Aanwijzing accountant vanaf boekjaar 2019

Onderwerp Aanwijzing accountant...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Aanwijzing accountant vanaf boekjaar 2019

Onderwerp Aanwijzing accountant vanaf boekjaar 2019
Programma01. Bestuur
ForumPresentatie
Portefeuillehouder H. Matser
Inlichtingen bij Auditcommissie Griffie
587984 J.Hagens@zutphen.nl
Soort bevoegdheidKaderstellend
BeleidsvrijheidGeen
ProgrammabegrotingswijzigingNee
Auditcommissie stelt voor :

Accountantskantoor Baker Tilly aan te wijzen als accountant van de gemeente Zutphen, voor een periode van vijf jaar, namelijk boekjaren 2019 tot en met 2023, met een optie tot verlenging met één jaar.

Inhoud

Inleiding/aanleiding

Per boekjaar 2019 heeft de gemeente Zutphen een nieuwe accountant nodig. Het huidige contract met de accountant loopt na controle van boekjaar 2018 af.

De accountant is primair belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en een verslag van bevindingen (volgens art. 213 van de Gemeentewet; zie ook Controleverordening Zutphen 2016). Het gaat om controle op getrouwheid (jaarrekening geeft juist beeld) en rechtmatigheid (totstandkoming volgens afgesproken financiële handelingen en regels). De jaarrekening moet door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De controleverklaring en het verslag van bevindingen gebruikt de raad bij beoordeling en vaststelling van de jaarrekening: de controle of het college in overeenstemming met de in de begroting gestelde financiële kaders heeft gehandeld. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. De gemeenteraad is ‘opdrachtgever’ en verantwoordelijk voor de aanwijzing van een accountant.

De auditcommissie van Zutphen heeft als taak om de raad een aanbeveling te doen inzake de aanwijzing van de accountant, met daarbij de taak om de aanbestedingsprocedure voor de controlewerkzaamheden van de jaarstukken te begeleiden. De aanbeveling inzake de aanwijzing van de accountant legt de auditcommissie de raad voor, in de vorm van dit raadsvoorstel. Haar aanbeveling is gebaseerd op de uitkomst van de beoordelingsprocedure volgens de aanbesteding. De beoordelingscommissie bestond uit twee leden van de auditcommissie, concerncontroller en twee medewerkers van team control. Medewerkers van inkoop en de commissiegriffier van de auditcommissie adviseerden en ondersteunden de beoordelingscommissie. Zij zijn ook betrokken geweest bij het opstellen van dit raadsvoorstel.

Met het raadsbesluit op 17 december 2018 heeft de raad het Programma van Eisen vastgesteld (een taak volgens Controleverordening gemeente Zutphen 2016) voor de noodzakelijke Europese openbare aanbesteding voor accountantsdiensten. Tevens heeft de raad toen besloten om, in afwijking van de Controleverordening gemeente Zutphen 2016, een termijn te hanteren van vijf jaar met een optie tot verlenging met één jaar voor de overeenkomst met de accountant.

Het Programma van Eisen is opgenomen in het aanbestedingsdocument Accountantsdiensten 2019. De publicatie van de aanbesteding was 14 februari 2019, met een uiterlijke inschrijvingsdatum van 28 maart 2019.

Op basis van de beoordelingsprocedure is inschrijver Baker Tilly ‘winnaar’ van de aanbesteding. Baker Tilly is beoordeeld als ‘goed’ op kwaliteit-prijs verhouding. Beoordeling van kwaliteit betrof: de controle-aanpak, inclusief toepassing van interne controles; en de natuurlijke adviesfunctie van de accountant richting gemeenteraad, college en organisatie. Een presentatie van het controleteam, inclusief een casus, was tevens onderdeel van de beoordeling van kwaliteit. Daarnaast was inzet op ‘social return on investment’ (SROI) onderdeel van beoordeling. De inschrijving van Baker Tilly was helder, met een goed verhaal op genoemde punten. De presentatie bevestigde dat Baker Tilly goed inzicht en relevante expertise heeft; daarbij toonde Baker Tilly dat zij hun aanpak passend hadden gemaakt, bij de (financiële) situatie en ambities van Zutphen.

In de auditcommissievergadering van 18 april 2019 heeft de auditcommissie besloten, op basis van de positieve uitkomst van de beoordelingsprocedure, om aan de raad kantoor Baker Tilly voor te stellen als accountant van de gemeente Zutphen, voor een periode van vijf jaar met een optie tot verlenging met één jaar.

Beoogd effect

  • De controle van de accountant, resulterend in een verklaring en bevindingen, is een essentieel instrument voor de controlerende taak van de raad.
  • Het is verplicht om de jaarrekening door een bevoegd accountant te laten controleren.
  • Per boekjaar 2019 heeft de gemeente Zutphen een nieuwe accountant nodig, want het huidige contract met de accountant loopt na boekjaar 2018 af.

Argumenten

  1. Op grond van artikel 213, tweede lid Gemeentewet: “De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.”
  2. Deze aanwijzing voldoet aan het raadsbesluit ‘Vaststellen programma van eisen voor aanbesteding accountantsdiensten 2019’ van 17 december 2018. Met dat besluit is vastgesteld: (1) het Programma van Eisen waaraan de accountant moet voldoen (2) een termijn van vijf jaar voor de overeenkomst met de accountant, met een optie tot verlenging met één jaar.

Kanttekeningen

Het voorstel van de auditcommissie is een bindend voorstel, gebaseerd op zorgvuldige beoordeling volgens gunningscriteria van de aanbestedingsprocedure. Het afwijken van het voorstel van de auditcommissie, is in strijd met de Europese aanbestedingsregels. Voor borging van kwaliteit, zie onder ‘risico’s’.

Risico’s

Risico: het werk van de accountant voldoet niet aan verwachtingen

Dit risico wordt beheerst middels de genoemde beoordelingsprocedure op kwaliteit, en middels het Programma van Eisen (naast wettelijke eisen) waaraan de accountant moet voldoen. Daarnaast zijn in het Programma van Eisen contactmomenten opgenomen (accountant met: raad, auditcommissie, college en ambtelijke organisatie). Deze contactmomenten bieden gelegenheid om wederzijds lering te trekken uit het controleproces en de bevindingen, en om richting te geven aan verbeteringen.

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Overeenkomst:

  • Het college is op grond van de Gemeentewet bevoegd om, ter uitvoering van de opdracht accountantsdiensten, te besluiten een overeenkomst aan te gaan met Baker Tilly. De benodigde gunning van de opdracht heeft inmiddels plaatsgevonden.
  • De opdracht bestaat, volgens Programma van Eisen, uit: een wettelijke opdracht (controles en natuurlijke adviesrol) en uit specifieke uitvoeringseisen.
  • De overeenkomst kan worden ondertekend door de burgemeester namens de gemeente, nadat de raad het aanwijzingsbesluit heeft genomen.

 Eerste activiteiten accountant, in relatie tot de raad:

  • Eerste interim-controle nieuwe accountant: oktober/november 2019
  • Eerste kennismaking van raad met accountant, bij presentatie van haar eerste Boardletter uiterlijk 15 december 2019 gereed, via een Forum: eind 2019/begin 2020
  • Eerste controle, namelijk van jaarrekening 2019: maart/april 2020
  • Het definitieve verslag van bevindingen en de controleverklaring dienen tenminste begin juni gereed te zijn, met presentatie in Forum: juni 2020

Rapportage/evaluatie

Er vindt jaarlijks een evaluatie plaats, over de werking en uitvoering van de overeenkomst met de accountant, ambtelijke organisatie en auditcommissie (zie ook onder ‘risico’s’).

Financiën

De jaarlijkse kosten van de opdracht kunnen worden gedekt binnen het bestaande programma.

Bijlagen

Geen

Stukken die ter inzage liggen

Geen

 

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2019-0042

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van Auditcommissie van 18 april 2019 met nummer ;


Accountantskantoor Baker Tilly aan te wijzen als accountant van de gemeente Zutphen, voor een periode van vijf jaar, namelijk boekjaren 2019 tot en met 2023, met een optie tot verlenging met één jaar.


b e s l u i t :

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter,de griffier,

Raad 20 mei 2019 (19:30 - 23:00)

Datum: 20-05-2019
Tijd: 19:30 - 23:00
Zaal: Burgerzaal
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: A. Vermeulen
Griffier: G.A.J. Winters
Notulist:
Genodigden:



Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 20 mei 2019

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte

Behandeld in

DatumDoor
20-05-2019Raad
  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl