.
3. De begroting 2018 dienovereenkomstig te wijzigen (2018-15).

Inhoud

Inleiding/aanleiding

De gemeente Lochem en de gemeente Zutphen hebben de uitvoering van de Participatiewet belegd in de gemeenschappelijke regeling (GR) Het Plein. Daarnaast heeft de gemeente Zutphen ook de uitvoering van de WMO en de backoffice taken jeugd belegd bij Het Plein. In oktober 2017 hebben de colleges van beide deelnemers de intentie uitgesproken tot opheffing van Het Plein per 1 januari 2019. Begin januari is een plan van aanpak/startdocument opgeleverd waarin is beschreven welke stappen in 2018 moeten worden gezet om Het Plein per 1 januari 2019 te liquideren.

Ons college heeft op 12 juni 2018 besloten Het Plein per 1 januari 2019 definitief op te heffen en te liquideren. Voor wat betreft de taken die nu belegd zijn bij Het Plein gaan beide gemeenten vanaf 1 januari 2019 hun eigen weg. Voor de liquidatie van Het Plein is inmiddels een liquidatieplan vastgesteld. In artikel 31 van de gemeenschappelijke regeling is bepaald dat bij het opheffen van de GR Het Plein het Algemeen Bestuur een liquidatieplan vaststelt, gehoord hebbende de colleges en gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. Dit raadsvoorstel en –besluit dient dan ook om de raad in de gelegenheid te stellen eventueel een zienswijze te geven over het liquidatieplan. Een eventuele zienswijze van de raad brengen wij dan ter kennis aan het Algemeen Bestuur.

De kern van het liquidatieplan is dat alle medewerkers van Het Plein per 1 januari 2019 overgaan naar de gemeente Zutphen, behalve degene die met succes solliciteert in de gemeente Lochem. Lochem is verantwoordelijk voor 12% van het vaste personeel van Het Plein, peildatum 31 december 2018. Op basis van actuele gegevens is dat op dit moment 11.6 Fte. Voor elke Fte (van die 12%) die niet ingevuld wordt, is de gemeente Lochem aan de gemeente Zutphen een bedrag verschuldigd van € 160.000 per Fte. De kosten voor het liquidatieproces zijn opgenomen in de begroting van het liquidatieplan. De vaststelling van het liquidatieplan door het Algemeen Bestuur, gehoord hebbende de colleges en de gemeenteraden, maakt het mogelijk om vervolgstappen te zetten in het besluitvormingsproces. Dit liquidatieplan (versie 1.4 met bijlagen) treft u bijgaand aan.

Beoogd effect

Een soepele liquidatie van Het Plein en daarmee een waarborg tot correcte en tijdige dienstverlening bij de uitvoering van de Participatiewet, WMO en backoffice jeugd aan de inwoners van de gemeente Zutphen.

Het gehoord zijn van de raad over het liquidatieplan, zoals dat door het Algemeen Bestuur van de GR Het Plein wordt vastgesteld.

Argumenten

1.1. In de GR Het Plein is opgenomen hoe de opheffing en liquidatie van Het Plein dient plaats te vinden.

De GR Het Plein geeft regels voor de opheffing en liquidatie van Het Plein. Om aan deze regels te voldoen is een liquidatieplan opgesteld. Dit plan treft u bijgaand aan. Artikel 31 van de GR Het Plein zegt dat het Algemeen Bestuur van Het Plein een liquidatieplan vaststelt, gehoord hebbende de colleges en de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. Dit voorstel stelt de raad in staat tot het geven van een eventuele zienswijze op het liquidatieplan van Het Plein. Mocht de raad besluiten tot het geven van een zienswijze, dan wordt deze voorgelegd aan het Algemeen Bestuur van Het Plein voordat deze het liquidatieplan definitief vaststelt.

Ons voorstel is echter om geen zienswijze in te dienen omdat het liquidatieplan in nauw overleg met Het Plein en met de beide deelnemende gemeenten tot stand gekomen is en uiteindelijk, na zorgvuldige voorbereiding, heeft geleid tot het plan dat nu voorligt.

2.1 Het aandeel van de gemeente Zutphen in de liquidatiekosten wordt begroot op € 543.629,-. Voorgesteld wordt dit bedrag ter beschikking te stellen en te dekken uit de reserve risico’s

Het ligt voor de hand dat liquideren kosten met zich mee brengt, zo ook voor Het Plein. Het betreft geen structureel of geoormerkt geld dat kan worden gefinancierd vanuit middelen verkregen van het rijk. Het gaat om eenmalig geld. Op grond van het budgetrecht is het aan de raad om deze middelen ter beschikking te stellen. Voor de liquidatie van Het Plein is een totaalbedrag nodig van € 617.760, -. Er is een verdeelsleutel afgesproken van 88/12, dat wil zeggen 88% van de totaalsom voor de gemeente Zutphen; 12% van de totaalsom voor de gemeente Lochem. Deze verdeelsleutel is gebaseerd op de uitvoeringskosten (met name formatie) die door Het Plein gemaakt moeten worden om de door de gemeenten ondergebrachte taken te kunnen uitvoeren. Het takenpakket voor onze gemeente is omvangrijk en veelomvattend. Naast verschillende inkomensregelingen voert Het Plein voor ons ook het minimabeleid, de schulddienstverlening, Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), verlening gehandicaptenparkeerkaarten, Wet op de lijkbezorging en Backoffice Jeugd uit. Deze laatste taken worden niet voor Lochem uitgevoerd. Voor de gemeente Zutphen betekent dit een bedrag van € 543.629, -. Voorgesteld wordt dit bedrag ter beschikking te stellen en dit te dekken uit de reserve risico’s.

Kanttekeningen

1.1 De gemeenteraad hoeft geen besluit te nemen tot opheffing van de GR Het Plein.

De GR Het Plein bepaalt in artikel 31 dat de colleges van de deelnemende gemeenten besluiten tot opheffing. Voor de gemeenteraad is daar dus geen expliciete taak weggelegd. Wel is het belangrijk dat de raad wordt meegenomen in dit proces en de ingrijpende verandering. Het college heeft op 7 november 2017al besloten voornemens te zijn de GR Het Plein op te heffen per 1 januari 2019. In een memo d.d. 20 november 2017 is uw raad hierover geïnformeerd. Dit besluit is opgevolgd door ons definitieve besluit op 12 juni 2018 tot opheffing van de GR Het Plein per 1 januari 2019.

Risico’s

2.1 De gemeenteraad van Lochem moet ook middelen ter beschikking stellen en kan nog een zienswijze geven op het liquidatieplan

Pas als beide gemeenteraden instemmen met de financiering van het liquidatieplan kan het liquidatieplan worden vastgesteld en uitgevoerd worden. Op dit moment is nog onbekend wanneer de gemeenteraad van de gemeente Lochem hierover gaat vergaderen.

2.2 Alle medewerkers van Het Plein gaan over naar de gemeente Zutphen (met uitzondering van de medewerkers die succesvol solliciteren bij de gemeente Lochem), ook als er per liquidatiedatum geen functie beschikbaar is bij de gemeente Zutphen

De gemeenten Zutphen en Lochem nemen de verantwoordelijkheid om daar waar mogelijk de medewerkers een functie aan te bieden. De gemeente Lochem stelt functies open waarop medewerkers van Het Plein kunnen reageren, degene die succesvol solliciteren gaan niet over naar de gemeente Zutphen. Alle andere medewerkers van Het Plein krijgen een aanstelling in algemene dienst bij de gemeente Zutphen. De gemeente Zutphen biedt de aangestelde medewerkers daar waar mogelijk een functie aan. Naar verwachting gaat dat niet voor de hele populatie lukken en is boventalligheid op termijn op voorhand niet volledig uit te sluiten. De gemeente Zutphen zal zich inspannen om dit zoveel mogelijk te voorkomen.

2.3 Medewerkers van Het Plein die overgaan naar de gemeente Zutphen blijven hun arbeidsvoorwaarden houden van Het Plein

Eén van de afspraken uit het liquidatieplan is dat de medewerkers die over gaan naar de gemeente Zutphen, maar ook zij die met succes solliciteren op functies in de gemeente Lochem, hun huidige arbeidsvoorwaarden behouden. De arbeidsvoorwaarden van Het Plein zijn gelijk aan die van de gemeente Zutphen.

Uiterlijke besluitneming

Uiterlijke besluitvorming is wenselijk voor het zomerreces. Op 11 juli 2018 staat het liquidatieplan in het Algemeen Bestuur van Het Plein voor besluitvorming geagendeerd.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

De belangen van alle betrokken partijen rondom de liquidatie zijn groot. Van cliënten, van medewerkers van Het Plein en niet te vergeten van de beide gemeenten. Het is belangrijk dat zij geïnformeerd worden over de ontwikkelingen en weten waar zij met vragen terecht kunnen. Cliënten moeten weten waar zij straks voor ondersteuning op het gebied van zorg, werk en inkomen terecht kunnen. In het liquidatieplan is een communicatieparagraaf opgenomen waarin staat beschreven hoe de communicatie met de verschillende doelgroepen wordt opgepakt. Dit gebeurt in afstemming met de gemeente Zutphen en Het Plein.

Financiën

Aan de liquidatie van Het Plein zijn kosten verbonden. In het Dagelijks Bestuur (DB) is afgesproken dat alle kosten die samenhangen met de liquidatie in een begroting in het liquidatieplan worden opgenomen en niet in de reguliere begroting van Het Plein. Op 12 maart 2018 bent u via de ter inzage gelegde memo ‘voorziening liquidatie Het Plein’ geïnformeerd over de verwachte kosten voor de liquidatie zoals ze op dat moment bekend waren en de ‘voorziening’ van € 520.000 (aandeel Zutphen € 457.000) die aan is gelegd om de lopende kosten te kunnen dekken.

De kosten voor de liquidatie in het liquidatieplan zijn nu berekend op € 617.760. Dit is hoger dan de eerste schatting van deze kosten en zijn gebaseerd op reële kosten. In het hieronder gepresenteerde overzicht maken de kosten voor inventarisatie, opschoning en overdracht archief (onder k.4) onderdeel uit van de begrote totale liquidatiekosten. Opgemerkt wordt dat deze kosten ook los van de liquidatie gemaakt hadden moeten worden.

Budget liquidatie Het Plein - proceskosten	Subtotaal	Budget
FASE 1 STARTDOCUMENT
a.     Opstellen startdocument		€       35.000
b.    Besluitvorming en inrichting governance		€         5.000
c.     Opstellen plan van aanpak en concept liquidatieplan		€       20.000
d.    Zienswijzen gemeenten		€         5.000
e.     Vaststellen liquidatieplan		€         5.000
subtotaal fase 1	€       70.000
FASE 2 UITVOERING
f.      Overleg met sociale partners over sociale gevolgen personeel		€       20.000
h.    Vaststellen harde datum liquidatie GR Het Plein		€         2.500
i.      Ontslagbrieven en sturing op aanstellingsbrieven		€         5.000
j.      Formele communicatie met betrokkenen		€       15.000
j.1 Woordvoering extern		€         7.500
k.     Voorbereiden en uitvoering overdracht boedel
k.1 Boeterente leningen		€                0
k.2 Afkoop contracten (leveranciers)		€       20.000
k.3 Advieskosten overig		€       50.000
k.4 Inventarisatie, opschoning en overdracht archief		€     181.600
k.5 Kosten inhuur t.b.v. continuïteit going concern		€     130.000
k.6 Arbeidsjuridische bijstand		€       20.000
subtotaal fase 2	€     451.600
FASE 3 AFRONDING
l.      Procedure KvK en liquidatieverantwoording		€       10.000
m.   Accountant keurt J2018 + liquidatieverantwoording		€       25.000
n.    Vaststelling J2018, decharge bestuur en vereffenaar		€         5.000
subtotaal fase 3	€       40.000
SUBTOTAAL FASE 1 TM 3		€     561.600
o. Onvoorzien (10%)		€       56.160
TOTAAL		€     617.760

Het aandeel van Zutphen is, conform de verdeelsleutel van 88%, € 543.629,-. Voorgesteld wordt dit bedrag te dekken uit de reserve risico’s.

Wanneer de gemeente Lochem de taakstelling van de 12% niet volledig realiseert, is de gemeente Lochem een bedrag van € 160.000 per Fte verschuldigd aan de gemeente Zutphen. In het geval dat de gemeente Lochem geen enkele Fte invult gaat het hier, op basis van actuele cijfers, om een maximumbedrag van € 1.856.000,-.

Het is niet op voorhand volledig uit te sluiten dat voor alle medewerkers van Het Plein die overgaan naar de gemeente Zutphen, ook per liquidatiedatum een functie beschikbaar is. De kosten van een eventueel sociaal plan zijn niet opgenomen in het liquidatieplan.

Voor de integrale kosten (waaronder de € 500.000 benoemd in de gespreksnotitie Voorjaarsgesprek) en het proces m.b.t eventueel sociaal plan, implementatie toegang en werkbedrijf en uittreding Delta, volgt een proces memo gericht aan het presidium. Over de datum van behandeling wordt u via het presidium geïnformeerd.

Bijlagen

- Oplegnotitie aanbieding liquidatieplan DB aan colleges

- Liquidatieplan Het Plein

- Begrotingswijziging 2018-15

Ontwerp

Besluit

De raad van de gemeente zutphen,

gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 13 juni 2018 met nummer 123594

gelet op artikel(en) 108 van de Gemeentewet en 31 van de Gemeenschappelijke Regeling het Plein;

 

b e s l u i t :

1. Kennis te nemen van het liquidatieplan van Het Plein en hierover als raad te besluiten geen zienswijze te geven.
2. De voor de liquidatie van Het Plein benodigde middelen, ten bedrage van € 543.629,- beschikbaar te stellen, en deze te dekken uit de reserve risico’s.
3. De begroting 2018 dienovereenkomstig te wijzigen (2018-15).

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:

de voorzitter, de griffier,