I-Visie 2020 gemeente Zutphen

Behandeld in Forum van 10 april 2017 Naar boven

Toelichting griffie

In de I-Visie wordt ingegaan op de informatiehuishouding en informatiepositie van de gemeente.
Gelet op het steeds grotere belang van een goede informatiehuishouding en het beschikken over een visie op de gewenste digitale ontwikkeling is het wenselijk dat op bestuurlijk niveau hieraan richting wordt gegeven.

Na vaststelling van de visie door de raad zal zowel een informatiebeleidsplan als ook een uitvoeringsplan worden opgesteld.

In deze vergadering zullen de richting en keuzes uit de I-Visie worden gepresenteerd. De vervolgbehandeling van dit voorstel zal, tenzij de reacties op de presentatie daar aanleiding toe geven, verlopen via de Technisch Blok vergadering van 8 mei 2017.

Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Portefeuillehouder(s)

A de Jonge

Ondersteuners

G Sloetjes, B Lindeboom

Pers

nee

Publiek

5 personen

Insprekers

nee

Verslag van de vergadering

Op de agenda staat de “I-Visie 2020 gemeente Zutphen”. De voorzitter heet iedereen welkom en geeft hierna het woord aan de wethouder voor een inhoudelijke toelichting.

College: Belangrijk om te weten dat bij vaststelling van deze visie er ook middelen nodig zijn. Hiervoor is een aanvraag gedaan in de voorjaarsnota en zal daar worden besproken.

Als gemeentelijke organisatie kunnen we dit in de toekomst niet langer alleen. Er is een stap gezet om hierin samen te werken met de gemeente Apeldoorn, hierover volgt een aparte memo.

Gertie Sloetjes: De I-Visie is samengesteld uit een aantal bestaande documenten, te weten de visie op dienstverlening 2025-2025, het focustraject en de Digitale Agenda 2020.

De I-Visie bestaat uit 3 delen: de daadwerkelijke visie staat in hoofdstuk 2.

1. I-Visie en de organisatie
2. I-Visie en de samenleving
3. I-Visie en bestuur

Bij alle onderdelen hoort een interpretatie in beeld. De volgende video's worden getoond.

Nieuw Werken (in 1990) is een bom onder het kantoor:

https://youtu.be/tFDaI-9qcXs

De kracht van informatie (met aandacht voor waarstaatjegemeente.nl):

https://youtu.be/vzPYI9T1OPY

Smart City Utrecht: optimalisatie fietsparkeren met behulp van slimme techniek (sensoren):

https://youtu.be/nCdTfHbdKZY

Wat ziet u zelf u als nut van een bestuurlijke visie op informatie? Ziet u hiervan het nut in, en wat is uw mening hierover?

VVD: Wij vinden het prettig Zutphen te kunnen vergelijken met andere gemeentes, en om een indicatie te krijgen of we zinvolle keuzes maken.

Gertie Sloetjes :Het tweede onderdeel is een filmpje van gemeente Utrecht over geleide systeem voor fietsers. Dit laat de snelheid zien waarmee onze samenleving verandert.

Zijn er vragen?

Burgerbelang: Hoe gaan we om met mensen die niet mee kunnen komen in de digitale samenleving? Hoe gaan we borgen, dat zij meegenomen worden. Hoe krijgt dit een plaats in de I-Visie?

Gertie Sloetjes: De I-Visie geeft geen concrete antwoorden op deze vraag. De gemeente ondersteunt financieel het programma 'Digitaal sterker' van de bibliotheek met een cursusaanbod gericht op de omgang met (digitale) overheidsdiensten.

PvdA: wilde dezelfde vraag stellen als BurgerBelang. Deze is inmiddels beantwoord.

D66:vraagt of het in de in praktijk betekent dat de website toegankelijk wordt voor laaggeletterden?

Gertie Sloetjes:Dat is een onderdeel  van de Agenda 2020 en Europese regelgeving.

ChristenUnie vindt het essay boeiender dan de I-Visie. Hierin wordt gedoeld op de dreigende tweedeling van mensen die wel en niet kunnen meekomen met ontwikkelingen in de informatievoorziening. Is het al duidelijk wat dat  voor de gemeente betekent?

Gertie Sloetjes: Dat is het onderwerp van het volgende filmpje, uit 1990 (Van Kooten en de Bie).

Het gaat veel voor ons als gemeente betekenen. De gemeente is niet alleen dienstverlener maar ook bronhouder van de openbare basisgegevens. Hiermee is zij verplicht om deze gegevens openbaar beschikbaar te stellen. De medewerker krijgt hiermee de rol van een professionele informatiemedewerker. Dit legt druk op de ambtelijke organisatie.

We zijn gestart met de “Zutphen Academy” om beter te kunnen bewegen in de veranderde positie van de lokale overheid.

Voorzitter: zijn er nog vragen voor het college?

D66:  Werkt Zutphen al samen en wat zijn de concrete resultaten tot nu toe?

College: We voeren al een aantal jaren gesprekken over de samenwerking. Dit heeft tot nu toe samenwerking op het gebied van Belastingen en Inkoop opgeleverd.

De ICT-samenwerking betekent het aangaan van een inkooprelatie met  de gemeente Apeldoorn. Voordeel voor Apeldoorn is meer volume, de gevraagde investeringen blijven daarmee binnen de perken. Voor Zutphen betekent dit dat we ook in de toekomst informatiemanagement vorm en inhoud kunnen blijven geven. zonder samenwerking redden we het over een jaar of 2 niet meer, gezien de benodigde investeringen.

We verwachten dat er met meer gemeentes samenwerking gaat plaatsvinden op het gebied van uitvoering van beleid. Het opstellen van het beleid blijft bij de politiek zelf.

Bart Lindeboom: Onze uitgangspunten in de I-Visie lijken behoorlijk op die van de gemeente Apeldoorn, daar hebben wij geleend. We werken nu samen aan het beleid- en implementatieplan. Dit gaat niet overhaast.  Vraag aan wethouder: ik kan me voorstellen dat dit onderwerp opnieuw op de agenda komt?

Voorzitter: De wethouder antwoord bevestigend. Vraagt aan het forum of het onderwerp terug moet komen in een volgende vergadering of technisch blok.

De ChristenUnie vraag of we als forum of raad over onderdelen beslissen?

College: Nee, het voorstel is dat de visie integraal wordt vastgesteld. De uitvoeringsagenda kan altijd ter inzage worden gelegd.

ChristenUnie:  dat is een goed plan.

De Voorzitter stelt voor om het onderwerp door te laten gaan naar het technisch blok.

Groen Links: wanneer we instemmen, betekent dit wel wat voor de middelen?

College: De noodzakelijke extra middelen worden zichtbaar in de Voorjaarsnota.

BewustZW vindt het een belangrijk onderwerp. Wanneer ideeën en input van raadsleden nodig is, dan is het forum beter geschikt dan TB.

College: Is het niet beter dit bij de uitvoeringsagenda te bespreken, concreter wordt het niet. In verband met de vergaderorde zal de volgende fase van de behandeling in een technisch blok zijn.

VVD merkt op dat niet gesproken is over wat de visie spannend maakt. Waar zitten de dilemma’s, waar zitten de investeringen? Doen we recht aan het onderwerp met huidige wijze van afhandelingen?

GL ziet het onderwerp graag  terug in het forum.

De Voorzitter concludeert dat het onderwerp nog niet voldoende besproken is en het presidium zal worden verzocht dit onderwerp opnieuw te agenderen, en sluit de vergadering.

Advies

Vervolg van presentatie gewenst

Behandeld in Forum van 8 mei 2017 Naar boven

Toelichting griffie

In de Forumvergadering van 10 april 2017 is de I-Visie gepresenteerd.

De vergadering werd afgesloten met de conclusie dat nog een vervolgbehandeling gewenst is om inhoudelijk verder te spreken over met name de dilemma's en de benodigde investeringen.

Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Portefeuillehouder(s)

A de Jonge

Ondersteuners

G Sloetjes, B Lindeboom

Pers

nee

Publiek

6 personen

Insprekers

nee

Verslag van de vergadering

Op de agenda staat de “I-Visie 2020 gemeente Zutphen”. Deze werd eerder gepresenteerd in de forumvergadering van 10 april 2017. De vergadering werd geschorst met de conclusie dat nog een vervolgbehandeling gewenst is. Het doel is om door te spreken over met name de dilemma's en de benodigde investeringen.

De voorzitter heet iedereen welkom bij deze forumvergadering en geeft hierna het woord aan de wethouder voor een inhoudelijke toelichting.

College: Dit forum is bedoeld om spannende punten te bespreken, zoals:

- Hoe zorgen we ervoor dat onze samenleving kan meekomen in de ontwikkeling van de digitale wereld?

- Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers meekomen?

- Hoe zorgen we dat klantcontact ook in dit licht, goed blijft verlopen en hoe zorgen we voor goede werkprocessen?

We willen beleid baseren op up to date informatie, die constant wijzigt. De doorlooptijd van beleid is steeds sneller. De concrete invulling wil je baseren op laatste informatie: wat werkt wel, wat niet?

- Hoe gaat de raad kaders stellen? Veranderende rol van de raad, welke informatie is hiervoor nodig?

- Toegang tot de informatie: dit lijkt een nieuwe tweedeling in de samenleving te geven. Tegelijkertijd vragen we participatie van bewoners, hoe gaan we de mensen - die niet mee kunnen komen - betrekken?  Complexiteit door verschillende samenwerkingsvormen, dat maakt informatieverwerking moeilijker.

We hopen dat de raad in kan stemmen met de I-visie, zodat we mee kunnen komen in de nieuwe wereld.

Burgerbelang vraagt hoe we omgaan met mensen die niet mee kunnen komen in digitale samenlevingen. Dit vonden wij te weinig beschreven.  Wij willen weten hoe dit verder wordt opgepakt in de uitvoeringsagenda?

20% van de bevolking is niet digitaal vaardig, dus in Zutphen toch een paar duizend mensen. De Gemeente moet ook voor hen toegankelijk zijn. In een gezamenlijke aanpak van de problematiek kan dit succesvol zijn, anders zal tweedeling verder doorzetten.

De Christenunie  geeft aan dat dit aansluit op een eerder betoog. Er is een rapport uitgekomen van de WRR over digitale zelfredzaamheid. Dat gaat in op onvermogen bij een deel van de bevolking om digitaal mee te komen, dat zien we te weinig terug in de I-Visie.

GroenLinks: vaak is er vanuit de techniek geredeneerd. De techniek moet behulpzaam zijn. (Elektronische) formulieren blijken soms moeilijk om in te vullen.

Voor medewerkers van de gemeente geldt hetzelfde als voor burgers: wanneer we een systeem gaan bouwen, gaan we hen dan opleiden hoe ze het systeem moeten gebruiken of kijken we wat zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen? Dit vraagt een andere manier van denken. Dat kan in een  implementatieplan worden opgenomen.

Volgens D66 gaat het gaat ook om benutten van voordelen van digitalisering. Social return of investments (SORI), bijvoorbeeld het digitaliseren door sociale werkvoorzieningen biedt kans. Dus vermeld dat expliciet.

De PvdA mist een doorkijk naar tactische en operationele aanpak. Daarmee worden een heleboel vragen beantwoord.  We zouden graag een voorbeeld willen zien van projecten over de aanpak van laaggeletterdheid of lage digitalisering. Hiermee wordt de visie doorleeft.

Het CDA is benieuwd hoe het College denkt over de bijlage ("Van Kelder tot bestuurstafel"). Kostenbeheersing in de vorm van samenwerking met Apeldoorn is een goede zaak. 

D66: we trapten eerder op de rem, i.v.m. onze zorg over het tempo. Dat is niet helemaal terecht, gezien we ons bewust zijn van uitdagingen, en de rol die ICT kan spelen. We zijn benieuwd naar landelijke ontwikkelingen naar samenwerkingen, en willen ons niet beperken tot alléén samenwerking met Apeldoorn.

CDA: de stip op horizon is vrij kort, 2 tot 3 jaar. Dit zou misschien 10 jaar moeten zijn?

BewustZW: gezien de hoge snelheid van ontwikkelingen is het gevaarlijk om een visie zo ver vooruit te plannen. 

CDA: wat we bedoelen: gaan we apparatuur of diensten afnemen? Dat laatste is een sterk opkomende ontwikkelingen, bijv. nu door Amazon.

Stadspartij: Iedereen meenemen is belangrijk, automatisering is niet door iedereen te bekostigen. We maken ons zorgen over het tempo, en mogelijke generatiekloof.

Burgerbelang: de visie is kaderstellend voor het informatiebeleid en de uitvoering. Dat laatste gaat over rol en positie van de gemeente. Dit moet messcherp geformuleerd worden. We sluiten niet uit dat we teksten mandateren.

CDA: we zijn optimistisch over resultaten van dit soort trajecten, als je kijkt naar andere landelijke voorbeelden. Samenwerking is een heel slim idee dat goed is voor Zutphen.

College: Antwoord op de vraag van D66: we zijn met deze visie niet te snel. Het doel is antwoord te geven op huidige en toekomstige vragen. We hopen hiermee grip te krijgen op informatie en hoe we mensen daarin willen meenemen. Het is hoogst noodzakelijk om hiermee te starten ook gezien de mogelijke nieuwe tweedeling.

De visie gaat over de manier waarop de gemeente wil omgaan met informatievoorziening. De consequenties voor mensen, hoe zij toegang krijgen,  en hoe zij hiermee om gaan ligt hierbuiten.

ChristenUnie: dit vinden we vreemd, dat het ontbreekt, omdat in de centrale doelen van de gemeente de zorg voor de zwakke burger is opgenomen. 

College: begrijpt dat dit zo kan overkomen. Wil 3 zaken meegeven:

- Producten van gemeentes worden digitaal. Begeleiding van inwoners in omgang is noodzakelijk.

- Digisterker in combinatie met Taalhuis: hierin wordt geïnvesteerd in taal- en digitale vaardigheden.

- Bestuur zal bij nieuwe vormen van inspraak, zoals bij de Participatievisie, rekening moeten houden met mensen die niet beschikken over digitale vaardigheden.

Wanneer je deze visie aanneemt, heeft dit gevolgen voor alle beleidsterreinen. Zoals privacy of het opstellen voor een Burgerbegroting.

De I-Visie heeft als uitgangspunt dat wensen en zoekgedrag altijd het uitgangspunt moet zijn bij de ontwikkeling van onze dienstverlening. De vraag van de gebruiker staat centraal. 

SORI staat in de visie genoemd. Digiwerkt in Deventer is daar een voorbeeld van.

Stip op horizon van het CDA: is inderdaad een van de belangrijkste dilemma's. We staan aan het begin van het gesprek. We komen met een aantal dilemma's in aanraking, die kunnen leiden tot een herijking van onze visie op informatie.

Een visie op hoofdlijnen kunnen we niet over een langere tijd vaststellen. We kunnen ons niet vastpinnen op een periode van 10 jaar gezien de snelheid van de ontwikkelingen. Dus daarom is gekozen voor een periode van 2-3 jaar. 

Wat ontbreekt nog bij medewerkers? Hiervoor geldt hetzelfde als bij inwoners: de ene persoon kan wel gemakkelijk meekomen, maar een ander nog niet. We hopen dit deels op te vangen met opleiding. Competenties van medewerkers wijzigen ook en voor hen die niet mee kunnen komen, is het van belang dat zij geschikt werk kunnen blijven uitoefenen.

GroenLinks stelt voor om de kans te pakken bij de i-Visie om de processen vriendelijk te maken voor de gebruikers en medewerkers.

CDA sluit zich hier bij aan. Betekent de samenwerking met Apeldoorn (en het vertrek van ICT) dat je de rest van de organisatie laat zoals deze nu is?

College antwoordt dat dit verkeerd begrepen is. We gaan samenwerking aan met gemeente Apeldoorn, omdat we het straks niet meer alléén kunnen. ICT is niet beperkt tot 1 afdeling, maar van de hele organisatie. Onze organisatie wordt versterkt in de omgang met informatie. 

Mevrouw Sloetjes complimenteert de raadsleden voor de discussie die wordt gevoerd naar aanleiding van de visie. De visie is een kompas om mee aan het werk te gaan. Zij vertelt dat er inmiddels hard wordt gewerkt aan de optimalisatie van de gemeentelijke processen. 

Ook een digitaliseringstraject biedt kansen. Vanuit KING wordt volledig ingezet op landelijke samenwerking. Waar het kansen biedt, sluiten we ook aan. De behoefte wordt steeds groter, omdat we samen meer kunnen dan alleen. Dit geldt ook van de aanpak van de tweedeling. Dit geldt ook voor de samenwerking met Taalhuis en Digisterker. 

Voorzitter vraagt aan CDA: is hiermee de vraag voldoende beantwoord?

Het College: De samenwerkingsgesprekken binnen de regio hebben alleen resultaten met Apeldoorn opgeleverd. We hopen dat anderen zich hierbij aan willen sluiten. De verwachting is dat na het aangaan van de samenwerking, over 2/3 jaar een volgende stap kan worden gezet. 

Burgerbelang: Word de visie aangescherpt op de rol van de gemeente? Kan de uitvoeringsagenda gepresenteerd en besproken worden?

Het College: Is het de vraag of we de visie gaan we aanscherpen?  Of volgt er anders een amendement?

Burgerbelang: Het is een handreiking aan het college.

Het College doet de suggestie dat er een extra beslispunt wordt opgenomen in het raadsbesluit. Omdat we inderdaad zien dat we rekening moeten houden met de ontwikkelingen.  Er moet altijd klantcontact zijn voor bepaalde groepen, evenals bij participatie. Informatie kan niet alleen digitaal beschikbaar zijn. Dit krijgt zijn uitwerking in de uitvoeringsagenda.

Burgerbelang: we gaan deze alinea zorgvuldig lezen. 

Voorzitter: Het presidium zal worden voorgesteld de uitvoeringsagenda in het forum te bespreken.

D66 kijkt  uit naar het uitvoeringsplan.

College: voordat het uitvoeringsplan kan worden bekeken, moet de I-Visie eerst vastgesteld worden.

CDA: had begrepen dat er nog een financiële bijlage zou komen. 

College: De vertaling daarvan zit in de voorjaarsnota. De kosten worden geschat op 400.000 euro, gedekt vanuit reserve. 

ChristenUnie: zijn er formatieve voordelen? Komt dit ergens terug?

College: Dit zou zo kunnen zijn maar dat is een valkuil. In afgelopen jaren is dat geprobeerd, maar vaak niet gelukt. In de I-Visie is expliciet geen formatie reductie opgenomen.

GroenLinks is hiermee zeer blij.

Na het horen van de reacties concludeert de voorzitter dat het plan ter besluitvorming naar de Raad kan en sluit de vergadering. 

Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad

Behandeld in Raad 22 mei 2017 (21:30 - 23:00) Naar boven

Verslag van de vergadering

Besluit

Aangenomen
Aantal stemmen voor: 26
Geen amendementen ingediend