Pagina delen

Beschikbaar stellen investeringskrediet investeringen 2013

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

een investeringskrediet van € 198.000,-- beschikbaar te stellen ten behoeve van diverse investeringen in de IT infrastructuur.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Tegenwoordig is de dienstverlening gericht op een vraaggerichte dienstverlening die beschikbaar, gedigitaliseerd, geïntegreerd en toegesneden is op de specifieke situatie en behoeften van de afnemer. De overheid heeft steeds meer behoefte aan het verbeteren van de samenwerking tussen overheidsinstanties en tussen overheid, burgers en bedrijven. Ketenintegratie is hierbij essentieel. De eisen aan de geautomatiseerde omgeving worden dan ook steeds hoger omdat er steeds meer informatie digitaal verwerkt wordt. Dit is een trend die zich de komende jaren zal doorzetten, enerzijds ingegeven door eisen vanuit de overheid, met name geïntroduceerd met het iNUP programma, maar ook door marktontwikkelingen zoals het nieuwe werken en cloud computing.

Kortom maatschappelijke ontwikkelingen maken het voor overheidsinstanties noodzakelijk te investeren in informatievoorziening en ICT. In 2013 is Informatisering en Automatisering volop in beweging geweest. Begin 2013 is geconstateerd dat diverse processen, die zwaar leunen op informatievoorziening, niet door de huidige ICT-organisatie snel en doeltreffend zijn te realiseren en dat ook de kwaliteit van de dienstverlening verder geprofessionaliseerd moet worden. Na deze constatering is gestart met de verdere professionaliseringsslag en zijn er, vooruitlopend op het I- en ICT beleidsplan en een stevig meerjarenplan, een aantal noodzakelijke ICT investeringen gedaan. Omdat de uitwerkingen en de behandeling van het I- en ICT beleidsplan vertraging hebben opgelopen en pas volgend jaar in de raad zullen worden besproken, is er een eerste krediet nodig om de investeringen te kunnen financieren.

Het gaat om de volgende items:

- Civision Makelaar:
Voor het ontsluiten van de basisregisters, zodat wordt voldaan aan de wettelijke vereisten is de “gegevensmakelaar” geïmplementeerd. De meerkosten bedragen € 20.000.

- Mobiele telefonie:
Ieder jaar wordt een aantal mobiele telefoons vervangen binnen gemeente Zutphen. Afgelopen jaar zijn er meer toestellen vervangen dan was voorzien. De begroting ad € 20.000 is niet toereikend gebleken. Voor 2013 is er nu nog een extra krediet benodigd ad € 5.000.

- Wifi nieuwe stadhuis:

De inrichting voor wifi was uitsluitend begroot voor het oude stadhuis, zodat papierarm vergaderen voor raadsleden kon worden gerealiseerd. In 2013 zijn ook alle wifi aansluitingen in het nieuwe stadhuis geoperationaliseerd, om tijdig te kunnen anticiperen op de landelijke ontwikkelingen en de gemeentebrede inrichting die benodigd is ter voorbereiding op papierloos vergaderen begin 2014. Hier is een investeringsbedrag mee gemoeid ad € 100.000.

- PC’s versneld vervangen ivm kunnen plaatsen 2 beeldschermen:

Vanwege de implementatie van o.a. Zaakgericht werken zijn er in 2013 PC’s vervangen naar Thin Cliënts. Dit betekent concreet een versnelde investering in 2013 terwijl deze in 2014 was gepland. Daarnaast zijn meerdere aanvragen verwerkt en gehonoreerd nav verzoeken tot het plaatsen van een 2e beeldscherm. De extra investering  die hiermee gemoeid is, betreft € 20.000 voor Vervanging PC’s en beeldschermen.

- Nieuwe versie GWS4all v16 naar v17 inclusief upgrades oracle v10 naar v11:

Eind november 2013 zal in opdracht van de leverancier Centric een update worden uitgevoerd van versie 16 naar 17. Hierin zijn de wettelijke aanpassingen verwerkt die verplicht zijn voor Het Plein. De kosten zijn geraamd op basis van onze ervaringen in 2011. Hier zal een investeringsbedrag mee gemoeid zijn van € 53.000.

Beoogd effect

Deze investering heeft als effect dat er enerzijds wordt voldaan aan de wettelijke vereisten, de leveranciers-vereisten en het verder professionaliseren van de informatisering en automatisering. Hiermee worden efficiëntere interne processen, deregulering en administratieve lastenverlichting gerealiseerd in een omgeving die voldoet aan de moderne eisen qua beschikbaarheid en performance waardoor de dienstverlening goedkoper en soepeler en simpeler wordt.

Op onderdelen:

Wettelijke vereisten:

- Civision Makelaar.

- Nieuwe versie GWS4all v16 naar v17  / Oracle v10-v11(leverancier vereist/realiseert wettelijke vereisten Plein).

Professionalisering:

- Mobiele telefonie.

- Wifi netwerk - PC’s versneld vervangen ivm kunnen plaatsen 2 beeldschermen.

Argumenten

1.1  De geautomatiseerde omgeving van de gemeente moet blijven voldoen aan de standaarden.

Doorlopend worden servers, Pc’s, beeldschermen en overige hardware en software vervangen om ervoor te zorgen dat het gemeentelijke netwerk aan de eisen van de moderne tijd blijft voldoen. Ook een aantal ondersteunende systemen zijn inmiddels aan vervanging toe om te blijven voldoen aan de onderhoudseisen van de leverancier.
Doordat systemen intensiever gebruikt worden is er meer verkeer over het netwerk. Om dat op een goede manier te kunnen blijven verwerken is een investering in nieuwe technologieën nodig.

1.2  Voldoen aan de wettelijke vereisten en eisen van de leveranciers
Een aantal investeringen is nodig om te kunnen voldoen aan de wettelijke vereisten en aan de bepalingen van leveranciers.

 

1.3  Programma Zutphen Vooruit / Basis op Orde
Om effectiever en efficiënter te kunnen werken zijn er allerlei ontwikkelingen rondom het nieuwe werken die hieraan bijdragen. Papierarm werken is een van deze items die voor de Raad eind 2013 is gerealiseerd en waarvoor de voorbereidingen voor College (begin 2014) zijn gestart in 2013.Het draadloze netwerk wordt uitgebreid binnen alle locaties van de gemeente en wordt ook voor de burgers beschikbaar gemaakt. In 2013 is dit gerealiseerd in beide stadhuizen.
Voor het gebruiken van diverse draadloze apparaten binnen de gemeente en om het beheer hiervoor verantwoord in te kunnen richten wordt een management omgeving ingericht.

1.4  Door de groei van de omgeving is er een onbalans komen te ontstaan tussen het aantal servers en de licenties die daarvoor aanwezig zijn. Een meting van de leverancier heeft in kaart gebracht wat er bij aangeschaft moet worden om boetes te voorkomen.

1.5  De gemeenteraad heeft het budgetrecht

Kanttekeningen

1.1 Had dit eerder aangekaart kunnen worden?

In eerste instantie was het de bedoeling om het totale pakket, I- en ICT beleidsplan, het meerjarenplan en de kredietaanvraag, gelijkertijd eerder dit jaar in de raad te behandelen. Dit heeft langer op zich laten wachten door verschillende redenen, de belangrijkste is het aanstellen van een ad interim teamleider in het 3e kwartaal 2013 die verantwoordelijk is voor de doorontwikkeling van team I&A.

Pas in het 3e kwartaal is er een duidelijke verandering in gang gezet die er toe heeft geleid dat een aantal zaken professioneler aangepakt zijn en nog gaan worden.

O.a. is geconstateerd is dat er een aantal uitgaven zijn gedaan die in een separate kredietaanvraag hadden moeten worden voorgelegd en die niet kunnen wachten op het totale pakket I- en ICT beleidsplan, meerjarenplan en kredietaanvraag.

1.2 Hoe verhoudt zich deze investering tot de bezuinigingen (KTD) binnen de gemeente

Om de geplande bezuinigingen binnen de gemeente te kunnen verwezenlijken is er goede Informatisering- en automatiseringssituatie vereist. Er wordt binnen automatisering uiteraard goed afgewogen of investeringen nodig zijn en er wordt zoveel mogelijk gestuurd op kostenefficiëntie en effectieve inzet van de middelen. De investeringen zijn essentieel onderdeel om informatisering en automatisering in haar positie te brengen die de organisatie van haar eist en waarmee de organisatie in staat wordt gesteld haar bezuinigingstaakstellingen te realiseren.

1.3 Hoe verhoudt zich deze investering tot de nieuwe bezuinigingen binnen de gemeente.
Ook de nieuwe bezuinigingstaakstellingen kunnen beter en effectiever gerealiseerd worden door deze investeringen.

1.4 Hoe verhoudt zich deze investering tot de wettelijke taken die op de gemeente afkomen
Deze investering is bedoeld om de huidige omgeving actueel te houden en te stabiliseren. De wettelijke taken die ook IT-impact hebben zoals de implementatie van het iNUP met daarbinnen de basisregistraties, en de decentralisaties zijn nieuwe ontwikkelingen. Daar wordt dan ook apart budget voor aangevraagd.

1.5 Hoe verhoudt zich deze investering tot gewenste samenwerking met andere gemeentes

Bij de daarvoor beoogde onderdelen van de IT-infrastructuur wordt rekening gehouden met een mogelijke samenwerking zodanig dat er geen desinvestering wordt gedaan. Vooralsnog ziet het er niet naar uit dat deze samenwerking op korte termijn zo concreet gaat worden dat het de plannen zal wijzigen.

Uitvoering/Communicatie/Vervolgtraject

De inzet en uitwerking van de investeringen valt onder de reguliere activiteiten van team I&A (automatisering en applicaties). Daar waar nodig is ondersteuning door externe partijen opgenomen in de plannen.

Financiën

- Civision Makelaar:                                 €      20.000

- Mobiele telefonie:                                 €        5.000

- Wifi nieuwe stadhuis:                          €    100.000

- PC’s versneld vervangen                    €      20.000

ivm 2 beeldschermen:

- Nieuwe versie GWS4all v16 naar v17
inclusief Oracle upgrade v10-v11:     
€      53.000

De investering ad € 198.000 wordt afgeschreven in 4 jaar, rente 3% half jaar 2013. De kapitaallasten hiervan bedragen €  52.470 voor 2013 en worden ten laste van de reserve kantoorautomatisering gebracht.

Het geraamde saldo reserve kantoorautomatisering per 31-12-2013 bedraagt€ 2.315.000 exclusief onttrekking voortvloeiend uit dit voorstel.

Bijlagen

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2013-0178

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 27 november 2013 met nummer 10339



b e s l u i t :

een investeringskrediet van € 198.000 beschikbaar te stellen ten behoeve van diverse investeringen in de IT infrastructuur.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Technisch Blok 16 december 2013 (20:00 - 21:00) Naar boven

Toelichting griffie

Maatschappelijke ontwikkelingen maken het voor overheidsinstanties noodzakelijk te investeren in informatievoorziening en ICT. Begin 2013 is geconstateerd dat diverse processen niet door de huidige ICT-organisatie snel en doeltreffend zijn te realiseren en dat ook de kwaliteit van de dienstverlening verder geprofessionaliseerd moet worden. Er is een eerste krediet nodig om investeringen te kunnen financieren. Concreet wordt de raad gevraagd een investeringskrediet van € 198.000 beschikbaar te stellen ten behoeve van diverse investeringen in de IT infrastructuur.

Raadsadviseur: G Pletzers

 
Datum 16-12-2013 Tijd 20:00 - 21:00
Zaal
Commissiekamer
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
A.IJ. Pepers
Griffier
G.J.J.M. Pletzers
Notulist
J.F.A. Kerkhof
Aanwezig namens Naam
PvdAH.W. Hissink
StadspartijF.L.A. van Leeuwen en C.R.L. van Toor
VVDW.P. van Stockum
GroenLinksJ.A. Jansen
D66A.O. Biçen
BurgerbelangA.W. Jansen
CDAJ. Pennings - Hanemaaijer
SPW.K.H. Torgensen
ChristenUnieS. van Keulen
Stadsbelang
Lijst Lilian

Verslag van de vergadering

1. Opening

De voorzitter opent de vergadering.

2. Algemeen spreekrecht

Er zijn geen insprekers.

3. Actieve informatievoorziening

Het college maakt melding van de voorbarige publiciteit over het terrassenbeleid, zonder dat daar een besluit over is genomen door het college en dit ook nog niet is gedeeld met de raad. Het college moet het standpunt nog bepalen, maar de verwachting is dat dit niet veel anders zal liggen dan nu bekend is. Het is echter niet gelopen zoals dit hoort en het college maakt daar ook richting de raad excuses voor.

Het college heeft de raad eerder geïnformeerd over de fusie van Circulus en Berkel Milieu. Daarbij is melding gemaakt van een datum van 1 januari 2014. Het college meldt dat deze datum niet gehaald zal worden. Er wordt nog gewacht op een besluit van de raad in Apeldoorn.

Het college stelt de raad in kennis van een besluit van Alliander om te vertrekken uit Zutphen. Hiermee zijn ca. 290 arbeidsplaatsen gemoeid. Alliander vertrekt naar Duiven.

Burgerbelang vindt dit een zeer triest bericht en vraagt om een toelichting op de stappen die door het college zijn genomen om dit te voorkomen.

Het college heeft de mededeling van Alliander ontvangen als voldongen feit en is daar pas vorige week over geïnformeerd. Het besluit van Alliander heeft te maken met efficiency en men wil in verband hiermee concentratie van personeel.

4. Aankondiging moties en amendementen

De VVD kondigt aan met een amendement te komen op agendapunt 6f.

5. Toezeggingenlijsten

a. Toezeggingenlijst Forum 16 december 2013

Geen vragen.

b. Toezeggingenlijst Raad 16 december 2013

De Stadspartij vraagt over toezegging 2013-15 wat een redelijke termijn inhoudt.

Het college antwoordt dat dit recent in het college aan de orde is geweest en meldt met een klein voorbehoud dat dit volgende maand in de raad komt.

6. Vermoedelijke hamerstukken

6a. Wijziging Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs 2012 in verband met CO2 neutrale exploitatie nieuwbouw scholen

Het college licht toe dat dit voorstel voortkomt uit een traject dat is gestart met een verzoek van de Stichting Archipel om financiële middelen om CO2 neutraal te bouwen voor de A. v.d. Endeschool. De financiële middelen hiervoor waren niet aanwezig. Er zijn wel middelen voor gevonden in ISV3 gelden. Om financiële middelen voor installatietechnieken beschikbaar te kunnen stellen is een wijziging van de verordening voorzieningen huisvesting nodig. Voorwaarde voor dit voorstel was wel dat alle schoolbesturen hiermee in zouden stemmen. Dat is gebeurd. Er is al wel op voorhand besloten dat met de werkzaamheden gestart mocht worden.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

6b. Beschikbaar stellen investeringskrediet investeringen 2013

Het college geeft aan dat dit voorstel betrekking heeft op een aantal investeringen in de ICT die gedaan zijn of moeten worden.

Het CDA vindt het bedrag van € 100.000,- voor het inrichten van wifi erg hoog. Volgens de fractie kan dit voor de helft van het bedrag.

Het college zegt dat dit het bedrag is dat de gemeente Zutphen ervoor heeft betaald. Het gaat bovendien om een groot gebouw.

Het CDA stelt dat het college dan niet goed heeft gewinkeld.

Het college benadrukt dat inkoop echt probeert dit tegen de best mogelijke prijs in te kopen.

De PvdA vraagt om een garantie dat de papierloos vergaderen ook echt mogelijk is. De ervaring is dat de verbinding toch al een aantal keren niet werkt.

Het college geeft aan geen 100% garanties te kunnen geven. Wel wordt er continu aan verbetering gewerkt.

Burgerbelang constateert dat er uitgaven worden gedaan, zonder dat hier vooraf toestemming van de raad voor is gevraagd. De fractie vindt dit op zich kwalijk, maar vindt het ook begrijpelijk gezien het belang van de voortgang en het gebeurt met het doel om de automatisering te verbeteren. De fractie roept wel op hier tijdig mee te komen. Burgerbelang vraagt hoe de raad wordt meegenomen in de ontwikkelingen rondom het nieuwe werken en wat dit heeft opgeleverd. Verder vraagt men om uitleg over het bedrag van € 5.000,- extra voor mobiele telefoons.

Het college geeft aan altijd bereid te zijn het forum te informeren over de ontwikkelingen in de ICT. Het staat de fracties ook vrij hierover een forumbehandeling aan te vragen. Met betrekking tot de mobiele telefoons gaat het om niet voorziene uitgaven die meer zijn dan begroot.

De Stadspartij vraag of overwogen is de Windows Citrix omgeving te vervangen door Linux.

Het college stelt voor om de ICT-ontwikkeling, waaronder de keuzes die gemaakt worden voor bepaalde standaarden toe te lichten in een forum.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

6c. Wijzigen statuten en benoemen bestuursleden Stichting Sportaccommodaties Zutphen

Het college licht toe dat het om een formeel punt gaat. Het zwembadbestuur is nu niet conform de statuten samengesteld. Er moeten drie gemeenteraadsleden zitting in hebben. Daarna kunnen de statuten worden gewijzigd, zodat deze in overeenstemming zijn met de gewijzigde omstandigheden. Dan kunnen de raadsleden weer uit het bestuur.

De Stadspartij vraagt wat de verwachte termijn is waarop dit allemaal geregeld wordt.

Het college antwoordt dat dit heel snel geregeld wordt, namelijk voor 1 januari 2014.

Burgerbelang vraagt of de Stichting ook over meerdere sportaccommodaties gaat en of bij dit besluit nagedacht is over de persoonlijke aansprakelijkheid.

Het college zegt dat de stichting alleen over het zwembad gaat. Voor aansprakelijkheid is de gemeente verzekerd en bovendien gaat het om een zeer korte periode van twee weken.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

6d. Wijziging Regionaal beleid functieverandering

Het college zegt dat het hier gaat om een technische wijziging van het regionale beleidskader. Inhoudelijk blijft de regeling ongewijzigd. Het betreft een regionaal beleidskader dat in 2008 is vastgesteld. Inhoudelijk wordt met deze wijziging de maatvoering van woningen teruggelegd bij de gemeenten.

De PvdA vraagt of de gemeente nu nog wat te zeggen heeft over de maatvoeringen Dennendijk en hoe dit zit ten opzichte van het woningcontingent.

Het college geeft aan dat er geen belemmering is met betrekking tot het woningcontingent. De plannen betreffen een segment waar in Zutphen behoefte aan is. Dit komt procedureel verder nog naar de raad.

Burgerbelang vraagt of er ook gedacht is aan samenwerking in oostelijke richting.

Het college zegt dat het nu gaat om aanpassing van bestaand beleid en dat dit dus aansluit bij de bestaande samenwerking.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

6e. Kamer Algemene Zaken van de Commissie bezwaarschriften

De voorzitter meldt dat het onderwerp van dit agendapunt niet correct is weergegeven. Het gaat over de opheffing van de commissie bezwaarschriften.

Het collegelicht verder toe dat dit uitvoering is van een besluit dat in de kerntakendiscussie is genomen. Het gaat om afschaffing van de volledige commissie, dus zowel de kamer algemene zaken als de kamer personeelszaken.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

6f. Diverse begrotingswijzigingen forum en raad 16 december 2013

De VVD licht het amendement toe dat door de fractie is rondgestuurd. Het gaat om het onderdeel van het voorstel voor bestemming van € 800.000,- uit verkoop van grond in Wijhe. Het college stelt voor dit toe te voegen aan het implementatiebudget kerntakendiscussie. In de bespreking van de burap eerder in het forum is aangegeven dat er geen aanleiding is extra budget te vragen, omdat er ruim 2 miljoen in deze reserve zit en dit voldoende is. De VVD stelt voor het bedrag toe te voegen aan de reserves grondbedrijf. De reserves en voorzieningen van het grondbedrijf dekken niet de bestaande risico’s. Bovendien blijft het bedrag hiermee binnen de grondexploitatie.

Het college geeft aan dat het voorstel om dit bedrag toe te voegen aan het implementatiebudget kerntakendiscussie (IKTD) voortkomt uit een dekking van een eerder tekort op de grondexploitatie uit het IKTD-budget. Daarbij is toen aangegeven dat dit zou worden teruggestort, wanneer er opbrengsten zijn uit grondverkoop. Het overschot wordt toegevoegd aan de saldireserve. Het college hecht eraan het IKTD-budget op peil te houden. Ook in 2014 en 2015 moeten taakstellingen gerealiseerd worden, waarvoor implementatiebudget nodig kan zijn. Het college benadrukt hier zuinig mee om te springen. Met betrekking tot het weerstandsvermogen grondexploitaties meldt het college dat dit op peil is. Er is dus geen noodzaak het bedrag aan deze reserve toe te voegen. Het college ontraadt het amendement.

GroenLinks herinnert eraan dat de fractie eerder gepleit heeft voor een gecombineerde reserve voor het weerstandsvermogen en vraagt of deze plannen nog worden uitgevoerd.

Het college antwoordt dat dit nog niet bekend is. Het college wijst nog op een klein foutje in het voorstel ten aanzien van het toevoegen van

€ 600.000 aan de reserve voorzieningen zwembad. Het voorstel met de toelichting moet niet gelezen worden alsof er nu ineens € 4,6 miljoen beschikbaar wordt gesteld. Bij de volgende hangmat wordt dit gecorrigeerd.

Advies: voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in raad.

7. Lijst ingekomen stukken Raad 16 december 2013

Geen opmerkingen.

8. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 16 december 2013

De Stadspartij vraagt om een forumbehandeling van het memo inzake basismobiliteit doelgroepenvervoer (memo 02).

De voorzitter van het presidium meldt dat dit is toegevoegd aan de lijst te agenderen onderwerpen.

9. Forumverslag 02-12-2013

Het verslag wordt vastgesteld.

10. Sluiting

De voorzitter sluit de vergadering.

Advies

Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad

Behandeld in Raad 16 december 2013 (21:30 - 23:00) Naar boven

 
Datum 16-12-2013 Tijd 21:30 - 23:00
Zaal
Raadzaal
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
J.A. Gerritsen
Griffier
G.A.J. Winters

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.

Bijlagen

Besluit

Aangenomen

Zonder hoofdelijke stemming
Geen amendementen ingediend