Adviesbrief Auditcommissie bij Boardletter 2019 Zutphen

Behandeld in Forum van 22 april 2020 Naar boven

Toelichting griffie

Raadsadviseur: B.M. Duizer

Portefeuillehouder(s)

H. Matser

Ondersteuners

K Kamphuis, P Seinen

Publiek

40 personen

Insprekers

nee

Overig

M. Schriks

Verslag van de vergadering

De voorzitter heet alle aanwezig aanwezigen. Er zijn een 2-tal personen namens de accountants, en daarnaast de Auditcommissie.

Er zullen vanavond een aantal financiële stukken aan de orde komen.

De voorzitter geeft het woord aan het College over de board letter. Zij dankt de Auditcommissie, en ook het in het College gestelde vertrouwen. Het huidige College werd geconfronteerd met een tekort van 16 miljoen euro. Zij is hard aan de slag gegaan met het vinden van bezuinigingsvoorstellen. Met een werkgroep van de raad is gewerkt aan de verbetering van instrumenten. Dat heeft veel tijd gekost maar heeft veel resultaten opgeleverd. In de board letter staat veel over de interne beheersing, welke beter kan. Het verbeterplan is eerder dit jaar besproken met de auditcommissie. Er is gekeken met hen hoe het verbeterplan verder geconcretiseerd kan worden. Het is een ambitieus plan en er is hoop dat in 2020 hiermee een slag gemaakt kan worden. Wijzigen van de organisatiecultuur is een belangrijk onderdeel. Dat geeft antwoord op de gevraagde visie. Deze moet onderdeel zijn van het verbeterplan. De organisatie is actief met het in control statement. 

De accountant, heer Wentink geeft een toelichting. Het beeld dat naar voren komt is dat er nog stappen nodig zijn. Er is de nodige ambitie. Er is een belangrijke noodzaak voor correcte gegevens, om goed bij te kunnen sturen en in te grijpen. Dit is ook belangrijk dat we weten hoe processen geregeld zijn, welke onderdelen je moet toetsen. Dit is belangrijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. De control statement is breder. We hebben ook gerapporteerd over de automatiseringsomgeving. Daarbij is geconcentreerd op de specifieke software voor de jaarrekening controle. Wijzigingsbeheer en autorisatie/authenticatie zijn daarbij onderdelen. Er zijn nog verbeteringen mogelijk op onderdelen. Het Sociaal Domein is dit jaar nog een bottle neck.

Mevrouw Schriks, voorzitter van de Auditcommissie, dankt de accountant en de ambtelijke organisatie voor de geleverde inzet. Wanneer je naar de stukken kijkt zie je noodzaak voor verbetering van de interne beheersing. Zij vindt het jammer dat het proces eerder getemporiseerd is. Automatisering moet op orde zijn, met daarin de goede informatie. Verplichtingenadministratie loopt ook nog steeds. De cultuur, het mensenwerk, is een onderwerp waar aandacht voor moet zijn. Zij ziet echter de aandacht wel. Het vertrouwen in het College en organisatie is echter wel aanwezig. Het tempo is belangrijk, om de rechtmatigheidstoetsing in 2021 goed te kunnen laten verlopen. De gemeente wordt er zelf voor verantwoordelijk, en dat geeft het urgentie.

De voorzitter geeft de mogelijkheid aan de aanwezigen om te reageren.

D66 stelt dat de board letter van nature kritisch is, het is pittig qua inhoud. Er moeten nog forse stappen worden gezet. Het is belangrijk dat gegevens juist als tijdig zijn. Tegenvallers en meevallers overvallen ons nog steeds. Daarnaast is het een zorg dat de overschrijdingen in het sociaal domein niet terugkomen in het advies. Het gaat daarbij om de voorkant van het proces. Tenslotte het punt van het ontbreken van klachtregistratie.

Dhr. Wentink neemt het woord. Hij zou liever meer visie zien. Visie heeft te maken met kwaliteit. Interne controle moet effectief en efficiënt worden ingericht. Daar moet je naar kijken, en standpunt innemen. Daar zul je totaal beeld van moeten vormen. Indicatieproces sociaal domein is daar een afgeleide van. Bevoegdheden zijn laag in proces belegd. Dat is efficiënt, maar geeft mogelijke risico's. 

Burgerbelang stelt dat zij kennis heeft genomen van meerdere board letters. Deze lijkt de meest kritische tot nu toe, sommige adviezen uit verleden gelden nog steeds. Toon is veranderd. Vraag is hoe het cultuuraspect vorm zal krijgen, hoe kijkt de Auditcommissie daar tegenaan? 

Dhr. Wentink: De toonzetting is inderdaad anders. De urgentie is in hogere mate aanwezig en de instrumenten moeten daarop worden ingericht. Er zijn veel plannen gemaakt, maar er moet nu gehandeld worden.

ChristenUnie: Belangrijke constatering is dat het niet goed gaat. Een visie ontbreekt, dus we kunnen niet goed sturen als raad. Graag willen we een inschatting van het College wanneer deze er gaat komen.

BewustZW stelt dat Zutphen al jaren niet in control is door ontbreken op sturing op doelmatigheid. Bij de verandering van cultuur moet dat worden mee3genomen.

De VVD is bezorgd over het ontbreken van bepaalde interne controles. Dit is een constatering die al een aantal jaren naar voren kwam. 

Het College reageert dat cultuurverandering niet in 1 jaar is gerealiseerd. Bij de interne beheersing gaan we daarmee actief aan de slag. Doelmatigheid komt tot uitdrukking in gemeentelijk beleid waarvoor we verantwoording af leggen aan de raad. Inderdaad ontbreken kerngetallen, en dat kan veel beter. De visie is geen vies woord, maar een duivels dilemma. De raad stond hierbij op achterstand door het ontbreken van interne beheersing. Alles is eraan gelegen om meters te maken. Medewerkers moeten kosten en budgetbewust zijn.

BewustZW is blij met de reactie.

Het College betreurt het feit dat in de afgelopen 5 jaar steeds dezelfde punten steeds weer naar voren kwamen. Er is achterstallig onderhoud op dit gebied, maar er is inmiddels veel gebeurd om stappen te zetten. Naast bijplaatsing bij control, zijn er wijzigingen in mandaatregeling en budgetverantwoordelijkheid doorgevoerd. 

Kies Lokaal: Jammer dat nu de kosten voor controle een stuk hoger zijn. Hoe denkt het College dit voordeliger te kunnen oplossen?

Het College weet niet waar het exact over gaat. Maar wanneer de controle beter op orde is, dan heeft de accountant minder werk. 

D66 heeft belangstelling voor de 2 stukken van de Provincie over COVID situatie, en de risico-analyse.

Het College antwoord dat de brieven betrekking hebben op de versoepeling van termijnen. Covid gaat impact hebben op de begroting. Alle effecten gaan we apart administreren.

De voorzitter stelt vast dat het onderwerp voldoende besproken is en door kan voor verdere bespreking in de raad.

Advies

Advies gegeven er volgt geen verdere behandeling