Basismobiliteit Vervoercentrale Bedrijfsplan 2.1

Onderwerp

Basismobiliteit Vervoercentrale Bedrijfsplan 2.1

Programma

04. Een vitale samenleving, iedereen doet mee

Forum

Hamerstuk

Portefeuillehouder

P Withagen

Inlichtingen bij

M. Hagen
0681425223 m.hagen@zutphen.nl

Soort bevoegdheid

Budgetrecht

Beleidsvrijheid

Beperkt

Programmabegrotingswijziging

2016-15

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

1. In te stemmen met A) de begroting 2016 en 2017 en B) de vereveningssystematiek zoals uitgewerkt in het Bedrijfsplan Vervoercentrale 2.1;
2. Voor 2016 een extra budget van € 28.485,- beschikbaar te stellen en deze ten laste van de Reserve WMO/Jeugd te brengen;
3. De begroting 2016 conform beslispunten 1 en 2 te wijzigen.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

De aanleiding voor dit gevraagde besluit is gelegen in de aansluiting bij de gemeenschappelijke regeling Basismobiliteit, de opbouw van de regionale Vervoercentrale Stedendriehoek.

Op 19 mei 2015 heeft het college ingestemd met de Kadernota Basismobiliteit ‘Op Weg’. Op 9 juli 2015 heeft de raad deze kadernota vastgesteld. Per 9 maart 2016 is de gemeenschappelijke regeling Basismobiliteit van kracht. Op 5 oktober 2015 heeft u, bij de behandeling van de gemeenschappelijke regeling in uw raad, kennis kunnen nemen van het Vervoercentrale Bedrijfsplan 1.0.

Het Bedrijfsplan 2.1, inclusief begroting en vereveningssystematiek, is een verdere uitwerking van het in 2015 aan u voorgelegde Bedrijfsplan 1.0 en de vastgestelde Kadernota Basismobiliteit ‘Op weg’.

Beoogd effect

De samenwerkende gemeenten willen per 1 januari 2017 een regionaal solide, efficiënt, klantvriendelijk en duurzaam vervoerssysteem gerealiseerd hebben.

Naast het inrichten van een slim vervoersysteem beogen we de eigen vervoersoplossing van burgers en het reguliere openbaar vervoer meer dan nu te benutten.

Argumenten

1.1 In de Wet gemeenschappelijke regelingen en in artikel 20 van de gemeenschappelijke regeling Basismobiliteit is geregeld dat de gemeenteraden een zienswijze kunnen indienen op zowel de conceptbegroting als de verevening tussen gemeenten.

Hieronder worden de belangrijkste aandachtspunten met betrekking tot zowel de conceptbegroting als de verevening tussen gemeenten nader toegelicht. Zie voor meer informatie hoofdstuk 9 en bijlage 4 van het Bedrijfsplan (Bijlage 1).

A) Begroting 2016 en 2017

Begroting 2016: Implementatie- en opstartkosten
De implementatie- en opstartkosten zijn in Bedrijfsplan 2.1 voor de negen gemeenten samen circa 2 ton hoger ingeschat dan in de eerdere versie. Voor Zutphen een stijging van € 19.342. De huidige inschatting is realistischer, maar ook in de nu voorliggende versie zijn aannames gedaan.

In Bedrijfsplan 1.0 was uitgegaan van een totale implementatiebegroting van € 700.000, terwijl de begroting in het Bedrijfsplan 2.1 uitkomt op € 970.489,-. Een deel van de afwijking wordt verklaard door het budget dat doorgeschoven wordt uit 2015 (€ 78.831,-). Dit heeft dan ook geen consequenties voor de bijdrage van de deelnemende gemeenten in 2016.

De overige € 191.658,- kunnen als volgt verklaard worden:
• Een aantal posten uit de oorspronkelijke begroting uit Bedrijfsplan 1.0 wijken af;
   • Personele lasten: +/+ € 15.000,-
   • Implementatiekosten ondersteuning: +/+ € 50.000,-
   • Huurlasten: +/+ € 9.000,-
• Tevens waren een aantal posten niet meegenomen in de begroting in Bedrijfsplan 1.0;
   • Bestuurskosten (bank, accountant, verzekering): +/+ € 9.000,-
   • (Structurele) ondersteuning bedrijfsvoering: +/+ € 108.000,-

Hier bovenop komen de kosten van de regionale regiefunctionaris (voor Zutphen maximaal € 4.840,- per jaar, voor 2016 maximaal € 2.420,-). Deze functie wordt (tijdelijk) ingevuld van 1 juli 2016 tot 31 december 2017. Deze centrale figuur fungeert namelijk als spil in de contacten tussen ambtenaren, het portefeuillehouderoverleg Basismobiliteit/Het bestuur van de Vervoerscentrale en de leiding van de Vervoercentrale. Een goede invulling van deze functie draagt bij aan grip op de regionale Vervoerscentrale. De kosten van de regiefunctionaris verdelen we naar rato van het aantal inwoners van de deelnemende gemeenten.

Ten slotte zijn er in 2016 extra kosten voor het eenmalig verstrekken van nieuwe vervoerpassen bij de start aan alle huidige Regiotaxi reizigers (voor Zutphen € 6.723). Iedere gemeente betaalt zijn eigen verstrekte vervoerpassen zelf.

Begroting 2017

Begroting Vervoercentrale
Op basis van ervaringen elders in het land gaan we er van uit dat de omvang van de kosten van de Vervoerscentrale circa 15% van de omvang van het vervoervolume zal zijn. De praktijk moet uitwijzen of deze inschatting gerealiseerd kan worden. Ontwikkelingen zoals ritboekingen via internet of app’s en het kundige worden van de Vervoercentrale moet bijdragen aan het op termijn efficiënter kunnen uitvoeren van deze taak.

Het voordeel van een publieke regiecentrale voor de gemeenten is dat de stuurbaarheid en invloed maximaal is. Daar staat tegenover dat de in te richten Vervoercentrale kennis moet opbouwen. En dat voor werknemers van de Vervoercentrale gemeentelijke cao’s gelden, wat mogelijk een kostenverhogend effect heeft ten opzichte van de keuze voor een private Vervoercentrale.

Begroting vervoer
De inschatting van het vervoervolume is lastig. Regelgeving is gewijzigd en ook het samenvoegen van vervoerstromen zal effect hebben op het volume. Bij de berekeningen gaan we er van uit dat de Vervoercentrale in 2018 circa €13 miljoen vervoer aanstuurt. Eerder gingen we nog uit van een verwacht vervoervolume vanaf 2018 van €10 mln. per jaar. In Bedrijfsplan 1.0 zijn de vervoerstromen voorzichtig ingeschat. Een stijging van het ingeschatte vervoervolume betekent concreet dat de Vervoercentrale voor de regio meer werk zal moeten verzetten. Daarbij moeten we ook rekening houden met een tegengestelde beweging. Door ontwikkelingen in bijvoorbeeld de Wmo, waarbij een groter beroep wordt gedaan op zelfredzaamheid van mensen, zien we de vervoervolumes dalen.

Regionale regiefunctionaris
Ook in het jaar 2017 is een regionale regiefunctionaris actief. Deze kosten komen bovenop de hier genoemde begroting 2017. Deze kosten worden naar rato van het inwoneraantal tussen de deelnemende gemeenten verdeeld.

Provincie en aanvullend OV
In de periode 2017-2019 ontvangt de Vervoercentrale jaarlijks een bijdrage van € 188.305 van de provincie Gelderland voor de beheer- en regiekosten. Vanaf 2020 is deze bijdrage van de provincie onzeker. In de meerjarenbegroting is rekening gehouden met deze provinciale bijdrage van Gelderland. Aanvullend stelt de Provincie Gelderland € 455.367 (waarvan € 68.305 voor beheer en regie) per jaar beschikbaar voor de exploitatiekosten van aanvullend OV/ pilots ten behoeve van innovatie.

B) Wijze van verevenen tussen gemeenten

Hoe verevenen de deelnemers de kosten? De gemeenteraden bepalen de richting. De colleges werken de aangegeven richting verder uit. Bij de behandeling in september 2015 in uw raad heeft u ingestemd met:

1. Implementatie- en opstartkosten (2016): Verevening naar inwoneraantal. Specifieke herleidbare implementatiekosten zullen worden doorbelast aan de betreffende gemeente.
2. Kosten Vervoercentrale (beheer, ritaanname, informatie en advies): Verevening op basis van: ‘De gebruiker betaalt’. Vereveningswijze naar gebruik overeenkomstig de huidige werkwijze bij Regiotaxi.
3. Exploitatiekosten (vervoer): Verevening op basis van: ‘De gebruiker betaalt’. Vereveningswijze naar gebruik overeenkomstig de huidige werkwijze bij Regiotaxi.

Het voorstel is om voor de kosten van de Vervoercentrale (2) en de kosten van het vervoer (3) dicht bij de huidige vereveningswijze van Regiotaxi te blijven. Daarnaast moet deze eerlijk en uitlegbaar zijn. De huidige vereveningswijze moet worden aangepast omdat we Regiotaxi-vervoer niet langer per zone inkopen, maar per uur. Daar komt bij dat de ritplanning niet langer wordt verzorgd door de vervoerder, maar door de Vervoercentrale wordt uitgevoerd.

Met behulp van een rekenmodel met ritdata is de vooraf bedachte vereveningswijze getoetst en verfijnd. Door de nieuwe wijze van verevening kan het relatieve aandeel van een gemeente wel wat toe- of afnemen. Dit betekent dat de ene gemeente wat meer voordeel heeft van de samenwerking dan een andere gemeente. Deze verschillen worden met name veroorzaakt doordat de omvang van de huidige zones verschilt. Voor de gemeente Zutphen pakt dit voordelig uit.

De voorliggende verevening bevat nog niet het routegebonden vervoer dat per augustus 2017 door alle deelnemende gemeenten onder de Vervoercentrale wordt gebracht. Begin 2017 wordt dit deel van de verevening uitgewerkt. De gemeenteraad zal over deze uitwerking geïnformeerd worden

2.1 Omdat het in oktober 2015 door de gemeenteraad beschikbaar gestelde budget voor 2016 voor implementatie- en opstartkosten wordt overschreden, wordt u raad gevraagd extra middelen beschikbaar te stellen.

De gemeenteraad heeft in het raadsbesluit van 5 oktober 2015 voor 2016 een budget van € 67.000 beschikbaar gesteld voor implementatie- en opstartkosten. Dit budget wordt met € 28.485,- overschreden (zie voor een toelichting onder Financiën).

Kanttekeningen

n.v.t.

Risico’s

De implementatiefase in 2015/2016 is een complex proces met risico’s, die genoemd worden in Hoofdstuk 8 Risico’s en maatregelen van het Bedrijfsplan. Deze risico’s zijn deels financieel afgedekt binnen de begroting van de opstart- en implementatiekosten waarin een post onvoorzien is opgenomen. Naast het financiële risico zien we een maatschappelijk risico: geen vervoer of beperkt vervoer zal direct tot problemen leiden.

Een aantal risico’s uitgelicht:
• Het is mogelijk dat de vervoercentrale niet tijdig operationeel is. De Vervoercentrale moet per juni
2016 operationeel zijn voor het leerlingenvervoer van Apeldoorn. De Vervoercentrale onderzoekt
welke mogelijkheden er zijn, als deze deadline onverhoopt niet gehaald wordt, bijvoorbeeld wanneer
niet tijdig deskundig personeel kan worden aangetrokken. Momenteel wordt verkend of er
organisaties zijn bij wie dan deze dienst dan kan worden ingekocht.
• De aanbestedingsresultaten kunnen tegenvallen, waardoor de vervoerkosten kunnen toenemen.
• Het lukt de Vervoercentrale niet om het vervoer naar dagbesteding voor de huidige ZIN-tarieven
Wmo (€8,- per cliënt per dag) te organiseren.
• Ondernemers proberen via rechtszaken wijzigingen in gunning of contracten te bewerkstellingen. Om
de kans hierop te beperken zullen we onder andere het bestek extra laten toetsen door een
onafhankelijke deskundige.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

In de aanloop naar de nieuwe vervoerorganisatie zullen burgers, instellingen, medewerkers en overige betrokkenen worden geïnformeerd over de veranderingen. Dit is uitgewerkt in een communicatiekalender. Zie hoofdstuk 5 en bijlage 6 van het Bedrijfsplan.

Rapportage/evaluatie

n.v.t.

Financiën

Begroting 2016: Opstart- en implementatiekosten
De opstart- en implementatiekosten bedragen voor het jaar 2013 (€ 30.000), 2015 (€ 121.196) en 2016 (€ 970.489) voor de samenwerkende negen gemeenten circa €1,1 mln. Voor Zutphen zijn deze kosten voor het jaar 2016: € 86.295,-. Voor Zutphen een kostenstijging van € 19.342,-. Hier komen voor 2016 eenmalig de kosten voor nieuwe vervoerpassen bij (€ 6.723) en de kosten voor de inzet van de regiefunctionaris voor een half jaar (€ 2.420,-).

De gemeenteraad heeft in het raadsbesluit van 5 oktober 2015 voor 2016 een budget van € 67.000 beschikbaar gesteld voor implementatie- en opstartkosten. Dit budget wordt met € 28.485,- overschreden (€ 2.420,-
+ € 6.723,- + € 19.342,-). Wij vragen u raad om een extra budget van € 28.485,- beschikbaar te stellen, deze ten laste van de Reserve WMO/Jeugd (9803054) te brengen en de begroting hiervoor te wijzigen. Na deze wijziging resteert in de Reserve Wmo/Jeugd (9803054) een bedrag van € 8.829.300.

Begroting 2017
Door het oprichten van een Vervoercentrale en het samenvoegen van vervoerstromen gaan we er van uit dat een besparing van 5% regionaal gerealiseerd kan worden (efficiency winst).

Opstart- en implementatiekosten en terugverdientijd
De samenwerking levert naar verwachting op termijn een structurele besparing op van ruim 6 ton (tabel1 laatste regel). Deze aanname betekent dat de totale opstart- en implementatiekosten (2013-2016) van de Vervoercentrale (circa €1,1 mln.) in twee jaar kan worden terugverdiend

Bijlagen

1. Begrotingswijziging 2016-15
2. Concept zienswijze
3. Bedrijfsplan Vervoercentrale 2.1.

Ontwerp

Besluit

De raad van de gemeente zutphen,

gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 17 mei 2016 met nummer 65440

gelet op artikel 1. lid 2 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 189 van de Gemeentewet en het raadsbesluit van 5 oktober 2015 met Griffienummer: 2015-0123,

b e s l u i t :

1. In te stemmen met A de begroting 2016 en 2017 en B de vereveningssystematiek zoals uitgewerkt in het Bedrijfsplan Vervoercentrale 2.1
2. Voor 2016 een extra budget van € 28.483,- beschikbaar te stellen en deze ten laste van de Reserve WMO/Jeugd te brengen.
3. De begroting 2016 conform beslispunten 1 en 2 te wijzigen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:

de voorzitter, de griffier,