Financiële vergoeding gemeentelijke ombudsman gemeente Zutphen 2017

Inleiding/aanleiding

In de vergadering van 6 december 2011 heeft de raad besloten om een ombudsvoorziening in te stellen in de vorm van een gemeentelijke ombudsman. Daarbij heeft de raad tevens de Verordening financiële vergoeding ombudsman vastgesteld (in werking getreden op 1 januari 2012). Daarbij was de vergoeding gekoppeld aan tabel IV behorend bij het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.

Met ingang van 1 januari 2014 is de verordening gewijzigd, omdat gebleken was dat de vergoeding niet meer in verhouding stond tot de door de ombudsman aan ombudswerkzaamheden bestede uren. Bepaald is om voor een vereenvoudigde behandeling van een verzoekschrift aan de ombudsman € 100,- te vergoeden en voor volledige behandeling van een verzoekschrift met op schrift gestelde bevindingen € 370,-. Naast de gebruikelijke vergoeding voor de reiskosten op basis van het door de Belastingdienst vrijgestelde bedrag.

De herbenoeming van de ombudsman en zijn plaatsvervanger is een goede aanleiding om de Verordening financiële vergoeding ombudsman aan te passen, door middel van het intrekken van de nu geldende verordening en het vaststellen van een nieuwe verordening. Hiermee wordt de verordening in lijn gebracht met de inmiddels bestaande uitvoeringspraktijk.

Beoogd effect

Vaststellen van de Verordening financiële vergoeding gemeentelijke ombudsman gemeente Zutphen 2017. Daarmee staat de vergoeding voor de werkzaamheden weer in verhouding tot de door de ombudsman (of zijn plaatsvervanger) aan het ombudswerk te besteden uren. Daarnaast lopen de uitvoeringspraktijk en de verordening weer met elkaar in de pas.

Argumenten

1.1 De huidige verordening komt niet meer overeen met de uitvoeringspraktijk.

Bij uitingen van ongenoegen, signalen en vaak ook verzoekschriften hanteert de ombudsman (of zijn plaatsvervanger) vaak de informele aanpak, omdat dit de klager en het bestuursorgaan waarover wordt geklaagd in de praktijk meer genoegdoening brengt dan het geval zou zijn bij een formele aanpak van de kwestie.

In de praktijk heeft dit tot gevolg dat de ombudsman een verzoekschrift niet volledig behandelt inclusief op schrift gestelde bevindingen. De vergoeding voor een vereenvoudigde behandeling, die dan wel betaald zou moeten worden, doet in die gevallen echter niet altijd recht aan de door de ombudsman in de kwestie gestoken tijd. Dat geldt ook voor uitingen van ongenoegen of signalen die bij de ombudsman terecht komen. Vaak voert de ombudsman dan namelijk wel verschillende gesprekken met betrokkenen om het vertrouwen in en de relatie met de gemeente te herstellen bij de klager. In de praktijk wordt dit opgelost door soms 2 maal de vergoeding voor een vereenvoudigde behandeling te betalen; in een heel enkel geval wordt soms ook de vergoeding voor een volledige behandeling toegekend. Deze uitvoeringspraktijk komt daarmee echter niet overeen met wat er hierover in de verordening is bepaald.

1.2 De voorgestelde nieuwe verordening sluit aan op de uitvoeringspraktijk.

Voor een eenvoudige behandeling van een uiting van ongenoegen, een signaal of een verzoekschrift, waaronder tevens moeten worden begrepen een terug- of doorverwijzing, ontvangt de ombudsman een vergoeding van € 100,-. Hierbij bedraagt de behandeling minder dan 5 uur.

Bij een standaard behandeling ontvangt de ombudsman een vergoeding van € 200,-. De behandeling bedraagt in dit geval meer dan 5 maar minder dan 15 uur.

Bij een complexe behandeling ontvangt de ombudsman een vergoeding van € 400,-. In dit geval bedraagt de behandeling meer dan 15 uur.

Tot slot krijgt de ombudsman ook een vergoeding voor het redigeren én bespreken van het jaarverslag van in totaal € 200,-.

Per saldo werkt de nieuwe verordening naar verwachting budget-neutraal uit ten opzichte van de op dit moment geldende verordening. De reiskostenvergoeding blijft ongewijzigd.

1.3 De ombudsman heeft ingestemd met het voorstel om de verordening aan te passen.

Het voorstel om de oude verordening in te trekken en een nieuwe verordening vast te stellen, is voorgelegd aan de ombudsman en zijn plaatsvervanger. Beiden hebben aangegeven in te kunnen stemmen met de nieuw voorgestelde verordening.

Risico’s

Toename aantal uitingen van ongenoegen, signalen en verzoekschriften betekent een hogere aan de ombudsman uit te betalen vergoeding

Vanwege de decentralisaties binnen het sociaal domein kan de ombudsman meer uitingen van ongenoegen, signalen en verzoekschriften ontvangen. Het directe gevolg hiervan is dat de uit te betalen vergoeding aan de ombudsman hoger kan uitvallen dan voorheen. Tot op heden is deze stijging niet aan de orde geweest. Dat komt waarschijnlijk omdat de gemeentelijke vertrouwenspersoon in het sociaal domein een groot aantal zaken voor de ombudsman afvangt.

Als het aantal uitingen van ongenoegen, signalen en verzoekschriften vanaf 2018 onverhoopt sterk toeneemt, betekent dit een hogere aan de ombudsman (of zijn plaatsvervanger) uit te betalen vergoeding. Maar dit heeft dan niet zozeer te maken met de in deze verordening nieuw vastgestelde bedragen, maar met de toename sec van het aantal uitingen van ongenoegen, signalen en verzoekschriften bij de ombudsman. Een hogere uit te betalen vergoeding is ook aan de orde als de verordening niet aangepast zou worden. De verwachting is echter dat dit in de praktijk wel mee zal vallen.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

De vaststelling van de Verordening financiële vergoeding gemeentelijke ombudsman gemeente Zutphen 2017 wordt op de gebruikelijke wijze bekend gemaakt, zodat de verordening op 1 januari 2018 in werking treedt. Over de vaststelling van de verordening worden de ombudsman en de plaatsvervangend ombudsman geïnformeerd.

Rapportage/evaluatie

Als in de praktijk blijkt dat de vergoeding niet meer in verhouding staat tot de bestede tijd, dan wordt aan de gemeenteraad een voorstel tot aanpassing van de verordening voorgelegd.

Financiën

Voor de ombudsvoorziening is in de begroting 2017 een bedrag opgenomen van € 2.000,-. De kosten over het 1^e halfjaar van het jaar 2017 bedragen afgerond € 1.000,-. Voor het 2^e halfjaar van het jaar 2017 wordt dit op zijn vroegst in januari 2018 bekend.

Aan de ombudsvoorziening is in het jaar 2016 afgerond een bedrag van € 3.000,- besteed; in het jaar 2015 een bedrag van afgerond € 2.500,- en in het jaar 2014 afgerond een bedrag van € 2.000,-. In de begroting voor het jaar 2018 is een structureel bedrag van € 2.000,- opgenomen. Als blijkt dat er vanaf het jaar 2018 structureel meer aan de ombudsman en zijn plaatsvervanger vergoed moet worden, omdat zij vanwege de decentralisaties van taken in het sociaal domein meer uitingen van zorg, signalen dan wel verzoekschriften ontvangen en moeten behandelen, dan wordt dit meegenomen in de begroting voor 2019.

Het is niet de verwachting dat met de andere vergoedingssystematiek, zoals die nu wordt vastgelegd in de verordening, de kosten van de ombudsvoorziening navenant hoger worden. Hogere kosten kunnen ook een andere oorzaak hebben, zoals meer te behandelen uitingen van ongenoegen, signalen of verzoekschriften door de ombudsman. Dit is niet in alle gevallen te beïnvloeden. Mocht er sprake zijn van navenant hogere kosten in de toekomst, dan wordt de raad voorgesteld de begroting hierop aan te passen.

Bijlagen

1. De Verordening financiële vergoeding gemeentelijke ombudsman gemeente Zutphen 2017
2. De Verordening financiële vergoeding ombudsman (zoals vastgesteld bij besluit van 6 december 2011)
3. De Wijzigingsverordening Verordening financiële vergoeding ombudsman (1^e wijziging) (zoals vastgesteld bij besluit van 23 juni 2014)