Adviesbrief kwaliteit Jaarstukken 2016 (opvolging voorgaande aanbevelingen)

Behandeld in Forum van 19 juni 2017 Naar boven

Toelichting griffie

In één Forumvergadering staan de volgende stukken geagendeerd:

• Jaarstukken 2016 gemeente Zutphen
• Bestemming batig saldo Jaarrekening Zutphen 2016
• Adviesbrief van de Auditcommissie inzake de kwaliteit van de Jaarstukken 2016 en de opvolging van aanbevelingen uit voorgaande jaren

De Controleverklaring over de Jaarstukken 2016 van Deloitte accountants zal als extra bijlage aan de Jaarrekening worden toegevoegd, zodra deze is ontvangen.

Op de lijst van ingekomen stukken van 19 juni 2017 staat met nummer E02 de boardletter van de accountant. In deze boardletter staan bevindingen van de accountant met betrekking tot bedrijfsvoering en administratieve organisatie, naar aanleiding van de interim controle over 2016 door de accountant.
De concept-boardletter is een van de bronnen geweest bij het opstellen van het advies van de auditcommissie met betrekking tot de Jaarstukken 2016.
Bij de ter inzage liggende stukken van 19 juni staat met nummer E01 tevens een extra reactie van het college op de concept-boardletter van de accountant.

In de vergadering zal allereerst de speciaal hiertoe aanwezige accountant (dhr. M. Knip) een toelichting geven op de uitgevoerde controlewerkzaamheden en de vervolgens uitgebrachte controleverklaring.
Daarna zal de voorzitter van de Auditcommissie (dhr. G. Pelgrim) de aan de raad gezonden brief toelichten. Het college krijgt daarna gelegenheid om haar visie op en duiding van het opgemerkte te geven.
Vervolgens kunnen vanuit de fracties de gewenste vragen worden gesteld en is er ruimte voor een onderling gesprek.

De besluitvorming over de Jaarstukken dient tijdig plaats te vinden in de raad, zodat de vastgestelde stukken voor de wettelijke termijn van 15 juli bij de Provincie kunnen worden aangeleverd.

Raadsadviseur: G.A.J. Winters

Portefeuillehouder(s)

O Bosch

Ondersteuners

R Kleine Koerkamp

Pers

Nee

Publiek

7

Insprekers

Nee

Verslag van de vergadering

dhr. M. Knip, mevr. V. Jongbloed (Deloitte)

dhr. G. Pelgrim (voorzitter auditcommissie)

De voorzitter van de auditcommissie licht de brief toe. De commissie is daarin met name op het proces ingegaan. De commissie heeft een viertal aanbevelingen gedaan:

1. Inzicht in doel en inzet van middelen beter op elkaar af te stemmen;
2. Digitale toegankelijkheid van informatie te verbeteren
3. Kengetallen te ontwikkelen voor inzicht in de financiële positie van de gemeente;
4. Verbetering van de interne beheersomgeving.

Verder komt de commissie tot de volgende adviezen:

1. Stel procesbeschrijvingen op voor financiële processen
2. Geautomatiseerde beheersingsmaatregelen verbeteren en controleren
3. Verbetering van de gedrags- en culturele aspecten van het omgaan met persoonsgegevens
4. Sturen en steunen van processen aan de voorkant
5. Maak een actuele frauderisicoanalyse
6. Zorg dat we voor het sociaal domein minder afhankelijk zijn van rapportages van externe zorgaanbieders

De VVD meldt er waarde aan te hechten dat de aanbevelingen van de commissie worden overgenomen door het college.

BewustZW vraagt wanneer hierover een voorstel van het college te verwachten is.

Het college antwoordt hierover op 29 juni met de auditcommissie in gesprek te gaan. De raad zal over het standpunt van het college worden geïnformeerd voor de begrotingsbehandeling.

GroenLinks meldt dat vanavond in het presidium aan het voorstel een besluitpunt is toegevoegd dat het college voor 1 november een reactie geeft op de brief van de auditcommissie.

De voorzitter van de auditcommissie meldt voorts dat de auditcommissie de uitvoering van de adviezen ook monitort.

Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad