Pagina delen

Forumverslag 22-04-2020

Boardletter 2019 (gemeente Zutphen) (20-04-2020)

Datum 22-04-2020 Tijd 19:00 - 21:00
Zaal
videoconference
Behandeling
Informerend
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
G.J.N. Müller
Griffier
M.J.E. van den Berg-Platzer
Aanwezig namens Naam
GroenLinksH Krans
SPM de Ridder
PvdAJ. Bloem
BurgerbelangM.G.S. Siemes
D66Y.J.A. ten Holder
VVDJ Lok
CDAA.R. Nijenhuis
StadspartijG.J.H. Pelgrim
BewustZWA.W. Jansen
ChristenUnie
Kies Lokaal Zutphen WarnsveldA Menkveld

Verslag van de vergadering

Het verslag van deze vergadering is weergegeven bij het forum Adviesbrief Auditcommissie bij Boardletter 2019 Zutphen.

Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad

Adviesbrief Auditcommissie bij Boardletter 2019 Zutphen

Datum 22-04-2020 Tijd 19:00 - 21:00
Zaal
videoconference
Behandeling
Adviserend
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
G.J.N. Müller
Griffier
M.J.E. van den Berg-Platzer
Aanwezig namens Naam
GroenLinksH Krans
SPM de Ridder
PvdAJ. Bloem
BurgerbelangM.G.S. Siemes
D66Y.J.A. ten Holder
VVDJ Lok
CDAA.R. Nijenhuis
StadspartijG.J.H. Pelgrim
BewustZWA.W. Jansen
ChristenUnieA. Oldenkamp
Kies Lokaal Zutphen WarnsveldA Menkveld

Verslag van de vergadering

De voorzitter heet alle aanwezig aanwezigen. Er zijn een 2-tal personen namens de accountants, en daarnaast de Auditcommissie.

Er zullen vanavond een aantal financiële stukken aan de orde komen.

De voorzitter geeft het woord aan het College over de board letter. Zij dankt de Auditcommissie, en ook het in het College gestelde vertrouwen. Het huidige College werd geconfronteerd met een tekort van 16 miljoen euro. Zij is hard aan de slag gegaan met het vinden van bezuinigingsvoorstellen. Met een werkgroep van de raad is gewerkt aan de verbetering van instrumenten. Dat heeft veel tijd gekost maar heeft veel resultaten opgeleverd. In de board letter staat veel over de interne beheersing, welke beter kan. Het verbeterplan is eerder dit jaar besproken met de auditcommissie. Er is gekeken met hen hoe het verbeterplan verder geconcretiseerd kan worden. Het is een ambitieus plan en er is hoop dat in 2020 hiermee een slag gemaakt kan worden. Wijzigen van de organisatiecultuur is een belangrijk onderdeel. Dat geeft antwoord op de gevraagde visie. Deze moet onderdeel zijn van het verbeterplan. De organisatie is actief met het in control statement. 

De accountant, heer Wentink geeft een toelichting. Het beeld dat naar voren komt is dat er nog stappen nodig zijn. Er is de nodige ambitie. Er is een belangrijke noodzaak voor correcte gegevens, om goed bij te kunnen sturen en in te grijpen. Dit is ook belangrijk dat we weten hoe processen geregeld zijn, welke onderdelen je moet toetsen. Dit is belangrijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. De control statement is breder. We hebben ook gerapporteerd over de automatiseringsomgeving. Daarbij is geconcentreerd op de specifieke software voor de jaarrekening controle. Wijzigingsbeheer en autorisatie/authenticatie zijn daarbij onderdelen. Er zijn nog verbeteringen mogelijk op onderdelen. Het Sociaal Domein is dit jaar nog een bottle neck.

Mevrouw Schriks, voorzitter van de Auditcommissie, dankt de accountant en de ambtelijke organisatie voor de geleverde inzet. Wanneer je naar de stukken kijkt zie je noodzaak voor verbetering van de interne beheersing. Zij vindt het jammer dat het proces eerder getemporiseerd is. Automatisering moet op orde zijn, met daarin de goede informatie. Verplichtingenadministratie loopt ook nog steeds. De cultuur, het mensenwerk, is een onderwerp waar aandacht voor moet zijn. Zij ziet echter de aandacht wel. Het vertrouwen in het College en organisatie is echter wel aanwezig. Het tempo is belangrijk, om de rechtmatigheidstoetsing in 2021 goed te kunnen laten verlopen. De gemeente wordt er zelf voor verantwoordelijk, en dat geeft het urgentie.

De voorzitter geeft de mogelijkheid aan de aanwezigen om te reageren.

D66 stelt dat de board letter van nature kritisch is, het is pittig qua inhoud. Er moeten nog forse stappen worden gezet. Het is belangrijk dat gegevens juist als tijdig zijn. Tegenvallers en meevallers overvallen ons nog steeds. Daarnaast is het een zorg dat de overschrijdingen in het sociaal domein niet terugkomen in het advies. Het gaat daarbij om de voorkant van het proces. Tenslotte het punt van het ontbreken van klachtregistratie.

Dhr. Wentink neemt het woord. Hij zou liever meer visie zien. Visie heeft te maken met kwaliteit. Interne controle moet effectief en efficiënt worden ingericht. Daar moet je naar kijken, en standpunt innemen. Daar zul je totaal beeld van moeten vormen. Indicatieproces sociaal domein is daar een afgeleide van. Bevoegdheden zijn laag in proces belegd. Dat is efficiënt, maar geeft mogelijke risico's. 

Burgerbelang stelt dat zij kennis heeft genomen van meerdere board letters. Deze lijkt de meest kritische tot nu toe, sommige adviezen uit verleden gelden nog steeds. Toon is veranderd. Vraag is hoe het cultuuraspect vorm zal krijgen, hoe kijkt de Auditcommissie daar tegenaan? 

Dhr. Wentink: De toonzetting is inderdaad anders. De urgentie is in hogere mate aanwezig en de instrumenten moeten daarop worden ingericht. Er zijn veel plannen gemaakt, maar er moet nu gehandeld worden.

ChristenUnie: Belangrijke constatering is dat het niet goed gaat. Een visie ontbreekt, dus we kunnen niet goed sturen als raad. Graag willen we een inschatting van het College wanneer deze er gaat komen.

BewustZW stelt dat Zutphen al jaren niet in control is door ontbreken op sturing op doelmatigheid. Bij de verandering van cultuur moet dat worden mee3genomen.

De VVD is bezorgd over het ontbreken van bepaalde interne controles. Dit is een constatering die al een aantal jaren naar voren kwam. 

Het College reageert dat cultuurverandering niet in 1 jaar is gerealiseerd. Bij de interne beheersing gaan we daarmee actief aan de slag. Doelmatigheid komt tot uitdrukking in gemeentelijk beleid waarvoor we verantwoording af leggen aan de raad. Inderdaad ontbreken kerngetallen, en dat kan veel beter. De visie is geen vies woord, maar een duivels dilemma. De raad stond hierbij op achterstand door het ontbreken van interne beheersing. Alles is eraan gelegen om meters te maken. Medewerkers moeten kosten en budgetbewust zijn.

BewustZW is blij met de reactie.

Het College betreurt het feit dat in de afgelopen 5 jaar steeds dezelfde punten steeds weer naar voren kwamen. Er is achterstallig onderhoud op dit gebied, maar er is inmiddels veel gebeurd om stappen te zetten. Naast bijplaatsing bij control, zijn er wijzigingen in mandaatregeling en budgetverantwoordelijkheid doorgevoerd. 

Kies Lokaal: Jammer dat nu de kosten voor controle een stuk hoger zijn. Hoe denkt het College dit voordeliger te kunnen oplossen?

Het College weet niet waar het exact over gaat. Maar wanneer de controle beter op orde is, dan heeft de accountant minder werk. 

D66 heeft belangstelling voor de 2 stukken van de Provincie over COVID situatie, en de risico-analyse.

Het College antwoord dat de brieven betrekking hebben op de versoepeling van termijnen. Covid gaat impact hebben op de begroting. Alle effecten gaan we apart administreren.

De voorzitter stelt vast dat het onderwerp voldoende besproken is en door kan voor verdere bespreking in de raad.

 

Advies

Advies gegeven er volgt geen verdere behandeling

Memo 4e Kwartaalrapportage programma Zutphen financieel gezond

Datum 22-04-2020 Tijd 19:00 - 21:00
Zaal
videoconference
Behandeling
Informerend
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
G.J.N. Müller
Griffier
M.J.E. van den Berg-Platzer
Aanwezig namens Naam
GroenLinksH Krans
SPM de Ridder
PvdAJ. Bloem
BurgerbelangM.G.S. Siemes
D66R.G.M. Rutten
VVDJ Lok
CDAA.R. Nijenhuis
StadspartijG.J.H. Pelgrim
BewustZWA.W. Jansen
ChristenUnieA. Oldenkamp
Kies Lokaal Zutphen WarnsveldA Menkveld

Verslag van de vergadering

De voorzitter geeft het College de gelegenheid om de kwartaalrapportage van het laatste kwartaal toe te lichten.

Het College geeft aan dat er 88% van de gewenste bezuinigingen is gerealiseerd. Er is een verschil van 1.4 miljoen euro. Maatregel spoor 1, uit het 4 sporenplan is hierop gericht. Dit gaat op bezuinigingen in het sociaal domein.

De VVD stelt dat deze rapportage een verhaal laat zien, wat eerder al voorbij is gekomen. Zij wil weten welke scenario's er zijn, voor het geval er tekorten in het sociaal domein gaan optreden.

Het College antwoord dat we na het uittreden uit Delta en de liquidatie van het Plein dit ten koste ging van het niveau van de bezuinigingen. Daarna zijn deze toch behoorlijk op gang gekomen. In het sociaal domein wordt inmiddels druk gebruik gemaakt van best practices. Daarnaast zullen de bezuinigingen soms elders moeten worden behaald. 

D66 wil weten of het College vertrouwen heeft in het behalen van de eindstreep.

Stadspartij vraagt zich af of er geen domino effect ontstaat door de bezuinigingen uit verschillende jaren.

Het College reageert dat er vertrouwen is, en er hard wordt gewerkt. De bezuinigen stapelen zich niet op, wel wordt het bedrag dat behaald moet worden ieder jaar groter. Betere resultaten moeten worden behaald met minder geld. Geen verschraling, maar anders doen. 

De PvdA vraagt over de status van het bedrag uit de mei circulaire. De wethouder zal hier later via e-mail op reageren.

De voorzitter sluit dit deel van de vergadering, nadat er geen verdere vragen zijn.

Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad

Memo inzake de Prognosebrief 2020

Datum 22-04-2020 Tijd 19:00 - 21:00
Zaal
videoconference
Behandeling
Informerend
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
G.J.N. Müller
Griffier
M.J.E. van den Berg-Platzer
Aanwezig namens Naam
GroenLinksH Krans
SPM de Ridder
PvdAJ. Bloem
BurgerbelangM.G.S. Siemes
D66R.G.M. Rutten
VVDJ Lok
CDAA.R. Nijenhuis
StadspartijG.J.H. Pelgrim
BewustZWA.W. Jansen
ChristenUnieA. Oldenkamp
Kies Lokaal Zutphen WarnsveldP.I. Ackermans

Verslag van de vergadering

De voorzitter geeft het woord aan het College voor een toelichting op de brief.

Het College meldt dat de brief een doorkijk geeft naar 2020 met een positief saldo van 3.2 miljoen euro, toe te voegen aan de algemene reserve. De meevallers zijn geen toevallers maar de organisatie is bezig om te besparen daar waar het mogelijk is. 

De VVD ziet een aantal positieve zaken, waaronder de aanvulling van de reserve maar zegt dat we er nog niet zijn, ook gezien de liquidatie van het Plein.

GroenLinks vraagt wanneer er een begroting op productniveau kan komen. Dit maakt het frequent delen van de informatie met de raad mogelijk, en zij wil graag weten op welke termijn dit mogelijk wordt.

Het College geeft aan dat de raad zelf over de begroting op productniveau gaat. Bij meerderheid kan dat. Een aantal verbeteringen zijn al gerealiseerd met budgetbeheer en de aanpassing van de mandaatregeling. Voor een groot deel kan dit nog beter, maar er worden stappen gezet.

D66 vindt dat de gemeente nog niet op een gezond spoor zit.

PvdA deelt de mening dat we er nog niet zijn, en vindt het knap dat er ondanks de situatie een reserve van 6.5 miljoen is en wil weten op welke weerstandsratio we uit komen.

Het College geeft aan dat daarvoor 7,5 miljoen nodig is, er is dus nog een slag nodig maar het op orde brengen heeft de hoogste prioriteit.

BewustZW zegt dat er beter een apart forum gewijd kan worden aan de structuur, om als raad te bepalen wat nodig is. Zij waarderen het aanbod van een aparte forum special over dit onderwerp.

De voorzitter stelt vast dat het onderwerp voldoende is besproken.

Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad

Vervolgstappen om de financiële situatie van de gemeente verder te verbeteren (Rapport Rijnconsult)

Datum 22-04-2020 Tijd 19:00 - 21:00
Zaal
videoconference
Behandeling
Informerend
Openbaarheid
Openbaar
Voorzitter
G.J.N. Müller
Griffier
M.J.E. van den Berg-Platzer
Aanwezig namens Naam
GroenLinksH Krans
SPM de Ridder
PvdAJ. Bloem
BurgerbelangM.G.S. Siemes
D66R.G.M. Rutten
VVDJ Lok
CDAA.R. Nijenhuis
StadspartijG.J.H. Pelgrim
BewustZWA.W. Jansen
ChristenUnieA. Oldenkamp
Kies Lokaal Zutphen WarnsveldA Menkveld

Verslag van de vergadering

De voorzitter geeft het woord aan het College die een toelichting geeft bij het rapport van Rijnconsult.

Het College geeft aan dat middelen vanuit raad (50k) ter beschikking zijn gesteld voor een extern onderzoek. De resultaten hiervan bleken teleurstellend omdat er geen pasklare bezuinigingsvoorstellen in waren opgenomen, enkel zoekrichtingen. Daarom is er, mede gezien de te late oplevering, een korting bedongen op de oorspronkelijk overeengekomen prijs.

Het 4-sporenplan van het College is een resultaat van het rapport:

  • 1e spoor dat zich op sociaal domein concentreert, met een bezuinigingsopgave van 1.4 miljoen euro.
  • 2e spoor zijn bezuinigingen in het fysieke domein.
  • 3e spoor is overhead in de bedrijfsvoering.
  • 4e spoor zijn de incidentele bezuinigingen in 2020: compensatie van de te late oplevering van het rapport.

Kosten van het externe onderzoek, 2 en 3 zijn betaald uit het krediet van 50k.

4 sporenplan is gevolg van rapport Rijnconsult.

Burgerbelang ziet in het rapport toch een aantal opvallende zaken onder andere de inzet op gebied van niet directe verplichtingen als Milieu, waar 83% meer ingezet wordt dan vergelijkbare gemeentes. De vraag is of dit niet direct kan worden opgepakt.

Het College vraagt 4 maanden geduld, dan laaghangend fruit direct plukken

D66 noemt de benchmark voor Gelrewerkt, van 5.8, 9 medewerkers per 1000, inwoners. Dat is 40% te hoog in vergellijk met anderen. 

VVD ziet een aantal harde cijfers. Is benieuwd hoe de komende periode, voor 1.5 jaar eruit ziet en hoe de raad verder meegenomen wordt. 

De Stadspartij heeft aanvullende vraag, spoor 3, benchmark onderzoek, wat is overhead? 8.5, we sturen alleen op loonsom, nut en noodzaak van formatie. Graag wat is nu echt nodig aan arbeidsinzet. Formatie i n plaat vanloonsom.

BewustZW: Er is meer aan de hand, conclusies en aanbevelingen: pijnlijk. Richting college, hoe pakken we veranderingsprocessen aan? Teamleiders als budgethouder gaat niet werken. Gaat niet lukken. Is College bereid om samen met raad te gaan delen, om structuur overzichtelijker te maken.

PvdA: 2 vragen: overhead, Rijnconsult later hoger bedrag zien, arbitrair wat je wel en niet meeneemt. College: veel overhead, en waar zit het in? Primair proces of andere taken. Spoor 2: ook alle onderdelen onderzocht? Bij Rijnconsult niet alles onderzocht, in 1 van de 4 sporen.

College: Onze overhead is best hoog qua aantallen, vergeleken met andere organisaties. Dat moeten we goed onderzoeken. We gaan hele begroting door, ook taakvelden die buiten schot zijn gebleven. De procesaanbevelingen van BewustZW, nemen we integraal mee. U geeft aan dat het pijnlijk en schokkend is, heb ik eerder wat over gezegd.

BewustZW: verkrijgen van info voor overzichtelijk beeld, en acteert. Dat is schokkend. Dat is basis waar we moeten verbeteren. College vraagt voorbeeld

Het College reageert: Dit zijn details, waar verdieping nodig is. Dat maakt het rapport lastig. Daar zijn de 3 sporen uitgezet. In de zomer verwachten we resultaten, bij het najaarsgesprek dat willen we voeren met de Raad willen we de technische uitgangspunten over begroting bespreken. Rijnconsult en corona worden hierin geïntegreerd.

Stadspartij: vraagt of het zich niet aleen tot overhead kan beperken, niet naar rest formatie

Het College reageert: gaan we bij spoor 2 doen. Behalve voor het sociale domein. Loonsom is gelijk aan formatie.

Stadspartij: Uit het rapport van Rijnconsult blijkt dat we soms meer mensen per 1000 inwoners zouden moeten hebben. Hoe gaat het College hiermee om?

College: Daar moeten we goed over nadenken, zou kunnen dat soms taakvelden inzetten dat bedragen of info helemaal synchroon lopen maar moeten exacte antwoorden schuldig blijven, volgt schriftelijk.

D66: Is het sluiten van de begroting gebaseerd op structurele of incidentele inkomsten of uitgaven?

College: totaal verhaal. Structurele inkomsten of uitgaven eindigend op plus. Sluit hierbij aan op provincie. We zijn er streng op wat structureel is.

De voorzitter stelt vast dat het onderwerp voldoende is besproken, en door kan voor afhandeling naar de raad.

 

Advies

Stuk komt (nu) niet voor besluitvorming in de raad

Agenda's 22-04-2020

Behandeld in