Aanschaf Backoffice systeem o.a. t.b.v. Wabo vergunning en toezicht

Inleiding/aanleiding

Team V&H (en van team RED de clusters ruimte en erfgoed) werken al sinds 1998 met een zeer simpele (en goedkope) database om het proces van vergunningverlening en handhaving uit te voeren. Dit programma volstaat niet meer omdat het niet te combineren is met onder andere het zaaksysteem en het digitale werken via het Omgevingsloket, het Activiteitenbesluitloket, mijn Overheid.nl en de GVOP (digitale bekendmakingen).

Nadelen aan de huidige wijze van werken zijn:

- Onnodig veel administratieve handelingen en handmatig invoeren met een grotere kans op fouten.

- Beperkte mogelijkheid om informatie met collega's binnen het team en daarbuiten te delen

- De status van processen is niet te volgen, waardoor is het moeilijk is te sturen op de uitvoering ervan.

- De huidige database kan niet meer verbeterd worden.

- Accurate bouwdossier informatie is voor bouwtoezicht buiten niet beschikbaar.

Beoogd effect

Implementatie en inrichting van een backoffice systeem voor een efficiënter vergunningen- en handhavingsproces, met betere in- en externe informatie-uitwisseling. Hierdoor kunnen V&H en RED met minder mensen meer doen én leveren V&H en RED een betere dienstverlening richting burgers en bedrijven.

Argumenten

1. Vakapplicatie voldoet aan standaarden STUFF
Het gekozen systeem is een vakapplicatie en wordt ingericht door een leverancier die het vak kent.
Het is open source en opendata en voldoet aan de landelijke standaarden voor ict (STUFF). De vak-applicatie is goed te koppelen met het OmgevingsLoketOnline en landelijke basisregistraties als BAG en BRP (GBA).

2. Minder administratieve handelingen en efficiënter inrichten van processen
Door het schrappen van veel handmatige administratieve handelingen worden fouten voorkomen en wordt tijd bespaard. Met het backoffice programma verwachten we uiteindelijk met minder mensen meer te kunnen doen.

3. Delen van informatie beter faciliteren
Door de beperkingen van de huidige systemen is niet per locatie inzichtelijk wat er speelt. Zo is niet zichtbaar dat een collega reeds een bepaald traject doorloopt met de klant of dat er een klantmanager is via wie de contacten dienen te lopen. Hierdoor bestaat de kans dat burgers en bedrijven belast worden door meerdere toezichthouders. Digitale informatie wordt automatisch verrijkt met binnen de gemeente beschikbare informatie. Hierdoor wordt voorkómen dat belangrijke informatie gemist wordt (bijv. is een pand een monument of niet).

4. Termijn bewaking wordt mogelijk
Met deze vakapplicatie is de workflow te volgen. Hiermee zijn de stappen in het proces te volgen en daarmee is termijnbewaking mogelijk.

Kanttekeningen

1. Bescherming van gegevens moet goed geregeld zijn.
Beschermen van privacy gevoelige gegevens en maatregelen tegen datalekken zijn altijd een uitdaging. Dit nieuwe systeem is op databescherming en veiligheid getoetst: Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG).

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Implementatie en inrichting in voorjaar 2017.

Rapportage/evaluatie

Rapportage via het VTH-programma en -jaarverslag (Vergunningen, Toezicht en Handhaving).

Financiën

Het benodigde krediet voor de aanschaf en inrichting van een backoffice systeem is € 55.000.

Daarvoor zijn het eerste jaar de kapitaallasten (in 2017) € 13.750. Deze worden gedekt uit de reserve kantoorautomatisering (afschrijvingslasten). Deze reserve bevat per 16 januari 2017 € 938.000.

De € 55.000 bestaat uit:

€ 27.000 Aanschaf, installatie programma (inclusief Plan van Aanpak, conversie oude systemen, Projectbegeleiding, ondersteuning en opleiding beheerders),

€ 15.000 Service overeenkomst koppelingen en beveiliging 2017 (éénmalig)

€ 13.000 Opleiding medewerkers, onvoorzien en extra begeleiding.

De serviceovereenkomst, koppelingen en beveiliging en onderhoud bedraagt € 15.000 per jaar. Deze kosten worden gedekt door het opzeggen van serviceovereenkomsten van de huidige systemen: Firstwatch, Ro-IT, Stramis en Perfectview. Gezamenlijk kosten deze systemen ons nu circa € 17.000. Doordat deze systemen in 2017 nog functioneren is dit bedrag pas per 2018 beschikbaar voor de nieuwe vakapplicatie. Daarom is in het krediet éénmalig een bedrag van € 15.000 opgenomen.