Financiële kaderstelling van de raad richting het college

Onderwerp Financiële...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Financiële kaderstelling van de raad richting het college

Onderwerp Financiële kaderstelling van de raad richting het college
Programma01. Bestuur
ForumOordeelsvormend
Portefeuillehouder H. Matser
Inlichtingen bij Klaas Kamphuis / Göran Winters
587000 K.Kamphuis@zutphen.nl / G.Winters@zutphen.nl
Soort bevoegdheidKaderstellend
BeleidsvrijheidRuim
ProgrammabegrotingswijzigingNee
Het presidium stelt voor :
  1. de bijlage ‘Kaders gesteld door de raad van Zutphen’ bij dit raadsvoorstel als geldende kaders aan het college mee te geven bij het opstellen van raadsvoorstellen;
  2. het college op te dragen om de raad gedurende de periode van financieel herstel vier keer per jaar te rapporteren over de voortgang van de voorgenomen bezuinigingen, waarna in de daaropvolgende Burap c.q. de volgende financiële rapportage de technische verwerking volgt, waarin de consequenties van die inhoudelijke rapportage zijn meegenomen;
  3. de financiële verordening overeenkomstig de afgesproken kaders aan te passen en te laten accorderen door de raad. Daarnaast draagt de raad het college op jaarlijks te inventariseren of de financiële verordening aanpassing behoeft.
  4. het college te verzoeken om voor de bespreking van de Voorjaarsnota 2019 een overzicht op te stellen van huidige structurele lasten die momenteel nog uit reserves worden gedekt inclusief een onderbouwing van het tijdvak waarvoor deze wijze van dekking nog volstaat;
  5. de opstellers van dit voorstel te verzoeken met een advies te komen over de wenselijkheid:
    1. tot het al dan niet aanpassen van het aantal programma’s in de begroting
    2. om te gaan werken met een dashboard met financiële kencijfers;
    3. om bij beleidsvoorstellen voortaan een uitvoeringsplan met een doorrekening c.q. financiële paragraaf en eventueel mogelijke alternatieve scenario’s op te nemen;
    4. om te gaan werken met ‘Startnotities’ bij door de raad aangegeven of naar verwachting belangrijke onderwerpen;
    5. om het college te verzoeken jaarlijks bij de Jaarstukken inzicht te verschaffen in langer en korter lopende verplichtingen.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

De gemeente Zutphen verkeert financieel gezien in een lastige tijd. In de afgelopen periode heeft de raad, op voorstel van het college, lastige keuzes moeten maken om de begroting sluitend te krijgen.
Om het proces van financiële verbetering maximaal te ondersteunen is het advies opgepakt heldere financiële kaders op te stellen. Het is daarbij de insteek om zo breed mogelijk draagvlak binnen de raad te krijgen voor deze kaders. In drie bijeenkomsten zijn raadsleden uit zowel de coalitie als de oppositie bij elkaar gekomen om samen met de wethouder financiën en ondersteund door de concerncontroller en de griffier aan dergelijke financiële kaders te werken.

Beoogd effect

Duidelijke kaders op financieel gebied vastleggen aan de hand waarvan nieuwe voorstellen moeten worden opgesteld om daarmee beter weloverwogen keuzes te kunnen maken. Deze werkwijze helpt de gemeente weer financieel in balans te komen.

Een financieel gezonde gemeente is -los van welke politieke kleur de raad heeft- van groot belang om als gemeentebestuur zelf aan het roer te blijven staan.

Argumenten

1. Het is de taak van de raad om horizontaal toezicht te houden op het financieel beleid van de gemeente.

De gemeenteraad heeft horizontaal toezicht op het financieel beleid van de gemeente als wettelijke taak. Om dit horizontaal toezicht tot haar recht te laten komen is het belangrijk om samen met het college afspraken te maken inzake het financieel beleid. Op deze manier kan door de raad vooraf en achteraf getoetst worden of de voorstellen van het college in financieel opzicht voldoen aan de vooraf gestelde kaders en richtlijnen

2. De financiële positie van de gemeente Zutphen rechtvaardigt een hoge frequentie van rapportage.

De financiële situatie van de gemeente Zutphen is zorgelijk. De Algemene Reserve is ontoereikend om alle risico’s op te kunnen vangen en met name de lasten binnen het sociaal domein zijn structureel hoger dan de baten. Om het tij te keren is er een bezuinigingsprogramma opgesteld dat ertoe moet leiden dat in 2021 er weer sprake is van een structureel evenwicht tussen baten en lasten. Ook is het belangrijk dat de Algemene Reserve weer op voldoende niveau komt, zoals toegelicht in de bijlage behorend bij dit raadsvoorstel. Het is goed om de raad zeer regelmatig, namelijk vier maal per jaar, te informeren over de voortgang van dit proces waardoor de raad ook in staat is om vroegtijdig te reageren indien blijkt dat het bezuinigingsproces minder voorspoedig loopt dan geraamd.

3. De financiële verordening moet aansluiten op de vastgestelde uitgangspunten

In de financiële verordening van de gemeente Zutphen is beschreven welke kaders, uitgangspunten en richtlijnen voor de gemeente geldend zijn op dit moment. Indien de raad akkoord gaat met de in de bijlage opgenomen kaders zal de financiële verordening overeenkomstig dit besluit aangepast moeten worden. Deze aanpassing van de verordening zal worden voorgelegd aan de auditcommissie waarna de gewijzigde verordening wordt voorgelegd aan de raad, voorzien van een advies van de auditcommissie.

4. Verdere verbeteringen vragen uitwerktijd

De raadswerkgroep die bezig is geweest met het opstellen van financiële kaders, zoals in de bijlage verwoord, hebben ook nog andere ideeën en inzichten die de sturingsmogelijkheden van de raad verder zullen vergroten. De uitwerking hiervan vraagt meer tijd dan nu beschikbaar was. Het zou goed zijn om de komende tijd te gebruiken om de bestaande ideeën verder uit te werken en o.a. te toetsen op realiteit, haalbaarheid en relevantie. Over de voortgang hiervan zal op een later moment separaat worden gerapporteerd.

Kanttekeningen

  1. De praktijk zal moeten uitwijzen hoe omgegaan wordt met de opgestelde kaders

De gestelde, financiële, kaders zullen ons helpen om Zutphen weer financieel gezond te maken. Echter, het zal discipline vragen om de gestelde kaders conform afspraken te hanteren. In de praktijk kan het betekenen dat bestaande ambities moeten worden bijgesteld en dat in bepaalde gevallen voorstellen niet worden gehonoreerd omdat voorkeur wordt gegeven aan versterking van de financiële positie. Dit zal van raad, college en organisatie het nodige vragen.

  1. De kaders zijn een hulpmiddel

De financiële kaders, zoals verwoord in de bijlage, gaan ons helpen om Zutphen weer financieel gezond te maken. Daarbij moet wel goed bedacht worden dat de kaders een hulpmiddel zijn. Of Zutphen weer financieel gezond gaat worden hangt in hoge mate af van de realisatie van de voorgenomen bezuinigingen. Daarnaast is niet uit te sluiten dat Zutphen met nieuwe financiële tegenvallers te maken krijgt die de gemeente opnieuw op financiële achterstand zet.

Risico’s

Zoals onder kanttekening 1 is toegelicht is een risico dat in de praktijk de kaders niet of minder scherp worden gehanteerd dan bedoeld. Zutphen is een stad met ambities en realisatie van ambities kost geld. Echter, zolang de gemeente geen bepaalde reservepositie heeft zal voor realisatie van ambities minder middelen beschikbaar zijn. Het risico is aanwezig dat raad, college en organisatie de ambities toch boven een gezonde financiële positie stellen. Dit kan leiden tot het scenario van preventief toezicht door de provincie Gelderland

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Door de opstellers van het voorstel is aangegeven dat de raad meer grip en sturing wil op de financiën van de gemeente. Als mogelijk instrument is hiervoor het uitbreiden van het aantal programma’s binnen de begroting bedacht. Deze mogelijke uitbreiding van het aantal programma’s dient goed te worden doordacht en kan daarom als vervolgopdracht worden opgepakt. Indien de uitkomst van de nadere bespreking van dit idee inderdaad leidt tot uitbreiding van het aantal programma’s, zal dat plaatsvinden met ingang van het begrotingsjaar 2021.

Naast het onderzoeken van de uitbreiding van het aantal programma’s wordt ook onderzocht in hoeverre de grip en sturing door de raad verhoogd kan worden door gebruik te maken van een zogenaamd “dashboardoverzicht”. Daarin kan een aantal voor de raad relevante indicatoren eenvoudig worden gepresenteerd.

Rapportage/evaluatie

In de jaarstukken zal verslag gedaan worden van de mate waarin de gestelde kaders ook inderdaad zijn nageleefd in het desbetreffende verantwoordingsjaar.

Financiën

Er zijn geen directe financiële consequenties verbonden aan dit voorstel.

Bijlagen

- Kaders gesteld door de raad van Zutphen.

Stukken die ter inzage liggen

-

Bijlagen

Raadsvoorstel financiële kaders raad 2019 - bijlage reactie college
Presentatie financiële kaders 25 maart 2019
Raadsvoorstel financiële kaders raad 2019 - bijlage kaders gemeenteraad zutphen

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2019-0014

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het presidium van 11 maart 2019 met nummer 137691;



b e s l u i t :

  1. de bijlage ‘Kaders gesteld door de raad van Zutphen’ bij dit raadsvoorstel als geldende kaders aan het college mee te geven bij het opstellen van raadsvoorstellen;
  2. het college op te dragen om de raad gedurende de periode van financieel herstel vier keer per jaar te rapporteren over de voortgang van de voorgenomen bezuinigingen, waarna in de daaropvolgende Burap c.q. de volgende financiële rapportage de technische verwerking volgt, waarin de consequenties van die inhoudelijke rapportage zijn meegenomen;
  3. de financiële verordening overeenkomstig de afgesproken kaders aan te passen en te laten accorderen door de raad. Daarnaast draagt de raad het college op jaarlijks te inventariseren of de financiële verordening aanpassing behoeft.
  4. het college te verzoeken om voor de bespreking van de Voorjaarsnota 2019 een overzicht op te stellen van huidige structurele lasten die momenteel nog uit reserves worden gedekt inclusief een onderbouwing van het tijdvak waarvoor deze wijze van dekking nog volstaat;
  5. de opstellers van dit voorstel te verzoeken met een advies te komen over de wenselijkheid:
    1. tot het al dan niet aanpassen van het aantal programma’s in de begroting
    2. om te gaan werken met een dashboard met financiële kencijfers;
    3. om bij beleidsvoorstellen voortaan een uitvoeringsplan met een doorrekening c.q. financiële paragraaf en eventueel mogelijke alternatieve scenario’s op te nemen;
    4. om te gaan werken met ‘Startnotities’ bij door de raad aangegeven of naar verwachting belangrijke onderwerpen;
    5. om het college te verzoeken jaarlijks bij de Jaarstukken inzicht te verschaffen in langer en korter lopende verplichtingen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter,de griffier,

Forum van 25 maart 2019


Toelichting griffie:

Vanwege de onderlinge relatie zijn de Boardletter, de Adviesbrief van de Auditcommissie en het raadsvoorstel 'Financiële kaderstelling van de raad richting het college' samen in één vergadering geagendeerd.

De accountant is gevraagd om aan het begin van de vergadering de Boardletter toe te lichten, waarna de voorzitter van de Auditcommissie de adviesbrief van de Autditcommissie zal presenteren. Vervolgens zullen vragen vanuit het Forum worden beantwoord.

Daarna zullen twee van de vier leden (Yvonne ten Holder, Gerard Pelgrim, Abel van Dijken en Jasper Bloem) die gewerkt hebben aan het raadsvoorstel met financiële kaders de aanleiding, het doel, het doorlopen proces en de daarbij gemaakte keuzes toelichten, waarna de bespreking van het voorstel aan de orde is.


Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Datum: 25-03-2019
Tijd: 19:00 - 20:30
Zaal: Commissiekamer
Behandeling: Oordeelsvormend
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: F.J.G.M. Manders
Griffier: J Kerkhof

Aanwezig namensNaam
GroenLinksM Dolfing
SPM de Ridder
PvdAJ. Bloem
BurgerbelangH.J.M Verschure
D66R.G.M. Rutten
VVDG. Peteroff
CDAH Haringsma
StadspartijG.J.H. Pelgrim
BewustZWA. Verwoort
ChristenUnie

Portefeuillehouder(s): H. Matser
Publiek: 12 personen
Overig: Accountant, M. Schriks en J.E. Hagens

Verslag van de vergadering

Boardletter 2018

De voorzitter opent de vergadering. De voorzitter en de heer Van Vugt staan om te beginnen even stil bij het overlijden van de heer M. Knip. De heer Knip zou hier vanavond namens Deloitte zijn, maar is plotseling overleden. Dat is de reden dat dhr. Van Vugt hier vanavond aan tafel zit.

Mevr. Jongbloed: Er komen twee belangrijke punten naar voren in boardletter 2018. De eerste betreft de uitvoering van de aanbevelingen die Deloitte over de administratieve inrichting van de organisatie heeft gedaan. De gemeente heeft hierop een planning voor verbetering gemaakt. De basis is nog onvoldoende op orde. Deloitte constateert dat het nog niet tot uitvoering van de plannen is gekomen.

Het tweede punt betreft de financiële positie die sterk is verslechterd. Dit is een gevolg van uitgaven in het sociaal domein. Er is een verwachte negatieve reserve van € 2,5 miljoen. In september zijn bezuinigingsvoorstellen gedaan. Deloitte raadt de raad en de auditcommissie aan dit periodiek te volgen.

Advies auditcommissie bij boardletter 2018

Voorzitter Auditcommissie Marieke Schriks geeft een presentatie over het advies van de auditcommissie. De presentatie is bijgevoegd.

De voorzitter geeft gelegenheid tot het stellen van vragen aan de accountant, de auditcommissie en het college.

CDA: Er worden hoge kosten verwacht in verband met aanpassingen van ICT. Heeft het college daar al zicht op.

College: Er is nog geen zicht op.

D66: Is duidelijk waarom er nog zo weinig met de aanbevelingen is gedaan? Zit dit in kwaliteit of mankracht?

CDA: Waarom wordt er niet doorgepakt?

GroenLinks: Wordt er geprioriteerd in de aanpak en zijn er extra middelen nodig? Wat is de ambitie van het college met betrekking tot de aanbevelingen?

Burgerbelang: Kan het college toezeggen dat ze de adviezen uit de boardletter nu wel gaat opvolgen?

VVD: Waar staan we sinds het uitbrengen van de boardletter?

Deloitte: Geeft aan dat er een zware druk op de organisatie staat door het sociaal domein en door de bezuinigingen. Het laatste gesprek met de wethouder was plezierig en zeer constructief en er worden stappen gezet.

College: We zijn hard aan het werk. Er is pas eind 2018/begin 2019 echt aan de slag gegaan met de bevindingen. Dit is mede te wijten aan personele wisselingen op een aantal cruciale plekken in de organisatie. Het college benadrukt dat niet de indruk moet bestaan dat het zogezegd een zooitje is, wel moeten er verbeteringen worden doorgevoerd en moet de interne beheersing op orde worden gebracht. Er staan heel forse maatregelen te doen. Het tempo wordt daarbij bepaald door de beschikbare middelen. In april/mei presenteert het college het tijdpad voor de implementatie voor de komende jaren. Als er een cijfer aan gekoppeld moet worden staan we nu op een 5/5 ½ en het college wil naar een 7. Leg je de lat hoger, dan moeten er teveel middelen worden gestopt in control. Het college beseft terdege de ernst van de situatie en gaat met veel motivatie aan de slag.

BewustZW: Wat is er niet in control met betrekking tot de salarissen?

Deloitte: Salarissen staan in het overzicht genoemd als behorend tot de belangrijkste processen. Dit is geen proces waar bevindingen op zijn.

VVD: Er staat een opmerking over de beperkingen van het onderzoek van de accountant met betrekking tot fraude. Wat zou er kunnen zijn gerapporteerd als dit wel verder was onderzocht? Is het uitgesloten dat de negatieve resultaten het resultaat is van het niet hebben van fraudebeleid?

Deloitte: In de boardletter is aangegeven dat het onderzoek niet specifiek gericht is op fraude. Het gaat er om dat datgene wat in de jaarrekening staat een getrouwe weergave is. Daarbij geldt een marge van 1%. De opmerking over fraude houdt in dat het kan zijn dat er niet-integere handelingen kunnen voorkomen, waarmee afwijkingen binnen deze marge kunnen voorkomen. Zou er sprake zijn van materiële fraude, dan zou dit wel in het onderzoek terugkomen. Het heeft dan ook invloed op het beeld van de jaarrekening.

College: Fraude kun je nooit uitsluiten. Er is echter wel degelijk beleid om de risico’s op fraude te minimaliseren. Daarvoor wordt onder meer interne controles en het werken met het 4-ogen principe.

D66: Heeft de accountant een voorstel voor een monitoringsysteem?

Deloitte: Adviseert om een plan te maken voor prioritering van de maatregelen. Daarbij moeten keuzes worden gemaakt met betrekking tot tempo en budgetten. Dus maak duidelijk welke maatregel wordt uitgevoerd, met welk budget en wanneer. Om dit vervolgens te monitoren en ieder jaar een vast onderdeel te laten zijn van de boardletter. De afgelopen jaren heeft Zutphen met name veel geleund op de controle achteraf. Het is nu van belang deze controle meer in de interne processen te verwerken. Dan is de gemeente meer in control, hoeft er minder achteraf te worden verantwoord en is er eerdere signalering van afwijkingen.

PvdA: Kan de accountant adviseren hoe we de controles zo kunnen inrichten dat de we deze in de greep houden en toch voldoende ruimte houden om te vernieuwen.

Deloitte: Dat is niet eenvoudig te beantwoorden. Daarbij spelen ook factoren een rol als de centrumrol, de omvang van het aantal mensen dat een beroep doet op voorzieningen en het aantal en de aard van de contracten. Het valt wel op dat de omvang van de tekorten in het oosten kennelijk groter is; daar zou een samenhang in kunnen zitten. Er moet gekeken worden naar de indicatoren om de exploitatiebegroting sluitend te krijgen. Daarbij hoort ook een discussie over het lokale lastenniveau.

College: Het bezuinigingspakket staat op 6 mei op de agenda. De raad ontvangt hierover een memo en dit wordt behoorlijk zwaar gemonitord, zodat de raad kan zien wat goed gaat en wat niet.

Financiële kaderstelling van de raad

Jasper Bloem geeft een presentatie over het voorstel voor de financiële kaderstelling. De presentatie is bijgevoegd.

GroenLinks: Heeft twijfels of met dit voorstel niet de vernieuwing wordt tegengehouden. In het sociaal domein is ook innovatie nodig.

D66: Is ongelukkig met het benoemen van de uitzondering. Het is in strijd met al het bovenstaande. Dat moet niet al te lichtvaardig aan de kant worden gezet.

BewustZW: Vindt dat de uitzonderingen sterker gekaderd moeten worden.

VVD: Wijst op een taalkundige fout in het stuk. Vraag: is er niet ook bij incidentele uitgaven risico op overschrijding. Met betrekking tot punt E3 is de vraag of het dan gaat om een meevaller binnen of buiten het programma.

SP: Het focustraject is een breed begrip. We kunnen beter ervoor zorg dragen dat we aan het eind van de raadsperiode de financiën op orde hebben.

CDA: Heeft moeite met de uitzonderingsregel. Dit geeft toch weer ruimte voor nieuw beleid. Het zou beter zijn om dit op te nemen in een kleine voetnoot met de kaders wanneer het dan toch mogelijk moet zijn.

PvdA: In reactie op de opmerkingen en vragen, wordt aangegeven dat meevallers niet meer worden ingezet om het weerstandsvermogen te verbeteren. Verder zijn er veel opmerkingen gekomen over de uitzonderingsbepaling. De PvdA legt bij de overige fracties de vraag neer om met tekstvoorstellen te komen onder welke voorwaarden een uitzondering mogelijk zou moeten zijn. Verzoek is om dit voor 4 april aan te leveren.

College: Begrijpt dat de financiën op orde moeten zijn. Om tegenvallers op te kunnen vangen is weerstandsvermogen nodig. Er is echter meer dan dat. Er moet enige ruimte zijn om in samenwerking met partners initiatieven van de grond te tillen. Dit kan zeer voordelig zijn, zeker wanneer partners een groot deel van de kosten voor hun rekening nemen en de gemeente een relatief klein bedrag hoeft te investeren. Het is nadrukkelijk niet de intentie om ondoordacht allerlei nieuw beleid door te voeren. Het college snapt de ernst zeer goed.

D66: Kan hier in een aantal opzichten in meegaan. Het is volgens D66 ook niet nodig om de uitzonderingsbepaling op te nemen. Er is altijd de mogelijkheid om met goede argumenten tot een uitzondering te komen. Bijvoorbeeld als dit een voorstel betreft dat voor de langere termijn een positief effect op de financiën.

Stadspartij: Wijst er op dat nieuw beleid mogelijk blijft, als tegenover structurele uitgaven ook structurele middelen staan. Incidentele uitgaven leiden niet tot structurele dekkingstekorten.

De voorzitter vraagt of het voorstel voldoende besproken is en stelt vast dat dit het geval is.

 


Bijlagen


Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad


Raad 8 april 2019 (19:30 - 23:00)

Datum: 08-04-2019
Tijd: 19:30 - 23:00
Zaal: Burgerzaal
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: A. Vermeulen
Griffier: G.A.J. Winters
Notulist:
Genodigden:



Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 8 april 2019

Besluit

Aangehouden
Het voorstel is aangehouden tot de volgende raadsvergadering.
Geen amendementen ingediend


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl