Kaderstelling inkoop voor duurzaam, sociaal en lokaal

Onderwerp Kaderstelling inkoop...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Kaderstelling inkoop voor duurzaam, sociaal en lokaal

Onderwerp Kaderstelling inkoop voor duurzaam, sociaal en lokaal
Portefeuillehouder A de Jonge
Inlichtingen bij Ceciel Lurvink
06-38071494 C.Lurvink@zutphen.nl

Inhoud

Zie bijlage.

Bijlagen

Presentatie kaderstelling inkoop

Forum van 1 juni 2017


Toelichting griffie:

Als gemeentelijke organisatie koopt Zutphen veel in. Inkoop is daarmee een belangrijk instrument om gemeentelijke doelen te realiseren. Het huidige inkoop- (en aanbestedings)beleid is op onderdelen gedateerd en aan herziening toe. In 2017 wordt het inkoopbeleid daarom herijkt. 

Inkoopbeleid kan vanuit een aantal invalshoeken worden bekeken. Onder andere kunnen kaders worden gesteld met betrekking tot: sociaal inkopen (social return), duurzaam inkopen en lokaal inkopen. De kaders die met betrekking tot het inkoopbeleid gelden voor deze aspecten worden vastgesteld door de gemeenteraad. Voordat de gemeenteraad die kaders vaststelt, wil hij hierover graag in gesprek met de externe partners die te maken hebben met het inkoopbeleid van de gemeente Zutphen. In deze Forumspecial hoort de raad van de externe partners graag hoe zij aankijken tegen de aspecten sociaal inkopen (social return), duurzaam inkopen en lokaal inkopen, wat hun ervaringen hiermee zijn en wat zij belangrijk vinden in dit verband.

Door in gesprek te gaan met elkaar kan ook richting worden verkregen voor de binnenkort op te stellen kadernota over inkoopbeleid. De kaders kunnen variëren van: ‘handhaving van het huidige beleid’ tot ‘koploper zijn bij innoveren inkoopbeleid’.

De uitkomsten van het gesprek zullen worden gebruikt bij het medio 2017 te actualiseren inkoopbeleid.


Raadsadviseur: H Nijkamp

Datum: 01-06-2017
Tijd: 19:00 - 21:00
Zaal: Warnsveldzaal
Behandeling: Adviserend
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: G.V.C. Boldewijn
Griffier: H Nijkamp

Aanwezig namensNaam
BurgerbelangM.G.S. Siemes
SP
D66C.A. Lammers
PvdAF.J.G.M. Manders
GroenLinksM.T.E. Westerik
Stadspartij
VVDA. van Dijk
CDAK.M. Warmoltz
ChristenUnie
BewustZWA.W. Jansen
Lijst van VlietF. van Vliet

Portefeuillehouder(s): R Sueters
Ondersteuners: C Lurvink, P Christiaans
Pers: nee
Publiek: 5 personen
Insprekers: nee

Verslag van de vergadering

Naast de genoemde aanwezigen waren eveneens aanwezig:

Eric Wuestman (Cleantech)

Erna Derksen (Het Plein)

dhr. Aalpol (Kabri BV)

dhr. Christiaans (Christiaans bouwbedrijf BV)

dhr. Hiddink (Van der Ploeg dienstverlening BV)

dhr. Bakker (MKB-midden/VNO-NCW-midden)

De voorzitter heet iedereen welkom en schetst het doel van de Forumvergadering en de vergaderprocedure. De verantwoordelijke portefeuillehouder (De Jonge) is afwezig en wordt vervangen door wethouder Sueters. Er zijn vier externe ervaringsdeskundigen aanwezig om met het Forum in gesprek te gaan over het onderwerp. Zij introduceren zichzelf.

Dhr. Aalpol is aanwezig namens Kabri (kantoorvakhandel) en heeft nog niet veel ervaring met inkoopbeleid van de gem. Zutphen. Via het Centrum voor Jonge ondernemers is Kabri wel betrokken bij het inzetten van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt op gebied van upcyclen. 

Dhr. Christiaans is aanwezig namens Christiaans bouwbedrijf. Hij heeft ervaring met het aanbestedingsbeleid van gem. Zutphen en is bezorgd over duurzaamheid, sroi en klimaat m.b.t. het inkoopbeleid.

Dhr. Hiddink is aanwezig namens schoonmaakbedrijf Van der Ploeg en voert een aantal opdrachten uit voor de gem. Zutphen. Er is een wens om meer samen te werken met gem. Zutphen en daarbij ook gebruik te maken van social return. 

Dhr. Bakker is aanwezig namens MKB/VNO-NCW en is o.a. ondersteuner in project 'Beter aanbesteden' (Min. ven EZ). Deelt de zorgen die zijn geuit door dhr. Christiaans.   

Het college licht toe dat het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid toe is aan actualisatie waarbij nadrukkelijk zal worden gekeken hoe het nieuwe beleid kan bijdragen aan de realisatie van doelen en speerpunten uit het Focustraject.

Vervolgens wordt gestart met de presentatie (dia 1 t/m 11). Na.v. de presentatie wordt de volgende vraag gesteld:

Burgerbelang wijst op het pleidooi voor duurzaamheid en vraagt hoe zwaar aspecten als mvo en lokaal inkopen nog wegen. 

Dhr. Wuestman geeft aan dat je het één niet hoeft te laten om het ander te doen. De elementen kunnen elkaar versterken als je het slim aanpakt. De worsteling zit vaak in de (hoge) ambities van de organisatie in relatie met wat de markt kan leveren en waar liggen de evenwichten. 

De presentatie (vanaf dia 12)/het gesprek wordt vervolgd over de thema's Duurzaamheid, Sociaal (sroi) en Lokaal.

Duurzaamheid

Voor de externen is het moeilijk om aan te geven in welke mate op dit moment 'duurzaam' wordt ingekocht door de gemeente. Dhr. Hiddink geeft wel aan dat de gemeente op dit moment (samen met een aantal andere gemeenten) schoonmaakdiensten aanbesteedt en dat het aspect prijs (bijna) doorslaggevend is. Grote partijen zullen hierdoor waarschijnlijk meedoen aan de inschrijving terwijl kleinere lokale partijen uitgesloten zullen worden door het zware gewicht van het aspect prijs. Dhr. Bakker geeft aan dat Duurzaamheid een belangrijk thema is maar dat de gemeente niet zelf moet gaan bedenken wat dit is. In de markt zit veel meer kennis en de markt dient te worden uitgedaagd.  

CDA vraagt in hoeverre op dit moment rekening wordt gehouden met Duurzaamheid in aanbestedingen.

Dhr. Hiddink geeft aan dat in aanbestedingsdocumenten (bestek) eisen worden opgenomen over duurzaamheid, sroi, e.d. In de praktijk blijkt prijs echter vaak doorslaggevend.

VVD vraagt waarom dit zo is.

College geeft aan dat dit een onduidelijkheid is in het beleid en dat mede daarom het beleid wordt geactualiseerd. 

VVD vraagt of het beleid afgelopen jaren altijd de 'laagste prijs' is geweest. Er zijn andere dingen afgesproken bij bepaalde aanbestedingen.

College antwoord dat prijs niet altijd doorslaggevend is maar dat er natuurlijk wel naar wordt gekeken.

VVD doet de hartenkreet dat bij aanbestedingen niet alleen vanuit sroi wordt gekeken naar mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Er is ook een belang van 'gezonde' bedrijven in Zutphen en regio. Wat betreft Duurzaamheid zijn er veel innovatie kleine bedrijven die 'over zaaien' als wordt gekozen voor 'de massa'. Bepaal als gemeente niet teveel vooraf bij aanbestedingen maar ga in dialoog met die kleinere bedrijven.

Bewust ZW vindt de door dhr. Hiddink geschetste praktijk beschamend en vraagt het college of dit zo is. Hoe verlopen procedures en besluitvorming als prijs telkens de doorslaggevende factor is? Kan het college een toelichting geven?

CDA: schrikt ervan als prijs toch doorslaggevend is terwijl in het bestek andere criteria staan.

GroenLinks: Zutphen is Fairtrade gemeente. In de aanbesteding door de gemeente van koffie zijn in dit verband geen duurzaamheidseisen gesteld. Kan college dit toelichten?

Burgerbelang vraagt de externen in welke mate in aan hun gegunde aanbestedingen het aspect Duurzaamheid is meegenomen en hoe dit is gewogen. 

Dhr. Aalpol geeft aan één keer iets gegund te hebben gekregen. Prijs was daarbij een belangrijk selectiecriterium. Dhr. Christiaans heeft meerdere aanbestedingen doorlopen en vaak was de prijs belangrijk. Als ondernemer kijk je van nature echter automatisch ook al naar duurzaamheid in je bedrijf.

Het College licht toe dat de schoonmaakdiensten Europees zijn aanbesteed, gezamenlijk met een aantal andere gemeenten. Daarvoor gelden andere voorwaarden dan bij een onderhandse aanbesteding.

BewustZW zegt dat dit kaderstellend klopt maar verzoekt het college om een memo met een uiteenzetting over hoe de (interne) werkwijze bij aanbestedingsprocedures wordt toegepast in de toekenning van de uiteindelijke gunning. Daarin dient ook te worden aangegeven op welke wijze beoordelingscriteria prijs en kwaliteit tot stand komen en hoe in het specifieke geval van de aanbesteding van schoonmaakdiensten is gehandeld. 

VVD vraagt of in het geval van gezamenlijke aanbesteding de opdracht zo groot kan worden dat niet kan worden afgeweken van de prijs als doorslaggevende factor.  

Dhr. Wuestman licht toe dat je aan de ene kant eisen kunt stellen (bijv. over sroi) en aan de andere kant toch beoordeelt op prijs omdat hetgeen je wilt bereiken al is vastgelegd. Een alternatief is om de eisen niet concreet met een maximumnorm te benoemen. Als ze meer bieden dan gevraagd bestaat namelijk de kans dat ze te duur worden gevonden en afvallen in de procedure. Daag de inschrijvers uit om te beschrijven wat ze kunnen bieden voor een bepaald bedrag.  

Dhr. Hiddink bevestigt dat bij Europese aanbesteding andere regels gelden maar geeft aan dat het als als lokale partij lastig is om je op papier te onderscheiden als prijs belangrijke factor is. 

Het College komt terug op vraag over de aanbesteding van koffie in relatie tot Fairtrade.

Dhr. Bakker geeft aan dat er bij de gemeente meer dan honderd budgethouders zijn die iets met inkoop kunnen doen. Het is lastig om centraal ca. honderd mensen aan te sturen m.b.t. inkoop. De centrale inkoper zou lid moeten zijn van het managementteam. Als je alleen wilt selecteren op laagste prijs zal dat beargumenteerd dienen te gebeuren. Volgens de regelgeving mag het zelfs niet eens. Ook Duurzaamheid is een aspect om rekening mee te houden. 

Burgerbelang vindt dat de prioriteit van de thema's anders dient te liggen. Lokaal moet voorgaan.

VVD: er is te weinig zicht op het huidige beleid en waar we naartoe moeten.

PvdA: Lokaal is niet alleen Zutphen maar ook de regiogemeenten horen bij lokaal aanbestedingsbeleid. Alle drie de thema's hebben prioriteit. 

VVD: de drie thema's moeten door elkaar lopen. Een standpunt over kaderstelling kan niet worden gegeven.

GroenLinks: sluit daar bij aan en vindt evenals dhr. Bakker dat 'Inkoop' goed belegd dient te zijn bij de gemeente.

Het College wijst erop dat het Forum dient om richting te krijgen voor het opstellen van de Kadernota Inkoop. Er worden tools ontwikkeld om meer inzicht te krijgen op gebied van Inkoop en om te kijken of Inkoop anders georganiseerd dient te worden in de organisatie.  

GroenLinks geeft aan Fairtrade als criterium te willen handhaven.


Sociaal

N.a.v. de presentatie geeft dhr. Christiaans aan dat hij achter sroi staat. Het bezwaar is echter dat de doelgroep een afstand heeft tot de arbeidsmarkt en dat er rekening mee houden dient te worden dat een grote groep mensen niet meer aan het werkt komt.  Opnemen van sroi in het bestek lost dat probleem niet op. Misschien moeten andere manieren worden gevonden om mensen in de doelgroep een nuttige en zinvolle besteding te geven. Wees realistisch maar niet te ambitieus met sroi. Beschikbaar stellen van stageplaatsen is ook belangrijk maar is vaak ook al een probleem.

Burgerbelang: eigenlijk is het een korting als een bedrijf in het kader van sroi iemand op weg kan helpen naar de arbeidsmarkt.

Christiaans: de meeste bedrijven nemen alleen mensen aan gedurende de periode van het sroi traject (contractperiode). Dat is niet goed. Streven dient te zijn om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan slag te houden.

D66: vindt dhr. Christiaans sroi een nadeel voor kleine ondernemer?

Christiaans: kan hij niet zeggen. Inzetten van stageplekken voor onderwijs, zeker voor de praktijkschool, is ook een onderdeel van sroi.

GroenLinks: in Zutphen gaat het goed met praktijkonderwijs en er zijn meer stageplekken  dan leerlingen.

Lijst Van Vliet: waarom investeren bouwbedrijven niet gezamenlijk in lager beroepsonderwijs.

Christiaans: dat gebeurt al een beetje maar het Ministerie van Onderwijs biedt daarvoor niet altijd ruimte. 

PvdA: jongeren krijgen op de basisschool al weinig techniek.

CDA: zitten bedrijven te wachten op het vastleggen van regels met betrekking tot sroi bij aanbestedingen?

Christiaans: iedere ondernemer moet zich er mee bezig houden

Bakker: sroi is arbeidsmarktbeleid en hoort niet in aanbestedingsbeleid. Veel bedrijven hanteren al een vorm van sociaal beleid uit gedrevenheid en sociaal ondernemerschap. Duurzame plaatsing is belangrijk en is beter dan iemand na afloop van de opdracht weer terug te laten vloeien in de uitkering.

GroenLinks: ziet lokaal dat bedrijven die jongeren aannemen worden opgemerkt door de gemeente en meer opdrachten krijgen. Dit dient te worden behouden in Zutphen.

Burgerbelang: is het er niet mee eens dat het allemaal zo goed gaat. Er is een behoorlijk bestand met werkzoekenden die niet makkelijk plaatsbaar zijn. Het is raad om sroi als wegingscriterium niet mee te nemen.

VVD: sroi dient niet zo belangrijk te worden dat zaken als inkomensbeleid ondergeschikt worden gemaakt. Als blijkt dat bepaalde mensen niet plaatsbaar zijn, dient dat niet teveel door sroi te worden afgedwongen maar zijn er ook andere middelen.   

Bakker: voor het bedrijfsleven is van belang dat ze ontzorgd worden maar ook de snelheid van invulling. Als een aanbesteding met sroi verplichting wordt gegund, dient er iemand klaar te staan om de functie in te vullen.

Pvda: dhr. Bakker klinkt tegenstrijdig als hij zegt dat sroi niet in aanbestedingsdocumenten dient te staan maar wel geborgd dient te zijn.

Dhr. Bakker: ziet het er liever niet in staan maar als het er wel staat dient het goed te worden ingevuld.

Dhr. Christiaans: mensen die via sroi worden geplaatst dienen wel een goede, van toepassing zijnde opleiding hebben gehad om veilig en gezond te kunnen werken.

Dhr. Aalpol: voor een klein bedrijf als Kabri is het lastig om met dingen als sroi om te  gaan.

College vraagt het Forum of maatschappelijke relevantie mag meewegen als selectiecriterium of in de plaats kan komen van sroi. 

CDA vindt dat dit kan worden meegenomen om juist ook kleinere bedrijven de kans te geven hieraan te kunnen meedoen.Voor kleine bedrijven is het nu lastig om invulling te geven aan sroi.

Burgerbelang vindt dat aanbestedingsbeleid ook activiteiten zou kunnen belonen, bijvoorbeeld een ondernemer die uit gedrevenheid invulling geeft aan sociale aspecten.

Dhr. Bakker licht toe dat er instrumenten zijn waarmee ondernemers zich onderscheiden, bijvoorbeeld de pso-ladder (prestatie sociaal ondernemen). 

VVD: het moet niet of sroi, of mvo zijn.

PvdA: maatschappelijke relevatie kan naast sroi worden gebruikt; het hoeft niet in plaats van.

Burgerbelang: minder strak op de regels en meer ruimte voor maatschappelijke betrokkenheid.

CDA: er is meer te winnen in goed contact met de ondernemers dan het opnemen van een verplichting. De wil is er wel bij ondernemers.

Dhr. Bakker is het eens dat goed contact positief werkt maar uniformiteit (in beleid) is ook belangrijk. 

 

Lokaal

VVD: we zijn bezig met Werk bereikbaar maken, met Meer samenwerken (Sterk bestuur), met meer regionaal samenwerken; het is dan vreemd dat 'lokaal' zo strak bepaald wordt en bedrijven in de nabije regio geen gebruik kunnen maken van het 'portal'. Dit staat haaks op het genoemde beleid. Hoe kijken de ondernemers daar tegenaan?

Dhr. Hiddink vindt dat het dient te gaan om kansen bieden. Het gaat niet om een muur bouwen maar het is wel relevant dat de honderd budgethouders weten welke bedrijven er in Zutphen zitten.

VVD vindt dathet  portal in ieder geval bekend dient te zijn bij de lokale ondernemers.

Burgerbelang ziet de portal als eerste stap in maken van gemeenschap met ondernemers. Tot voor kort was er te weinig contact met ondernemers, dit gaat langzaamaan beter. Wil lokaal niet zien als muur. 

PvdA ziethet niet als muur maar als communicatievenster. Bedrijfsleven is wel steeds beter in beeld bij de gemeente.

CDA: is er iets op tegen een subportal te maken voor bedrijven in de regio?

Dhr. Bakker: als het binnen Zutphen niet te krijgen is dan moet je wel uitwijken naar een andere gemeente. Vraag is wel of het portal ook wordt gebruikt om aanbestedingen te publiceren zodat zichtbaar is waarop kan worden ingeschreven. 

Ambtelijke ondersteuning: dat is niet het geval. Portal is bedoeld om budgethouders een mindset te geven dat er veel goede bedrijven zijn in Zutphen. Tweeduizend bedrijven zijn aangeschreven met het verzoek zich aan te melden in de portal zodat zichtbaar wordt welke bedrijven zich bevinden in Zutphen.

GroenLinks: welke 2000 bedrijven zijn aangeschreven, ook zzp-ers?

Ambtelijke ondersteuning: alle bedrijven die zijn ingeschreven bij de KvK en standplaats hebben in Zutphen. Sommige bedrijven hebben aangegevn niet bereikt te willen worden.

D66: hoeveel procent van onze inkoop doen we gezamenlijk (met andere gemeenten)?

Ambtelijke ondersteuning: wordt uitgezocht en schriftelijk beantwoord.

VVD: je kunt geen strikte scheiding zien tussen lokaal en regionaal inkopen.

Dhr. Christiaans: omzet wordt voor ca. 80% behaald uit Zutphen en omliggende gemeenten. Het is prettig dat veel werk in Zutphen wordt uitgevoerd, zeker omdat het duurzaam is. De prioriteit is: 1. lokaal, 2. duurzaam en 3. sroi. Probeer zoveel mogelijk regionaal te doen.

Dhr. Bakker: sommige gemeenten trekken een cirkel met passer. Bedrijven buiten de cirkel mogen niet meedoen. Dit is echter geen aanbeveling. Bij meervoudig onderhands aanbesteden zou je best vijf partijen mogen uitnodigen waarvan twee lokaal en drie regionaal.

Dhr. Christiaans: in de praktijk blijkt dat veel gemeenten nu al lokaal aanbesteden. Het gebeurt zelden dat een bedrijf buiten de gemeente een opdracht krijgt in een betreffende gemeente en gemeenten 'shoppen' vaak bij lokale bedrijven.

Dhr. Hiddink: bovenstaande klopt. Opdrachten van kleine omvang worden veelal in Zutphen behaald.

VVD: is te weinig op hoogte van huidige praktijk om keuzes te kunnen maken nu. Wat betreft Duurzaamheid dient meer ruimte te komen voor het besef dat in de Achterhoek veel innovatieve bedrijven zitten. Ga als gemeente breder kijken. De prioritering is: 1. Lokaal, 2. Duurzaam en sroi op het pad ernaast.

Burgerbelang: vraagt de andere woordvoerders welke prioritering zij willen hanteren. Prioritering van Burgerbelang is: 1. Loklaa, 2. sociaal en 3. duurzaam.

Pvda: prioritering is een mix van alledrie. Geen volgordelijke prioritering toepassen.

Lijst Van Vliet: prioritering is: 1. lokaal, 2. duurzaam en 3. sociaal is prioritering.

D66: kijk naar het product/de dienst en niet naar het totaal.

CDA: duurzaam is belangrijk in de prioritering. Daarnaast dient meer ruimte te komen voor sociaal maar eigenlijk is op alle drie punten nog wat te winnen.

Dhr. Bakker: communicatie (tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers) is belangrijk. Er zijn en worden 'Marktdagen' georganiseerd waar opdrachtgevers en -nemers het gesprek kunnen aangaan. Dit zijn belangrijke momenten.

Het College geeft aan met een Kadernota te komen over inkoopbeleid. Daarin komt in ieder geval terug hoe het huidige beleid is, hoe het college dat anders wil, waar tegenaan wordt gelopen en hoe kennis en innovatie beter gebruikt kunnen worden. Ook de opbrengst van dit Forum wordt meegenomen in de Kadernota.

Via een memo zal het Forum worden geïnformeerd over:

  1. hoe de (interne) werkwijze bij aanbestedingsprocedures wordt toegepast in de toekenning van de uiteindelijke gunning. Daarin dient ook te worden aangegeven op welke wijze beoordelingscriteria prijs en kwaliteit tot stand komen en hoe in het specifieke geval van de aanbesteding van schoonmaakdiensten is gehandeld.
  2. een toelichting op de aanbesteding van koffie i.r.t. Fairtrade
  3. welk deel van de inkoop in Zutphen door gezamenlijk inkopen wordt bereikt.

De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de vergadering.


Advies

Advies gegeven er volgt geen verdere behandeling


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

DatumDoor
01-06-2017Forum
  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl