Pagina delen

Kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

 1. de Verordening commissie bezwaarschriften 2005 in te trekken;

2. te bepalen dat de bezwaren die tot en met 31 december 2013 ontvangen worden aan de commissie bezwaarschriften ter advisering voorgelegd worden en dat de beslissingen op bezwaarschriften die worden ingediend vanaf 1 januari 2014 zonder betrokkenheid van de commissie worden voorbereid.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Op 28 februari 2005 hebt u de Verordening commissie bezwaarschriften 2005 vastgesteld. Deze verordening is op 10 maart 2005 in werking getreden. Sinds de eerste wijziging van de verordening, in werking getreden op 18 oktober 2012, bestaat de commissie uit twee kamers, te weten: de Kamer Algemene Zaken en de Kamer Personeel.

Ter uitvoering van de in het kader van de kerntakendiscussie genomen beslissing om de Commissie bezwaarschriften op te heffen en de bezwaarschriften zonder tussenkomst van een commissie te behandelen, is een intrekking van de verordening, zoals gewijzigd, aan de orde.

 

 

Beoogd effect

  1. Het verminderen van de kosten gemoeid met de behandeling van bezwaarschriften.
  2. Uitvoering geven aan de KTD-maatregel 1-6

 

Argumenten

1.1 We geven inhoud aan de maatregel zoals in de KernTakenDiscussie bepaald is.

De kerntakendiscussie heeft geleid tot het besluit van zowel het college (de burgemeester als bestuursorgaan incluis) als uw raad om de Commissie bezwaarschriften met ingang van de nieuwe zittingsperiode van de raad af te schaffen. Bezwaarschriften zullen als gevolg van dit besluit niet meer ter advisering aan de bestuursorganen voorgelegd worden aan de externe, onafhankelijke commissie van deskundigen. De beslissingen op bezwaar worden door ambtenaren voorbereid zonder tussenkomst van de commissie. De nieuwe werkwijze heeft interne -met name procedurele- gevolgen en gevolgen voor de beeldvorming van de burgers over de wijze van omgaan met bezwaarschriften in de gemeente Zutphen

1.2 Zonder intrekking van de verordening kan afhandeling van bezwaarschriften niet zonder tussenkomst van de commissie worden gedaan.

In artikel 2 van de verordening is vastgelegd dat er een commissie is die beslissingen op bezwaarschriften voorbereid. Dit is een commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht. Intrekken van de verordening is nodig omdat daarmee geregeld wordt dat de voorbereiding van beslissingen op bezwaarschriften zonder tussenkomst van een commissie afgehandeld worden.

1.3 en 2.1 De commissie bezwaarschriften wordt opgeheven en de beslissingen op bezwaar worden vanaf 1 januari 2014 ambtelijk voorbereid, zonder tussenkomst van een adviserende commissie.

Een duidelijke scheidslijn moet getrokken worden tussen de oude en nieuwe handelwijze.

De commissie blijft weliswaar formeel bestaan tot het aftreden van de raad, maar het is niet functioneel om de bezwaarschriften die tot dat moment ontvangen worden, nog door haar te laten behandelen. Zij zou dan langer aangesteld moeten blijven en er ontstaat een onoverzichtelijke situatie. Wanneer de commissie zich de eerste twee maanden van 2014 beperkt tot het afhandelen van de tot 1 januari 2014 ingekomen bezwaarschriften, zal zij nog een jaarverslag over 2013 kunnen opstellen en kan vanaf 1 januari 2014 met een “schone lei” worden begonnen. Het systeem van het per kalenderjaar in kaart brengen van de ontvangen bezwaarschriften en het evalueren van de afdoening van de bezwaren over dat kalenderjaar kan in stand blijven. Een en ander dient de overzichtelijkheid.

Kanttekeningen

2.1 Zijn er uitzonderingen te voorzien?

De door u en het college gekozen insteek betekent dat een bestreden besluit alleen ambtelijke beoordeeld zal worden. In enkele voorkomende gevallen zal toch nog een beroep op een externe deskundige gedaan moeten worden. Gedacht kan worden aan juridisch zeer complexe zaken en aan personele zaken. Er kunnen zich situaties voordoen waarin het onwenselijk is dat de voorbereiding van een beslissing op bezwaar door een collega van de bezwaarmaker plaatsvindt. Voor de bedoelde situaties kan een beroep worden gedaan op het bestaande, beperkte budget voor inschakeling van externe deskundigen.

 

 

Uitvoering/Communicatie/Vervolgtraject

Dit besluit hangt samen met het besluit om mediation en mediationvaardigheden verder te ontwikkelen in de organisatie. Hiervoor is een separaat plan van aanpak vast gesteld.  

De commissieleden worden geïnformeerd over het feit dat zij ingeschakeld worden om te adviseren over de tot 1 januari 2014 ontvangen bezwaarschriften. Er zal op passende wijze afscheid van ze genomen worden.

Externe communicatie:

Na besluitvorming wordt het onderwerp genoemd in het persgesprek. Daarbij wordt een kort bericht uitgereikt waarin verteld wordt in welke context dit plaatsvindt en welke mogelijkheden burgers/bedrijven in de breedte hebben om de gemeente aan te spreken (bv klachten, mediation, ombudsman).

De intrekking van de verordening zal bekendgemaakt worden op de voorgeschreven wijze.

Interne communicatie:

De werkwijze is in de zomer besproken in alle TLO’s. In december verschijnt een artikel op intranet. In het Algemeen Juridisch Overleg komt het onderwerp terug op de agenda. Modellen komen beschikbaar en intern zal in een kleine pool van betrokken medewerkers de ervaringen worden gedeeld.

Intern is de voorbereiding in mei 2013 opgepakt middels presentaties, een procesbeschrijving en modellen ter gebruik.

 

 

Rapportage/evaluatie

Eind 2014 en eind 2015 zal een evaluatie van de nieuwe werkwijze plaatsvinden.

Ten behoeve van de evaluatie worden de bezwaren geteld middels het zaaksysteem.

 

 

Financiën

Doel is de kostenbesparing zoals geformuleerd in KTD 1-6, namelijk E 31.400 besparen op het budget van € 41.500. De kostenbesparing wordt verwacht, maar in 2014 niet volledig i.v.m. het verwerken van de bezwaren uit eind 2013. De uiteindelijke besparing zal bij de evaluatie beoordeeld worden.

                                 

Stukken die ter inzage liggen 

1. Het collegevoorstel (inclusief de daarin genoemde bijlagen).

Bijlagen

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2013-0176

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 27 november 2013 met nummer 10317


gelet op artikel 149 van de Gemeentewet; De intrekking van de verordening zal bekendgemaakt worden op de voorgeschreven wijze.

overwegende,

dat in de Verordening commissie bezwaarschriften 2005, vastgesteld op 28 februari 2005, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 24 september 2012, is vastgelegd dat er een commissie is ter voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester;

dat in het kader van de kerntakendiscussie besloten is tot het opheffen van de Commissie bezwaarschriften en tot het geheel ambtelijk voorbereiden van te nemen beslissingen op bezwaar;

dat de Verordening commissie bezwaarschriften 2005, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 24 september 2012, ingetrokken moet worden;

dat het gelet op de overzichtelijkheid wenselijk is om de nieuwe werkwijze in te laten gaan voor  bezwaarschriften die vanaf 1 januari 2014 ontvangen worden en dat de bezwaarschriften die tot en met 31 december 2013 ontvangen worden ter advisering aan de Commissie bezwaarschriften voorgelegd;


b e s l u i t :

Artikel 1         Intrekking

De Verordening commissie bezwaarschriften 2005 wordt ingetrokken op de dag van het aftreden van de raad.

Artikel 2         Afhandeling lopende bezwaarschriften

Bezwaren die tot en met 31 december 2013 ontvangen zijn worden aan de commissie bezwaarschriften ter advisering voorgelegd. Beslissingen op bezwaarschriften die worden ingediend vanaf 1 januari 2014 worden zonder betrokkenheid van de commissie bezwaarschriften voorbereid.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Technisch Blok 16 december 2013 (20:00 - 21:00) Naar boven

Toelichting griffie

De Kerntakendiscussie heeft geleid tot het besluit om de Commissie bezwaarschriften met ingang van de nieuwe zittingsperiode van de raad af te schaffen. Bezwaarschriften zullen als gevolg van dit besluit niet meer ter advisering aan aan een externe, onafhankelijke commissie van deskundigen voorgelegd worden. De beslissingen op bezwaar worden door ambtenaren voorbereid zonder tussenkomst van de commissie. Om dit in formele zin mogelijk te maken moet de verordening waarbij de commissie indertijd is ingesteld, ingetrokken worden. Het vaststellen en dus ook intrekken van verordeningen is een bevoegdheid van de raad.

Raadsadviseur: G Pletzers

 
Datum 16-12-2013 Tijd 20:00 - 21:00
Zaal
Commissiekamer
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
A.IJ. Pepers
Griffier
G.J.J.M. Pletzers
Notulist
J.F.A. Kerkhof
Aanwezig namens Naam
PvdAH.W. Hissink
StadspartijF.L.A. van Leeuwen en C.R.L. van Toor
VVDW.P. van Stockum
GroenLinksJ.A. Jansen
D66A.O. Bi├žen
BurgerbelangA.W. Jansen
CDAJ. Pennings - Hanemaaijer
SPW.K.H. Torgensen
ChristenUnieS. van Keulen
Stadsbelang
Lijst Lilian

Verslag van de vergadering

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering.

2. Algemeen spreekrecht

Er zijn geen insprekers.

3. Actieve informatievoorziening

Het college maakt melding van de voorbarige publiciteit over het terrassenbeleid, zonder dat daar een besluit over is genomen door het college en dit ook nog niet is gedeeld met de raad. Het college moet het standpunt nog bepalen, maar de verwachting is dat dit niet veel anders zal liggen dan nu bekend is. Het is echter niet gelopen zoals dit hoort en het college maakt daar ook richting de raad excuses voor.

Het college heeft de raad eerder geïnformeerd over de fusie van Circulus en Berkel Milieu. Daarbij is melding gemaakt van een datum van 1 januari 2014. Het college meldt dat deze datum niet gehaald zal worden. Er wordt nog gewacht op een besluit van de raad in Apeldoorn.

Het college stelt de raad in kennis van een besluit van Alliander om te vertrekken uit Zutphen. Hiermee zijn ca. 290 arbeidsplaatsen gemoeid. Alliander vertrekt naar Duiven.

Burgerbelang vindt dit een zeer triest bericht en vraagt om een toelichting op de stappen die door het college zijn genomen om dit te voorkomen.

Het college heeft de mededeling van Alliander ontvangen als voldongen feit en is daar pas vorige week over geïnformeerd. Het besluit van Alliander heeft te maken met efficiency en men wil in verband hiermee concentratie van personeel.

4. Aankondiging moties en amendementen

De VVD kondigt aan met een amendement te komen op agendapunt 6f.

5. Toezeggingenlijsten

a. Toezeggingenlijst Forum 16 december 2013

Geen vragen.

b. Toezeggingenlijst Raad 16 december 2013

De Stadspartij vraagt over toezegging 2013-15 wat een redelijke termijn inhoudt.

Het college antwoordt dat dit recent in het college aan de orde is geweest en meldt met een klein voorbehoud dat dit volgende maand in de raad komt.

6. Vermoedelijke hamerstukken

6a. Wijziging Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs 2012 in verband met CO2 neutrale exploitatie nieuwbouw scholen

Het college licht toe dat dit voorstel voortkomt uit een traject dat is gestart met een verzoek van de Stichting Archipel om financiële middelen om CO2 neutraal te bouwen voor de A. v.d. Endeschool. De financiële middelen hiervoor waren niet aanwezig. Er zijn wel middelen voor gevonden in ISV3 gelden. Om financiële middelen voor installatietechnieken beschikbaar te kunnen stellen is een wijziging van de verordening voorzieningen huisvesting nodig. Voorwaarde voor dit voorstel was wel dat alle schoolbesturen hiermee in zouden stemmen. Dat is gebeurd. Er is al wel op voorhand besloten dat met de werkzaamheden gestart mocht worden.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

6b. Beschikbaar stellen investeringskrediet investeringen 2013

Het college geeft aan dat dit voorstel betrekking heeft op een aantal investeringen in de ICT die gedaan zijn of moeten worden.

Het CDA vindt het bedrag van € 100.000,- voor het inrichten van wifi erg hoog. Volgens de fractie kan dit voor de helft van het bedrag.

Het college zegt dat dit het bedrag is dat de gemeente Zutphen ervoor heeft betaald. Het gaat bovendien om een groot gebouw.

Het CDA stelt dat het college dan niet goed heeft gewinkeld.

Het college benadrukt dat inkoop echt probeert dit tegen de best mogelijke prijs in te kopen.

De PvdA vraagt om een garantie dat de papierloos vergaderen ook echt mogelijk is. De ervaring is dat de verbinding toch al een aantal keren niet werkt.

Het college geeft aan geen 100% garanties te kunnen geven. Wel wordt er continu aan verbetering gewerkt.

Burgerbelang constateert dat er uitgaven worden gedaan, zonder dat hier vooraf toestemming van de raad voor is gevraagd. De fractie vindt dit op zich kwalijk, maar vindt het ook begrijpelijk gezien het belang van de voortgang en het gebeurt met het doel om de automatisering te verbeteren. De fractie roept wel op hier tijdig mee te komen. Burgerbelang vraagt hoe de raad wordt meegenomen in de ontwikkelingen rondom het nieuwe werken en wat dit heeft opgeleverd. Verder vraagt men om uitleg over het bedrag van € 5.000,- extra voor mobiele telefoons.

Het college geeft aan altijd bereid te zijn het forum te informeren over de ontwikkelingen in de ICT. Het staat de fracties ook vrij hierover een forumbehandeling aan te vragen. Met betrekking tot de mobiele telefoons gaat het om niet voorziene uitgaven die meer zijn dan begroot.

De Stadspartij vraag of overwogen is de Windows Citrix omgeving te vervangen door Linux.

Het college stelt voor om de ICT-ontwikkeling, waaronder de keuzes die gemaakt worden voor bepaalde standaarden toe te lichten in een forum.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

6c. Wijzigen statuten en benoemen bestuursleden Stichting Sportaccommodaties Zutphen

Het college licht toe dat het om een formeel punt gaat. Het zwembadbestuur is nu niet conform de statuten samengesteld. Er moeten drie gemeenteraadsleden zitting in hebben. Daarna kunnen de statuten worden gewijzigd, zodat deze in overeenstemming zijn met de gewijzigde omstandigheden. Dan kunnen de raadsleden weer uit het bestuur.

De Stadspartij vraagt wat de verwachte termijn is waarop dit allemaal geregeld wordt.

Het college antwoordt dat dit heel snel geregeld wordt, namelijk voor 1 januari 2014.

Burgerbelang vraagt of de Stichting ook over meerdere sportaccommodaties gaat en of bij dit besluit nagedacht is over de persoonlijke aansprakelijkheid.

Het college zegt dat de stichting alleen over het zwembad gaat. Voor aansprakelijkheid is de gemeente verzekerd en bovendien gaat het om een zeer korte periode van twee weken.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

6d. Wijziging Regionaal beleid functieverandering

Het college zegt dat het hier gaat om een technische wijziging van het regionale beleidskader. Inhoudelijk blijft de regeling ongewijzigd. Het betreft een regionaal beleidskader dat in 2008 is vastgesteld. Inhoudelijk wordt met deze wijziging de maatvoering van woningen teruggelegd bij de gemeenten.

De PvdA vraagt of de gemeente nu nog wat te zeggen heeft over de maatvoeringen Dennendijk en hoe dit zit ten opzichte van het woningcontingent.

Het college geeft aan dat er geen belemmering is met betrekking tot het woningcontingent. De plannen betreffen een segment waar in Zutphen behoefte aan is. Dit komt procedureel verder nog naar de raad.

Burgerbelang vraagt of er ook gedacht is aan samenwerking in oostelijke richting.

Het college zegt dat het nu gaat om aanpassing van bestaand beleid en dat dit dus aansluit bij de bestaande samenwerking.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

6e. Kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften

De voorzitter meldt dat het onderwerp van dit agendapunt niet correct is weergegeven. Het gaat over de opheffing van de commissie bezwaarschriften.

Het collegelicht verder toe dat dit uitvoering is van een besluit dat in de kerntakendiscussie is genomen. Het gaat om afschaffing van de volledige commissie, dus zowel de kamer algemene zaken als de kamer personeelszaken.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

6f. Diverse begrotingswijzigingen forum en raad 16 december 2013

De VVD licht het amendement toe dat door de fractie is rondgestuurd. Het gaat om het onderdeel van het voorstel voor bestemming van € 800.000,- uit verkoop van grond in Wijhe. Het college stelt voor dit toe te voegen aan het implementatiebudget kerntakendiscussie. In de bespreking van de burap eerder in het forum is aangegeven dat er geen aanleiding is extra budget te vragen, omdat er ruim 2 miljoen in deze reserve zit en dit voldoende is. De VVD stelt voor het bedrag toe te voegen aan de reserves grondbedrijf. De reserves en voorzieningen van het grondbedrijf dekken niet de bestaande risico’s. Bovendien blijft het bedrag hiermee binnen de grondexploitatie.

Het college geeft aan dat het voorstel om dit bedrag toe te voegen aan het implementatiebudget kerntakendiscussie (IKTD) voortkomt uit een dekking van een eerder tekort op de grondexploitatie uit het IKTD-budget. Daarbij is toen aangegeven dat dit zou worden teruggestort, wanneer er opbrengsten zijn uit grondverkoop. Het overschot wordt toegevoegd aan de saldireserve. Het college hecht eraan het IKTD-budget op peil te houden. Ook in 2014 en 2015 moeten taakstellingen gerealiseerd worden, waarvoor implementatiebudget nodig kan zijn. Het college benadrukt hier zuinig mee om te springen. Met betrekking tot het weerstandsvermogen grondexploitaties meldt het college dat dit op peil is. Er is dus geen noodzaak het bedrag aan deze reserve toe te voegen. Het college ontraadt het amendement.

GroenLinks herinnert eraan dat de fractie eerder gepleit heeft voor een gecombineerde reserve voor het weerstandsvermogen en vraagt of deze plannen nog worden uitgevoerd.

Het college antwoordt dat dit nog niet bekend is. Het college wijst nog op een klein foutje in het voorstel ten aanzien van het toevoegen van

€ 600.000 aan de reserve voorzieningen zwembad. Het voorstel met de toelichting moet niet gelezen worden alsof er nu ineens € 4,6 miljoen beschikbaar wordt gesteld. Bij de volgende hangmat wordt dit gecorrigeerd.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

7. Lijst ingekomen stukken Raad 16 december 2013

Geen opmerkingen.

8. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 16 december 2013

De Stadspartij vraagt om een forumbehandeling van het memo inzake basismobiliteit doelgroepenvervoer (memo 02).

De voorzitter van het presidium meldt dat dit is toegevoegd aan de lijst te agenderen onderwerpen.

9. Forumverslag 02-12-2013

Het verslag wordt vastgesteld.

10. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering.

Advies

Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad

Behandeld in Raad 16 december 2013 (21:30 - 23:00) Naar boven

 
Datum 16-12-2013 Tijd 21:30 - 23:00
Zaal
Raadzaal
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
J.A. Gerritsen
Griffier
G.A.J. Winters

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.

Bijlagen

Besluit

Aangenomen

Zonder hoofdelijke stemming
Geen amendementen ingediend