Motie: Sneller betalen van facturen

Behandeld in Forum van 6 november 2017 Naar boven

Toelichting griffie

In de raadsvergadering van 9 oktober 2017 is de motie "Sneller betalen facturen" door de fractie van GroenLinks ingediend.

De motie draagt het college op om aanpassing van de handelingswijze van het betalen van facturen om overschrijding van de betaling van facturen terug te dringen zodat 95% van de facturen op tijd worden betaald, en de gemiddelde betalingstermijn naar 14 dagen te brengen.

Artikel 3:32 lid 3 van het Reglement van Orde bepaalt dat een motie normaal gesproken eerst in een Forumvergadering wordt besproken, in dit geval in de Forumvergadering van 6 november 2017, voordat de raad er een besluit over neemt.

Raadsadviseur: M van den Berg-Platzer

Portefeuillehouder(s)

O Bosch

Pers

ja

Publiek

10 personen

Insprekers

nee

Verslag van de vergadering

1. Voorzitter opent 20:05u de vergadering en heet iedereen welkom. Introduceert de motie en geeft het woord aan GroenLinks ter toelichting.

2. Forum:

GroenLinks: geeft aan dat uit onderzoek van MKB naar de ondernemersvriendelijkheid van de lokale overheid is gebleken dat de Gemeente Zutphen niet goed scoort. 19% van de facturen wordt niet betaald binnen de termijn van 30 dagen. Omdat als één van de drie doelen in de Strategische Agenda 2017-2020 is opgenomen "Het stimuleren van een goed ondernemersklimaat", zou het goed zijn te streven naar een hoger percentage op tijd betaalde facturen. Wat GroenLinks betreft gaat dat naar 95%.

CDA: 95% op tijd is een mooi streven. De betalingstermijn is nu 30 dagen, waarom niet naar 14 dagen?

GroenLinks: als we samen afspreken: hoe sneller hoe beter, dan is er geen belang om de betalingstermijn op 30 dagen te houden. Korter is beter.

SP: op tijd is nu binnen 30 dagen. Waarom lukt het niet om een hoger percentage op tijd betaald te krijgen? Checken met 4 ogen beleid.

Fractie Pepers en Verwoort: sluit zich bij standpunt SP aan.

Burgerbelang: is het eens met CDA en SP. 19% wordt nu te laat betaald. Waarom? Hoe komt dat en hoe is dat getal terug te brengen?

PvdA: In Duitsland wordt korting gegeven op de factuur wanneer sneller dan de termijn wordt betaald. Hoe sneller de betaling, hoe meer korting.

D66: is de oorzaak bekend? Hebben de indieners de gegevens in de motie onderzocht?

GroenLinks: ja, er zijn schriftelijke vragen gesteld. Antwoord niet helder. Deel van uitval komt door het ontbreken van beleid en door verloven. In Apeldoorn en Deventer wordt een percentage van 93% gehaald. In Utrecht wordt met 1 dag uitbetaald. Het kan dus wel.

College: deze onderzoeken betreffen een momentopname, bijvoorbeeld vóór de zomer meten kan resulteren in tragere afhandeling door vakantieverloven. In Apeldoorn is de administratie ingericht voor een verplichting om sneller uit te betalen. Dat is Zutphen niet zo. Zeker niet op uitbetaling in 1 dag. Bovendien bestaat er verschil tussen een factuurdatum en een bureaudatum, deze laatste wordt in Utrecht gehanteerd.

Fractie Pepers en Verwoort: erkent het college dat er op tijd moet worden betaald?

College: ja, daar gaan wij naar toe. Gemeente Zutphen hanteert het 4 ogen principe om de kwaliteit van afhandeling te bewaken. Zorgt er ook voor dat bij afwezigheid van een ambtenaar dit door een ander kan worden opgepakt. Het nakomen van de betalingstermijn van 30 dagen staat voorop.

GroenLinks: en een kortere termijn?

College: gemeente Zutphen noteert de factuurdatum. Apeldoorn noteert ook de bureaudatum.

GroenLinks: bureaudatum is dan beter. Dat afhandeling door het 4 ogen beleid langer duurt, betekent dat soepeler met verlof moet worden omgegaan.

College: het 4 ogen beleid bevordert snelheid.

PvdA: blijft de vraag of na akkoord een betaling sneller kan worden afgehandeld.

College: gemeente Zutphen doet bij voorkeur geen facturen na 28 dagen uit. Moet sneller.

SP: hoe is het 4 ogen beleid te rijmen met een versnelde afhandeling?

College: antwoord hierop niet paraat.

GroenLinks: het ambtenarenapparaat is dienend aan onze ambitie.

SP: is er reden voor zenuwachtigheid wanneer de raad vraagt om hogere afhandelingssnelheid en het verkorten van de termijn naar 14 dagen?

College: willen zo hoog mogelijk scoren, maar doen geen toezegging op een termijn naar 14 dagen.

D66: is er een verandering in de organisatie nodig om een termijn van 14 dagen te kunnen halen?

College: ja, met name op het vlak van automatisering.

3. Voorzitter bespeurt enige scepsis bij forum, vraagt om aanvullende vragen.

Burgerbelang: hoe kijkt GroenLinks aan tegen de toezegging van het college?

GroenLinks: wij pleiten voor een hoge ambitie , met een gemiddelde betalingstermijn van 14 dagen. Er zullen facturen zijn die veel sneller betaald worden, en ook die wat meer tijd vergen voor de goedkeuring.  Dat je op tijd betaalt is logisch. Het is heel belangrijk dat gemeente Zutphen op tijd haar facturen betaalt. Het draagt bij aan een goed ondernemersklimaat.

Fractie Pepers en Verwoort: zegt het college dat binnen die termijn van 30 dagen dan 100% van de facturen op tijd wordt betaald?

College: wij streven naar het hoogte percentage en een afhandeling binnen 14 dagen, maar er blijven altijd uitzonderingen mogelijk.

PvdA: het is nobel om te streven naar een termijn van 14 dagen ook al mag je de betaling binnen 30 dagen afhandelen.

GroenLinks: maar de gemeente stelt op haar inkoopvoorwaarden een betalingstermijn van 30 dagen. De suggestie wordt gewekt dat het om wederzijdse afspraken gaat, maar in werkelijkheid heeft de opdrachtnemer de inkoopvoorwaarden maar te accepteren.

College: maar dat betekent niet dat wij die termijn ten volle zullen gebruiken. De toezegging is dat we het intern zullen oppakken.

4. De voorzitter acht het onderwerp rijp voor behandeling in de raad en sluit om 20:30uur de vergadering.

Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad

Behandeld in Raad 20 november 2017 (21:30 - 23:00) Naar boven

Verslag van de vergadering

Besluit

Aangehouden
De behandeling van de motie is aangehouden tot de volgende vergadering.
Geen amendementen ingediend

Behandeld in Raad 4 december 2017 (21:00 - 23:00) Naar boven

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage

Besluit

Aangenomen
Geen amendementen ingediend