Pagina delen

Benoeming mevr. mr. M.J.E. van den Berg - Platzer als raadsadviseur en locogriffier

De Werkgeverscommissie stelt voor :

  1. de formatie voor de functie van raadsadviseur op de griffie uit te breiden tot 1,5 fte;
  2. mevr. mr. M.J.E. van den Berg - Platzer, Pieter van Vollenhovenlaan 2 te Vorden, met terugwerkende kracht tot 1 juni 2015 te benoemen tot raadsadviseur / locogriffier voor 24 uur per week

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Eind vorig jaar kreeg de griffier het aanbod capaciteit vanuit de ambtelijke organisatie geleverd te krijgen, zodat voor de griffier en de raadsadviseur meer ruimte ontstaat mede om vorm te kunnen geven aan de wens om mee te kunnen denken in het voortraject bij grotere voorstellen, zodat in gezamenlijkheid goede behandelprocessen vorm kunnen worden gegeven
De griffier heeft aangegeven dat deze insteek past in zijn visie, maar dat een structurele oplossing met eigen uren hem dan gepast lijkt.
Omdat korte tijd later door het vertrek van de raadsadviseur de werving van een opvolger gestart moest worden, is door het beschikbaar stellen van mobiliteitsbudget uit de Bijstellingsnotitie tijdelijke dekking gevonden, waardoor werving voor 1,5 fte raadsadviseur gelijktijdig kan plaatsvinden. Het afwachten van de uitkomst van de discussie rond de Voorjaarsnota, waarin het voorstel tot structurele uitbreiding een plek zou krijgen, bracht op deze manier geen belemmering in het starten van het wervingstraject.

Beoogd effect

Het voorzien in vervanging van de griffier in geval van zijn afwezigheid en het toegerust zijn op de aan de griffie toebedachte taken.

Argumenten

1.1. Om invulling te geven aan de veranderende rol van de overheid in de samenleving en de rol, die de griffie daarbij gaat invullen, is uitbreiding van de griffie gewenst.

De taken voortkomende uit het werkgeverschap van de raad voor de griffie heeft de raad in handen gegeven van de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie stelt voor om, gelet op de gewenste ontwikkeling van de veranderende rol van de overheid en de samenleving en de rol die de griffie daarbij verder gaat invullen, de formatie van de griffie met een halve fte uit te breiden. Het is aan de raad om op voorstel van de werkgeverscommissie te besluiten over zijn eigen ondersteuning.

1.2. Waarborgen van de continuïteit van het bestuurlijk proces

De gemeentewet bepaalt dat de raad de vervanging van de griffier in geval van zijn ontstentenis regelt. De continuïteit van de ondersteuning van de raad en het besluitvormingsproces in geval van ziekte, verlof en vakantie is beter gewaarborgd wanneer niet alleen een eerste, maar ook een tweede locogriffier beschikbaar is. Daarnaast is in de praktijk duidelijk geworden dat het college moeizaam de afgesproken capaciteit aan Forumgriffiers/notulisten kan leveren. Als achtervang kan de griffie na de formatie-uitbreiding hier zo nodig zelf een oplossing bieden.
Momenteel heeft de griffie te maken met een aanzienlijke werkdruk en is het door gewijzigde arbeidsvoorwaarden niet meer mogelijk om op eenzelfde wijze als voorheen uren te verkopen. 

2.1. De Werkgeverscommissie heeft afgesproken dat geschikte kandidaten uit de ambtelijke organisatie voorrang krijgen op externe kandidaten

Om de bezuinigingstaakstelling van het college op de formatie van de ambtelijke organisatie mede te helpen oplossen heeft de Werkgeverscommissie ervoor gekozen om voor het college werkzame kandidaten een voorkeurspositie toe te kennen in het wervingstraject. Geschiktheid van de kandidaat is daarbij wel het uitgangspunt gebleven.

2.2. Zorgvuldige procedure en duidelijkheid voor de kandidaat

In overleg met de Werkgeverscommissie is een vacaturetekst opgesteld en een procedure rondom de werving afgesproken. Deze procedure is voorafgaand aan de werving in het Presidium toegelicht. In de vacaturetekst is aangegeven dat de halve fte uitbreiding vooralsnog tijdelijk is. In de sollicitatieprocedure is de kandidaten toegelicht dat de keuze over het structureel maken van deze formatie-uitbreiding bij de behandeling van de Voorjaarsnota zal worden gemaakt.
Bij de behandeling van de Voorjaarsnota kunnen alle beleidsvoornemens, waaronder deze formatie-uitbreiding, tegen elkaar worden afgewogen.

Kanttekeningen

Door nu in te stemmen met de uitbreiding van de omvang van de functie van raadsadviseur wordt voor klein deel al invulling gegeven aan de uitkomst van de discussie in de Voorjaarsnota 2015

Gelet op de voorafgaand aan de werving van de nieuwe raadsadviseurs afgesproken procedure en de communicatie richting de kandidaten over dit onderwerp is het gewenst om in juni 2015, na de behandeling van de Voorjaarsnota, duidelijkheid te kunnen verschaffen over het al dan niet structurele karakter van de uitbreiding.

De vacatureruimte is nog niet geheel gevuld

Doordat de andere beoogde te benoemen kandidaat op het laatst, na het arbeidsvoorwaardengesprek, zich vanwege persoonlijke omstandigheden heeft teruggetrokken, wordt het wervingstraject voor de resterende vacatureruimte weer opgepakt door de Werkgeverscommissie. Op een later moment zal voor dit deel nog een afzonderlijk benoemingsvoorstel worden voorgelegd.

Risico’s

De ondersteuning van de raad en de continuïteit van het besluitvormingsproces komen in gevaar wanneer de vervanging van de griffier en de bemensing van de griffie niet goed is geregeld.

Financiën

De financiële verwerking zal later dit jaar via een begrotingswijziging of in de begroting 2016 plaatsvinden.

Bijlagen

  1. Tekst van de opengestelde vacature
  2. Beschrijving van de gevolgde procedure

Stukken ter inzage

  1. CV van de voor benoeming voorgedragen persoon (ligt ter inzage op de griffie)

Bijlagen

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2015-0061

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van De Werkgeverscommissie van 17 april 2015 met nummer


gelet op artikel 107d van de Gemeentewet;


b e s l u i t :

  1. de formatie voor de functie van raadsadviseur op de griffie uit te breiden tot 1,5 fte;
  2. mevr. mr. M.J.E. van den Berg - Platzer, Pieter van Vollenhovenlaan 2 te Vorden, met terugwerkende kracht tot 1 juni 2015 te benoemen tot raadsadviseur / locogriffier voor 24 uur per week.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Raad 19 juni 2015 (09:30 - 17:00) Naar boven

 
Datum 19-06-2015 Tijd 09:30 - 17:00
Zaal
Raadzaal
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
J.A. Gerritsen
Griffier
G.A.J. Winters

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.

Bijlagen

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend

Behandeld in