Pagina delen

Jaarstukken 2019 gemeente Zutphen

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

1 Kennis te nemen van het oordeel van de accountant over de jaarrekening 2019 (controleverklaring).

2 De jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2019 met een voordelig saldo van afgerond € 3.281.000 vast te stellen.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Bij deze bieden wij de jaarstukken (jaarrekening en jaarverslag) van de gemeente Zutphen over het boekjaar 2019 aan.

Uitkomsten jaarrekeningcontrole

De accountantscontrole heeft vooral tot een aantal tekstuele wijzigingen geleid. Dit heeft onder meer te maken met de coronacrisis. Dit feit is nu ook als ‘gebeurtenis na balansdatum’ tekstueel verwerkt bij de toelichting op de balans en in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Daarnaast is er een enkele technische wijziging qua presentatie gemaakt in de toelichting van de balans.

Voor de controleresultaten wordt verwezen naar het controleverslag wat als bijlage is toegevoegd aan dit voorstel.

Saldo jaarrekening

De jaarrekening 2019 van de gemeente Zutphen sluit met een voordelig saldo van afgerond € 3.281.000. Dit is het saldo na mutaties met reserves. Een uitgebreide financiële toelichting is te vinden in de jaarrekening bij het overzicht van de producten per programma. Voor de bestemming van het voordelig saldo volgt een apart raadsvoorstel.

Schematisch kan bovenstaande als volgt worden weergegeven:

(AFBEELDING 1)

Het saldo van de jaarrekening bestaat uit een aantal grotere afwijkingen. Het positieve saldo van € 3.281.000 is in grote lijnen als volgt te verklaren:

(AFBEELDING 2)

In de actualisatie van de tweede bestuursrapportage werd nog een negatief resultaat van € 2.5 miljoen en een positieve algemene reserve per 31-12-2019 van € 2.2 miljoen geschetst. Uiteindelijk sluit boekjaar 2019 met een positief resultaat van € 3.3 miljoen en een positieve algemene reserve van € 5.4 miljoen (exclusief het resultaat 2019).
Het verschil in het resultaat, geschetst in de actualisatie van de tweede bestuursrapportage en het uiteindelijke resultaat over 2019 kan als volgt verklaard worden:
- In de eerste plaats wordt een groot deel van het verschil verklaard door de hogere algemene uitkering. Bovendien is deze in de bestuursrapportage anders verwerkt dan in de jaarstukken. Bij de bestuursrapportage werd deze rechtstreeks toegevoegd aan de algemene reserve, in de jaarrekening zit deze hogere uitkering nog verwerkt in het resultaat. Daarnaast zijn er in december 2019 nog extra uitkeringen ontvangen van het Rijk die niet te voorzien waren.
- In de tweede plaats zijn er vele kleinere afwijkingen ten opzichte van de actualisatie van de tweede bestuursrapportage die soms wel en soms ook niet te voorzien waren. Zo waren er flinke voordelen t.o.v.de actualisatie van de tweede bestuursrapportage op bijvoorbeeld de kapitaallasten, de loonsom, parkeren en onderwijsachterstandenbeleid. In de jaarstukken is een analyse gemaakt van het verschil tussen de actualisatie van de tweede bestuursrapportage en het uiteindelijke jaarrekeningresultaat.

Het positieve resultaat heeft ook tot gevolg dat de algemene reserve positiever is dan geschetst in de actualisatie van de tweede bestuursrapportage. Hieronder wordt het verloop van de algemene reserve weergegeven.

(AFBEELDING 3)

In bovenstaand overzicht is het saldo van de jaarrekening 2019 meegenomen om een vergelijking met de bestuursrapportage mogelijk te maken. Over het positieve saldo van de jaarrekening 2019 volgt een apart raadsvoorstel. Het saldo van de algemene reserve exclusief het resultaat van 2019 bedraagt € 5.380.000 per 31 december 2019.

Beoogd effect

De jaarstukken tijdig aanbieden aan de provincie en het ministerie van binnenlandse zaken.

Argumenten

Het is de taak en de bevoegdheid van de raad het jaarverslag en de jaarrekening vast te stellen.

De Gemeentewet bepaalt in artikel 198 dat het de bevoegdheid van de raad is om het jaarverslag en de jaarrekening vast te stellen. Tevens dienen de vastgestelde jaarstukken uiterlijk 15 juli aangeleverd te worden bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

De jaarrekening sluit met een voordelig resultaat van afgerond € 3.281.000. In de jaarstukken 2019 wordt, bij de inleiding van de jaarrekening een overzicht gegeven van de belangrijkste financiële afwijkingen. Een uitgebreide toelichting/analyse is te vinden bij de toelichting van de producten in de jaarstukken 2019. Het rekeningsaldo is afzonderlijk opgenomen in de balans. Bestemming van het resultaat vindt plaats met een afzonderlijk raadsvoorstel.

Risico’s

Het te laat aanleveren van de jaarstukken bij Gedeputeerde Staten en het ministerie van BZK kan gevolgen hebben voor de vorm van toezicht, de voorschotverlening en ontvangen gelden voor specifieke uitkeringen.

Wettelijk is geregeld dat de definitieve jaarstukken, vastgesteld door de gemeenteraad en voorzien van een controleverklaring uiterlijk 15 juli 2020 ingediend moeten zijn bij Gedeputeerde Staten en het ministerie van BZK.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Voor de bestemming van het jaarrekeningsaldo volgt een afzonderlijk raadsvoorstel.
Verder komen de jaarstukken middels een website toegankelijk.

Financiën

Voor de bestemming van het saldo volgt een afzonderlijk raadsvoorstel.

Bijlagen

- Jaarstukken 2019 (gemeente Zutphen)
- Sociaal jaarverslag 2019 (gemeente Zutphen)
- Controleverklaring jaarrekening 2019 van de onafhankelijke accountant (gemeente Zutphen)
- Rapport Bakertilly Accountants inzake controle jaarrekening 2019

Bijlagen

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2020-0050

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 27 mei 2020 met nummer 153026



b e s l u i t :

1 Kennis te nemen van het oordeel van de accountant over de jaarrekening 2019 (controleverklaring).

2 De jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening) 2019 met een voordelig saldo van afgerond € 3.281.000 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Forum van 15 juni 2020 Naar boven

Toelichting griffie

Raadsadviseur:

Datum 15-06-2020 Tijd 19:00 - 20:30
Zaal
Burgerzaal
Behandeling
Oordeelsvormend
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
F.J.G.M. Manders
Griffier
J Kerkhof
Aanwezig namens Naam
GroenLinksH Krans
SPM de Ridder
PvdA
BurgerbelangM.G.S. Siemes
D66R.G.M. Rutten
VVDJ Lok
CDAG.H. Brunsveld
StadspartijG.J.H. Pelgrim
BewustZWA.W. Jansen
ChristenUnieA. van Dijken
Kies Lokaal Zutphen WarnsveldA Menkveld

Verslag van de vergadering

Overige aanwezigen:

PvdA: F. Heitling

Accountant: M. Bekker (Baker Tilly Berk)

Auditcommissie: M. Schriks

 

De voorzitter opent de vergadering. Hij geeft eerst het woord aan de accountant voor een toelichting op de beoordeling van de jaarstukken.

De accountant geeft aan de een goedkeurende verklaring is afgegeven. De jaarstukken voldoen aan de gestelde eisen. Dat betekent niet dat er niets is geconstateerd. Genoemd worden de onzekerheden in het sociaal domein, maar dat is geen reden een goedkeurende verklaring te onthouden. In een aantal aanbestedingen is niet geheel gehandeld overeenkomstig de regels. M.b.t. de betrouwbaarheid zijn er wat afwijkingen, maar die passen binnen het beleid. Verder is vastgesteld dat de gemeente de regels voor regulering topinkomens naleeft. In de interne beheersing heeft de gemeente nog stappen te zetten. Dat betekent met name dat maatregelen moeten worden opgenomen in de interne processen. Dat is des te meer van belang nu de verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheidscontrole verschuift van de accountant naar het college. De gemeente realiseert zich dit ook.

PvdA: Heeft de accountant voorbeelden van hoe het beter zou kunnen?

Accountant: Het gaat vooral over het betreffende bedrijfsproces om er voor te zorgen dat de informatie betrouwbaar is. Niet alles kan echter in het proces worden geregeld. Ook de verbijzonderde interne controle moet worden verbeterd. Dat is nu nog een vangnet achteraf. Het advies is om te streven naar systeemgerichte controle, signalerend en monitorend. Dan zijn er nog mogelijkheden om te herstellen. Deze lijn komt ook terug in het plan van aanpak van de gemeente en dit is ook noodzakelijk. De kwaliteit van de interne bedrijfsvoering moet op dat vlak echt omhoog.

De voorzitter geeft het woord aan Marieke Schriks als voorzitter van de auditcommissie. Zij geeft een presentatie. De presentatie is bijgevoegd bij dit verslag. De voorzitter geeft vervolgens ruimte voor verhelderende vragen.

PvdA: Waar zit nu het probleem. Is dat in de top van de organisatie, het midden of gaat het om incidenten/processen onderin?

Auditcommissie: Een deel van deze vraag moet door het college worden beantwoord. Het is een soort kip of ei vraag. Cultuur speelt een belangrijke rol hierin. Het is van belang dat medewerkers worden opgevoed om de juiste informatie op de juiste wijze te verwerken. Dit gebeurt alleen als zij ook begrijpen waarom dit belangrijk is en de samenhang hierin zien. De cultuur moet dus snel worden aangepakt, maar ook de andere aspecten.

CDA: Waar zit het herstel dat de auditcommissie ziet?

Auditcommissie: Er is sprake van een broos herstel. Dit zie je terug in de toename van de reserve. Er is sprake van een groot incidenteel voordeel; maar ook van een klein structureel nadeel. Vandaar dat het herstel broos is.

ChristenUnie: Hoe zou de auditcommissie de cultuur definiëren?

Auditcommissie: Daar doet de commissie geen uitspraken over. Dat laat zij over aan deskundigen.

ChristenUnie: De gemeente ken relatief veel budgethouders. Wat heef dit voor invloed?

Auditcommissie: Hoe meer budgethouders, hoe meer controles. Hoe minder budgethouders, hoe meer overzicht. Er moet snel een nieuwe budgethoudersregeling komen.

BewustZW: De interne beheersing staat met processen en ICT en met aansturing en verantwoordelijkheid. Waarom draaien we het proces niet een keer om en stellen wij als raad de kaders wat er moet gebeuren, in plaats van te vragen aan het college met een voorstel te komen?

Auditcommissie: Dit is een cultuurprobleem. De auditcommissie legt dit terug bij het college. Het is aan de raad als zij daar op een andere wijze invulling aan wil geven.

SP: In advies A3 vraagt u het college in de Burap helderheid te geven over het achterblijven van de taakstellingen op het gebied van Wmo en jeugdzorg. Wat zal het gevolg hiervan zijn?

Auditcommissie: Dit zal het college moeten beantwoorden. De commissie constateert dat het belangrijk is om over de juiste gegevens te beschikken om te zien wat er aan de hand is.

BurgerBelang: Investeren in ICT heeft altijd het risico in zich op de kosten ervan. Heeft de auditcommissie zicht op welke investeringen nodig zijn?

Auditcommissie: De commissie heeft geconstateerd dat een deel van het bedrag dat voor investeringen in de ICT was bedoeld daar voor is besteed. Verder constateert de commissie dat het nu niet goed loopt en dat het nodig is om inzicht te krijgen. Maar de commissie gaat niet over de details.

De voorzitter vraagt het college een reactie op de stukken te geven.

Colllege: Het college dankt de accountant en de auditcommissie voor de stukken. Het college onderschrijft de conclusies. Ook is het een compliment waar dat onder de huidige omstandigheden toch drie weken eerder dan vorig jaar een goedkeurende verklaring tot stand is gekomen. Er is veel te doen. Bij het aantreden heeft het college gezegd dat het prioriteit is om het hoofd boven water te houden. Binnen twee maanden lag er een pakket van 13 miljoen bezuinigingen, wat op 1,7 miljoen na is gerealiseerd. 2019 is nu positief afgesloten, maar er is nog steeds sprake van een structureel tekort. In 2019 is er aandacht geweest voor de interne beheersing. We werken keihard aan de cultuur. Budgethouders moeten verstand van zaken hebben en expertise hebben op zowel inhoud als geld. Het college neemt binnenkort een nieuwe budgethoudersregeling aan waarin sprake is van een forse vermindering van het aantal budgethouders. Het college heeft altijd gezegd een verplichtingenadministratie een zinnige investering te vinden. Maar dan is het wel belangrijk om eerst de budgetten, de beheersing en de cultuur op orde te hebben. De verplichtingenadministratie komt er daarom niet op korte termijn. De taakstellingen op Wmo en jeugdzorg hebben absolute prioriteit. Het college is inmiddels optimistisch dat de expertise en snelheid aanwezig is om boven tafel te krijgen wat er aan de hand is. Als het gaat om zaken op orde hebben in het fysieke domein. Er is opgemerkt dat er niet realistisch zou worden geraamd: het college wijst er op dat met de bezuinigingsronde aan het eind van het jaar door de organisatie zwaar op de rem is getrapt in het doen van uitgaven. Dat kan juist worden gezien als een uiting van hard werken om uiteindelijk met een positief saldo af te kunnen sluiten. Op ICT is bezuinigd op incidentele uitgaven, maar niet op capaciteit. Op ICT moet wel worden geïnvesteerd en het college kan hier binnenkort meer over vertellen.

BewustZW: In het rapport staat dat vacatureruimte op ICT niet is ingevuld. Dat is wat anders dan wat het college nu zegt.

College: Het college heeft niet bewust bezuinigd op capaciteit bij ICT. Als er vacatureruimte niet is ingevuld is dit niet het gevolg van keuzes, maar omdat het niet is gelukt deze in te vullen.

 

De voorzitter geeft de gelegenheid voor bijdragen van de fracties:

Stadspartij: Sluit zich aan bij de bevindingen van de auditcommissie. Enkele knelpunten:

-          De structurele bezuinigingen in het sociaal domein worden niet gehaald. Dat moet dit jaar goed worden uitgezocht.

-          Bij interne beheersing wordt vooral gesproken over het cultuuraspect. Dit gaat ook om bewustzijn bij het aankopen van producten.

-          Er moet beter worden toegezien op structurele kosten

-          Er moet meer inzicht komen in wat we hebben teruggekregen voor de ingezette middelen; dit halen we nu onvoldoende uit de jaarrekening

GroenLinks: - Verantwoording moet niet alleen worden afgelegd voor de rekening, maar ook voor de producten die dit heeft opgeleverd;

-          De raad heeft weinig inzicht in wat er in de dagelijkse praktijk gebeurt. Behoefte aan een dashboard aan de hand van taakvelden;

-          Is een weerstandsratio van 1,5 nog verstandig? Daar moeten we over nadenken.

-          Er wordt weer veel geschoven met reserves. Zouden graag een forum zien over bestemming van reserves.

-          Er wordt een bedrag van 900.000 bezuiniging op de loonsom vermeld. Heeft dit niet geleid tot problemen in de uitvoering van voorgenomen plannen?

-          Het blijft lastig lezen als positieve bedragen met een – en negatieve bedragen met een + worden aangeduid. Eerder is al verzocht om dit om te draaien.

CDA:

-          Kan de werkgroep financiële kaderstelling aangeven of het advies van de auditcommissie wordt opgevolgd?

-          Er zijn voorstellen gedaan om de begroting dit najaar te verbeteren. Gaat dit lukken?

-          ICT: Moeite met de paradox dat er bezuinigd wordt op ICT terwijl het nodig is om te investeren voor verbetering.

-          Is het nodig de weerstandsfactor op 1,5 te houden. Goed rentmeesterschap kan ook inhouden om belangrijke investeringen te doen in plaats van onnodig geld op de bank te houden.

ChristenUnie:

-          De werkgroep financiële kaderstelling hoopt volgend jaar een begroting te kunnen presenteren die beter aansluit bij wat in andere gemeenten gebruikelijk is.

-          Maakt zich zorgen over de hoeveelheid budgethouders, het moeite met realistisch ramen en de interne beheersing. Dit zijn cultuuraspecten en daar hoort men graag een reactie van het college op.

KiesLokaal:

-          Er wordt geconstateerd dat niet altijd wordt voldaan aan de aanbestedingsregels: wat kunnen de gevolgen zijn voor de gemeente?

-          Controleverklaringen van zorgaanbieders: hoe kan dit beter en sneller worden gerealiseerd?

-          Welke consequenties heeft het niet naleven van Europese regels?

-          Is er al een tijdschema wat er met de aanbevelingen van de auditcommissie wordt gedaan en waar is dat te zien?

SP:

-          Spreekt uit dat aanscherping van de controlecyclus niet moet doorslaan in overbureaucratisering.

Burgerbelang:

-          Wie zit er aan de knoppen. Is dit het college of zijn dit de ambtenaren? Er is nu veel te halen geweest met snijden in overbodige budgetten, maar die ruimte is er nu wel uit. Er komt nog een veel vervelender periode aan als gevolg van corona en de economische crisis. Hoe houdt het college dit onder controle?

VVD:

-          Valt het op dat in de rapportage vaak over incidenteel wordt gesproken;

-          De maximale kredietlimiet wordt gesteld op 15 miljoen. Zitten we nu over die grens heen?

-          De liquiditeit varieert sterk door het jaar. Levert dit risico’s op? En baren de banksaldi het college zorgen?

-          Waarom worden er weer bestemmingsreserves ingesteld en wordt dit niet in de begroting opgenomen. Waarom niet in de algemene reserve?

PvdA:

-          Volgens een benchmark van BDO scoren de financiën van de gemeente Zutphen een 7, dus we staan er niet extreem goed, maar ook niet extreem slecht voor.

-          De discussie over hoe hoog het weerstandsvermogen moet zijn mag gevoerd worden.

-          Er staan concrete tekortkomingen in de interne beheersing in het rapport van de accountant benoemd. Daar kan het college heel gericht mee aan de slag.

BewustZW:

-          Hoopt dat helder wordt wat investeringen in ICT hebben opgeleverd

-          Het is van belang om eerst in control te zijn. Een systeem of dashboard optuigen volgt daarna; dan weten we ook beter wat we daarvoor nodig hebben.

-          Wat is de reden van het overtreden van Europese aanbestedingsregels. Is hier een adviesbureau uit de bocht gevlogen?

-          Vraag om strak te sturen op het verbeterproces.

D66:

-          De focus moet liggen op het sociaal domein. Daarin moeten de grote slagen worden gemaakt. Bespeurt overwegingen om de planning hiervan tegen het licht te houden en dat is verontrustend. Ruim 1,5 jaar na het rapport van Berenschot moet er inmiddels zicht zijn op het realiseren van de bezuinigingen. Waarom krijgen we dit niet voor elkaar?

-          Er is afgesproken dat budgetten die overblijven naar de algemene reserve vloeien, tenzij er een absolute noodzaak is om dat niet te doen. In een deel van de gevallen kan sprake zijn van overloop, maar voor nieuwe initiatieven is dit een probleem.

College: In het openbaar bestuur is het zo geregeld dat de raad besluit en het college uitvoert. De aansturing van het ambtelijk apparaat doet het college niet, maar is wel politiek verantwoordelijk. Het college doet wat in haar mogelijkheden ligt. Daarbij wordt fors ingezet op de cultuur. De gemeentesecretaris komt daar ook uitgebreid op terug in het sociaal jaarverslag. In de discussie over de weerstandsratio bespeurt het college een neiging die naar beneden bij te stellen. Die zou echter eerder omhoog moeten, om te voorkomen dat zich steeds dezelfde discussie herhaalt en er weer stevig moet worden ingegrepen. Dit heeft te maken met de onzekere factoren met name in het sociaal domein waar we rekening mee moeten houden.

ChristenUnie: Het college draait nu om de hete brei heen. Een cultuurverandering duurt circa 4 jaar. Het verhaal over niet in control zijn blijft nu steeds terugkomen. Het wordt nu tijd dat de accountant over 1 of 1,5 jaar kan zeggen dat we in control zijn.

College: Dat zou fantastisch zijn, maar is niet realistisch. Geen enkele accountant zou dat durven zeggen. Er wordt door het college goed samengewerkt met de auditcommissie; die relatie zou heel anders zijn als de auditcommissie niet overtuigd zou zijn dat er wordt gewerkt in de goede richting. Het kost veel tijd om de basis op orde te krijgen; dat is niet een kwestie van twee jaar achterstallig onderhoud. Dat betreft niet alleen de cultuur, maar ook andere aspecten die niet op orde zijn. Er zijn overigens wel al stappen gezet, zoals bijvoorbeeld de kaders voor de raad. Verder zijn we bezig met het inrichten van de begroting zodat ook meer op outcome kan worden gerapporteerd. Ook over de wens om te komen tot een inrichting op taakvelden/producten wordt gesproken. Daarbij wijst het college erop dat het nu al mogelijk is om in de begroting een indeling op taakvelden terug te vinden. Een volledige inrichting zou echter betekenen dat de hele financiële administratie zou moeten worden omgegooid.

GroenLinks: Waarom is dit zo moeilijk als het er nu ook al instaat? Bovendien sluit het aan op de informatie die per kwartaal aan het ministerie moet worden geleverd. Spaart het dan niet juist werk?

College: Wijst erop dat dit onderdeel nu onder water draait in het systeem. Het college meldt verder dat er wordt gewerkt aan een sytematiek waarin meer in cijfers en resultaten wordt gesproken en minder in verhalen. De keuze voor bestemmingsreserves is vanwege het inzicht dat het college wil geven op de vrij besteedbare reserves. De algemene reserve geeft zodoende weer wat de vrij besteedbare reserve is. In de bestemmingsreserves zitten geen nieuwe taken; deze vloeien allemaal voort uit eerder genomen besluiten. Inzicht in de resultaten is maximaal gegeven in de kwartaalrapportage Zutphen gezond, ook al was de uitkomst niet altijd bevredigend. Het college benadrukt dat het zeker nog niet zover is om de planning van de bezuinigingen op het sociaal domein aan te passen of deze aan de kant te schuiven. Tot slot geeft het college aan dat de tekorten ook littekens nalaten, waardoor we geneigd zijn te blijven focussen op wat er niet is. Daarmee zien we soms niet meer wat we wel hebben.

De voorzitter stelt aan de orde of het stuk door kan voor besluitvorming in de raad.

BewustZW stelt voor dit als bespreekstuk in de raad te behandelen.

Fracties stemmen hiermee in.

D66 verzoekt een forum over de inrichting van de begroting.

Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad

Behandeld in Raad 13 juli 2020 Naar boven

 
Datum 13-07-2020 Tijd 19:30 - 23:00
Zaal
Burgerzaal
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
A.W. Jansen
Griffier
B.M. Duizer

Verslag van de vergadering

Zie bijlage.

Bijlagen

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend