Pagina delen

I-Visie gemeente Zutphen 2021-2023

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

De I-Visie gemeente Zutphen 2021-2023 vast te stellen.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Op 22 mei 2017 heeft de gemeenteraad de I-Visie 2020 vastgesteld. Deze dient geactualiseerd vastgesteld te worden. De principes waarop de I-Visie gebaseerd zijn, zijn gelijk gebleven, maar de ontwikkelingen, wetgeving en Zutphense omstandigheden zijn veranderd.

Digitalisering heeft in 2020 een extreme vlucht genomen. Vanwege de coronacrisis werken we in Nederland massaal thuis. De behoefte aan digitale dienstverlening werd groot. Neem het voorbeeld van de ZZP-ers die direct behoefte aan ondersteuning hadden. De gemeente Zutphen heeft het voor elkaar gekregen om binnen een aantal weken de digitale aanvragen mogelijk te maken en de afhandeling grotendeels digitaal te verwerken. Ook het digitaal samenwerken werd van de ene op de andere dag essentieel. En de gemeenteraad vergaderde digitaal. Dat heeft veel gevraagd van zowel de ondersteuning - zij die het mogelijk moesten maken-, als van de deelnemers aan overleggen. Het deelnemen aan digitale beraadslagingen vergt een andere discipline dan een analoge beraadslaging. Met elkaar hebben we het, op een onorthodoxe wijze, mogelijk gemaakt.

Eén conclusie kunnen we alvast trekken: de digitale samenleving heeft aandacht nodig. Zo concluderen ook de VNG en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken in hun gezamenlijk manifest Dichterbij Digitalisering. Hierin vragen partijen om aandacht voor en versnelling op het thema Digitale Overheid.

Beoogd effect

De I-Visie is de strategische blik op de gemeentelijke informatievoorziening voor de komende jaren, het informatiebeleid is de blauwdruk voor alle ontwikkelingen en projecten, die tot doel hebben een sterke informatiepositie voor alle gemeentelijke onderdelen: van gemeenteraad tot aan de baliewerkzaamheden. Daarnaast beogen we een goede dienstverlening aan en samenwerking met de Zutphense samenleving, door dit technisch en met informatie te ondersteunen.

Argumenten

1. De I-Visie geeft strategisch richting aan het te voeren informatiebeleid

In de hele samenleving gebruiken we dagelijks informatie. Als gemeente zijn we een grote producent van informatie en hebben we de taak informatie veilig, transparant en correct te delen. Bovendien hebben we een rol in het beschermen van informatie van inwoners en bedrijven.

2. De I-Visie gaat uit van het principe van Digitale Inclusie

Iedereen kan meedoen, ook in de digitale samenleving. We hebben als gemeente oog voor verminderd digitaal vaardige inwoners. Waar mogelijk helpt en stimuleert de gemeente iedereen, waar nodig is een alternatief voor handen.

3. We sluiten aan bij landelijke en internationale ontwikkelingen

Met het programma Digitale Overheid zet Nederland in op aansluiten op wereldwijde en Europese standaarden. De gezamenlijke gemeenten werken aan modernisering van de gezamenlijke informatiearchitectuur in de zogeheten 'Common Ground'. Als gemeente Zutphen kunnen we niet zonder deze landelijke ontwikkeling en standaardisatie.

Kanttekeningen

1. Inzetten op strategisch partnerschap is nodig

Gezien de omvang van de gemeente Zutphen, de vereisten aan behoorlijk informatiebeheer en beveiliging alsmede de verwachtingen op het gebied van monitoring en duiding gaan we in de toekomst op zoek naar strategisch partnerschap, maar wel zodanig dat de regie in handen van Zutphen blijft. 

2. Het beschikbaar hebben van voldoende personele en financiële middelen is noodzakelijk

De gemeente verkeert in financieel zware tijden en dus moeten er keuzes gemaakt worden. De keuze om in te zetten op informatiebeheer, levert op termijn efficiency op, maar behoeft wel financiering vooraf.

Risico’s

Als gevolg van de uitvoering van een verdergaande digitalisering is het mogelijk dat werkzaamheden van collega's wegvallen of veranderen. Dit vergt strategische inzet van mensen.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Zodra de I-Visie door de raad is vastgesteld, treedt ook het door ons college vastgestelde informatiebeleid inclusief uitvoeringsagenda in werking. 

Communicatie is een intern speerpunt. Via de lijn van het accountmanagement en met interne communicatiemomenten wordt de organisatie meegenomen. 

Inwoners en bedrijven worden betrokken bij de uitvoering van de projecten uit de uitvoeringsagenda.

Rapportage/evaluatie

Het college wordt twee keer per jaar door middel van een rapportage over de projecten op de hoogte gehouden van de voortgang. Jaarlijks wordt de uitvoeringsagenda geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Steeds weer op basis van visie en beleid.

Financiën

De financiële consequenties zijn voor 2021 meegenomen in de begroting. Voor de projecten in verdere jaren, wordt dit in de volgende begrotingen opgenomen.

Bijlagen

I-Visie gemeente Zutphen 2021-2023
I en ICT beleid Zutphen 2021-2023
Manifest-dichterbij-door-digitalisering

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2021-0017

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 9 februari 2021 met nummer 179384



b e s l u i t :

De I-Visie gemeente Zutphen 2021-2023 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Forum van 23 maart 2021 Naar boven

Toelichting griffie

Het Forum kan als volgt worden ingevuld:

21.00 uur
Opening door Forumvoorzitter Nils Müller

21.02- 21.05 uur
Inleiding door wethouder Annelies de Jonge

21.05-21.25 uur
Presentatie Gertie Sloetjes en Bart Lindeboom, inclusief filmpje

21.25-21.30 uur
Verhelderende vragen

21.30-21.50 uur
Gelegenheid voor meningen, vragen, opmerkingen, aandachtspunten en reactie op stellingen vanuit het Forum

21.50-22.00 uur
Beantwoording en reactie door wethouder Annelies de Jonge

22.00 uur
Afsluiting door de voorzitter. Is het voorstel rijp voor behandeling en besluitvorming in de raad?

Raadsadviseur: B.M. Duizer

Datum 23-03-2021 Tijd 21:00 - 22:00
Zaal
Behandeling
Oordeelsvormend
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
G.J.N. Müller
Griffier
B.M. Duizer
Aanwezig namens Naam
GroenLinks
SP
PvdAF.J.M. Heitling
BurgerbelangM.G.S. Siemes
D66H. Brouwer
VVDJ Lok
CDAA.R. Nijenhuis
StadspartijG.J.H. Pelgrim
BewustZWA.W. Jansen
ChristenUnieB Westerhof
Kies Lokaal Zutphen WarnsveldA Menkveld

Verslag van de vergadering

De voorzitter heet iedereen welkom bij het Forum over de I-Visie en zet kort uiteen wat de opzet van het Forum is.

College/ wethouder De Jonge: Er is het afgelopen jaar veel gebeurd op het gebied van digitalisering. Ook de rol van informatie in onze samenleving is veranderd. Informatie, data en kennis wordt op verschillende manieren gevonden en gebruikt. De overheid heeft als taak haar informatie toegankelijk en begrijpelijk aan te bieden. Dat speelt bijvoorbeeld bij de Omgevingswet.
De vier pijlers voor de I-Visie zijn digitale inclusie, toegang tot informatie, digitale dienstverlening en werken aan het verhogen van informatiebewustzijn. De I-Visie is de verbindende schakel tussen informatiebehoefte aan de ene kant en de technische mogelijkheden aan de andere kant, op het gebied van ICT en automatisering.

Gertie Sloetjes (projectleider) en Bart Lindeboom (teamleider I&A) krijgen het woord voor een presentatie. Zie voor deze presentatie de bijlage bij dit verslag en de uitzending op youtube.

De voorzitter geeft de fracties gelegenheid een bijdrage te leveren.

D66: Goed dat er nu een visie ligt en dat deze niet al te ver vooruit kijkt, gelet op de snelle ontwikkelingen. Een robuuste ICT waarin ook de privacy van onze inwoners is gewaarborgd, is een flinke uitdaging. Moeten we dat alleen blijven doen als gemeente? Aanhaken bij common ground is een eerste stap. In de toekomst gaan we op zoek naar een strategische partner. Wie of wat zou dat kunnen zijn? Hoe gaan we in de toekomst samenwerken?

ChristenUnie: Het gedrag van de medewerkers is belangrijk. Hoe komen ambtenaren op het juiste niveau, zodat ze informatie gestuurd gaan werken? Bij digitale inclusie en de samenwerking met de bibliotheek, denken wij ook aan jongeren vanaf 15 jaar die niet digitaal vaardig zijn. Zij kunnen digitale formulieren bijvoorbeeld niet lezen en begrijpen. Het is de vraag of deze jonge mensen, ongeveer 15 procent van onze bevolking, op deze manier kunnen worden bereikt. En zijn onze inwoners ook betrokken bij het opstellen van deze visie?

Kies Lokaal: Is er menselijke controle op de robotisering van de beslisbomen, waarover in de presentatie werd gesproken?

VVD: In welke mate hebben wij zelf de expertise in huis op het gebied van ICT en automatisering en hoeveel hulp moeten wij hiervoor inhuren? Over de investeringen staat er vaak dat dit nader moet worden bepaald. Kan de wethouder specifieker zijn over het moment waarop deze investeringen moeten worden gedaan?

PvdA: Een boeiende, leerzame en prettig leesbare visie. We zijn er blij mee dat de gemeente niet zelf het wiel probeert uit te vinden, maar via de common ground gedachte werkt. Een goed uitgangspunt is wat elders goed werkt in Zutphen te implementeren. Voor de vragen sluit ik aan bij de heren Westerhof over inclusie en Menkveld over robotisering en de controle daarop. Er is veel aandacht voor het strategische deel, minder voor het tactische en nog minder voor het operationele. Graag wat meer duiding bij de tijdpaden die voor ogen staan bij de uitvoering.

Burgerbelang: In tegenstelling tot de heer Heitling, vond ik het stuk niet makkelijk leesbaar. “We volgen de agile ontwikkeling van VNG realisatie en nemen de opties vanzelfsprekend mee in de afwegingen van inrichting” staat er met betrekking tot common ground. Wat betekent dit voor dit stuk en onze besluitvorming? Er is veel overlap met de vorige I-Visie en met die van Apeldoorn en die van Brummen, maar onduidelijk is voor mij wat dit besluit gaat betekenen en wat daarin specifiek de het accent van de gemeente Zutphen betreft. Kan ook iets concreets worden gezegd over het strategisch partnerschap dat volgens de visie nodig is? En over het benodigde personeel en de financiële middelen?

Stadspartij: Bedankt voor de heldere presentatie. Kunnen de doelen qua informatievoorziening in de huidige organisatiestructuur tot stand komen of zijn aanpassingen nodig? En over ENSIA, de accountantsverklaring op onze informatie, hoe is dat georganiseerd en wie is daarvoor verantwoordelijk?

BewustZW: Er liggen opdrachten vanuit het rijk, maar de gemeente verkeerd in financieel zware tijden en moet keuzes maken. Onduidelijk is welke keuzes het college heeft gemaakt of gaat maken. Dat wil ik als raadslid graag weten, ook in relatie tot de kaders die de raad heeft gesteld. Die informatie heb ik nodig om een besluit te kunnen nemen.

CDA: Onze complimenten voor deze visie. Veel vragen zijn al gesteld. Wat ik daarnaast nog graag wil weten is of en wat de gemeente met het concept smart city gaat doen.

College: Het strategische partnerschap voor de toekomst is nodig omdat onze gemeente eigenlijk te klein is voor de opgave waar we voor staan. Er is steeds meer kennis en expertise nodig. We zijn echter nu nog bezig te bepalen waar we als gemeente zelf van zijn en waar we regie op moeten blijven voeren. Nu de basis nog niet op orde is, willen we geen partnerschap aangaan. Daarom investeren we in ons informatiebeheer en de systemen om vervolgens wel die stap te zetten. Dan kunnen we op basis van gelijkwaardigheid samen gaan ontwikkelen. In de toekomst zien we voor ons dat we in een groot samenwerkingsverband gaan functioneren. Een verband met alleen de gemeente Apeldoorn zal naar verwachting te kleinschalig zijn.

Informatie gestuurd werken en informatiebeheer gaat onderdeel uitmaken van het opleidingspakket voor de medewerkers van de gemeente.De focus in de visie lag vooral op de digitale vaardigheid van ouderen. De vraag van de ChristenUnie gaat over jongeren en daar is misschien onvoldoende bij stil gestaan. Ik kom daar nog op terug.
Inwoners zijn niet direct betrokken bij het opstellen van de visie. Wel is er veel aandacht geweest voor een specifiek onderdeel in de uitvoeringsagenda, digitale inclusie.

Burgerbelang: Waar zeggen wij nu precies ja op en wat is het Zutphens aandeel geweest in deze I-Visie?

College: Het gaat om wereldwijde uitdagingen op het gebied van informatie, maar het is het Zutphense antwoord op dat vraagstuk. Het is logisch om landelijk kennis op te halen en kennis en expertise gezamenlijk te ontwikkelen.

Ambtelijke ondersteuning: Er zijn vragen gesteld over robotisering. Computers zijn beter in het nemen van standaard beslissingen dan mensen. Over het opzetten van een beslisboom moet heel goed worden nagedacht, maar het doorlopen daarvan kan wellicht beter door een computer worden gedaan dan een ambtenaar met subjectieve gevoelens. Er moet echter altijd ruimte zijn voor maatwerk.

College: Er is ook nog gevraagd of onze eigen expertise voldoende is, of dat we van externe inhuur gebruik moeten maken. We draaien op onze eigen expertise, maar dat zorgt er zoals eerder gezegd voor dat we kwetsbaar zijn. Personele consequenties zijn in het stuk aangegeven (kanttekening 2). De formatie zullen we op orde moeten houden, anders is dat direct terug te zien in de resultaten. De investeringen zijn in het uitvoeringsprogramma opgenomen voor het eerste jaar. Wanneer nieuwe investeringen nodig zijn, volgt een nieuw uitvoeringsprogramma met een financiële paragraaf. Voor dit laatste is ook een besluit van de raad nodig.

Smart city kwam enkele jaren geleden te vroeg, ik denk dat we daar nu beter mee om kunnen gaan. Als er nieuwe initiatieven zijn, staan we daarvoor ook meer open.

De voorzitter concludeert dat het onderwerp voldoende is besproken en voor besluitvorming in de raad kan worden geagendeerd. Hij dankt alle deelnemers aan het Forum voor hun bijdrage en sluit de vergadering.

Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad

Behandeld in Raad 29 maart 2021 (19:30 - 23:00) Naar boven

Datum 29-03-2021 Tijd 19:30 - 23:00
Zaal
videoconference
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
A. Vermeulen
Griffier
J.A. Vullings

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend