Kadernota Maatschappelijk Verantwoord Inkopen gemeente Zutphen (MVI) 2017

Onderwerp

Kadernota Maatschappelijk Verantwoord Inkopen gemeente Zutphen (MVI) 2017

Programma

03. Duurzame leefomgeving 05. Aantrekkelijke stad, met een sterke economie

Forum

Oordeelsvormend

Portefeuillehouder

A de Jonge

Inlichtingen bij

Ceciel Lurvink
06-38071494 C.Lurvink@zutphen.nl

Soort bevoegdheid

Kaderstellend

Beleidsvrijheid

Beperkt

Programmabegrotingswijziging

Nee

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

‘De kadernota Maatschappelijk Verantwoord Inkopen gemeente Zutphen (MVI) 2017’ (bijlage 1) vast te stellen met daarin de inkoopambities en uitgangspunten voor duurzaam, sociaal en lokaal inkopen.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

We willen maatschappelijk verantwoord inkopen bij bedrijven die zowel duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan, als ook oog hebben voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Zo werken we samen aan een duurzame toekomst. Maatschappelijk verantwoord inkopen is een belangrijk instrument dat bijdraagt aan de realisatie van de strategische doelen van de gemeente Zutphen en dan met name het stimuleren en faciliteren van ondernemerschap en de speerpunten Clean Tech en Samen Werk bereikbaar maken.

In deze kadernota geven we aan wat onze ambitie voor maatschappelijk verantwoord inkopen is. Dit doen we voor drie thema’s: duurzaamheid, kansen voor lokaal en sociaal aanbesteden.

De kadernota Maatschappelijk Verantwoord Inkopen gemeente Zutphen (MVI) 2017 geeft de kaders voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Zutphen 2017. Na vaststelling van de kaders stellen we dit beleid vast. Vervolgens maken we een actieplan om dit beleid uit te voeren.

In juni is er een beeldvormend forum geweest met ondernemers en andere betrokkenen over de vertaling van de doelen van het focustraject naar inkoopambities. De uitkomsten van dit forum hebben we verwerkt in de kadernota die nu voorligt.

Beoogd effect

Creëren van een zo groot mogelijke maatschappelijke waarde door meer inzet van energie neutrale, klimaatbestendige en afvalloze (circulaire) oplossingen en toepassingen, meer rendement bij SROI en maatschappelijke activiteit en kansen voor lokale ondernemers bij aanbestedingen. 

Argumenten

1.1 De inkoopambities in de kadernota MVI 2017 geven invulling aan het college akkoord en dragen bij aan het realiseren van de doelen van het focustraject, te weten: het stimuleren van een goed ondernemersklimaat en versterken van kwetsbare Zutphenaren

Wij kiezen voor de volgende inkoopambities voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (sociaal en duurzaam) en lokaal:

a) Zutphen kiest waar mogelijk voor energie neutrale, klimaatbestendige en afval loze (circulaire) oplossingen en toepassingen,

b) wij hebben oog voor de lokale economie en biedt waar mogelijk kansen aan lokale ondernemers en

c) wij realiseren een zo groot mogelijke inzet Social Return On Investment (SROI) en/of maatschappelijke rendement.

Wij creëren met deze inkoopambities een zo groot mogelijke maatschappelijke waarde. De ambities geven invulling aan de strategische agenda waarin wij gaan voor een duurzame leefomgeving (programma 3), vitale samenleving (programma 4) en aantrekkelijke stad (programma 5) om onze sociaal economische kracht te versterken. Wij dragen bij aan de doelen uit het focustraject en hierbij gaat het met name om de verbinding met de speerpunten Werk bereikbaar maken en Cleantech.

1.2 De in de kadernota MVI 2017 genoemde uitgangspunten geven concreet invulling aan de inkoopambities.

Bij een inkooptraject komt veel kijken. Een logisch gevolg is dat wij ons richten op kansrijke inkopen met een grote duurzaamheidsimpact. Bij alle andere inkopen gaan wij na hoe we duurzaamheid kunnen meewegen. Dit doen wij op basis van de criteria die beschreven staan in de landelijke (criteria)documenten die voor de desbetreffende productgroepen zijn opgesteld en kunnen deze uitbreiden.

Wij gebruiken de Portal Lokale ondernemers tool (PLO) voor het zoeken naar lokale ondernemers. Dit doen we bij die inkopen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan. Een uitzondering geldt voor opdrachten die vallen onder een specifiek uitnodigingsbeleid zoals de groslijstsystematiek voor civiel en cultuurtechnische werken. In een specifiek uitnodigingenbeleid zijn er uniforme regels opgesteld hoe ondernemers bij onze gemeente binnen kunnen komen en hoe ze in aanmerking kunnen komen voor een opdracht en hoe ze ervoor kunnen zorgen dat ze uitnodigingen blijven ontvangen.

Om de uitvoering van de sociale ambitie te ondersteunen dient de inzet van SROI te worden uitgebreid en geïntensiveerd. Alle inkopen van werken en diensten met een opdrachtwaarde van € 75.000,- of hoger komen hiervoor in aanmerking. We willen dat een zo hoog mogelijk percentage van de opdrachtsom wordt ingezet voor SROI, dit moet in elk geval minimaal 5% zijn. Met de inzet van een “Bouwblokkenmodel” en ondersteunende software, ontzorgen wij zowel de ondernemer als de gemeente als het gaat om de inzet van de (SROI)doelgroepen, als wel de monitoring en verantwoording. Het bouwblokkenmodel is een stapeling van de verschillende SROI doelgroepen(denk hierbij aan WSW-ers, WW’-ers etc), waarbij aan iedere doelgroep een fictieve waarde hangt. De waarde is gebaseerd op de mate van afstand tot de arbeidsmarkt. De ondernemer kan op basis van de waardes zijn SROI invulling samenstellen.

1.3 Impactgerichte duurzame oplossingen en of toepassingen vragen om een andere kijk op inkoop

Oplossingen bedenk je vaak samen met de markt. Je doet een beroep op de creativiteit en benut de kennis van de markt optimaal. We gaan er naar toe dat we maatschappelijke vraagstukken op de markt zetten en niet de oplossing. Deze manier van samenwerken vraagt om een andere benadering ten aanzien van de inkooprelatie. Wij moeten anders werken dan wij gewend zijn en moeten deze vorm van samenwerking nog in de vingers krijgen. Dit geldt natuurlijk ook voor de markt. Zij moeten hun bedrijfsvoering hierop aanpassen. Vaak komt dit neer op het ontwikkelen en implementeren van nieuwe ontwerpbenaderingen, technologieën en businessmodellen, veelal gepaard met nieuwe vormen van ketensamenwerking met zowel klanten, toeleveranciers, eindgebruikers en verwerkers, samen optrekken is een must.

1.4 Zutphense ondernemers zijn positief over de inhoud van de Kadernota MVI 2017

De ambities en uitgangspunten zijn in oktober 2017 toegelicht in de Bedrijvenkring en de ondernemers zijn positief over het resultaat. In september 2016 hebben ondernemers samen met de gemeente namelijk gebrainstormd over de inkoopregels en hierin kwam onder andere naar voren dat het voor ondernemers lastig is om toegang te krijgen tot de gemeente en de inkopende medewerkers de lokale ondernemers niet kennen. Ook wilden lokale ondernemers die zich maatschappelijk ontwikkelen gewaardeerd worden. De inhoud van de Kadernota MVI 2017 komt hieraan tegemoet.

Kanttekeningen

1.1 Het is mogelijk dat wij de ambitieuze doelen niet gaan bereiken

De ambitieuze doelen komen voort uit de gemeentelijke ambities en gaan een stuk verder dan het huidige beleid rondom duurzaam, sociaal en lokaal. Dit vraagt veel van de inkopers (budgethouders en/of gemandateerde medewerkers) zoals een andere kijk op en benadering van de inkooprelatie. Door de hoge ambities zullen inkopers nu bij elke inkoop rekening houden met sociaal en/of duurzaam en of lokaal. Om deze doelen te bereiken zijn inkopers al in een vroeg stadium (najaar 2016) voor wat betreft sociaal en lokaal betrokken bij verhoging van de ambities. Voor wat betreft de ambitie voor duurzaam inkopen willen we starten met een paar projecten om eerst kennis en ervaring op te doen, om daarna het aantal projecten uit te breiden en/of te intensiveren en/of te herzien. Verder stellen we beheersmaatregelen vast, evalueren we regelmatig, leiden we inkopers op en komt er extra formatie voor inkoopadvies om de inkopers te ondersteunen. Op basis van deze maatregelen durft het college de ambitie aan.

1.2 Ondernemers en/ of branche organisaties buiten de gemeente Zutphen, willen geen specifiek beleid waarin kansen voor lokale ondernemers worden geboden

Beleid voor lokale ondernemers leidt volgens deze ondernemers tot beperking van de mededinging waardoor niet altijd de beste prijs/kwaliteit verhouding gerealiseerd wordt bij de besteding van belastinggeld. Bovendien is het niet in het belang van de ondernemer. Als elke gemeente dit doet, wordt daardoor de overheidsmarkt voor kleinere ondernemers beperkt tot de eigen gemeente. Kansen bieden aan lokale ondernemers is een belangrijk middel om de strategische doelstellingen te ondersteunen. Wij gaan uit van maximale maatschappelijke toegevoegde waarde voor een marktconforme prijs. Dit betekent dat wij kansen bieden aan lokale ondernemers die in staat zijn om de beoogde kwaliteit te kunnen leveren en tegen concurrerende / marktconforme tarieven. Uitnodigen van niet lokale ondernemers om lokale ondernemers ‘scherp’ te houden is vanzelfsprekend.

Risico’s

Uitvoering van de ambities, met name op het gebied van duurzaamheid vraagt een andere benadering van de markt en inzet van innovatieve procedures. Dit kan aanbestedingsrisico’s met zich meebrengen, waardoor de levering of uitvoering vertraging oploopt en extra kosten en aandacht van de pers met zich meebrengen.

Wij houden hier rekening mee. We starten met een paar projecten om eerst kennis en ervaring op te doen, om daarna het aantal projecten uit te breiden en/of te intensiveren en/of te herzien.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Na vaststelling van deze kadernota nemen we de ambities en uitgangspunten op in het concept inkoop- en aanbestedingsbeleid. In het inkoop- en aanbestedingsbeleid staan de wettelijke kaders, organisatorische kaders en uitvoeringsregels met betrekking tot uitvoering van de inkoop en de ambities voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Dit concept beleidsplan bespreken we met het lokale bedrijfsleven. De resultaten hiervan nemen we mee in het definitieve inkoop- en aanbestedingsbeleid. De vaststelling hiervan is een bevoegdheid van ons college en wordt niet ter vaststelling aan uw raad voorgelegd. Vervolgens stellen we een actieplan 2018-2020 vast voor uitvoering van de ambities en beheersmaatregelen.

Rapportage/evaluatie

Jaarlijkse terugkoppeling van de resultaten vindt plaats via de P&C-cyclus. Het beleid wordt in ieder geval elke drie jaar geëvalueerd en zo nodig herijkt. Indien wenselijk casu quo noodzakelijk kan dit ook eerder gebeuren.

Bijlagen

1 Kadernota Maatschappelijk Verantwoord inkopen

Stukken ter inzage

1 Concept inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Zutphen 2017

Ontwerp

Besluit

De raad van de gemeente zutphen,

gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 7 november 2017 met nummer 96612

b e s l u i t :

De kadernota 'Maatschappelijk Verantwoord Inkopen gemeente Zutphen (MVI) 2017’ vast te stellen met daarin de inkoopambities en uitgangspunten voor lokaal, duurzaam en sociaal.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:

de voorzitter, de griffier,