Externe verzelfstandiging Musea Zutphen

Onderwerp Externe verzelfstandiging...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Externe verzelfstandiging Musea Zutphen

Onderwerp Externe verzelfstandiging Musea Zutphen
Programma05. Aantrekkelijke stad, met een sterke economie
ForumOordeelsvormend
Portefeuillehouder R Sueters
Inlichtingen bij Vico van Damme
0622437679 V.vanDamme@zutphen.nl
Soort bevoegdheidKaderstellend, Budgetrecht
BeleidsvrijheidRuim
Programmabegrotingswijziging2017­-13
Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :
  1. in te stemmen met de verzelfstandiging van de Musea Zutphen per 1 januari 2018.
  2. in te stemmen met de Verzelfstandigingsovereenkomst.
  3. in te stemmen met de financiële uitwerking van de verzelfstandiging, zoals beschreven in de financiële paragraaf.
  4. de begroting 2017 dienovereenkomstig te wijzigen (begrotingswijziging 2017­-13).

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Op 4 juli 2016 heeft u het principebesluit genomen om de Musea Zutphen extern te verzelfstandigen en heeft u het college de opdracht gegeven om hiervoor een plan van aanpak op te stellen.

Na bovenstaand raadsbesluit is er allereerst een beoogd stichtingsbestuur geworven en door het college benoemd, zodat samen met dit beoogd bestuur documenten voor de verzelfstandiging konden worden opgesteld die ter besluitvorming aan het college en de raad in de zomer van 2017 kunnen worden voorgelegd. Groot voordeel hierbij is dat voorafgaand aan de besluitvorming er overeenstemming is over alle beslisdocumenten. Bij een positief besluit van de raad is het besluiten tot het aangaan van de conceptovereenkomsten door het college min of meer een formaliteit en kan alle aandacht en energie gericht worden op het verder inrichten van de organisatie.

Het belangrijkste document dat voorligt is de Verzelfstandigingsovereenkomst. Hierin worden de afspraken tussen de gemeente en de Stichting met betrekking tot de verzelfstandiging en de overdracht vastgelegd. De Verzelfstandigingsovereenkomst kent een aantal bijlagen die bij het voorstel zijn gevoegd, zoals het Bedrijfsplan 2018-2021, het Sociaal Plan, de Statuten en de Collectiebeheerovereenkomst. Omdat het college pas besluit na positieve besluitvorming door u over de nu voorliggende stukken, worden alle documenten in concept aangeleverd.

Beoogd effect

Een toekomstbestendig en slagvaardig Musea Zutphen (dat zich nog beter en ondernemender op zijn culturele en maatschappelijke taken kan richten) en een gemeentelijke organisatie die zich concentreert op het museale kunst­ en cultuurbeleid in plaats van op de uitvoering daarvan.

Argumenten

1.1 Er wordt een heldere en zakelijke sturingsrelatie tussen de gemeente en de musea gecreëerd.

Na verzelfstandiging krijgt de gemeente de rol van beleidsmaker, opdrachtgever en medefinancier en de Musea Zutphen van opdrachtnemer en uitvoerder van het door de gemeente Zutphen vastgestelde museale kunst­ en cultuurbeleid.

1.2 Het cultureel ondernemerschap wordt bevorderd.

De Musea Zutphen worden een gelijkwaardige partner voor de gemeente en derden. Er ontstaan meer mogelijkheden voor het genereren van extra inkomsten uit bijvoorbeeld sponsoring, fondsen, crowdfunding, verhuur en arrangementen met derden. Fondsen en sponsoren zullen eerder bereid zijn om middelen beschikbaar te stellen als er sprake is van een stichting. Naast het verkrijgen van extra inkomsten zorgt een verzelfstandiging doorgaans voor meer kostenbewustzijn. Kortom, de Musea Zutphen worden gestimuleerd om zakelijker en ondernemender te opereren.

1.3 De besluitvaardigheid, de slagvaardigheid, de efficiency en de speelruimte van de musea worden vergroot.

De Musea Zutphen worden niet langer gehinderd door de relatief zware gemeentelijke planning- en controlcyclus en de meer bureaucratische processen die onlosmakelijk aan een ambtelijke organisatie zijn verbonden. De Musea Zutphen kan zich volledig richten op de bedrijfsmatige uitvoering van zijn kerntaken.

1.4 Door het formeren van een stichtingsbestuur wordt de bestuurlijke slagkracht van de musea vergroot.

Door de verzelfstandiging ontstaat de mogelijkheid om een stichtingsbestuur te formeren waardoor voor de instelling relevante kennis en netwerken worden binnengehaald. De effectiviteit van de directie van het museum wordt op deze manier vergroot. Met de komst van het stichtingsbestuur is het “spel” tussen opdrachtgever (gemeente) en opdrachtnemer (Musea Zutphen) beter te spelen.

1.5 De plannen zijn uitgewerkt binnen de randvoorwaarden die u heeft meegegeven in uw besluit van 4 juli 2016.

De randvoorwaarden zijn als volgt meegenomen bij de uitwerking van de verzelfstandiging:

a) “Na verzelfstandiging is een stichting de rechtsvorm”. Dit is geregeld in de Verzelfstandigingsovereenkomst met als bijlage de statuten.

b) “De stichting krijgt de eerste vier jaar een bestuur/directiemodel.” Dit is geregeld in de Verzelfstandigingsovereenkomst met als bijlage de statuten.

c) “Het college benoemt de eerste leden van het bestuur.” Het beoogd bestuur is door het college benoemd op 17 januari 2017.

d) “De medewerkers volgen hun werk en gaan mee over naar de Stichting; het sociaal statuut is de basis voor het op te stellen sociaal plan waarin de arbeidsvoorwaarden voor de medewerkers zijn geregeld.”

Er is een Sociaal Plan opgesteld en afgestemd met het Georganiseerd Overleg (GO) en met de toekomstige medewerkers van de nieuwe stichting.

e) “De gebouwen blijven in eigendom van de gemeente en die verhuurt ze aan de Stichting.” Dit wordt geregeld in de huurovereenkomsten voor de gebouwen Hof van Heeckeren en depot Rosmolensteeg.

f) “De zakelijke verhouding tussen gemeente en de Stichting komt tot uiting in een op te stellen subsidiecontract waarin de door de instelling te leveren prestaties en de door de gemeente te verlenen subsidies zijn vastgelegd.” Dit is geregeld in het document Concept Beoogde Prestaties Musea Zutphen 2018­2021. Dit document is de basis voor de aan de Musea Zutphen af te geven exploitatiesubsidie zoals die voor alle betrokken culturele instellingen in het najaar van 2017 worden afgegeven.

g) “De huidige museale collecties blijven eigendom van de gemeente; met de Stichting worden afspraken over beheer, behoud en gebruik vastgelegd.” Dit is geregeld in de Collectiebeheerovereenkomst.

h)“De Stichting blijft twee jaar, of zoveel korter als mogelijk is, gebruik maken van de ondersteunende diensten van de gemeente (HRM, financiën, ICT, facilitair).” Verkennende gesprekken met de betrokken teamleiders en de Musea Zutphen heeft ertoe geleid dat er geen gebruik wordt gemaakt van de ondersteunende diensten van de gemeente. Voor zowel de gemeente als de Musea Zutphen zou dit na de verzelfstandiging extra werk en soms ook extra kosten met zich meebrengen.

i) “De bedragen uit de begroting 2017 voor de musea zijn de basis voor de berekening van de hoogte van de subsidie voor de Stichting.” Om een reëel beeld te krijgen is er niet alleen gebruik gemaakt van de begroting 2017, maar ook van de begrotingen en jaarrekeningen 2014 t/m 2016. De jaarlijkse exploitatiesubsidie voor de Musea Zutphen komt nagenoeg overeen met de huidige jaarlijkse kosten zoals verwerkt in de gemeentebegroting.

2.1 In de Verzelfstandigingsovereenkomst worden de afspraken tussen de gemeente en de nieuwe Stichting met betrekking tot de verzelfstandiging en de overdracht vastgelegd.

Naast hetgeen geregeld is in de Verzelfstandigingsovereenkomst zelf, kent de overeenkomst een aantal belangrijke bijlagen, zoals het Bedrijfsplan, het Sociaal Plan, de Collectiebeheerovereenkomst, de huurovereenkomsten en de statuten. Bij het opstellen van de overeenkomsten is financieel en fiscaal-juridisch advies ingewonnen.

2.2 De samenwerking met het beoogd Stichtingsbestuur en het onder toezicht van het beoogd bestuur opgestelde Bedrijfsplan Musea Zutphen 2018-2021, geeft voldoende vertrouwen.

Een belangrijke bijlage van de Verzelfstandigingsovereenkomst is het door de directeur en het beoogd bestuur opgestelde Bedrijfsplan. Dit Bedrijfsplan 2018-2012 geeft een evenwichtig en degelijk beeld van de ambities van de Stichting, het uitvoeren van de museale taken, de bedrijfsvoering, de financiën en het risicomanagement.

3.1 De financiële uitwerking is zorgvuldig en binnen de randvoorwaarden van de raad tot stand gekomen.

De gemeentebegrotingen en -jaarrekeningen van 2014 t/m 2016 hebben als basis gediend voor het opstellen van de begroting voor de nieuwe Stichting. Bij het opstellen van deze begroting is er niet alleen gebruik gemaakt van ervaringscijfers van de gemeente maar ook van bijvoorbeeld een recent opgesteld meerjarenonderhoudsplan voor huurder en verhuurder en van opgevraagde offertes voor ondersteuning bij de bedrijfsvoering. Ook zijn er meer inkomsten geraamd als gevolg van tariefsverhoging en cultureel ondernemerschap.

Samen met een onafhankelijke financieel adviseur (registeraccountant) en het beoogd Stichtingsbestuur is de begroting voor de nieuwe Stichting opgesteld. Deze begroting is opgenomen in het Bedrijfsplan van de Musea Zutphen. Belangrijk uitgangspunt bij het opstellen van de begroting was dat de gemeente in zijn totaliteit niet meer uitgeeft aan de Musea Zutphen bij verzelfstandiging dan wat de gemeente zou uitgeven als er niet verzelfstandigd zou worden.

Kanttekeningen

1. Nog niet alle bijlagen van de Verzelfstandigingsovereenkomst zijn gereed.

De belangrijkste bijlagen van de Verzelfstandigingsovereenkomst als het Bedrijfsplan, het Sociaal Plan, de Collectiebeheerovereenkomst en de Statuten zijn toegevoegd bij dit voorstel. De huurovereenkomsten zijn nog niet volledig gereed en dus ook niet bijgevoegd, maar de uitgangspunten als huurprijs, duur, verdeling kosten huurder­ en verhuurderonderhoud zijn wel bekend en meegenomen in het Bedrijfsplan en de daarbij behorende begroting.

Risico’s

1. Bij tegenvallende resultaten zal de Stichting weer terugvallen op de gemeente.

De Stichting is een kleine organisatie met veel gespecialiseerde functies. Bij uitval van medewerkers dient de organisatie door te kunnen draaien. Er dient voldoende budget te zijn om in die situatie medewerkers (tijdelijk) te kunnen vervangen. De organisatie van de Musea Zutphen zal zo worden ingericht dat de risico’s beperkt zijn. Belangrijke ondersteunende functies, zoals ICT, financiële en salarisadministratie en HRM worden uitbesteed aan gespecialiseerde bedrijven, zodat kwaliteit en continuïteit zijn verzekerd.

Naast de kwetsbaarheid van een kleine organisatie brengt ook het cultureel ondernemerschap risico’s met zich mee. Door omstandigheden kunnen de baten of lasten lager respectievelijk hoger uitvallen. In de begroting van de Stichting is hiervoor rekening gehouden met een post onvoorzien van € 25.000,-.

Er is door het beoogd Stichtingsbestuur en met ondersteuning van een financieel adviseur en de gemeente een reële begroting opgesteld. De organisatie en de planning- en controlcyclus zullen zo worden ingericht dat het bestuur voldoende checks en balances heeft om tijdig te kunnen bijsturen. De Stichting zal met hun reële begroting en met de eenmalige bijdrage van de gemeente van € 125.000,- voor een te vormen reserve (zie par. Financiën), voldoende financieel draagkracht hebben om de risico’s op te kunnen vangen.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Na besluitvorming in de zomer 2017 zal als eerste de Stichting formeel opgericht worden. Hierna worden de overeenkomsten tussen de gemeente en de Stichting ondertekend en wordt de organisatie ingericht. Voor personeelszaken (HRM), ICT, financiële administratie en facilitair worden, samen met de bedrijven die dit voor de Stichting uit gaan voeren en de betrokken gemeentelijke teams, implementatieplannen opgesteld. Het uitvoeren van deze plannen, zoals het aanstellen van personeel en het inrichten van de ICT, zal voornamelijk voor 1 januari 2018 plaatsvinden. Bij het inrichten van de organisatie en het aanstellen van het personeel wordt uiteraard het Sociaal Plan gevolgd.

Rapportage/evaluatie

De externe verzelfstandiging wordt feitelijk gerealiseerd op 1 januari 2018. Vanaf dat moment vindt verantwoording en rapportage door de Stichting plaats conform de voorwaarden uit de subsidiebeschikking en de daarbij behorende prestatieafspraken.

Financiën

Jaarlijks

Met ingang van 2018 ontvangt de Stichting Musea Zutphen van de gemeente een subsidie van € 998.500,- (prijspeil 2017). Het gemeentebestuur stelt jaarlijks de hoogte van de indexering vast. Daarnaast ontvangt de Stichting, zoals genoemd in het raadsbesluit van 4 juli 2016, van de gemeente gedurende een periode van vier jaar (2018-2021) jaarlijks een bedrag van € 5.000,- voor bestuurskosten en € 10.000,- voor accountantskosten. Beide laatstgenoemde bedragen worden niet geïndexeerd. Het totale subsidiebedrag voor 2018 komt hiermee op € 1.013.500,-. Van de subsidie betaalt de Stichting jaarlijks € 170.000,­- aan de gemeente voor de huur van de panden Hof van Heeckeren en depot Rosmolensteeg.

Het subsidiebedrag van € 998.500,- is inclusief de in het Sociaal Plan vastgelegde garanties en overgangsregelingen per medewerker. Deze frictiekosten, die de gemeente betaalt voor de zittende medewerkers die meegaan naar de Stichting Musea Zutphen, worden jaarlijks achteraf verrekend met de subsidie, waardoor de jaarlijkse frictiekosten zullen dalen.

De subsidie kan in de exploitatie van de gemeentebegroting worden opgevangen omdat de huidige begrotingsposten van de Musea Zutphen komen te vervallen. Vanaf 2018 wordt dit op deze wijze in de gemeentebegroting verwerkt.

Eenmalig

Om tegenvallers op te kunnen vangen (bijvoorbeeld bij langdurige ziekte van personeel) en om voorinvesteringen te kunnen verrichten en risico’s op te vangen die behoren bij cultureel ondernemerschap, heeft de Stichting een reserve nodig. Berenschot geeft in haar onderzoeksrapport aan dat tussen de 10% en 15% van het subsidiebedrag gebruikelijk is voor een te vormen reserve. Met het beoogd Stichtingsbestuur is hiervoor in principe € 125.000,­- afgesproken (ca. 12,5% van de subsidie). De gemeente daarentegen zal, door verzelfstandiging van de musea, niet langer een financieel risico lopen.

Na besluitvorming moet de organisatie tussen september en eind december 2017 ingericht worden. Met name het inrichten van de ICT infrastructuur, personeelszaken en financiële administratie vraagt om externe ondersteuning en eenmalige investeringen in 2017. Op basis van opgevraagde offertes is een eenmalige investering nodig van € 70.000,-.

Omdat de nieuwe Stichting eigenaar wordt van een groot deel van de inrichting/inventaris van de panden, moet de gemeente op basis van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de restantboekwaarde per 31-12-2017 (€ 590.000,-)­ van deze inrichting in één keer afschrijven. Daar staat tegenover dat de jaarlijkse kapitaallasten van deze boekwaarde komen te vervallen.

De eenmalige kosten van totaal € 785.000,- kunnen gedekt worden door te beschikken over de Reserve duurzame voorzieningen Broederenklooster.

Samengevat

Jaarlijks met ingang van 2018

Subsidie 2018-2021                 € 1.013.500,-

Huur                                       € - 170.000,-

Totaal                                     €   843.500,-

Dekking: gemeentebegroting.

Eenmalig in 2017

Reserve Musea Zutphen         € 125.000,-

Inrichten organisatie               € 70.000,-

Boekwaarde inrichting             € 590.000,-

Totaal                                     € 785.000,-

Dekking eenmalige uitgaven: reserve duurzame voorzieningen Broederenklooster.

Bijlagen

1. Concept Verzelfstandigingsovereenkomst Musea Zutphen, met als bijlagen:

1.1. Concept Bedrijfsplan Musea Zutphen 2018-2021, met als bijlagen:

1.1.1. Concept Begroting 2018 Musea Zutphen d.d. 22-05-2017

1.1.2. Concept Beoogde prestaties Musea Zutphen d.d. 23-05-2017

1.2. Concept Collectiebeheerovereenkomst Musea Zutphen d.d. 24-05-2017

1.3. Concept Statuten musea Zutphen d.d. 23-05-2017

1.4. Concept Sociaal Plan Musea Zutphen

2. Begrotingswijziging 2017-2013 externe verzelfstandiging Musea Zutphen

 

     

 

Bijlagen

Bijlage 1 Concept Verzelfstandigingsovereenkomst Musea Zutphen 23-05-2017
Bijlage 1.1 Concept Bedrijfsplan Musea Zutphen 2018-2012
Bijlage 1.1.1 Concept Begroting 2018 Musea Zutphen d.d. 22-05-2017
Bijlage 1.1.2 Concept Beoogde prestaties Musea Zutphen 23-05-2017
Bijlage 1.2 Concept Collectiebeheerovereenkomst Musea Zutphen Gemeente Zutphen 24-05-2017
Bijlage 1.3 concept Statuten d.d. 23-05-2017
Bijlage 1.4 Concept Sociaal Plan Verzelfstandiging Musea 2018
Bijlage 2 Begrotingswijziging 2017-13 Verzelfstandiging Musea Zutphen
104761RH Besluit 2017_BW_00331

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2017-0079

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 7 juni 2017 met nummer 104761;



b e s l u i t :

  1. in te stemmen met de verzelfstandiging van de Musea Zutphen per 1 januari 2018.
  2. in te stemmen met de Verzelfstandigingsovereenkomst.
  3. in te stemmen met de financiële uitwerking van de verzelfstandiging, zoals beschreven in de financiële paragraaf.
  4. de begroting 2017 dienovereenkomstig te wijzigen (begrotingswijziging 2017­-13).

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter,de griffier,

Raad 3 juli 2017 (21:30 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 3 juli 2017

Besluit

Aangenomen
De SP fractie stemde tegen, de overige fracties stemden voor.
Geen amendementen ingediend


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

DatumDoor
03-07-2017Raad
  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl