Raadsvoorstel bij Rekenkameronderzoek Taakuitvoering op afstand Zutphen

Onderwerp Raadsvoorstel bij...

Zoekresultaten

Wordt geladen...

Raadsvoorstel bij Rekenkameronderzoek Taakuitvoering op afstand Zutphen

Onderwerp Raadsvoorstel bij Rekenkameronderzoek Taakuitvoering op afstand Zutphen
Programma01. Bestuur
ForumOordeelsvormend
Portefeuillehouder O Bosch
Inlichtingen bij Janneke Hagens griffie
140575 J.Hagens@zutphen.nl
Soort bevoegdheidOverig
BeleidsvrijheidRuim
ProgrammabegrotingswijzigingNee
Het presidium stelt voor :
  1. De conclusies en aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Taken op Afstand Dichtbij’ over te nemen.
  2. Het college te vragen de raad voor december 2018 een plan van aanpak voor te leggen over op welke wijze invulling en uitvoering te geven aan de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Taken op Afstand Dichtbij’. Onderdelen van dit plan van aanpak zijn in ieder geval: a. positie van Zutphen in samenwerking bij taakuitvoering; b. versterking informatiepositie van de raad c. vergroting bruikbaarheid Nota Verbonden Partijen

Inhoud

Inleiding/aanleiding

De rekenkamercommissie Zutphen heeft een onderzoek uitgevoerd naar taakuitvoering op afstand. Wat is de rol van de raad in ontwerp-, uitvoerings- en bijsturingfasen? Aanleiding was behoefte aan overzicht bij het op afstand zetten van taken naar, bijvoorbeeld, samenwerkingsverbanden of stichtingen. De raad gaf onder andere aan dat goede afspraken ‘aan de voorkant’ van het proces belangrijk zijn; maar deze afspraken worden niet altijd gemaakt of gemaakte afspraken worden vergeten (Forum voor dit onderzoek, over ervaringen van de raad, 23/10/17). In het onderzoeksrapport ‘Taken Op Afstand Dichtbij’ staan een referentiekader, bevindingen, analyse, conclusies en aanbevelingen.

Beoogd effect

Door besluitvorming kunnen de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek doorwerking krijgen in de praktijk. Hierdoor wordt de kwaliteit van kaderstelling, communicatie, controle en bijsturing door de raad van taakuitvoering op afstand verbeterd.

Argumenten

Er liggen kansen voor verbetering (zie beoogd effect) wat betreft taakuitvoering op afstand, rond kaderstelling, informatievoorziening en mogelijkheden voor bijsturing.

Kanttekeningen

Het onderzoek gaat over de rol van de raad bij taakuitvoering op afstand en dus niet (direct) over doelmatigheid of doeltreffendheid van de taken zelf. In het onderzoek staan cases ter illustratie van de rol van de raad in verschillende fasen en in samenwerking met anderen.

Risico’s

-

Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Aanbevelingen in het onderzoeksrapport zijn gericht aan de raad, voor lopende taakuitvoering op afstand en toekomstige keuzes. Uitvoering van besluitpunt 2 vindt plaats door college, in overleg met de raad.

Rapportage/evaluatie

Zie planning onder besluitpunt 2.

Op verzoek kan de rekenkamercommissie, bijvoorbeeld na 2 jaar, onderzoek doen naar doorwerking van aanbevelingen.

Financiën

-

Bijlagen

Zie aanbiedingsbrief en onderzoeksrapport ‘Taken Op Afstand Dichtbij’: ingekomen stuk 9/4/18

Stukken die ter inzage liggen

-

 

Bijlagen

Forum 230418 rkc oz taken op afstand presentatie

Ontwerp

Besluit

Griffienummer: 2018-0042

De raad van de gemeente zutphen,


gelezen het voorstel van het presidium van 5 april 2018 met nummer ;



b e s l u i t :

  1. De conclusies en aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Taken op Afstand Dichtbij’ over te nemen.
  2. Het college te vragen de raad voor december 2018 een plan van aanpak voor te leggen over op welke wijze invulling en uitvoering te geven aan de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Taken op Afstand Dichtbij’. Onderdelen van dit plan van aanpak zijn in ieder geval: a. positie van Zutphen in samenwerking bij taakuitvoering; b. versterking informatiepositie van de raad c. vergroting bruikbaarheid Nota Verbonden Partijen

Aldus besloten in de openbare vergadering van

de raad van de gemeente zutphen,

gehouden op:



de voorzitter,de griffier,

Forum van 23 april 2018


Toelichting griffie:

De rekenkamercommissie Zutphen heeft een onderzoek uitgevoerd naar taakuitvoering op afstand. Wat is de rol van de raad in ontwerp-, uitvoerings- en bijsturingfasen? Aanleiding was behoefte aan overzicht bij het op afstand zetten van taken.

Door besluitvorming door de raad kunnen de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek doorwerking krijgen in de praktijk. Hierdoor wordt de kwaliteit van kaderstelling, communicatie, controle en bijsturing door de raad van taakuitvoering op afstand verbeterd.


Raadsadviseur: M.J.E. van den Berg-Platzer

Datum: 23-04-2018
Tijd: 19:00 - 20:00
Zaal: Commissiekamer
Behandeling: Oordeelsvormend
Openbaarheid: Openbaar
Voorzitter: G.M.M. Ritzerveld
Griffier: G de Laat-Letteboer

Aanwezig namensNaam
GroenLinksM.T.E. Westerik
SPG.J.N. Müller
PvdAM.M.M. Moester
BurgerbelangH.J.M Verschure
D66P van der Hammen
VVDJ Lok
CDA
StadspartijG.J.H. Pelgrim
BewustZWR Kraassenberg
ChristenUnieA. van Dijken

Portefeuillehouder(s): O Bosch
Pers: nee
Publiek: 13 personen
Insprekers: nee
Overig: J. Pierik, F. Gloerich en J.E. Hagens

Verslag van de vergadering

De voorzitter opent de vergadering en geeft het woord aan dhr. Gloerich van de rekenkamercommissie voor zijn presentatie.

D66: Dank voor rapport. Het is een rapport voor de raad. Er ligt veel nadruk op het halen van informatie door de raad en weinig nadruk op het brengen van informatie. In goed verkeer is dat in balans, hebben de samenstellers van het rapport daar gewicht aan kunnen geven?

Rekenkamercommissie: Uw vraag is terecht, over het algemeen is het zo dat waar gehaald wordt moet ook gebracht worden. Als je het hebt over de rol van de raad die op basis van informatie moet besluiten dan moet die informatie van deze of gene komen. Het college speelt daar een rol in en ook de uitvoerende partij. Het is goed om vooraf duidelijk te maken aan het college en aan de uitvoerende partij welke informatie wanneer verwacht wordt. Naar het idee van de Rekenkamercommissie is er al een idee van een evenwicht. Vanuit het oogpunt van de raad, aan u moet informatie gebracht worden door de uitvoerende partij. Tegelijkertijd heeft u zelf ook een netwerk waarbij u via andere wegen weet hoe de uitvoerende partij zich gedraagt. Er zit wel een evenwicht in, maar je moet van tevoren aangeven welke info je verwacht en wie die informatie zou moeten geven.

D66: Wat betreft de evenwichtigheid, we zijn aan de kant van de raad wat minder geëquipeerd dan aan de kant van de organisatie. Dus in de beleving van D66 zal er meer druk op het college en het ambtelijk apparaat moeten liggen om die informatie te brengen

Rekenkamercommissie: Daar moet je afspraken over maken. De partij die op afstand de taak uitvoert moet verplicht worden om periodiek info aan te leveren. En er is ook nog een Rekenkamercommissie.

D66: Dient de nota van verbonden partijen uitgebreid of herschreven te worden?

Rekenkamercommissie: De kaders moeten in ieder geval duidelijker worden verwoord, en er zijn door de organisatie werkplannen toegezegd om de bruikbaarheid van de nota te vergroten

PvdA: Dank voor het mooie rapport. PvdA heeft twee vragen:

Wanneer is het referentiekader opgesteld?

En een aantal aanbevelingen staan in het raadsvoorstel, maar niet alle. Kunt u dat toelichten?

Rekenkamercommissie: De start van het onderzoek was begin 2017, en het referentiekader is voor de zomer 2017 opgesteld.

De aanbevelingen staan niet één op één in het voorstel. De nadruk ligt op aanbeveling twee en drie. Het gaat vooral over de bruikbare kaders en het organiseren van de informatievoorziening.

VVD: Bij de laatste aanbeveling “zorg voor de inzet van alternatieven”: Kan de VVD daaruit concluderen dat de Rekenkamercommissie aanbeveelt om te zorgen dat bij de meeste voorstellen het college moet zorgen voor meer alternatieven voor de raad?

Rekenkamercommissie: Voor zover de casus zich daarvoor leent. In zijn algemeenheid pleiten we ervoor dat de casus uitgebreid gepresenteerd wordt en dat het aan de raad is om alternatieven te overwegen en om dan te kiezen voor een bepaald alternatief.

Stadspartij: Er zijn drie casussen onderzocht, Kas Kaardebol, Tribuut en Museum. Bij Tribuut zijn er meerdere gemeenten en meerdere raden in het spel, heeft u ook gekeken hoe die raden samenwerken en hoe de informatievoorziening is tussen de verschillende gemeenteraden, en worden die gemeenteraden ook op hetzelfde informatieniveau gehouden?

Rekenkamercommissie: Daar hebben we niet naar gekeken maar het is wel een interessant punt. Met alle gemeenteraden gezamenlijk stuur je zo’n partij aan. Dat zul je goed moeten bedenken hoe je de samenwerking in termen van gemeenteraden vorm gaat geven.

GroenLinks: Bedankt, het rapport was fijn om te lezen. Onze vraag gaat over het inzicht in de beoogde effecten. In het bedrijfsleven doen we dat met risicoanalyses, is dat ook iets wat je hier meer zou moeten inbouwen of zit dat verwerkt in duidelijke kaders stellen en de beoogde effecten duidelijk neerzetten en de informatievoorziening duidelijk van tevoren vaststellen.?

Rekenkamercommissie: In het algemeen, als je een bepaald effect beoogt, dan zet je daar automatisch ook alle beren op de weg bij, de risico’s die je kunt voorzien.

Dus een risicoanalyse hoort daar bij op abstract niveau. En probeer ook acties te formuleren die die risico’s tegen gaan.

ChristenUnie: Dank voor het uitgebreide rapport. In de Nederlandse samenleving zijn instituten dicht geregeld, waarbij er zo veel controle is en er zo veel afgevinkt moet worden, dat dat het primaire proces negatief beinvloedt. Als we als raad veel eisen en meetpunten gaan instellen dan loop je dat risico. Heeft de Rekenkamercommissie dat overwogen?

Rekenkamercommissie: Indirect wel, daar heb je wel een punt. Over het algemeen is mijn ervaring dat als je om informatie vraagt, je dat nodig hebt om tot een goede en efficiënte taakuitvoering te komen. Dus het gaat om informatie die de organisatie al heeft en die gevraagd wordt te delen. Ik kan me niet voorstellen dat de raad informatie zou willen waar zijn organisatie niets aan heeft.

Tweede onderwerp:

Raadsvoorstel bij Rekenkameronderzoek taakuitvoering op afstand

VVD: Complimenten voor het verslag en de presentatie.

De VVD is er voor om veel taken uit te besteden in de samenleving en niet aan de overheid. Taken op afstand moet soepel lopen en goed gaan. Wat dat betreft was het rapport van de rekenkamercommissie verhelderend. De VVD wil aan het college meegeven om de aanbevelingen over te nemen. De VVD vond de reactie van het college wat terughoudend. Vraag aan het college: Wat gaat u met de aanbevelingen doen? Gaat u de kaders verbeteren?

PvdA: Aanvullend op VVD: Over het Raadsvoorste,l aandachtspunt 2, de Rekenkamercommissie vraagt het college vóór december 2018 een plan van aanpak voor te leggen. Hoe denkt het college daar over? December 2018 is nog ver weg. Wat vindt het college van het aandachtspunt 2 van het raadsvoorstel? Gaat het college dat halen?

Wethouder Bosch: Wellicht is het goed om eerst te melden wat er nu aan verbonden partijen is. Het zijn er negen: VNOG, GGD, Tribuut, ODA, Delta, Het Plein, Kaardebol, Zwembad en Museum.

 Ik proef uit het rapport van de Rekenkamercommissie dat er wat hiaten in de informatievoorziening zijn. Wat wij verstrekken is wat wij van deze partijen horen, dat kan een jaarrekeningen zijn, of de begroting of de verordeningen zoals bij Tribuut. Dus er vindt wel informatieoverdracht plaats op momenten dat wij van de verbonden partijen wat horen en waarvan we vinden dat u als raad dat ook moet weten. En soms is er sprake van informatievoorziening voorafgaand aan raadsvergadering.

ChristenUnie: Dit klinkt de ChristenUnie wat afwachtend in de oren. Pas als een van de organisaties wat van zich laat horen reageert het college. Dat lijkt niet de juiste weg.

Wethouder Bosch: Wij wachten jaarverslagen en begrotingen af. Is er wat anders aan de hand, bijvoorbeeld met de GGD of met het zwembad, dan wachten wij niet af, dan informeren wij vooraf. Daar is actieve informatie aan u verstrekt. Dat was niet afwachtend.

 Antwoord op de vraag van PvdA: kan het eerder dan december 2018? Natuurlijk kan het misschien eerder, maar we weten nu dat we dat waar kunnen maken. Als ik toezeg dat het eerder kan, dan doe ik een toezegging die ik niet waar kan maken, bovendien regeer ik over mijn graf. December 2018 komen we met een plan van aanpak. Dat geldt ook voor besluitpunt 2 van het raadsvoorstel.

Gaan we de aanbevelingen over nemen? Dat gaan we zeker doen, en daar komen we uiterlijk december 2018 op terug.

ChristenUnie: Kan dit tot gevolg hebben dat het college overweegt om voor bestaande organisaties op afstand die nu al volgens bepaalde kaders werken, die kaders en uitgangspunten te wijzigen?

 Wethouder Bosch: Wellicht wel, mocht zich dat voordoen en mochten wij vinden dat wij eerder actie moeten nemen op bepaalde punten dan vind ik dat wij dat kunnen gaan doen. Ik heb op dit moment geen voorbeeld waarvoor zou gelden dat we eerder actie zouden moeten ondernemen dan uiterlijk december 2018.

Stadspartij: Dit rapport ligt er nu, en er wordt ook gezegd dat we niet altijd de huidige kaders volgen. Kan de wethouder daar iets over zeggen, volgen we de kaders die we nu hebben? Kunnen we daar niet over monitoren?

Wethouder Bosch: We willen daar naar kijken, ik weet niet welke organisaties dat betreft en wat we zouden kunnen doen, maar u mag er ook van uit gaan dat wij kaders volgen.

Van verbonden partijen moeten wij vóór een bepaalde datum een begroting indienen bij de Provincie. Daar zitten we bovenop, anders worden wij zelf op de vingers getikt. In die zin voeren wij de kaders goed uit.

Stadspartij: Worden de afspraken die zijn gemaakt met de verbonden partijen ook nagekomen door de verbonden partijen? Kunnen we daar wat strakker en strenger zijn?

In hoeverre volgen we die kaders?

Wethouder Bosch: We volgen de huidige kaders, voor zover mogelijk.

VVD: De wethouder gaf net aan dat adviezen vanuit het rapport volledig worden overgenomen, kan de VVD een toezegging krijgen dat het college deze aanbevelingen overneemt, en vervolgens ook kijkt naar hoe de kaders goed verbeterd kunnen worden en eventueel dit aan een volgend college mee te geven om hier echt werk van te maken?

 Wethouder Bosch: U mag er vanuit gaan dat het bij punt 2 van het raadsvoorstel goed is samengevat.

 Voorzitter: Dus dat er aan voldaan wordt?

 Wethouder Bosch: Ja dat bedoel ik.

 Voorzitter: Het onderwerp is voldoende besproken en is rijp voor besluitvorming in de raad.

 Voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de vergadering.


Advies

Voldoende besproken. Verder debat in de raad


Raad 14 mei 2018 (21:30 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 14 mei 2018

Besluit

Aangehouden
De behandeling van dit voorstel is aangehouden tot de volgende vergadering.
Geen amendementen ingediend


Raad 28 mei 2018 (20:00 - 23:00)

Verslag van de vergadering

Zie de bijlage.


Bijlagen:
Handelingen raad 28 mei 2018

Besluit

Aangenomen
D66 heeft een stemverklaring afgelegd.
Geen amendementen ingediend


Deze pagina

  • a
  • a
  • a
  • tekstgrootte
  • Bezoekadres: 's Gravenhof 2, 7201 DN Zutphen
  • Postadres: Postbus 41, 7200 AA
  • Telefoon: 140575
  • Email: info@zutphen.nl