Pagina delen

Archiefverordening, Besluit Informatiebeheer en Aanwijzing Archiefbewaarplaats gemeente Zutphen 2016 - Besluitvormend

Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :

de Archiefverordening gemeente Zutphen 2016 vast te stellen.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

De huidige Archiefverordening is vastgesteld in 2006. Deze is daarmee gedateerd en moet daarom door middel van de voorliggende verordening geactualiseerd worden. Vanwege de reorganisatie per 1 januari 2016 zijn enkele van de in de verordening gehanteerde termen niet meer juist en ook niet meer in lijn met de uitgangspunten van de reorganisatie.

Voor het opstellen van de bijgaande Archiefverordening is gebruik gemaakt van het meest actuele model van de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Dit model is aangepast aan de meest recente wet- en regelgeving, zowel op archiefwettelijk gebied als op het gebied van het nieuwe interbestuurlijk toezicht.

Beoogd effect

Voldoen aan de Archiefwet 1995 en aanverwante regelgeving.

Argumenten

1.1 Er moet een gemeentelij ke archiefverordening worden vastgesteld

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening (artikel 30). Op grond hiervan moet de gemeenteraad een Archiefverordening vaststellen. Niet vaststellen van een archiefverordening is daarmee geen optie.

1.2 De huidige geldende verordening is gedateerd en daarmee aan vervanging toe

De huidige geldende Archiefverordening heeft de gemeenteraad op 4 december 2006 vastgesteld. De bepalingen in deze verordening zijn daarmee tien jaar oud en derhalve gedateerd. Met de verordening van 2006 zijn de beide Archiefverordeningen van de gemeente Zutphen en Warnsveld destijds tot één verordening gesmeed. Anno 2016 is deze verordening aan een update toe.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

De verordening wordt gepubliceerd op www.overheid.nl. en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten van Gelderland.

Het college van burgemeester en wethouders heeft, onder voorbehoud van het vaststellen van de Archiefverordening gemeente Zutphen 2016, het Besluit Informatiebeheer gemeente Zutphen 2016 en het Aanwijzingsbesluit Archiefbewaarplaats gemeente Zutphen 2016 vastgesteld.

Bijlagen

Archiefverordening gemeente Zutphen 2016.

Bijlagen

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2016-0104

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 10 augustus 2016 met nummer 83804


gelet op artikel 30, eerste lid en artikel 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;


b e s l u i t :

de Archiefverordening gemeente Zutphen 2016 vast te stellen.

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter, de griffier,

Behandeld in Technisch Blok 26 september 2016 (20:30 - 21:00) Naar boven

Toelichting griffie

De huidige Archiefverordening (vastgesteld in 2006) is gedateerd. Met name vanwege de reorganisatie per 1 januari 2016 is een aantal bepalingen in de verordening niet meer juist en ook niet meer in lijn met de uitgangspunten van de reorganisatie. De verordening dient daarom te worden geactualiseerd. 

De raad wordt voorgesteld in te stemmen met de geactualiseerde Archiefverordening.

 

Raadsadviseur: H Nijkamp

 
Datum 26-09-2016 Tijd 20:30 - 21:00
Zaal
Commissiekamer
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
A.IJ. Pepers
Griffier
M van den Berg-Platzer
Aanwezig namens Naam
BurgerbelangA. Verwoort
SPE. Müller
D66C.A. Lammers
PvdAF.J.G.M. Manders
GroenLinksM.T.E. Westerik
StadspartijC.R.L. van Toor
VVDA. van Dijk
CDAK.M. Warmoltz
ChristenUnie
BewustZW
Lijst van Vliet

Verslag van de vergadering

1. Opening

De voorzitter opent het Technisch Blok en heet de aanwezigen welkom.

2. Algemeen spreekrecht

De voorzitter meldt dat mevrouw Van den Bor zich heeft aangemeld om gebruik te maken van het spreekrecht.

2.a – Inspreekreactie mevrouw R. van den Bor

Mevrouw van den Bor spreekt de wens uit om op het dak van het flatgebouw waarin zij woont zonnepanelen te mogen plaatsen. Dit vereist echter de medewerking van de gemeente. Ze beschikt inmiddels over de steun van de directeur van het Woonbedrijf, alsmede van meerdere medebewoners. Ter vergadering overhandigt ze een brief inzake van Woonbedrijf en een aantal handtekeningen die haar verzoek ondersteunen.

Vragen fracties
De PvdA vraagt of het wellicht een optie is om meerdere initiatieven via het Woonbedrijf samen te voegen. De PvdA vraagt of deze gedachte ook met het Woonbedrijf is besproken.

Inspreker legt uit dat sprake is van weerstand in de wet- en regelgeving en van de zijde van de netbeheerder. De huidige wet- en regelgeving biedt onvoldoende mogelijkheden voor het regelen van opslag en distributie bij een dergelijk gebouw.

De VVD vraagt naar de persoonlijke motivering voor het inspreken, gezien de beperkte rol die de gemeenteraad hierin kan spelen. De VVD verwacht dat de woningcorporaties meer kunnen bereiken bij de landelijke overheid.

Inspreker geeft aan dat de directeur van Woonbedrijf, de heer Hendriks, persoonlijk het initiatief heeft genomen om in Den Haag te lobbyen voor aanpassing van de betreffende wet- en regelgeving betreffende zonne-energie. Hij heeft de inspreker ook voorgesteld om handtekeningen te verzamelen.

Het CDA vraagt waarom in Deventer een soortgelijk initiatief wél is gelukt en het in Zutphen niet lukt.

Inspreker meldt dat het initiatief in Deventer ook nog niet is geslaagd.

De voorzitter dankt inspreker en geeft aan dat de tekst van de ter vergadering verstrekte brief in bijlage bij de notulen van het Technisch Blok zal worden gevoegd.

3. Actieve informatievoorziening

Het college meldt de stand van zaken met betrekking tot de noodlocatie voor vluchtelingen bij GGNet. De locatie in Warnsveld is door het COA op lijst 1 van reservelocaties geplaatst. Dat is een lijst voor locaties die het COA gebruiksklaar wil hebben voor het geval het aantal op te vangen mensen plotseling stijgt. Omdat er reeds een bestuursovereenkomst bestaat en de locatie voor vijf jaar beschikbaar is, is deze locatie op lijst 1 terecht gekomen. Om die reden gaat het COA verder met het plaatsen van noodunits om zo een volwaardige noodlocatie beschikbaar te hebben. Omdat in de bestuursovereenkomst afspraken zijn gemaakt over plaatsen/plekken en niet over ‘koppengeld’ loopt de Gemeente geen financieel risico.

4. Aankondiging moties en/of amendementen

GroenLinks kondigt aan vanavond tijdens de aansluitende raadsvergadering een motie in te willen dienen inzake Innovatief parkeerbeleid ten behoeve van een autovrij ’s Gravenhof.

De voorzitter wijst er op dat de tekst van deze motie vanmiddag reeds is toegestuurd.

5. Toezeggingenlijsten

a. Toezeggingenlijst Forum 26 september 2016

b. Toezeggingenlijst Raad 26 september 2016

 

De voorzitter constateert dat er geen vragen of opmerkingen zijn naar aanleiding van de geagendeerde toezeggingenlijsten.

6. Vermoedelijke hamerstukken

a. Archiefverordening, Besluit Informatiebeheer en Aanwijzing Archiefbewaarplaats gemeente Zutphen 2016

Griffienummer: 2016-0104

De voorzitter meldt dat de huidige Verordening in 2006 is vastgesteld. Het voorstel is om tot vaststelling van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer over te gaan en tevens de Archiefbewaarplaats vast te stellen

Advies:

Voldoende besproken

b. Budget voor de afwijking brandschade De Berkel

Griffienummer 2016-0105

De voorzitter wijst op de beslispunten.

De VVD vraagt of het genoemde bedrag uiteindelijk door de verzekering zal worden vergoed.

Het college antwoordt dat vaststaat dat dit bedrag door de verzekering wordt gedekt.

Advies:

Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

c. Vaststellen bestemmingsplan Noorderhaven, veld 18

Griffienummer 2016-0112

De voorzitter licht toe dat het stedenbouwkundig plan, dat ten grondslag ligt aan dit bestemmingsplan, is gewijzigd. Derhalve moet opnieuw een bestemmingsplanwijziging plaatsvinden.

Advies:

Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad.

7. Lijst met ingekomen stukken raad 26 september 2016

De voorzitter constateert dat er geen behoefte bestaat om hierop in te gaan.

8. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 26 september 2016

De voorzitter constateert dat er geen behoefte bestaat hierop in te gaan.

9. Vaststelling forumverslag(en)

9a. Vaststellen verslag Forumvergadering 12-09-2016

De voorzitter stelt vast dat het Forumverslag van 12 september 2016 conform voorstel kan worden vastgesteld.

9b. Vaststellen verslag besloten deel Forumvergadering over Flamco, 12-09-2016

De voorzitter stelt vast dat het Forumverslag van het besloten deel van de Forumvergadering van 12 september 2016 tevens conform voorstel kan worden vastgesteld.

10. Sluiting

Het Technisch Blok wordt om 20:50 uur gesloten.

 

 

 

 

 

Bijlagen

Advies

Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad

Behandeld in Raad 26 september 2016 (21:30 - 23:00) Naar boven

 
Datum 26-09-2016 Tijd 21:30 - 23:00
Zaal
Raadzaal
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
C. Abbenhues
Griffier
G.A.J. Winters

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.

Bijlagen

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend