Pagina delen

Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2016

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

1. het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2016
2. voor het boekjaar 2016 uit te gaan van de wettelijke minimum vereisten
3. voor het boekjaar 2016 de hoogte van de rapporteringstolerantie te bepalen op € 50.000
Een en ander conform bijgevoegd concept-protocol en normenkader.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Door de accountant wordt bij de jaarrekening een controleverklaring verstrekt waarin zowel over de getrouwheid als de rechtmatigheid een oordeel wordt opgenomen.
De controle op rechtmatigheid betreft het nagaan of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot
stand zijn gekomen. Het gaat er om dat beoordeeld kan worden of gehandeld is in overeenstemming met externe wet- en regelgeving, eigen gemeentelijke verordeningen en de begroting. Evenals in voorgaande jaren wordt de financiële rechtmatigheid beperkt tot recht, hoogte en duur. Om een oordeel te kunnen geven omtrent de rechtmatigheid moet de accountant de beschikking hebben over een vastgesteld controleprotocol, inclusief normenkader.

Het normenkader is een overzicht met daarin de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en de interne regels en verordeningen, op basis waarvan de accountant de uitvoering door het college toetst (de reikwijdte). Het normenkader maakt als bijlage onderdeel uit van het voorliggende controleprotocol.

De afgelopen jaren heeft de gemeente een goedkeurende controleverklaring ontvangen voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid.
Enige jaren geleden is in overleg met de Auditcommissie er voor gekozen het protocol niet meer jaarlijks vast te laten stellen maar voor een periode van twee jaren. In afwijking hiervan bestrijkt het voorliggende protocol een periode van 1 jaar (2016). Hiervoor is gekozen omdat dit exact aansluit op het huidige contract met de accoutant dat loopt tot en met het boekjaar 2016. Voor de jaren na 2016 zal een aanbestedingsprocedure worden gestart voor accountantsdiensten. De controleprotocollen kunnen dan weer een periode van twee boekjaren bestrijken.
Het voorliggende protocol en normenkader is wat betreft de opzet gelijk aan het protocol zoals de afgelopen jaren is gehanteerd.

Beoogd effect

Kaders stellen voor het onderzoek van de accountant naar de rechtmatigheid van de jaarrekening 2016.

Argumenten

1. Een controleprotocol (inclusief normenkader) voor de accountantscontrole moet er zijn
Om een oordeel te kunnen geven omtrent de rechtmatigheid moet de accountant de beschikking hebben over een vastgesteld controleprotocol. Bijgaand concept-controleprotocol 2016 is nagenoeg gelijk aan het controleprotocol van 2014-2015. Het overzicht van relevante wet en regelgeving (Normenkader) is geactualiseerd en behoort als bijlage bij het Controleprotocol.

2. Er zijn wettelijke minimum eisen betreffende de goedkeuringstolerantie
Wettelijk zijn er minimumeisen waaraan voldaan moet worden. In het concept-controleprotocol wordt uitgegaan van deze minimum goedkeuringstolerantie volgens onderstaande tabel:
Zie bijlage (tabel)


Op basis van de begroting 2016 van onze gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1,589 miljoen en een totaal aan onzekerheden van circa € 4,766 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De percentages worden toegepast op het totaal aan bruto-exploitatielasten (inclusief toevoegingen aan reserves, afgerond € 158.880.000). Voorgesteld wordt voor het boekjaar 2016 uit te gaan van vermelde minimum percentages.
Uw raad heeft de bevoegdheid om deze percentages naar beneden bij te stellen. Hogere percentages zijn wettelijk niet toegestaan.

3. De hoogte van de rapporteringstolerantie bepalen op € 50.000 is reëel
De rapporteringstolerantie houdt in: een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Voorgesteld wordt voor 2016 dit bedrag evenals voorgaande jaren op € 50.000 te bepalen. Dit houdt in dat de accountant elke fout of onzekerheid ten aanzien van lasten, baten en balansmutaties groter dan dit bedrag rapporteert in zijn Verslag van bevindingen.

Kanttekeningen

Als bij de controle door de accountant blijkt dat niet of onvoldoende is voldaan aan de eisen die het controleprotocol en het normenkader stelt kan dit leiden tot extra-, herstelwerkzaamheden.
Er kunnen na vaststelling van het Controleprotocol en normenkader nog wijzigingen zijn in wet- en regelgeving die ook van toepassing zijn op financiële beheershandelingen in 2016. Als tijdens de controle door de accountant blijkt dat het normenkader niet meer actueel is, kan dit er toe leiden dat de accountant verzoekt het normenkader te actualiseren.
Dit kan leiden tot vertraging in de afwikkeling van het proces van de jaarrekening.

In het sociaal domein nemen taken en werkzaamheden nog steeds toe. Hierbij heeft het college de behoefte na te gaan welke maximale ruimte er is om binnen wet-en regelgeving haar taken uit te voeren. We willen de grenzen gaan opzoeken zonder het risico te lopen dat dit leidt tot nadelige gevolgen voor de controleverklaring. De bijbehorende budgetten leggen een groot beslag op onze gemeentelijke begroting. De activiteiten die door het Plein worden uitgevoerd in het kader van het sociaal domein zijn hierbij nadrukkelijk betrokken. Bezuinigingen en risico’s die hiermee samenhangen moeten daarom een prominentere plaats krijgen. Ook wil ons college hierbij meer aandacht gaan schenken aan doel- en rechtmatigheid. Het college zal daarom de komende tijd gebruiken om te kijken of er mogelijkheden zijn om de controlerend accountant een gerichtere opdracht mee te geven op dit terrein waarbij genoemde onderwerpen een plaats kunnen krijgen.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Het concept-Controleprotocol is behandeld in de Auditcommissie van 12 oktober 2016. De Auditcommissie heeft aangegeven zich te kunnen vinden in dit protocol. Het protocol en het normenkader zullen leiden tot een gerichte opdracht aan de accountant.

Bijlagen

- Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2016
- Normenkader (bijlage bij Controleprotocol)

Bijlagen

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2016-0139

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 28 oktober 2016 met nummer 90984



b e s l u i t :

  1. het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2016 vast te stellen
  2. voor het boekjaar 2016 uit te gaan van de wettelijke minimum vereisten
  3. voor het boekjaar 2016 de hoogte van de rapporteringstolerantie te bepalen op € 50.000

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Technisch Blok 21 november 2016 (20:30 - 21:00) Naar boven

Toelichting griffie

De raad wordt voorgesteld een controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2016

Hiermee wordt beoogd om kaders te stellen voor het onderzoek van de accountant naar de rechtmatigheid van de jaarrekening 2016.

Het is een bevoegdheid van de raad om te sturen op hoofdlijnen en om aan het begin van het proces kaders uit te zetten.

Raadsadviseur: M van den Berg-Platzer

 
Datum 21-11-2016 Tijd 20:30 - 21:00
Zaal
Commissiekamer
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
A. van Dijk
Griffier
M van den Berg-Platzer
Aanwezig namens Naam
BurgerbelangH.J.M Verschure
SPG.J.N. Müller
D66C.A. Lammers
PvdAF.J.G.M. Manders
GroenLinks
StadspartijG.J.H. Pelgrim
VVDH. Hissink
CDAA.R. Nijenhuis
ChristenUnieR.A. Klein Bennink
BewustZW
Lijst van Vliet

Verslag van de vergadering

1. Opening

De voorzitter opent het Technisch Blok en heet alle aanwezigen welkom.

2. Algemeen spreekrecht

Er zijn geen aanmeldingen ontvangen om gebruik te maken van het algemeen spreekrecht.

3. Actieve informatievoorziening

Het college verwijst naar de toezegging van de Minister van Sociale Zaken ten aanzien van een ruimhartig beleid naar statushouders, zodat zij een inkomen krijgen. [1]Voorheen ontvingen statushouders een bijstandsuitkering. Dit wordt anders. Inmiddels is deze zogenaamde intertemporele tegemoetkoming aangevraagd. Dat betekent dat de lening bij de gemeente komt te rusten en dat de statushouders een bijstandsuitkering krijgen.

Het college zegt toe dat de raad in januari a.s. via een raadsinformatiebrief zal worden geïnformeerd over de eventuele toekenning en verdere consequenties hiervan.

Desgevraagd voegt het college toe dat het Rijk verantwoordelijk is voor het inkomensbeleid; dit betreft dus nadrukkelijk geen gemeentelijke taak.

[1] De mondelinge informatie inzake de intertemporale tegemoetkoming, zoals tijdens de raadsvergadering verstrekt, bleek niet volledig correct. Duidelijkheidshalve is deze informatie in het verslag enigszins aangepast, waarmee de omissie ter vergadering zodoende wordt opgelost.

4. Aankondiging moties en amendementen

Er worden geen moties of amendementen aangekondigd.

5. Toezeggingenlijsten

5a. Toezeggingenlijst Forum 21 november 2016

De voorzitter constateert dat er geen vragen of opmerkingen zijn naar aanleiding van de toezeggingenlijst van het Forum 21 november 2016.

5b. Toezeggingenlijst Raad 21 november 2016

De voorzitter constateert dat er geen vragen of opmerkingen zijn naar aanleiding van de toezeggingenlijst van de raad 21 november 2016.

6. Vermoedelijke hamerstukken

6a. Controleprotocol voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2016

Voorzitter: Voldoende besproken. Vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6b. Geheimhouding Meerjaren Prognose Grondzaken-2

Voorzitter: Voldoende besproken. Vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6c. Benoeming leden Raad van Toezicht Stichting Archipel

Voorzitter: Voldoende besproken. Vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6d. Bekrachting geheimhouding curricula vitae (cv's) leden Raad van Toezicht Stichting Archipel

Voorzitter: Voldoende besproken. Vermoedelijk hamerstuk in de raad.

6e. Verzamelbegrotingswijziging november betreffende begroting 2016 - hangmat

Voorzitter: Voldoende besproken. Vermoedelijk hamerstuk in de raad.

7. Lijst ingekomen stukken Raad 21 november 2016

De voorzitter constateert dat er geen behoefte bestaat om nader in te gaan op een van de genoemde ingekomen stukken.De lijst van ingekomen stukken is hiermee vastgesteld.

8. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 21 november 2016

De voorzitter constateert dat er geen behoefte bestaat om in te gaan op een van de genoemde ter inzage liggende stukken.

9. Vaststellen forumverslag(en)

9a. Forumverslag 07-11-2016

De voorzitter stelt vast dat het Forumverslag van 07-11-2016 conform wordt vastgesteld.

10. Sluiting

Het Technisch Blok wordt gesloten om 19.40 uur.

Advies

Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad

Behandeld in Raad 21 november 2016 (21:30 - 23:00) Naar boven

 
Datum 21-11-2016 Tijd 21:30 - 23:00
Zaal
Raadzaal
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
C. Abbenhues
Griffier
G.A.J. Winters

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.

Bijlagen

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend