Aanschaf Backoffice systeem o.a. t.b.v. Wabo vergunning en toezicht
- Onderwerp
- Aanschaf Backoffice systeem o.a. t.b.v. Wabo vergunning en toezicht
- Programma
- Algemene dekkingsmiddelen 03. Duurzame leefomgeving
- Forum
- Hamerstuk
- Portefeuillehouder
- A de Jonge
- Inlichtingen bij
- Lisette Schurink
06-30958621 l.schurink@zutphen.nl
- Soort bevoegdheid
- Budgetrecht
- Beleidsvrijheid
- Ruim
- Programmabegrotingswijziging
- 2017-04
Het college van burgemeester & wethouders stelt voor :
Besluitpunt 1:
De raad besluit een krediet beschikbaar te stellen van € 55.000,-- voor aanschaf en inrichting van een backoffice systeem voor team Vergunningen & Handhaving (V&H) en deels team Ruimte, Economie en Duurzaamheid (RED) en de daaruit voortvloeiende kapitaallasten, te dekken uit de reserve kantoorautomatisering.
Besluitpunt 2:
De raad besluit de begroting voor 2017 overeenkomstig te wijzigen.
Inhoud
Inleiding/aanleiding
Team V&H (en van team RED de clusters ruimte en erfgoed) werken al sinds 1998 met een zeer simpele (en goedkope) database om het proces van vergunningverlening en handhaving uit te voeren. Dit programma volstaat niet meer omdat het niet te combineren is met onder andere het zaaksysteem en het digitale werken via het Omgevingsloket, het Activiteitenbesluitloket, mijn Overheid.nl en de GVOP (digitale bekendmakingen).
Nadelen aan de huidige wijze van werken zijn:
- Onnodig veel administratieve handelingen en handmatig invoeren met een grotere kans op fouten.
- Beperkte mogelijkheid om informatie met collega's binnen het team en daarbuiten te delen
- De status van processen is niet te volgen, waardoor is het moeilijk is te sturen op de uitvoering ervan.
- De huidige database kan niet meer verbeterd worden.
- Accurate bouwdossier informatie is voor bouwtoezicht buiten niet beschikbaar.
Beoogd effect
Implementatie en inrichting van een backoffice systeem voor een efficiënter vergunningen- en handhavingsproces, met betere in- en externe informatie-uitwisseling. Hierdoor kunnen V&H en RED met minder mensen meer doen én leveren V&H en RED een betere dienstverlening richting burgers en bedrijven.
Argumenten
1. Vakapplicatie voldoet aan standaarden STUFF
Het gekozen systeem is een vakapplicatie en wordt ingericht door een leverancier die het vak kent.
Het is open source en opendata en voldoet aan de landelijke standaarden voor ict (STUFF). De vak-applicatie is goed te koppelen met het OmgevingsLoketOnline en landelijke basisregistraties als BAG en BRP (GBA).
2. Minder administratieve handelingen en efficiënter inrichten van processen
Door het schrappen van veel handmatige administratieve handelingen worden fouten voorkomen en wordt tijd bespaard. Met het backoffice programma verwachten we uiteindelijk met minder mensen meer te kunnen doen.
3. Delen van informatie beter faciliteren
Door de beperkingen van de huidige systemen is niet per locatie inzichtelijk wat er speelt. Zo is niet zichtbaar dat een collega reeds een bepaald traject doorloopt met de klant of dat er een klantmanager is via wie de contacten dienen te lopen. Hierdoor bestaat de kans dat burgers en bedrijven belast worden door meerdere toezichthouders. Digitale informatie wordt automatisch verrijkt met binnen de gemeente beschikbare informatie. Hierdoor wordt voorkómen dat belangrijke informatie gemist wordt (bijv. is een pand een monument of niet).
4. Termijn bewaking wordt mogelijk
Met deze vakapplicatie is de workflow te volgen. Hiermee zijn de stappen in het proces te volgen en daarmee is termijnbewaking mogelijk.
Kanttekeningen
1. Bescherming van gegevens moet goed geregeld zijn.
Beschermen van privacy gevoelige gegevens en maatregelen tegen datalekken zijn altijd een uitdaging. Dit nieuwe systeem is op databescherming en veiligheid getoetst: Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).
Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering
Implementatie en inrichting in voorjaar 2017.
Rapportage/evaluatie
Rapportage via het VTH-programma en -jaarverslag (Vergunningen, Toezicht en Handhaving).
Financiën
Het benodigde krediet voor de aanschaf en inrichting van een backoffice systeem is € 55.000.
Daarvoor zijn het eerste jaar de kapitaallasten (in 2017) € 13.750. Deze worden gedekt uit de reserve kantoorautomatisering (afschrijvingslasten). Deze reserve bevat per 16 januari 2017 € 938.000.
De € 55.000 bestaat uit:
€ 27.000 Aanschaf, installatie programma (inclusief Plan van Aanpak, conversie oude systemen, Projectbegeleiding, ondersteuning en opleiding beheerders),
€ 15.000 Service overeenkomst koppelingen en beveiliging 2017 (éénmalig)
€ 13.000 Opleiding medewerkers, onvoorzien en extra begeleiding.
De serviceovereenkomst, koppelingen en beveiliging en onderhoud bedraagt € 15.000 per jaar. Deze kosten worden gedekt door het opzeggen van serviceovereenkomsten van de huidige systemen: Firstwatch, Ro-IT, Stramis en Perfectview. Gezamenlijk kosten deze systemen ons nu circa € 17.000. Doordat deze systemen in 2017 nog functioneren is dit bedrag pas per 2018 beschikbaar voor de nieuwe vakapplicatie. Daarom is in het krediet éénmalig een bedrag van € 15.000 opgenomen.
Bijlagen
Ontwerp
Besluit
De raad van de gemeente zutphen,
gelezen het voorstel van het college van burgemeester & wethouders van 14 februari 2017 met nummer 81970
b e s l u i t :
- een krediet beschikbaar te stellen van € 55.000,-- voor aanschaf en inrichting van een backoffice systeem voor team Vergunningen & Handhaving (V&H) en deels team Ruimte, Economie en Duurzaamheid (RED) en de daaruit voortvloeiende kapitaallasten, te dekken uit de reserve kantoorautomatisering.
- de begroting voor 2017 overeenkomstig te wijzigen.
Aldus besloten in de openbare vergadering van
de raad van de gemeente zutphen,
gehouden op:
de voorzitter, de griffier,
Behandeld in Technisch Blok 13 maart 2017 (20:30 - 21:00) Naar boven
Toelichting griffie
Raadsadviseur:
| Aanwezig namens | Naam |
|---|---|
| Burgerbelang | M.G.S. Siemes |
| SP | E. Müller |
| D66 | |
| PvdA | F.J.G.M. Manders |
| GroenLinks | A.J.A. Putker |
| Stadspartij | G.J.H. Pelgrim |
| VVD | H. Hissink |
| CDA | A.R. Nijenhuis |
| ChristenUnie | R.A. Klein Bennink |
| BewustZW | T. Marks |
| Lijst van Vliet |
- Portefeuillehouder(s)
- O Bosch, C Pennings-Hanemaaijer, R Sueters
- Pers
- ja
- Publiek
- 10 personen
- Insprekers
- nee
Verslag van de vergadering
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. De traditionele opstelling wordt voorlopig voor het Technisch Blok gehandhaafd.
2. Algemeen spreekrecht
Er wordt geen gebruik gemaakt van het algemeen spreekrecht.
3. Actieve informatievoorziening
Het College vraagt aandacht voor de reconstructie van het kruispunt van de Lochemseweg met de parallelweg en meldt dat inmiddels duidelijk is, dat de bomenkap kan worden teruggebracht naar drie bomen. Doordat stichting Waardevol Warnsveld in overleg met de Provincie kunnen bereiken dat het fietspad enigszins wordt verlegd, kan een aantal bomen behouden blijven.
Het College meldt dat de Stichting Cultuur en Erfgoed er nog niet in is geslaagd om tot een voltallig bestuur te komen. De werving is nog niet afgerond. Gezien het feit dat er reeds subsidieaanvragen binnenkomen, heeft het College besloten hierin verantwoordelijkheid te nemen en heeft besloten om de subsidieverstrekking als College te regelen in afwachting van de definitieve bestuursinvulling van de Stichting. Hiertoe volgt een collegevoorstel, dat naar verwachting vanaf 14 maart beschikbaar zal zijn.
4. Aankondiging moties en amendementen
De Stadspartij meldt dat de fractie voornemens is om tijdens de aansluitende raadsvergadering de motie ‘Behoud cultureel erfgoed woningen De Mars in te trekken. Gelijktijdig zal over ditzelfde onderwerp een nieuwe motie worden ingediend.
5. Toezeggingenlijsten
5a. Toezeggingenlijst Forum 13 maart 2017
De voorzitter stelt vast dat er geen vragen of opmerkingen zijn naar aanleiding van voorliggende toezeggingenlijst.
5b. Toezeggingenlijst Raad 13 maart 2017
De voorzitter stelt vast dat er geen vragen of opmerkingen zijn naar aanleiding van voorliggende toezeggingenlijst.
6. Vermoedelijke hamerstukken
6a. Aanschaf Backoffice systeem o.a. t.b.v. Wabo vergunning en toezicht
De voorzitter licht toe, dat door het College wordt voorgesteld om een krediet ad € 55.000,= beschikbaar te stellen. De investering wordt gedekt via de reserve kantoorautomatisering. Hiertoe zal de begroting 2017 worden aangepast.
BewustZW informeert naar de timing van het voorstel en de noodzaak tot aanschaf op basis van ervaringen in de achterliggende periode.
Het College geeft aan, dat het onderliggende besluit dateert uit 2013. Toen was inmiddels duidelijk dat de nieuwe Omgevingswet zou worden ingevoerd. De effectuering van het investeringsbesluit heeft op zich laten wachten, maar inmiddels is wel duidelijk geworden dat er veel tijdwinst in de communicatie kan worden geboekt met invoering van een nieuw backoffice systeem ten behoeve van Wabo-vergunningen en het toezicht. Ook de vindbaarheid van stukken wordt hiermee verbeterd.
De voorzitter stelt vast dat de voorgestelde agendering als hamerstuk niet hoeft te worden aangepast en als hamerstuk aan de aansluitende raadsvergadering zal worden voorgelegd.
7. Lijst ingekomen stukken Raad 13 maart 2017
De voorzitter constateert dat er geen behoefte bestaat om in te gaan op een van de ingekomen stukken. Ook ten aanzien van de rubricering zijn er geen wijzigingsvoorstellen.
De voorzitter vraagt aandacht voor punt 2 van rubriek E en verzoekt om een terugkoppeling vanuit het Presidium wat betreft de presentatie van het rekenkameronderzoek.
Burgerbelang meldt dat het Presidium eerder vanavond heeft besloten om op 27 maart a.s. een extra Forumvergadering in te lassen over het ingekomen stuk uit Rubriek E punt 2 om de bevindingen van de Rekenkamercommissie Lochem te bespreken. Het college wordt verzocht schriftelijk haar bevindingen te geven op de conclusies en aanbevelingen uit het rapport en deze toe te sturen aan de raad. Deze kunnen dan tijdens de betreffende Forumvergadering ook besproken worden.
8. Lijst ter inzage liggende stukken Technisch Blok 13 maart 2017
De voorzitter constateert dat er geen behoefte bestaat om in te gaan op een van de ter inzage liggende stukken.
9. Forumverslag 13-02-2017
De voorzitter stelt vast dat het Forumverslag van 13-02-2017 conform wordt vastgesteld.
10. Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 20.40 uur.
Advies
Voldoende besproken, vermoedelijk hamerstuk in de raad
Behandeld in Raad 13 maart 2017 (21:30 - 23:00) Naar boven
Verslag van de vergadering
Zie de bijlage.
Besluit
Aangenomen
Geen amendementen ingediend
Gerelateerde links
Via onderstaande links kunt u meer informatie vinden over dit onderwerp.
%7Cutmccn%3D(direct)%7Cutmcmd%3D(none)%3B%2B__utmv%3D70863813.-%3B)