Pagina delen

Hanzehof, aankoop vastgoed, verhuur pand, culturele exploitatie

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

  1. Het besluit van het college om het Theater en congrescentrum Hanzehof in eigendom te verwerven voor een bedrag van € 6.815.100 door middel van het aangaan van bijgevoegde koopovereenkomst, goed te keuren.
  2. Het besluit van het college om bijgevoegde huurovereenkomst gebouwdeel Hanzehof aan te gaan, goed te keuren.
  3. Het besluit van het college om de bijgevoegde huurovereenkomst Hanzehof gebouwdeel Muzehof aan te gaan, goed te keuren.
  4. Kennis te nemen van bijgevoegde cultuurbegroting Hanzehof, theater en buitensociëteit.
  5. Een krediet beschikbaar stellen van € 6.815.100 voor de aankoop van het theater en congrescentrum Hanzehof.
  6. De kapitaallasten van deze investering voor 2022 van € 535.000 voor een bedrag van € 311.200 te dekken uit de algemene reserve en het restant € 223.800 uit de vrijval van de kapitaallasten (zie begrotingswijziging).
  7. Een jaarlijks budget beschikbaar te stellen van € 38.000 voor specifiek theatertechnische onderhoudskosten en dit te dekken uit de reserve Hanzehof.
  8. De begroting 2022 te wijzigen conform bijgevoegde begrotingswijziging (2022-11).

Inhoud

Inleiding

In december 2020 hebben wij als college besloten de grond en opstallen van de Hanzehof over te nemen. Hieraan ten grondslag lag een advies van AEF 2020 en een eerder advies van BMC in 2018. In de voorjaarsnota 2021 heeft de gemeenteraad besloten ons de ruimte te geven het vastgoed van de Hanzehof over te nemen voor € 7,4 mln., mits is voldaan aan het collegebesluit van 8 december 2020. Concreet houdt dit in dat voorwaarden en afspraken uitmonden in een koopovereenkomst, huurovereenkomst en nieuwe subsidieafspraken. De gemeenteraad heeft daarbij eveneens besloten dat hij vooraf deze voorwaarden en afspraken ter goedkeuring wil zien (zie bijlage één, amendement met amendementnr. 2021-A0006).

Inmiddels hebben wij een koopovereenkomst en een huurovereenkomst uitgewerkt met de Stichting Theater en Congrescentrum Hanzehof (hierna: de stichting Hanzehof). Daarnaast zijn nieuwe subsidieafspraken gemaakt met de stichting Hanzehof op basis van een nieuwe cultuurexploitatie en aangepaste bedrijfsvoering door de stichting Hanzehof. De exploitatie is ontvlochten van kruissubsidies, het vastgoed en het beheer van de Hanzehal. Hiermee is inzichtelijk geworden: de werkelijke kostprijs van de culturele exploitatie van de stichting Hanzehof, de werkelijke kosten van onderhoud en instandhouding van het vastgoed en de werkelijke kapitaallasten van het vastgoed.

Beoogd effect

Het beoogde effect is het overnemen van het vastgoed in lijn van de eerdere adviezen en het raadsbesluit, het aangaan van een nieuwe huurovereenkomst met de stichting Hanzehof, het ontvlechten van de cultuurexploitatie van het vastgoed, het vastgoedonderhoud en de kapitaallasten, het inzichtelijk maken en het kunnen begroten op basis van werkelijke kosten.

De schouwburg, het theater en de buitensociëiteit zijn belangrijke functies voor de gemeente Zutphen. Wij vinden het belangrijk dat deze goed, eigentijds, met betekenis en samen met bewoners en partnerorganisaties functioneren en toekomstperspectief hebben. Het management van de Hanzehof kan met de overname van het vastgoed zijn blik volledig richten op de culturele en artistieke bedrijfsvoering.

Argumenten

1.1 De gemeente Zutphen en de stichting Hanzehof hebben overeenstemming bereikt over de overname van het vastgoed voor een bedrag van € 6,815.100.

De overeenstemming heeft geleid tot een koopovereenkomst (zie bijlage twee, koopovereenkomst). De boekwaarde van het pand is uitgezocht. Er is overleg geweest met de leningverstrekkers en de accountants van beide partijen. De leningen gekoppeld aan het pand worden overgenomen door de gemeente Zutphen. Met de overname verdwijnen boekhoudkundig de aan het vastgoed gekoppelde leningen en het vastgoed zelf van de balans van de stichting Hanzehof.

1.2 Het vastgoed komt voor € 6.815.100 op de gemeentelijke balans in een afzonderlijke balansentiteit.

Met de accountant is overleg gevoerd over de waardestelling van het vastgoed. Omdat het maatschappelijk vastgoed betreft, kan dit voor de overnameprijs op de balans worden geplaatst. Afgesproken is het vastgoed voor de duur van vijf jaar in een afzonderlijke balansentiteit te plaatsen, los van de overige vastgoed-portefeuille. De reden om het in een afzonderlijke balansentiteit te plaatsen is dat het een omvangrijk pand betreft met een grote opgave in beheer en onderhoud voor de komende vijf jaar. We willen dit specifieke vastgoed goed in beeld houden en op orde brengen alvorens het toe te voegen aan de gemeentelijke vastgoedportefeuille.

1.3 Het vastgoed moet in 14 jaar worden afgeschreven.

Met de accountant is overleg gevoerd over de te hanteren afschrijvingstermijn van het vastgoed (zie ook amendement 2021-A0008). De afschrijvingstermijn is vastgesteld op 14 jaar, gelijk aan de eerdere termijn van de lening die de gemeente is aangegaan ten tijde van de realisatie van de theatertoren. Deze relatief korte afschrijvingstermijn heeft relatief hoge kapitaallasten tot gevolg van € 535.000 per jaar, maar betekent ook dat de gemeente over 14 jaar vrij is van kapitaallasten op de investering. Alhoewel het financieel fors zou schelen, is er geen rechtmatige basis om een langere afschrijvingstermijn te hanteren.

2.1 De stichting Hanzehof huurt als hoofdhuurder het gehele pand van de gemeente Zutphen.

De gemeente Zutphen en de stichting Hanzehof hebben overeenstemming bereikt over de huur van het pand (zie bijlage drie, huurovereenkomst panddeel Hanzehof). In het principebesluit tot aankoop in 2020 heeft het college als uitgangspunt gehanteerd dat de stichting Hanzehof als hoofdhuurder optreedt. Daarmee wordt voorkomen dat de gemeente Zutphen met eventuele onderhuurders afzonderlijk in overleg moet over huur van het pand. De stichting Hanzehof en de gemeente Zutphen hebben afgesproken dat bij langdurige onderverhuur er voorafgaand goedkeuring aan de gemeente wordt gevraagd.

2.2 De stichting Hanzehof huurt het pand op basis van maatschappelijke huur.

De gemeente heeft een taxatie laten verrichten naar de maatschappelijke huurwaarde. De huurwaarde bedraagt € 248.000 van het totale pand op jaarbasis. Deze huur wordt jaarlijks geïndexeerd. De huur brengt de gemeente Zutphen in rekening bij de stichting Hanzehof. Een deel van de huur rekent de stichting door aan haar onderhuurder stichting Muzehof. De stichting Hanzehof heeft de huurkosten- en opbrengsten verwerkt in haar nieuwe cultuurbegroting.

3.1 De stichting Hanzehof huurt als hoofdhuurder ook het deel van het pand waar de Muzehof in is gevestigd.

De gemeente Zutphen en de stichting Hanzehof hebben overeenstemming bereikt over de huur van het deel van het pand waar de Muzehof in is gevestigd (zie bijlage vier, huurovereenkomst panddeel Muzehof). De stichting Muzehof maakt gebruik van circa 1/5 van het pand. De hoofdhuurder Hanzehof huurt van de gemeente Zutphen het panddeel waar de Muzehof in is gevestigd en verhuurt dit panddeel onder aan de stichting Muzehof. Met bijgevoegde huurovereenkomst kan de stichting Hanzehof op fiscaal juiste wijze het panddeel aan de Muzehof verhuren. Deze wijze van verhuur passen we als gemeente in meerdere situaties toe, waaronder bij ’t Warnshuus (waar het Zutphens Sport- en Accommodatiebedrijf BV (ZSA BV) de hoofdhuurder is).

3.2 De stichting Muzehof krijgt financieel dezelfde maatschappelijke huurbasis als de stichting.

De stichting Muzehof betaalt momenteel een hogere huurprijs aan de stichting Hanzehof dan de maatschappelijke huurbasis die de gemeente op grond van taxatie berekent. Na overname wordt de huurbasis voor beide maatschappelijke gebruikers gelijk getrokken. Dit betekent dat de stichting Muzehof lagere lasten krijgt en de stichting Hanzehof lagere opbrengsten. Dit verschil bedraagt € 47.000 op jaarbasis en wordt gecorrigeerd in de jaarlijkse gemeentelijke subsidies aan beide stichtingen. Dit is budgettair neutraal, maar betekent dat een indirecte subsidiëring van de gemeente aan de stichting Hanzehof via de jaarlijkse subsidie aan de stichting Muzehof verdwijnt.

4.1 De stichting Hanzehof heeft een nieuwe cultuurexploitatie opgezet in overleg met de gemeente.

Het afgelopen half jaar heeft het nieuwe management van de stichting Hanzehof een nieuwe cultuurbegroting uitgewerkt (zie bijlage vijf, begroting Hanzehof Theater en Buitensociëteit). Het betreft een begroting die inzicht geeft in de structurele exploitatie (2022 – normaal, gecorrigeerd voor COVID-19) en inzicht geeft in de exploitatie als gevolg van COVID-19 (2022 – COVID-19). Voor de structurele subsidieafspraken gaat de gemeente uit van de voor COVID-19 gecorrigeerde situatie. De stichting Hanzehof heeft in de afgelopen periode een herstructurering doorgevoerd waarbij de omvang van het personeelsbestand van het theater is ingekrompen met 3 fte.. Daarnaast heeft de stichting Hanzehof het beheer van de Hanzehal in overleg met de gemeente Zutphen per 1 januari 2022 aan de ZSA BV overgedragen, inclusief de aan de Hanzehal verbonden personeelsleden. De financiële effecten hiervan zijn verwerkt in de begroting. Dit betreft zowel een verlaging van personeelslasten als gevolg van de inkrimping als een verlaging van inkomsten uit de beheervergoeding en horecaopbrengsten van de Hanzehal.

4.2 De ontvlechting geeft een reëel beeld van de kosten van de culturele exploitatie.

De gebouwgebonden kosten, het onderhoud, de subsidie en de kapitaallasten zijn uit de exploitatie van de Hanzehof gehaald. Op basis hiervan heeft de Hanzehof een nieuwe cultuurexploitatie opgesteld. De inzet van middelen voor beheer, onderhoud en instandhouding van het vastgoed hebben de afgelopen jaren structureel bijgedragen aan de culturele exploitatie, zoals eerder ook geconstateerd door BMC en AEF. Dit is met kennisgeving van en goedkeuring door de gemeente Zutphen gebeurd. Met de ontvlechting krijgen we concreet zicht op de werkelijke kosten van de culturele bedrijfsvoering.

4.3 De stichting Hanzehof ziet mogelijkheden voor verbeterde programmering en werkt deze uit.

Het nieuwe management van de stichting Hanzehof ziet verdere mogelijkheden voor verbetering van de programmering binnen en buiten zijn organisatie. Dit zet hij momenteel, binnen alle beperkingen die er zijn, in met nieuwe evenementen, ruimere programmering in de buitensociëiteit, het theater en het omliggende terrein, grotere exposure naar bewoners, in de wijken en met nieuwe samenwerkingsverbanden. De verwachting is dat dit een positief effect heeft op de cultuurexploitatie.

4.4 De stichting hanteert tariefdifferentiatie voor niet-commerciële, kleine en lokale gebruikers en Amateurgezelschappen.

Deze werkwijze past bij de filosofie van de cultuurnota waarbij de Hanzehof wordt ingezet als laagdrempelig podium voor gebruikers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om voorstellingen van scholen, kleinere theatergezel-schappen of oefensessies. De compensatie hiervan wordt begroot op € 54.000 op jaarbasis. Deze compensatie wordt bekostigd uit de beschikbaar gestelde middelen van de Cultuurnota. Door middel van een administratie maakt de stichting het werkelijke gebruik en de gehanteerde gebruikstarieven inzichtelijk en controleerbaar. De inzet van de middelen uit de Cultuurnota zijn onderdeel van de te maken prestatieafspraken in de subsidiebeschikking.

4.5 Gemeente en stichting hebben een demarcatie afgesproken over wie waarvoor verantwoordelijk is voor wat betreft beheer en onderhoud.

De stichting Hanzehof is als huurder verantwoordelijk voor een deel van de vervanging van specifieke theatertechnische zaken (theaterverlichting, geluidstechniek, podiumtechniek) en klein onderhoud (binnenschilderwerk, stoffering). De demarcatie is vastgelegd in en onderdeel van de huurovereenkomst. De jaarlijkse kosten van vervanging van specifieke theatertechnische zaken zijn berekend op een afschrijving van € 38.000 per jaar. De kosten van klein onderhoud voor de huurder bedragen € 40.000 per jaar. Beide posten zijn opgenomen in de nieuwe begroting van de stichting Hanzehof.

4.6 De stichting Hanzehof heeft een onderhoudvoorziening van € 620.000 die in wordt gezet voor theatergebonden investeringen en onderhoud.

In de afgelopen jaren heeft de stichting Hanzehof een voorziening voor onderhoud opgebouwd. Fiscaal gezien is het niet verstandig deze vrij te laten vallen. Wel vinden de stichting Hanzehof en wij als college dat deze (publieke) middelen ingezet moeten worden voor benodigde cultuur- en theatergebonden investeringen. Met de stichting Hanzehof is afgesproken dat € 320.000 ingezet wordt voor de aanpassing van de klimaat-installatie aan de buitensociëteit. Dit komt de exploitatie van deze zaal ten goede. Ook de kosten voor klein onderhoud, geraamd op € 40.000 per jaar, worden gedekt uit de bestaande voorziening. De werkelijke bestedingen uit de voorziening, welke is geoormerkt voor onderhoud, verantwoordt de stichting Hanzehof jaarlijks via de jaarrekening. De besteding van de middelen is vastgelegd in het meerjarenonderhoudsplan.

4.7 De nieuw berekende benodigde subsidie in de cultuurexploitatie bedraagt € 1.092.500 op basis van de structurele begroting (2022-COVID-19 gecorrigeerd).

De nieuwe berekende cultuursubsidie bedraagt € 1.092.500 op basis van de structurele begroting 2022, COVID-19 gecorrigeerd. Hierin is taakstellend opgenomen de korting van € 31.522 (vanuit de Cultuurnota).

4.8 Op basis van de nieuwe cultuurbegroting maken wij subsidie- en prestatieafspraken.

De cultuurbegroting van de stichting Hanzehof vormt de basis voor een nieuwe subsidiebeschikking. Samen met de stichting Hanzehof maken we bijbehorende prestatieafspraken, in lijn van de recent vastgestelde Cultuurnota en aanvullende afspraken zoals het laagdrempelige karakter van de podia en de verdere samenwerking met partners.

5.1 Voor de aankoop is een krediet nodig van € 6.815.100.

Om de aankoop te kunnen verrichten is een krediet nodig van € 6.815.100.

6.1 De aankoop heeft kapitaallasten tot gevolg.

Deze zijn berekend op € 535.000 per jaar voor de duur van 14 jaar. De dekking van de kapitaallasten is verwerkt in de bijgevoegde begrotingswijziging. De vermindering van de begrote subsidie aan de stichting Hanzehof en kapitaallasten van de lening, zijnde € 223.800, wordt als dekking gebruikt voor de kapitaallasten van de aankoop van de Hanzehof. Het restant van € 311.200 wordt gedekt door de algemene reserve. Deze dekking is verwerkt in de bijgevoegde begrotingswijziging (zie bijlage zes, begrotingswijziging 2022-11).

7.1 De dekking van de jaarlijks benodigde € 38.000 voor de specifiek theatertechnische zaken komt uit de reserve Hanzehof.

In de doorrekening van de Brinkgroep zijn deze kosten meegenomen. Het is dan ook logisch om deze jaarlijks berekende kosten te dekken uit de reserve onderhoud Hanzehof (€ 937.500). Voor deze dekking is een begrotingswijziging nodig. In de bijgevoegde begrotingswijziging is deze jaarlijkse onttrekking weergegeven en meegenomen (zie bijlage zes, begrotingswijziging 2022-11). Na onttrekking hiervan resteert € 899.500 in de reserve onderhoud Hanzehof.

8.1 De begroting moet gewijzigd worden overeenkomstig de werkelijke kosten van de culturele exploitatie, de eigendomsgebonden kosten en kapitaallasten.

De huidige begroting van de gemeente gaat uit van een subsidie aan de Hanzehof van € 1.296.200 mln. voor cultuur, eigendomsgebonden kosten en kapitaallasten. De gemeente ontvangt € 257.000 terug uit deze subsidie als rentebetaling op de gemeentelijke lening. De netto gemeentelijke begroting bedraagt daarmee op dit moment € 1.039.200 mln.. De nieuwe begroting gaat uit van € 1.451.400 mln. voor cultuur, eigendomsgebonden kosten en kapitaallasten; dit is een reële begroting. De structurele werkelijke kosten zijn daarmee € 412.200 hoger dan nu begroot. Een en ander is weergegeven in onderstaande tabel.

2022

Structurele kosten Hanzehof na aankoop pand

huidige begroting

nieuwe begroting

verschil

Cultuur

Subsidie

1.296.200,00

1.092.500,00

-203.700,00

 

Vervallen rente inkomsten

   -257.000,00

                         -  

   257.000,00

 

 

 

 

 

 

Subtotaal

1.039.200,00

1.092.500,00

     53.300,00

 

 

 

 

 

pand

Belastingen, eigenaarsdeel

 

       31.900,00

     31.900,00

 

Premie verzekeringen

 

       40.000,00

     40.000,00

 

Kapitaallasten

 

     535.000,00

   535.000,00

 

Huurinkomsten

 

   -248.000,00

-248.000,00

 

Subtotaal

                         -  

     358.900,00

   358.900,00

 

 

 

 

 

 

Totaal

1.039.200,00

1.451.400,00

   412.200,00

 

 

 

 

 

Het verschil wordt van € 412.200 wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door het vervallen van de jaarlijkse rentebetaling, de werkelijke jaarlijkse kapitaallasten en de werkelijke kosten van de culturele exploitatie.

In de financiële paragraaf wordt nader ingegaan op de dekking. In de bijbehorende begrotingswijziging is dit uitgewerkt (bijlage zes, begrotingswijziging 2022-11).

8.2 De raad heeft in de Voorjaarsnota 2021 besloten om een deel van de berekende kosten van achterstallig onderhoud en verduurzaming te reserveren.

De Brinkgroep heeft in opdracht van ons een analyse verricht van de kosten van achterstallig onderhoud, de kosten van het op orde brengen van de theatertechniek en de benodigde verduurzaming van het pand. De kosten hiervan bedragen € 3.750.000 mln. en zijn onderbouwd in een uitgebreide analyse. In de voorjaarsnota heeft de raad besloten om een kwart hiervan, € 937.500, te reserveren. Dit is financieel niet in overeenstemming met de richtlijnen van de raad om de kosten die we kunnen voorzien op te nemen in de begroting (reëel begroten). Dit geeft een risico na overname van het pand.

Kanttekeningen

1. Het overnemen van het vastgoed betekent dat de gemeente Zutphen verantwoordelijk wordt voor beheer en onderhoud van het vastgoed.

Wij hebben de staat van het onderhoud van het pand en de kosten van het aanpakken van het achterstallig onderhoud inzichtelijk gemaakt. Dit is opgenomen in een analyse van De Brink groep. De raad heeft voor een deel middelen gereserveerd voor het incidenteel achterstallig onderhoud (€ 937.500 van de berekende
€ 3.750.000 mln. voor de periode 2022-2025 voor achterstallig onderhoud, vervangingskosten theatertechniek en verduurzaming). De raad heeft bij de toekenning van deze middelen aangegeven alleen ‘no regret’ maatregelen en noodzakelijke uitgaven te verrichten. In dit voorstel zijn de structurele lasten voor onderhoud nog niet geborgd. Daarover komen we terug via een afzonderlijk voorstel.

2. Het overnemen van het vastgoed van de Hanzehof betekent een toename van de te beheren gebouwen door team Grondzaken en Vastgoed.

De overname van het vastgoed van de Hanzehof is een aanzienlijke toename van de omvang van de te beheren gebouwen. Deze uitbreiding kan niet worden opgevangen binnen de huidige formatie. Berekend is dat er 1 fte. extra nodig is om het gebouw goed te beheren. Deze formatieuitbreiding vindt plaats nadat het gebouw is overgenomen en nemen wij in de gemeentelijke formatieberekening en loonsom mee. Momenteel wordt tijdelijk formatie ingehuurd omdat de voorbereiding al flink wat extra inzet betekent voor het team Grondzaken en Vastgoed.

3. De raad heeft slechts een kwart van de berekende kosten voor achterstallig onderhoud, vervangingskosten in theatertechniek en verduurzaming gereserveerd.

Mede met het oog op een mogelijke samenvoeging van culturele organisaties en grootschalige vernieuwing van het complex (verkenning Huis van de Stad) verrichten we enkel 'no regret' maatregelen en worden enkel het noodzakelijke achterstallig onderhoud verricht en noodzakelijke verduurzamingswerkzaamheden uitgevoerd.

4. De stichting Hanzehof heeft een zelfstandige verantwoordelijkheid voor de culturele bedrijfsvoering.

Het goed functioneren van de culturele bedrijfsvoering is in het belang van de gemeente Zutphen en het cultuurbeleid dat ze voert. De stichting heeft de verantwoordelijkheid voor de culturele bedrijfsvoering en heeft een subsidierelatie met de gemeente Zutphen. De stichting Hanzehof heeft er belang bij dat het pand goed past bij de culturele werkzaamheden die ze verricht. De stichting Hanzehof en de gemeente Zutphen werken daarom nauw samen en hebben per kwartaal bestuurlijk voortgangsoverleg.

Financiën

Zie hiervoor argument 5.1, 6.1, 7.1 en 7.2. We hebben de volledige reële structurele kosten in beeld gebracht van het vastgoed, de kapitaallasten en de cultuurbegroting (structurele exploitatie, COVID-19 gecorrigeerd). Voor het geheel is een aanvullende dekking nodig van € 412.200. Dit kan voor € 101.000 als volgt gedekt worden:

  1. Inzet € 54.000 uit de Cultuurnota voor de tariefdifferentiatie voor niet-commerciële, kleine en lokale gebruikers en amateurgezelschappen
  2. Verschuiving € 47.000 binnen de Cultuurbegroting van gereserveerde middelen voor de cultuurbegroting Muzehof naar de cultuurbegroting Hanzehof, vanwege lagere huurlasten Muzehof. Dit wordt verwerkt in samenspraak met de Muzehof en de Hanzehof in de betreffende subsidie-beschikkingen en prestatieafspraken.

In de nieuwe situatie vallen de huidige kapitaallasten welke de gemeente subsidieert aan de Hanzehof vrij (€ 544.000). Deze vrijval wordt ingezet voor kosten die de gemeente straks heeft als pandeigenaar en de nieuwe cultuursubsidie aan de Hanzehof. € 223.800 van de vrijval wordt ingezet ter dekking van de nieuwe kapitaallasten. Dekking van het resterende deel van € 311.200 wordt voorgesteld uit de algemene reserve voor 2022. Hiermee is dekking voor de gemeentelijke kapitaallasten van de aankoop van het pand van € 535.000 voor 2022.

Voor de periode vanaf 2023 wordt de benodigde dekking meegenomen in de begrotingsbesprekingen.

De benodigde begrotingswijziging is toegevoegd in de bijlage (bijlage zes, begrotingswijziging).

In de begrotingswijziging is eveneens meegenomen de onttrekking van € 38.000 voor specifiek theatertechnische onderhoudskosten uit de reserve onderhoud Hanzehof (€ 937.500). Na onttrekking hiervan resteert € 899.500 in deze reserve.

De gemeente heeft een restant investeringsbudget noodscenario Hanzehof (investeringsnr. 7550001). De omvang van dit budget is momenteel € 276.000. Deze middelen zijn bedoeld voor ‘no regret’ en noodzakelijk beheer en onderhoud Hanzehof / buitensociëteit.
De gemeente ontvangt € 257.000 als rentebetaling op de gemeentelijke lening van de Hanzehof. Dit bedrag wordt nu meegenomen als tekort op de aankoop van de Hanzehof. In onze begroting wordt dit bedrag als dekking gebruikt voor de rente-toerekening aan de investeringen (de renteomslag). De werkelijke effecten voor de renteomslag voor 2023 worden meegenomen bij het opstellen van de begroting 2023.

Risico’s

Er is uitgebreid bouwtechnisch onderzoek gedaan naar de onderhoudstoestand van het pand en het achterstallige onderhoud. Het is een pand met verschillende bouwjaren, waarbij nieuwbouw met oudbouw is geïntegreerd. Bouwkundig gezien zijn er daarmee risico's en onvoorziene zaken die pas naar voren komen bij daadwerkelijke uitvoering van het onderhoud.

Wij hebben een doorrekening laten verrichten naar het achterstallig onderhoud, de benodigde vervangingsinvesteringen in de theatertechniek en de kosten van verduurzaming van het pand. Deze doorrekening is toegelicht in de Voorjaarsnota. De totaal berekende kosten hiervan bedragen € 3.750.000 mln. (prijspeil 2021). De raad heeft een kwart van deze berekende kosten gereserveerd in een onderhoudsreserve, zijnde € 937.500. Het gedeeltelijk reserveren van volledig berekende kosten voor achterstallig onderhoud, benodigde theatertechnische vervangingsinvesteringen en kosten van verduurzaming brengt risico's met zich mee en er wordt afgeweken van eigen richtlijnen rondom reëel begroten.

De stichting Hanzehof heeft een structurele begroting opgesteld die uitgaat van een normale situatie. Dit is gedaan om zicht te krijgen op de structurele subsidie en structurele bedrijfsvoering. COVID-19 heeft dit jaar en de komende jaren effect op de bedrijfsvoering en exploitatie. Zo is er door corona een significant groter risico dat geplande voorstellingen niet doorgaan of verkochte kaarten teruggevorderd worden of wettelijk terugbetaald moeten worden indien productiebedrijven vanwege financiële redenen moeten stoppen. Het management van de stichting Hanzehof stuurt waar dat mogelijk is in programmering en contractering van producties en voorstellingen, om de risico’s zo veel mogelijk te beheersen. De effecten van corona COVID-19 worden afzonderlijk berekend en worden afzonderlijk geadministreerd ten behoeve van eventuele aanvragen van COVID-19 ondersteuningsmiddelen.

Communicatie en uitvoering

Na een positief raadsbesluit volgt formele overdracht per 1 maart 2022. Vanaf dat moment maakt het pand onderdeel uit van de gemeentelijk te beheren en onderhouden panden. Met de verzekeraar is contact gelegd dat het pand in de verzekering komt per datum overdracht.

Na overdracht volgt gelijktijdig het aangaan van de huurovereenkomst.

Na overdracht worden de nieuwe subsidieafspraken geformaliseerd met een nieuwe subsidiebeschikking voor de cultuursubsidie. Hierin komen prestatieafspraken te staan, waaronder over de laagdrempeligheid van de Hanzehof als podium van de stad en de inzet van de aanwezige voorziening voor de investeringen in de buitensociëteit en het klein onderhoud.

Evaluatie

Het pand wordt voor de duur van vijf jaar vanaf datum overdracht afzonderlijk op de balans geplaatst. Gezien de grootte van het pand, de benodigde investeringen de komende tijd aan beheer en onderhoud rapporteren wij in de planning- en controlcyclus de voortgang regelmatig terug in de toelichting aan de gemeenteraad.

Bijlagen

Bijlage één, amendement met amendementnr. 2021-A0006;
Bijlage twee, koopovereenkomst theater en congrescentrum Hanzehof;
Bijlage drie, huurovereenkomst panddeel Hanzehof;
Bijlage vier, huurovereenkomst Hanzehof panddeel Muzehof;
Bijlage vijf, begroting Hanzehof Theater en Buitensociëteit;
Bijlage zes, begrotingswijziging (2022-11).

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2022-0015

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 26 januari 2022 met nummer 114047



b e s l u i t :

  1. Het besluit van het college om het Theater en congrescentrum Hanzehof in eigendom te verwerven voor een bedrag van € 6.815.100 door middel van het aangaan van bijgevoegde koopovereenkomst, goed te keuren.
  2. Het besluit van het college om bijgevoegde huurovereenkomst gebouwdeel Hanzehof aan te gaan, goed te keuren.
  3. Het besluit van het college om de bijgevoegde huurovereenkomst Hanzehof gebouwdeel Muzehof aan te gaan, goed te keuren.
  4. Kennis te nemen van bijgevoegde cultuurbegroting Hanzehof, theater en buitensociëteit.
  5. Een krediet beschikbaar stellen van € 6.815.100 voor de aankoop van het theater en congrescentrum Hanzehof.
  6. De kapitaallasten van deze investering van € 535.000 voor een bedrag van € 311.200 te dekken uit de algemene reserve en het restant € 223.800 uit de vrijval van de kapitaallasten (zie begrotingswijziging).
  7. Een jaarlijks budget beschikbaar te stellen van € 38.000 voor specifiek theatertechnische onderhoudskosten en dit te dekken uit de reserve Hanzehof.
  8. De begroting 2022 te wijzigen conform bijgevoegde begrotingswijziging (2022-11).

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Forum van 7 februari 2022 Naar boven

Toelichting griffie

Raadsadviseur:

Datum 07-02-2022 Tijd 20:30 - 22:00
Zaal
Behandeling
Oordeelsvormend
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
A. van Dijk
Griffier
M.J.E. van den Berg-Platzer
Genodigden

Behandeld in Forum van 14 februari 2022 Naar boven

Toelichting griffie

Raadsadviseur:

Datum 14-02-2022 Tijd 19:00 - 20:30
Zaal
Behandeling
Oordeelsvormend
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
A. van Dijk
Griffier
M.J.E. van den Berg-Platzer
Genodigden

Behandeld in Raad 21 februari 2022 (19:30 - 23:00) Naar boven

Datum 21-02-2022 Tijd 19:30 - 23:00
Zaal
Voorzitter
A. Vermeulen
Griffier
A.V. Dewkalie