Effectuering verbetermaatregelen Het Plein 2016 en verder

Onderwerp Effectuering verbetermaatregelen...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Effectuering verbetermaatregelen Het Plein 2016 en verder

Onderwerp Effectuering verbetermaatregelen Het Plein 2016 en verder
Programma04. Een vitale samenleving, iedereen doet mee
ForumOordeelsvormend
Portefeuillehouder A de Jonge
Inlichtingen bij R. Schuurman
0620032974 r.schuurman@zutphen.nl
Soort bevoegdheidBudgetrecht
BeleidsvrijheidRuim
Programmabegrotingswijziging2016-24
Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :
  1. In te stemmen met de in het voorstel opgenomen verbetermaatregelen om de organisatie van Het Plein weer op orde te krijgen.
  2. Akkoord te gaan met een investering ter hoogte van € 1.850.000 voor Zutphen.
  3. Voor 2016 additionele middelen ter hoogte van € 976.500 beschikbaar te stellen om dit verbeterplan te realiseren.
  4. Het voornemen uit te spreken om het resterende bedrag van € 873.500 beschikbaar te stellen via de Strategische agenda 2017.
  5. Ter dekking van de gevraagde investeringen voor 2016 de kosten ter hoogte van €976.500 te onttrekken aan de Algemene reserve
  6. Het voornemen uit te spreken om de investeringen vanaf 2017 te onttrekken aan de reserve Sociaal domein.
  7. De begroting 2016 overeenkomstig besluitpunten 3 en 5 te wijzigen.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Eind 2015 is door het DB van Het Plein stevig ingegrepen in Het Plein, omdat de resultaten achterbleven bij de verwachtingen en de signalen sterker werden dat Het Plein niet goed functioneerde. Als gevolg daarvan is de voormalige directeur in november 2015 vertrokken en is er in december 2015 een interim directeur benoemd. Deze interim directeur heeft de opdracht gekregen een analyse uit te voeren bij Het Plein en met aanbevelingen te komen voor verbetering van de organisatie. En, indien van toepassing, een verzoek tot additionele middelen om dit te realiseren voor te stellen.

Over het eerste gedeelte van de opdracht, de analyse, bent u medio maart geïnformeerd via een raadsbrief (Raadsbrief GR Het Plein en GR Delta 2016-I (maart 2016) en mondeling via uw Forum. In de analyse is geconcludeerd dat er sprake is van een organisatie waar verbeterslagen noodzakelijk zijn om de dienstverlening van Het Plein te verbeteren.

Het tweede gedeelte van de opdracht, de verbetermaatregelen, is beschreven in dit raadsvoorstel en ligt nu voor ter besluitvorming. Met deze verbetermaatregelen beschikken we in de gemeente Zutphen (en Lochem) (uiterlijk medio 2019) over een adequate dienstverlenende en geoliede dienst. Een organisatie die volledig is toegerust om onze inwoners die ondersteuning vragen hierin adequaat te helpen en die de beschikbaar gestelde publieke middelen maximaal efficiënt inzet. Dat resulteert in een gezondere organisatie (minder ziekteverzuim, goede (telefonische) bereikbaarheid, effectieve doorverwijzing, degelijke sturingsinformatie) en wordt zichtbaar in betere operationele resultaten (minder instroom, meer uitstroom).

Focustraject

Het Plein heeft een essentieel en cruciaal aandeel in de versnelling van de sociaal-economische kracht. En het levert een belangrijke bijdrage aan het werk maken van werk en is dus randvoorwaardelijk voor de versnelling. Zonder de verbetermaatregelen komt de beoogede versnelling niet tot stand.

De effectuering van de verbeterpunten is niet het enige voorstel dat ter besluitvorming voorligt inzake Het Plein. Zoals ook in het forum van 9 mei en 23 mei jl. al kort geschetst zijn er in totaal vier ontwikkelingen op dit terrein die op een bepaalde manier ook samenhangen. In het onderstaande schema zijn deze vier ontwikkelingen beschreven.

Onderdeel

Toelichting

Jaar

 

Begroting 2017 Het Plein

Betreft de reguliere begroting van Het Plein gebaseerd op de ‘going concern’ van de werkzaamheden van Het Plein. De taakstelling vanuit de vangnetmaatregelen is hierin verwerkt.

2017

 
 
 

1e Begrotings-wijziging 2016

Extra stappen die gezet moeten worden (ivm ziekte en capaciteit) om de basisdienstverlening te blijven waarborgen. Grotendeels incidenteel, maar ICT en huur werken structureel door. Structurele elementen reeds verwerkt in de begroting 2017.

Juni 2016

 

Effectuering verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen om de basisdienstverlening op orde te krijgen oa. d.m.v. vaste bezetting functies, bedrijfsvoering en professionaliteit

2016- 2019

 

Integratie Delta en Het Plein

Om de integratie te realiseren zullen kosten gemaakt gaan worden. Deze zijn voor de 5 deelnemende gemeenten maar zijn nog niet in beeld.

2015- 2018

 

 

Beoogd effect

Met het instemmen met de verbetermaatregelen komen additionele middelen beschikbaar die noodzakelijk zijn. Met het uitvoeren ervan wordt er een adequate dienstverlenende organisatie van werk, inkomen en participatie neergezet die de ‘basis op orde’ heeft en beschikt over de noodzakelijke kwaliteit, capaciteit en professionaliteit om haar taken conform uit te voeren.

Argumenten

1.1 Het Plein heeft een sleutelpositie in de sociaal-economische opgave van de gemeente Zutphen.

Het Plein draagt in sterke mate bij aan één van de drie doelen van het focustraject, te weten het versterken van kwetsbare Zutphenaren. Het Plein heeft, als één van de drie toegangen in het Sociaal Domein, een belangrijke rol om deze inwoners te ondersteunen en hun zelfstandigheid te vergroten. Daarnaast is Het Plein één van de belangrijkste partners om werkloosheid en instroom naar uitkeringen te voorkomen en de uitstroom naar werk te bevorderen. De verbetermaatregelen dragen bij aan de realisatie van de drie hoofddoelen van de gemeente Zutphen (te weten:We stimuleren een goed ondernemersklimaat;We zijn aantrekkelijk voor (potentieel) krachtige Zutphenaren;We versterken kwetsbare Zutphenaren’), omdat voor de uitvoering een gezond Plein nodig is.

1.2 Het Plein bleek na het vertrek van de voormalige directeur en aanstellen van een interim directeur in grote problemen te verkeren, groter ook dan voorzien.

Gedurende de tweede helft van 2015 tijd kwamen er steeds duidelijkere aanwijzingen dat Het Plein minder goed functioneerde dan gedacht. Na ingrijpen van het DB van Het Plein kwamen de aard en omvang van de tekortkomingen expliciet (aan de hand van de analyse van de interim directeur) in beeld. Er bleek sprake van een verwaarloosde organisatie, met tekortkomingen op het gebied van sturing, communicatie, verhouding intern/inhuur en dienstverlening. Ook de economische situatie (weinig werk en vacatures, veel werkloosheid etc.), de transitie in het Sociaal Domein (decentralisaties) en de aanstaande integratie van Het Plein en Delta hebben een flinke wissel getrokken. Om Het Plein te verbeteren is daarom een stevig pakket aan maatregelen nodig waarmee flink geïnvesteerd kan worden in het totale functioneren van de organisatie. Er worden vijf thema’s gezien waarop verbetering nodig zijn en waarover de investering van € 2,1 miljoen (waarvan € 1,85 miljoen voor Zutphen) verdeeld is:

  1. primair proces;
  2. bedrijfsvoering;
  3. personeel;
  4. beleid;
  5. communicatie.

In de afgelopen maanden zijn al een aantal acties en verbeteringen in gang gezet, die nu al vruchten beginnen af te werpen. Deels is die van organisatorische aard (communicatie, managementinformatie, minder ziekteverzuim, rust in de organisatie, vervanging externen) en deels van inhoudelijke aard (uitvoering vangnetmaatregelen, Proeftuin met UWV, 1 op 1 benadering, aanpak jongeren, Gilde-methodiek). Deze verbeteringen maken duidelijk dat er veerkracht en kwaliteiten (deskundigheid, loyaliteit) zijn bij de mensen die werken op Het Plein.

1.3 De verbetermaatregelen zijn noodzakelijk om de (basis)dienstverlening van Het Plein op orde te krijgen.

In de inleiding van dit raadsvoorstel aangehaalde analyse van de interim directeur is beschreven dat er onder meer sprake is van langdurige ziekte, onvoldoende capaciteit en een te grote flexibele schil van externen. Die problemen zorgen ervoor dat de dienstverlening van Het Plein niet op orde is. Dat resulteert onder andere in langere wachttijden, slechte telefonische bereikbaarheid en onvoldoende slagkracht in de organisatie. De verbetermaatregelen lossen deze problemen op en zijn noodzakelijk om dit te realiseren. Tegelijk zijn er ook ingrepen nodig die de organisatie voor de langere termijn effectief en efficiënt maken. Een heldere organisatiestructuur, een evenwichtige bejegening, een goede opdrachtgever-nemer verhouding, sturing op resultaat via KPI’s, een stevige positie in de (sub)regio, een stevige toegang tot het Sociaal Domein, zijn elementen waarop geïnvesteerd moet worden. Op korte termijn zijn daarvoor al investeringen nodig, maar tegelijk vraagt het ook een structurele en langere adem. Er is grofweg een onderscheid te maken in een zestal onderdelen:

Onderdeel

 

Toelichting

Incidenteel

 

Onontkoombare kosten

Betreft onder andere de voortzetting inhuur interim directeur.

Op peil brengen bestuurlijke informatievoorziening mede de organisatie, DB, AB, college en raad

Hoofd bedrijfsvoering, applicatiebeheer, documentatiemanager

Structureel

 

Op peil brengen capaciteit personeel

Oa wegnemen achterstanden dossiers en kennen bestand

Digitalisering, innovatie

Oa informatiebeveiliging

Professionalisering medewerkers

Oa vorming en training ten behoeve van professionalisering medewerkers, P&O.

Op peil brengen dienstverlening, bejegening, communicatie en informatievoorziening (bedrijfsvoering)

Informatiemanager, communicatiemedewerker, baliemedewerkers, consulenten

 

1.4 Een goed functionerend Plein is een essentiële randvoorwaarde om de tekorten op de BUIG-uitkering te beperken of te voorkomen.

De belangrijkste taak van Het Plein is het verminderen van het aantal mensen dat een beroep doet op een uitkering, op zorg en ondersteuning door de begeleiding naar werk en/of participatie in de samenleving.

De door het Rijk beschikbaar gestelde middelen vormen hiervoor het kader. Alleen met een goed functionerend Plein is het mogelijk om binnen de omvang van de beschikbaar gestelde middelen te blijven. Tekorten op de BUIG-uitkeringen worden opgevangen in de gemeentelijke begrotingen. Tekorten hebben daarmee een negatieve weerslag op de gemeentelijke bestedingsruimte.

1.5 Een goed functionerend Plein maakt het mogelijk de integratie met Delta succesvol in te richten.

Wanneer de zaken bij Het Plein niet op orde zijn is dit een belemmerende factor om de integratie met Delta goed te kunnen uitvoeren. Met de voorgestelde verbetermaatregelen verdwijnen deze belemmerende factoren en wordt het mogelijk de integratie succesvol in te richten en af te ronden. Met dat traject blijft de dienstverlening aan de doelgroepen die Delta en Plein op dit moment bedienen beschikbaar voor de Zutphense inwoners, op een zo effectief en efficiënt mogelijke manier.

1.6 De verbetermaatregelen zijn niet op te vangen binnen de beschikbaar gestelde budgetten.

Om de verbetermaatregelen te kunnen uitvoeren is een extra investering nodig van € 1,85 miljoen. Dit bedrag is het totaal benodigde bedrag voor het gehele pakket aan verbetermaatregelen. Dit bedrag zal, afhankelijk van de verbetermaatregelen, gefaseerd worden ingezet en is afhankelijk van nadere bestuursbesluiten van het DB van Het Plein over plannen van aanpak. Hierover wordt u separaat geïnformeerd in uw controlerende rol.

Kanttekeningen

  1. Detailinformatie kosten integratie Delta en Plein zijn nu nog niet inzichtelijk.

De voortgezette integratie tussen Delta en Het Plein wordt de komende maanden beschreven in plannen waarin meer duidelijkheid komt over onder andere de fasering (planning) en de financiën.

  1. Via dit raadsvoorstel wordt besluitvorming gevraagd voor het onderdeel effectuering verbetermaatregelen, terwijl er op dit moment geen eenduidige nadere documentatie gereed is voor besluitvorming.

Er is een investering van €1.850.000 vanuit Zutphen (en inclusief bijdrage van Lochem een totaalbedrag van €2.128.000) nodig voor verbetermaatregelen. Tegelijk wordt er nog nader onderzoek gedaan, wordt de bedrijfsvoering verbeterd en wordt het primaire proces doorgelicht. Daarbij is ook sprake van verbouwingen terwijl de winkel nog open is. Dat vraagt om nu in te grijpen, maar tegelijk flexibel om te gaan met de gemaakte keuzes en aannames. Nieuwe informatie en inzichten kunnen leiden tot aanpassing van de maatregelen. Het is een verbeterplan dat stap voor stap en in fases verder wordt uitgewerkt.

Dit voorstel gaat uit van verbetermaatregelen en een bedrag dat als een kader en een maximumvariant geldt, waarmee Het Plein in staat gesteld wordt te starten met de verbetermaatregelen. Tegelijk wordt van het Plein gevraagd de maatregelen en de inzet van de beschikbaar gestelde middelen nader uit te werken.

Risico’s

  1. Het aandeel van de gemeente Zutphen op de totale kosten van de verbetermaatregelen kan nog wijzigen..

Op basis van de totale apparaatskosten uit de begroting 2017 is dit percentage op 87% gezet voor de gemeente Zutphen, exclusief aan de Participatiewet gerelateerde onderdelen.

  1. Mogelijke kosten in verband met boventalligheid.

Het is niet zeker dat deze kosten gemaakt gaan worden en zijn derhalve niet opgenomen in de bovenstaande verbetermaatregelen. Zodra deze kosten zich toch gaan voordoen zal dit automatisch ook iets betekenen voor de totale kosten. Wanneer hier zicht op wordt verkregen zal de raad hier zo spoedig mogelijk over worden geïnformeerd.

  1. Naast het op orde maken van de organisatie is er ook sprake van een zelfstandige doorontwikkeling van de organisatie

Er liggen nog meer vraagstukken en ontwikkelingsonderwerpen, zoals de knip tussen beleid en uitvoering (wat hoort bij de gemeenten en wat bij een Wgr), een eigen reserve, de uitvoering van taken voor andere organisaties (oa Backoffice Jeugd), de relatie met de andere toegangen en de positionering in de arbeidsmarktregio. Deze vraagstukken worden in de komende periode nader geadresseerd.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Het voorstel is, vanwege de gezamenlijke deelname in Het Plein, afgestemd met de gemeente Lochem.

Na positieve besluitvorming over de effectuering van de verbetermaatregelen worden deze verbetermaatregelen zo spoedig mogelijk ingezet en zal via de reguliere P&C-cyclus worden gerapporteerd over de voortgang hiervan. Tegelijk wordt de raad nader geïnformeerd in de voorliggende nadere uitwerking.

Rapportage/evaluatie

Zie hiervoor onder de paragraaf communicatie.

Financiën

In totaal is voor de gemeente Zutphen een bedrag nodig van € 1.850.000 voor de financiering van de verbetermaatregelen. Voor het Plein gaat het in totaal om een bedrag van € 2,128 miljoen.

Voor 2016 zijn vanuit Zutphen middelen ter hoogte van € 976.500 nodig om dit verbeterplan te realiseren. Het voornemen wordt uitgesproken om het resterende bedrag van € 873.500 beschikbaar te stellen via de Strategische agenda 2017.

Ter dekking van de gevraagde investeringen voor 2016 wordt voorgesteld de kosten ter hoogte van €976.500 te onttrekken aan de Algemene reserve en het voornemen uit te spreken om de investeringen vanaf 2017 te onttrekken aan de reserve Sociaal domein.

Bijlagen

nvt

Stukken die ter inzage liggen

nvt

Bijlagen

2016-24 Effectuering verbetermaatregelen Het Plein
Besluit 2016_BW_00403
Presentatie Verbetermaatregelen Plein versie 14 juni 2016
Memo beantwoording nog openstaande vragen uit Forum 20-6-2016

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2016-0084

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 14 juni 2016 met nummer 85308;



b e s l u i t :

  1. In te stemmen met de in het voorstel opgenomen verbetermaatregelen om de organisatie van Het Plein weer op orde te krijgen.
  2. Akkoord te gaan met een investering ter hoogte van € 1.850.000 voor Zutphen.
  3. Voor 2016 additionele middelen ter hoogte van € 976.500 beschikbaar te stellen om dit verbeterplan te realiseren.
  4. Het voornemen uit te spreken om het resterende bedrag van € 873.500 beschikbaar te stellen via de Strategische agenda 2017.
  5. Ter dekking van de gevraagde investeringen voor 2016 de kosten ter hoogte van €976.500 te onttrekken aan de Algemene reserve
  6. Het voornemen uit te spreken om de investeringen vanaf 2017 te onttrekken aan de reserve Sociaal domein.
  7. De begroting 2016 overeenkomstig besluitpunten 3 en 5 te wijzigen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter,de griffier,

Forum van 20 juni 2016


Toelichting griffie:

De raad wordt gevraagd in te stemmen met het beschikbaar stellen van budget om noodzakelijk geachte verbetermaatregelen rond Het Plein te kunnen doorvoeren om een adequate dienstverlenende organisatie van werk, inkomen en participatie neer te zetten. Met het gevraagde budget wordt de 'basis' op orde op orde gebracht, waardoor de benodigde kwaliteit van dienstverlening rond de uit te voeren taken geleverd kan worden.

Het beschikbaar stellen van budgetten en het wijzigen van de begroting is een exclusieve bevoegdheid van de raad.

De eerste behandeling van dit voorstel zal in de vorm van een presentatie plaatsvinden, waarin het college een uitgebreide toelichting zal geven op de voorgestelde verbetermaatregelen en het hiertoe benodigde budget. Vervolgens is er ruimte om verduidelijkende vragen te stellen.
De onderlinge discussie tussen de fracties zal plaatsvinden in de volgende vergadering.


Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Datum: 20-06-2016
Tijd: 19:00 - 20:00
Zaal: Shrewsburykamer
Behandeling: Presentatie
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: H.W. Hissink
Griffier: H.M.A.A. van Vliet

Aanwezig namensNaam
BurgerbelangM.G.S. Siemes
SPM.J. ten Broeke
D66C.A. Lammers
PvdAJ. Bloem
GroenLinksM.T.E. Westerik
StadspartijG.J.H. Pelgrim
VVDA. van Dijk
CDAK.M. Warmoltz
ChristenUnieA. Oldenkamp
BewustZWT. Marks
Lijst van VlietF. van Vliet

Portefeuillehouder(s): A de Jonge
Ondersteuners: W. Roelofs
Pers: ja
Publiek: 20
Insprekers: geen

Verslag van de vergadering

Voorzitter: Opent de vergadering en heet iedereen welkom. Het college zal een presentatie houden over verbetermaatregelen voor Het Plein. Het forum kan daarna verhelderende vragen stellen.

College: houdt de presentatie. De toelichting is als bijlage bij dit verslag gevoegd. Indien de raad akkoord gaat met het voorstel is er nog veel te doen. Zo is het nog de vraag of Het Plein over een eigen reserve moet beschikken. Dat leidt echter tot discussies over de organisatie in plaats van over de inhoud. Dit soort vraagstukken zijn van later zorg. Om snel te kunnen beginnen vraagt het college reeds nu geld beschikbaar te stellen en in principe een uitspraak te doen over het opnemen van budget in de strategische agenda van 2017. De maatregelen moeten gefaseerd worden uitgevoerd. Per thema wordt een plan van aanpak opgesteld. Over de voortgang zal het college de raad steeds op de hoogte houden. Het college verwacht dat het wat eerder dan de heer Noppen heeft aangegeven goed zal gaan met Het Plein.

SP: Het college gaat wel snel voorbij aan de vraag of het niet beter is te kiezen voor een andere organisatie dan Het Plein. Waarom kiest het college ervoor het plan te laten uitvoeren door de interim directeur. Is het niet beter eerst een directeur aan te trekken? Is er een verband tussen alles wat mis gaat en de afstand tussen de organisatie en het gemeentebestuur? Het Plein is een gemeentelijke uitvoeringsorganisatie. Dat leidt tot een zakelijke opstelling en dus tot termen als “klanten, cliënten, communicatie”. Tot slot is de fractie blij met de constatering dat het beter is meer van vaste medewerkers gebruik te maken dan van een grote flexibele schil.

VVD: In november 2015 heeft de fractie al de kritische vraag gesteld hoeveel tijd ermee gemoeid zal zijn om de werkzaamheden van Het Plein weer onder te brengen bij de gemeente. Al in de voorgaande collegeperiode hebben raadsleden gesprekken gevoerd met leden van het dagelijks bestuur van Het Plein over “de bejegening”. In feite ging het om de onvrede over het functioneren van Het Plein. Een aantal malen zijn raadsleden door directie en medewerkers geïnformeerd over werkwijze en aanpak, maar dit blijkt nu van nul en generlei waarde te zijn geweest, omdat het geen zicht gaf op wat werkelijk werd gerealiseerd. De fractie spreekt haar afkeuring uit over het feit dat de gemeentelijke vertegenwoordigers in het dagelijks bestuur van Het Plein niet in staat zijn geweest scheefgroei te voorkomen en de raad daarover naar behoren te informeren. Alleen in financiële zin is jaarlijks duidelijk geweest dat de balans ontbrak. Met de decentralisatie en de overheidsmaatregelen waren er voldoende argumenten om niet naar het functioneren te kijken. De fractie houdt daarvoor het gehele college verantwoordelijk. Sinds de aanstelling van de heer Noppen als interim-directeur wordt nu wel man en paard genoemd. Het onderwerp van deze forumvergadering is daarvan het goede resultaat. Wat kan het college de raad toezeggen aan maatregelen of acties, zodat de raad zijn functie, ook in de rol van volksvertegenwoordigers, naar behoren kan invullen en uitvoeren.

Christen Unie: Sluit aan bij de VVD. De motie is vooralsnog aangehouden. De fractie is teleurgesteld over de huidige situatie. Wat is uiteindelijk het financiële plaatje? Er is sprake van ontschotting van budgetten in het sociale domein. Gaat dit betekenen dat de verliezen van Het Plein worden aangevuld uit de reserve WMO? Er is nog geen plan van aanpak; het is slechts een wensenlijstje. Dat is onvoldoende om nu 1,8 miljoen euro te vragen van de raad. De fractie wil meer tijd om over het voorstel te discussiëren.

CDA: sluit aan bij VVD en Christen Unie. Zeker de vraag hoe het een en ander gerealiseerd moet worden in van belang. Het ombuigen van bijvoorbeeld rechtmatigheid naar doelmatigheid vergt een cultuuromslag. De fractie is er niet gerust op dat de plannen worden geïmplementeerd. Het is wel goed dat het college nu niet met de boodschap komt dat alles goed zal komen.

GroenLinks: Het is goed dat nu wordt gezegd dat gehandeld moet worden op basis van vertrouwen in plaats van wantrouwen en dat de kennis over verschillende doelgroepen verbeterd wordt. Daarvoor is echter opleiding nodig. Dit is des te belangrijker omdat bij maatwerk willekeur op de loer ligt. Is het opleidingsbudget wel toereikend; wat is daarvoor totaal beschikbaar?

Stadspartij: Het gaat om veel geld. Een plan van aanpak waarin staat wat wanner en in welk tempo gebeurt ontbreekt. Dat goede fundament is nodig. Wanneer is het te verwachten?

D66: De fractie is evenals VVD en Christen Unie geschrokken. Moeten we wel verder met Het Plein? Is integratie met Delta op dit moment wel verstandig; er zijn maar weinig gemeenten die een dergelijk samenvoeging nastreven. De fractie ziet graag een uitgebreid plan van aanpak.

Bewust ZW: mist de koppeling tussen 1.3 en 1.4 van de presentatie.

Lijst Van Vliet: Het opleidingsbudget lijkt erg laag, gezien de ambities. Hoeveel mensen worden boventallig bij Het Plein?

PvdA: benadrukt de urgentie van uitvoering van het plan. Dat is nodig voor de stad. Besluit nu om te investeren in de organisatie, want als dat niet snel gebeurt zal de schade nog groter zijn. De richting is op hoofdlijnen nu wel duidelijk. Wat is het effect van het lagere ziekteverzuim?

Burgerbelang: De urgentie is hoog. De goede weg is ingeslagen en er moet nu geïnvesteerd worden. Waarop baseert het college de verwachting dat verbetering wellicht al eerder is bereikt dan dat de heer Noppen heeft aangegeven?

Christen Unie: wenst meer tijd voor een inhoudelijke discussie en stelt voor de vergadering nu te schorsen.

Voorzitter: In de volgende forumvergadering op 4 juli zal het voorstel oordeelsvormend worden besproken.

College: Het voorstel is nu al bij de presentatie gevoegd, zodat het forum de tijd heeft daarvan kennis te nemen. Mogelijk kan het na behandeling in het forum op 4 juli direct door naar de raad voor besluitvorming.

Als gevolg van rijksbeleid zijn de budgetten voor de uitvoering van de WSW aanzienlijk kleiner geworden. Gemeenten kunnen die bezuinigingen niet opvangen. De problemen bij Het Plein zijn van andere aard.

Het is opvallend dat een aantal vragen thuis horen in het overleg tussen directie en dagelijks bestuur van Het Plein, bijvoorbeeld de vraag over boventalligheid. Blijkbaar zijn de rollen niet geheel helder.

Christen Unie: Formeel klopt dat, maar het wordt een financieel risico dat op de gemeente terugslaat. Daarom is het nu wel aan de orde.

College: Volgens de heer Noppen is er mogelijk sprake van boventalligheid bij integratie van Delta en Het Plein. Die integratie is nu echter niet aan de orde. Bovendien komen kosten voor integratie ten laste van alle vijf aan Delta deelnemende gemeenten. De vraag of Het Plein opgeheven en de taak bij een andere organisatie neergelegd zou moeten worden is niet erg relevant voor de investering die nu vereist is. Het college kiest ervoor voort te borduren op wat er nu is, in plaats van iets nieuws te bedenken. Er is deskundig personeel, ze weten wat ze moeten doen. De afstand tussen Het Plein den de gemeente is niet groot; misschien zelfs wel wat te klein, waardoor de rolverdeling niet geheel helder blijft. Het is echter geen bedrijf: het blijft een overheidsorganisatie. Communicatie is nodig zowel intern als extern, zodat de uitvoering weet wat het bestuur wil vice versa en mensen weten wat Het Plein te bieden heeft.

Opleiding is nodig op drie aspecten: 1. ruimte voor beoordeling regelgeving 2. kennis en 3. houding en gedrag. Vanuit het huidige opleidingsbudget wordt ook formatie die bedrijfsvoering omvat bekostigd. Door deze “vervuiling” over te hevelen naar bedrijfsvoering is er met een aanvulling van € 43.500 voldoende opleidingsbudget beschikbaar.

Vanwege het ontbreken van voldoende tijd zal het college de overige vragen schriftelijk beantwoorden voor de vergadering van 4 juli.

Voorzitter: dankt alle aanwezigen en schorst de vergadering.


Bijlagen


Advies

Onderwerp door naar oordeelsvormende vergadering


Forum van 4 juli 2016


Toelichting griffie:

De eerste behandeling van dit voorstel is gebeurd in de vorm van een presentatie (Forum 20 juni 2016). Thans staat het onderwerp geagendeerd voor oordeelsvorming.

De raad wordt voorgesteld in te stemmen met het beschikbaar stellen van budget om noodzakelijk geachte verbetermaatregelen rond Het Plein te kunnen doorvoeren om een adequate dienstverlenende organisatie van werk, inkomen en participatie neer te zetten. Met het gevraagde budget wordt de 'basis' op orde gebracht, waardoor de benodigde kwaliteit van dienstverlening rond de uit te voeren taken geleverd kan worden.

Aan het eind van de bespreking concludeert de voorzitter of het onderwerp besluitrijp is voor de raadsvergadering later die avond.


Raadsadviseur: M van den Berg-Platzer

Datum: 04-07-2016
Tijd: 20:00 - 21:00
Zaal: Commissiekamer
Behandeling: Oordeelsvormend
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: H.W. Hissink
Griffier: H van Vliet

Aanwezig namensNaam
BurgerbelangM.G.S. Siemes
SPM.J. ten Broeke
D66C.A. Lammers
PvdAJ. Bloem
GroenLinksM.T.E. Westerik
StadspartijG.J.H. Pelgrim
VVDA. van Dijk
CDAK.M. Warmoltz
ChristenUnieA. Oldenkamp
BewustZWA.W. Jansen
Lijst van VlietF. van Vliet

Portefeuillehouder(s): A de Jonge
Pers: ja
Publiek: 25 personen
Insprekers: nee

Verslag van de vergadering

Voorzitter: Opent de vergadering en heet iedereen welkom. Op 20 juni heeft het college over dit onderwerp een presentatie gegeven. De vragen die niet terstond beantwoord konden worden, zijn inmiddels in een memo beantwoord en aan de stukken toegevoegd. De motie die D66 aangekondigd heeft staat nu niet ter discussie, aangezien de motie nog niet is ingediend.

GroenLinks: Het Plein is regelmatig onderwerp van gesprek geweest in de raad. De fractie heeft zich altijd kritisch opgesteld en op die wijze steeds inhoudelijk gestuurd. Het college heeft daarop goed gereageerd. De antwoorden wekken voldoende vertrouwen. Het is te betreuren dat een aantal fracties aanstuurt op opheffing van de gemeenschappelijke regeling. Het is de vraag of de inwoners daarmee geholpen zijn. Welk doel dient nog een onderzoek? De voorkeur van de fractie is vooruit te gaan samen met Lochem. Het Plein heeft de kennis en de mogelijkheden om stadgenoten vanuit een houding van vertrouwen te benaderen. Daarvoor moet Het Plein wel de ruimte en het vertrouwen van de gemeente krijgen.

SP: In het businessplan van 2009 van Deloitte werd al gewag gemaakt van een hogere waardering van zowel klanten als werkgevers en uiteindelijk een besparing van kosten door doelmatigheid. Nu komt de heer Noppen, eveneens een extern adviseur, zeven jaar later met eenzelfde verhaal, wanneer er nu 1,8 miljoen gestoken wordt in verbetering van de organisatie. Het is wederom een onafhankelijk en gedegen advies, maar meer van hetzelfde. Waarop is dan het vertrouwen gebaseerd dat het nu wel goed komt?

D66: Na ruim vijf jaar is er nog geen sprake van een goed draaiende organisatie. De presentatie van twee weken geleden is zeer verontrustend. Nog is niet bekend hoe hoog het opleidingsbudget is. De merendeel van het personeel van Het Plein is hoog opgeleid. Er zou meer aandacht moeten zijn voor processen en service. De voorgestelde investering in HRM is disproportioneel. De fractie heeft er geen vertrouwen in dat het nu wel goed komt. Er zijn nog veel vragen. Daarom moet er nader onderzoek plaatsvinden. De raad krijgt te kort tijd om een afgewogen beslissing te nemen over het beschikbaar stellen van 1,8 miljoen euro.

Burgerbelang: Staat de SP nu achter de doelstelling van een hogere klantwaardering en doelmatigheid?

SP: Begrijpt niet waar het vertrouwen op gestoeld is dat het nu wel goed komt. Het doel is na zeven jaar nog niet bereikt. Het is de vraag of de gemeente nu nog meer wil investeren in Het Plein.

GroenLinks: Hoe wil de SP dan het doel bereiken en welke kosten zijn daarmee gemoeid?

SP: Kan kostenraming nu niet maken, maar het gaat om een politieke weging.

GroenLinks: Wij zitten er voor de inwoners, die we moeten helpen. Als we uit de gemeenschappelijke regeling stappen is niemand daarmee geholpen.

SP: Het is de vraag of een keuze voor de korte termijn wel de juiste is. Het plan van aanpak is nog niet eens gereed. Op zich is het goed dat het plan van aanpak gesteund moet worden door het personeel, maar de raad kan pas geld beschikbaar stellen als het plan er is.

VVD: De fractie is kritisch geweest, maar heeft wel vertrouwen in het nu voorgestelde proces. De presentatie kent een aantal droef makende punten en het hoe en wat ontbreek erin. In het lijstje van wat er nog gebeuren moet zou de fractie een wat andere prioriteit hanteren, waarbij het vertrouwen in de klant op de eerste plaats komt. De gemeenschappelijke regeling is opgericht met het doel handhaving en uitvoering van de wetgeving. Daarna is de decentralisatie gekomen. De fractie hoopt nu op een transformatie.

Medewerkers moeten hun klanten goed kennen, niet alleen vanuit het dossier, want dan wordt maatwerk eenvoudiger. Er worden vorderingen gemaakt op het gebied van het verbeteren van de toegang. Ook een goed interne communicatie is van belang. De raad hoeft hierop geen bestuurlijke grip te hebben; de raad bepaalt en bewaakt de kaders. Het is aan het bestuur en het management van de gemeenschappelijke regeling daaraan vorm te geven en aan de raad kan rapporteren.

Lijst Van Vliet: De vorige portefeuillehouder heeft een onmogelijk organisatie opgezet; nu mag de huidige zorgdragen voor het oplossen van de problemen. Het inschakelen van een dure interim directeur is geen goede keuze. Het zou de fractie niet verbazen dat er personeel is dat een dossier heeft gevormd over hoe het allemaal misgelopen is. De fractie steunt het voorstel van de wethouder om het werk van haar voorgangster te repareren. Daarbij doet de fractie de oproep goed naar het personeel te kijken en niet de verkeerde personen te slachtofferen.

PvdA: Door de heer Noppen is een uitgebreide analyse gemaakt. De fractie begrijpt de verontrusting die ontstaan is bij diverse fracties, maar waarschuwt voor de reflex dan maar alles anders te gaan doen. De gemeenschappelijke regeling is niet de oorzaak van de problemen. De aanbevelingen van de rekenkamer bieden voldoende handvatten voor een goede sturing. De fractie heeft vertrouwen in het effect van de voorgestelde acties.

BewustZW: Bij behandeling van de voorjaarsnota heeft de fractie gezegd dat Het Plein ene drama is; dat heeft zij toen op aandrang van de wethouder ingetrokken. Nu erkent het college zelf echter dat het slecht gaat. Destijds heeft de toenmalige fractie al vraagtekens geplaatst bij het businessplan. Lochem heeft nu ook moeite met het beeld dat uit het onderzoek naar voren is gekomen en denkt na over uittreding. De fractie stelt een raadsonderzoek voor. Haal het beleid terug naar de gemeente en maak van Het Plein een uitvoeringsorganisatie. Kijk goed naar directeur en management. Pas wanneer er voldoende helderheid bestaat over waar precies de knelpunten zitten, kan een beslissing genomen worden over het beschikbaar stellen van 1,8 miljoen euro.

PvdA: vraagt hoe lang BewustZW wil blijven analyseren; het is tijd voor actie.

BewustZW: Verwacht dat er met enkele maanden helderheid moet zijn door middel van een onafhankelijk onderzoek.

VVD: In januari heeft de presentatie van het rapport van de heer Noppen al voldoende duidelijkheid geboden.

SP: Dat was een dure externe adviseur die een analyse heeft gemaakt. De raad moet de conclusies trekken. Er is echter een politieke analyse nodig.

VVD: Neemt afstand van deze bewering. De heer Noppen was geen extern adviseur, maar interim-directeur; dat geeft andere verantwoordelijkheden.

SP: Het is wel een extern duur betaalde adviseur die later interim-directeur is geworden.

Christen Unie: Deze discussie is niet relevant op dit moment. Het raadsvoorstel is aan de orde.

SP: Blijft van mening dat een politieke analyse moet worden gemaakt.

BewustZW: Het is de vraag of er nu voldoende vertrouwen is in een goede oplossing. Volgens de fractie is dit nog niet het geval en daarom is het voorstel nog niet rijp voor behandeling in de raad.

GroenLinks: Bij de voorbereiding is uitgebreid inhoudelijk gesproken met de heer Noppen. Wat heeft de fractie van BewustZW ingebracht om tot verbeteringen te komen?

BewustZW: Wat de raad tot nu toe heeft ontvangen is chaos. Het is de vraag in hoeverre de nu verstrekte informatie voldoende is voor de raad om te besluiten 1,8 miljoen beschikbaar te stellen. De fractie heeft onvoldoende vertrouwen in een goede afloop.

Stadspartij: Het gaat om de mensen die gebruik maken van Het Plein. De verbeterpunten zijn duidelijk, maar er is nog geen plan van aanpak. Het gaat om een te hoog bedrag om zonder plan van aanpak beschikbaar te stellen.

CDA: De fractie is blij met de schriftelijke antwoorden op de gestelde vragen. Er is bij Het Plein een opeenstapeling van problemen en de raad heeft verscheidene malen aan het hek gerammeld. De informatievoorziening is nu beter en het vertrouwen dat nodig is groeit. De organisatievorm is van minder belang, maar de raad moet het vertrouwen krijgen dat hij voet aan de grond krijgt. Dat heeft ook te maken met het gevoel dat de raad wordt gehoord. De fractie voelt zich nu gehoord, maar zal het proces kritisch blijven volgen. Klanten moeten goed worden geholpen. De fractie heeft er vertrouwen in dat er in september een door het personeel gesteund plan van aanpak ligt.

SP: Het CDA gebruikt een goede beeldspraak met het “hek”. Er is veel over het hek gegooid met Lochem: dat is nu precies wat er mis is!

Burgerbelang: Het hek is nu open gezet. Verschillende raadsfracties hebben gesproken met Het Plein, waaronder Burgerbelang. Heeft de SP dat ook gedaan?

SP: Het gaat erom hoe de raad iets wil veranderen. Daarvoor is een politieke analyse nodig.

Christen Unie: Wordt niet gelukkig van wat allemaal te berde wordt gebracht en het grote gemak waarmee sommige fracties populistische uitspraken doen zonder enig idee naar voren te brengen om de problemen op te lossen. Dat is verontrustend, omdat de fracties elkaar nodig hebben. De fractie is kritisch omdat een plan van aanpak nog ontbreekt. Een wensenlijstje is onvoldoende om 1,8 miljoen euro beschikbaar te stellen. Het gaat echter nu om de helft van het bedrag; over de andere helft wordt pas een besluit genomen bij de behandeling van de begroting. Dan is het plan van aanpak gereed en kan er nog voldoende worden gestuurd door de raad. De raad gaat niet over de inhoud en uitvoering, maar over de kaderstelling. Probleem is daarbij dat voor de kaderstelling kennis van de inhoud noodzakelijk is. Dat levert een dilemma op. Voor de fractie is het voldoende als het college toezegt dat het plan van aanpak in september beschikbaar is. De cliënten hebben niets aan een politieke klucht.

VVD: Het is duidelijk dat een deel van de nodige informatie ontbreekt over het functioneren van Het Plein. In september hoort de raad meer.

Burgerbelang: Sluit zich aan bij de wrevel die de Christen Unie heeft geuit. De fractie heeft een goed gesprek gehad over Het Plein. De heer Noppen heeft gezegd dat na 18 maanden de verbeteringen zichtbaar moeten zijn. Graag wenst de fractie van het college een nadere toelichting over de kortere termijn die het college voor ogen staat.

College: Bedankt de fracties voor de kritische noten en anderzijds het uitgesproken vertrouwen. De zorg over het ontbreken van het plan van aanpak is begrijpelijk. Het vervullen van een aantal kritische functies in de organisatie, zoals die op het gebied van HRM, is nodig voor een organisatie-breed draagvlak voor het plan van aanpak. Opleggen van het plan van aanpak heeft weinig zin. Het college wil het plan van aanpak in september voorleggen met daarin ook de kaders voor de monitoring van de effecten. Dit kan worden gebruikt voor het beschikbaar stellen van de tweede tranche van de 1,8 miljoen. In het plan van aanpak zullen de prioriteiten worden aangegeven. Bij het proces hoort ook een goede informatievoorziening en goede communicatie. Over de vorm daarvan moet nog gesproken worden.

Het college vraagt zich af waarom D66 kritiek heeft op het onvoldoende functioneren van het primaire proces en toch de focus legt op onderliggende oorzaken. Zonder goede bedrijfsvoering en HRM kunnen primaire processen niet goed verlopen.

D66: De fractie hecht daarom juist aan goede opleiding van personeel.

College: Meent dat college en fractie zich daarin wel kunnen vinden. Niettemin is een goede bedrijfsvoering van belang.

Volgens de heer Noppen zal er in 2019 sprake moeten zijn van een goed lopende organisatie. Het college wil dat daarvan eerder sprake is, maar beseft dat dit ook een politieke valkuil kan zijn. Niettemin stuurt het college op een sneller bereiken van het doel.

VVD: Hoopt dat de slag wordt gemaakt van transitie naar transformatie. En dat daarbij een aantal stappen overgeslagen of versneld kunnen worden.

Voorzitter: vraagt of het voorstel vanavond in de raad kan worden behandeld. De fractie van de Stadspartij vraagt fractieoverleg; de overige fracties zijn van oordeel dat het vanavond in de raad kan worden besproken. Vervolgens sluit hij de vergadering.


Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad


Raad 4 juli 2016 (21:30 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage


Bijlagen:
Handelingen raad 04 juli 2016

Besluit

Aangenomen

Zonder hoofdelijke stemming
Voorstel is aangenomen met 16 stemmen voor en 12 stemmen tegen.
Geen amendementen ingediend


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte
  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl