Pagina delen

Krediet thuiswerkplekvergoeding

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

  1. Een krediet beschikbaar te stellen van € 154.500,- voor het faciliteren van thuiswerkplekken en de daaruit voortvloeiende kapitaallasten te dekken uit de reserve vervanging inventaris.
  2. Een bedrag van € 158.200,- te onttrekken aan de algemene reserve en dit toe te voegen aan de bestemmingsreserve vervanging inventaris.
  3. Structureel budget beschikbaar te stellen voor leefgeldvergoeding (2021 € 41.200,-) en dit binnen de begroting 2021 te dekken uit besparingen als gevolg van het thuiswerken.
  4. De begroting 2021 dienovereenkomstig te wijzigen (2021-04).

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Door het coronavirus zijn veel mensen thuis aan het werk. Dit is een tijdelijke maatregel maar wordt ook wel de nieuwe norm van werken voor de toekomst genoemd. Om aan de (Arbo)wetgeving te voldoen, zijn de afspraken die gemeente Zutphen heeft gemaakt t.a.v. thuiswerken bijgesteld in de regeling ‘plaats-onafhankelijk werken’. Hierin staat waar de gemeente Zutphen en haar medewerkers zich aan moeten  houden als een medewerker thuis werkt. De verplichting van het thuiswerken door Corona en de daarbij behorende vergoeding is opgenomen in artikel 5.2.4 van hoofdstuk 5 ‘Arbeidsduur en werktijden’ van het Personeelshandboek. 

Beoogd effect

De vergoeding voor het verplicht thuiswerken wordt opgenomen in hoofdstuk 5 van het Personeelshandboek. De aan te schaffen materialen en de voorwaarden waar dit aan moet voldoen worden opgenomen in het Arbobeleid. Hiermee voldoet de werkgever aan de specifieke zorgplicht bijvoorbeeld vanuit de Arbowetgeving voor thuiswerkende medewerkers.

Argumenten

1.1 De werkgever faciliteert de medewerker om een thuiswerkplek in te richten.

De werkgever heeft vanuit het Arbeidsomstandighedenbesluit een verantwoordelijkheid voor de thuiswerkplek van een medewerker. Gemeente Zutphen is aansprakelijk wanneer de medewerker gezondheidsklachten krijgt, als de werkplek niet voldoet aan de Arbo-eisen. Het is dus belangrijk dat de werknemer en werkgever zich realiseren dat met deze wijze van werken de Arbowet onverkort van kracht is. Weliswaar is per 1 juli 2012 de wetgeving versoepeld, maar de werkgever heeft nog steeds de verplichtingen ten aanzien van de Arbowetgeving. De thuiswerkplek is een onderdeel geworden van het Arbobeleid. In hoofdstuk 5.15 is de richtlijn voor een goede thuiswerkplek opgenomen. Aan medewerkers die (verplicht) thuiswerken wordt materiaal ter beschikking gesteld tot een bedrag van maximaal € 500,-.

Al het materiaal blijft de eerste 5 jaar in eigendom van de gemeente Zutphen. Na 5 jaar gaat het eigendom over naar de medewerker. Mocht een medewerker de organisatie eerder verlaten, of niet meer gemiddeld minimaal 8 uur per week thuiswerken, dan kan het materiaal overgenomen worden door de medewerker tegen de boekwaarde of de medewerker kan het materiaal weer inleveren.

3.1 De thuiswerkende medewerker krijgt een tegemoetkoming in de leefkosten.

Gemeente Zutphen stelt jaarlijks een bedrag beschikbaar van € 100,- netto per medewerker. Dit bedrag is bestemd voor kosten die tijdens het thuiswerken gemaakt worden. Hierin zijn de volgende zaken meegenomen; elektriciteit, water, gas en internet. Deze vergoedingen maken deel uit van de vrije ruimte in het WKR (werkkostenregeling) forfait. Jaarlijks zal inzichtelijk gemaakt moeten worden dat een medewerker gemiddeld nog minimaal 8 uur per week thuiswerkt. Hiervoor is gekozen om aan de belastingwetgeving omtrent thuiswerken te kunnen voldoen. Ook wordt hiermee tegemoet gekomen aan de wens van de bonden voor een structurele vergoeding.

Kanttekeningen

De tegemoetkoming voor de leefkosten gaan ten koste van het Werkkosten regeling (WKR) forfait.
Dit betekent dat er minder vrije ruimte is voor andere vergoedingen.

Risico’s

Door het niet faciliteren van de thuiswerkplek, bestaat de kans dat de thuiswerkplek niet ergonomisch is ingericht.
Hiermee wordt niet voldaan aan de Arbowet. Hierdoor is er kans op klachten van arm, pols of nekklachten (RSI). Dat is voor de medewerker heel akelig. Naast uitval kan de medewerker gemeente de Zutphen aansprakelijk stellen. Uitval leidt tot verzuim en brengt kosten en verlies aan arbeidsproductiviteit met zich mee.

Financiën

Voor de thuiswerkregeling is in 2021 een investeringskrediet nodig van € 154.500,-. De kapitaallasten zijn als volgt:

Jaar

2021

2022

2023

2024

2025

Totaal

Afschrijving

€       30.900,00

€     30.900,00

€     30.900,00

€       30.900,00

€         30.900,00

€       154.500,00

Rente

€                   -  

€         1.483,20

€       1.112,40

€             741,60

€               370,80

€           3.708,00

Kapitaallasten

€       30.900,00

€     32.383,20

€     32.012,40

€       31.641,60

€         31.270,80

€       158.208,00

Er is een reserve waar de kapitaallasten van het huidige inventaris (bureaus en stoelen) in het stadhuis uit gedekt worden. Deze reserve is op dit moment niet groot genoeg om ook bovenstaande kapitaallasten te kunnen dekken. Voorgesteld wordt om incidenteel € 158.200,- extra in deze reserve te storten en dit bedrag te onttrekken aan de Algemene reserve. De stand van de algemene reserve wordt in de laatste actualisatie van de bestuursrapportage per 31-12-2020 geschat op € 9.2 miljoen. Dit is inclusief het verwachte positieve jaarrekeningresultaat 2020.

Het betreft hier corona gerelateerde uitgaven. Het zou het meest logisch zijn dit te financieren uit de in 2020 ontvangen corona gelden, maar het begrotingsjaar 2020 is afgesloten kan dit nu niet meer gerealiseerd worden.

Later dit jaar, bij de saldobestemming van het jaarrekeningsaldo 2020 volgt er een voorstel om de overgebleven coronagelden uit 2020 toe te voegen aan een nieuw te vormen reserve corona. Voorstel is om op dat moment € 158.200,- terug te storten vanuit de reserve corona naar de algemene reserve.

Naast de kapitaallasten is er structureel budget nodig voor een vergoeding in leefkosten en de nieuwe medewerkers die deel willen nemen aan de regeling.

Structurele lasten exclusief kapitaallasten:

   

Jaar

2021

2022 en verder

€ 100,00

vergoeding leefgeld

€     41.200,00

€         41.200,00

Nieuwe medewerkers en verder klein gebruik

 

€         15.000,00

Totaal

€     41.200,00

€         56.200,00

       

Voor deze bedragen kan structurele dekking gevonden worden binnen de huidige begroting 2021 als gevolg van verdergaande digitalisering en besparingen als gevolg van thuiswerken. De budgetten voor porto en vakliteratuur kunnen deels afgeroomd worden ten gunste van de structurele lasten van deze thuiswerkregeling.

Bijlagen

Begrotingswijziging 2021-04

Bijlagen

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2021-0025

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 24 februari 2021 met nummer 182215



b e s l u i t :

  1. Een krediet beschikbaar te stellen van € 154.500,- voor het faciliteren van thuiswerkplekken en de daaruit voortvloeiende kapitaallasten te dekken uit de reserve vervanging inventaris.
  2. Een bedrag van € 158.200,- te onttrekken aan de algemene reserve en dit toe te voegen aan de bestemmingsreserve vervanging inventaris.
  3. Structureel budget beschikbaar te stellen voor leefgeldvergoeding (2021 € 41.200,-) en dit binnen de begroting 2021 te dekken uit besparingen als gevolg van het thuiswerken.
  4. De begroting 2021 dienovereenkomstig te wijzigen (2021-04).

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Raad 29 maart 2021 (19:30 - 23:00) Naar boven

Datum 29-03-2021 Tijd 19:30 - 23:00
Zaal
videoconference
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
A. Vermeulen
Griffier
J.A. Vullings

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.

Bijlagen

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend

Behandeld in Technisch Blok 22 maart 2021 Naar boven

Toelichting griffie

Raadsadviseur:

Datum 22-03-2021 Tijd 19:00 - 20:00
Zaal
videoconference
Voorzitter
D. Logemann
Griffier
M.J.E. van den Berg-Platzer